Rammeavtale - Hvitevarer, brunevarer og småelektriske artikler

Kristiansand kommune inviterer til åpen anbudskonkurranse for rammeavtale (én leverandør) for kjøp og levering av hvitevarer, brunevarer og elektriske småartikler. Det gis ingen deltilbud/alternative/parallelle tilbud. Avtalen gjelder 1 år med opsjoner om forlengelse (1+1+1 år). Rammeavtalt verdi anslås til 17 mill. kr ekskl. mva. over 4 år (maks 25 mill. kr ekskl. mva. over 4 år). Evalueringsgrunnlag: pris 70 % og klima/miljø 30 % basert på energiforbruk oppgitt i pris-/produktskjema. Leverandør må levere tilbud elektronisk i Mercell og signere elektronisk.

• Leverandør skal levere ESPD som foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og at avvisningsgrunner ikke foreligger.

  Dokumentasjon: ESPD utfylles/fylles inn i oppdragsgivers Mercell. Ved støtte på andre virksomheter: separate og signerte ESPD for støttende virksomheter (og evt. ved fellesskap: separate ESPD for alle deltakende).

  Kilde: Pkt. 3 ESPD, kvalifikasjonskrav og krav; avsnitt om ESPD
• Oppdragsgiver skal avvise leverandør ved rettskraftig dom eller vedtatt forelegg for angitte straffbare forhold (særnorsk avvisningsregel).

  Dokumentasjon: Bekreftes ved besvarelse av ESPD (ESPD-svar omfatter at leverandør ikke har vedtatt forelegg som beskrevet, og heller ikke andre alvorlige feil som kan skape tvil om yrkesmessig integritet).

  Kilde: Pkt. 3.1 Særlig om nasjonale avvisningsgrunner
• eBevis brukes for å innhente opplysninger om skatter og avgifter (samtykke kreves). Ved manglende samtykke må dokumentasjon leveres manuelt.

  Dokumentasjon: Samtykke via Altinn. Alternativt manuell innsendelse av dokumentasjon dersom samtykke ikke gis.

  Kilde: Pkt. 3.2 eBevis
• Valgt leverandør skal levere skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt (norske leverandører). Skatteattest skal ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist. Dersom fullmakt gis til innhenting via eBevis, er manuell innsending ikke nødvendig.

  Dokumentasjon: Skatteattest (merverdiavgift) og skatteattest (skatt) for norske leverandører, innen kravsatt tidsavgrensning; ev. ikke nødvendig ved fullmakt/innhenting.

  Kilde: Pkt. 3.3 Krav til skatteattest

• Tilbudet skal signeres elektronisk av person med fullmakt til å binde tilbyder.Kilde: Pkt. 5.1 Krav til tilbudets utforming
• Tilbudet må leveres på norsk, dansk, svensk eller engelsk. Dokumentasjon og korrespondanse vedr. tilbudet skal også være på disse språkene.Kilde: Pkt. 5.1 Krav til tilbudets utforming
• Alle dokumenter skal lastes opp i Mercell under arkfanen «Dokumenter».Kilde: Pkt. 5.1 Krav til tilbudets utforming
• Elektronisk dokumentasjon skal lastes opp som enkeltfiler, ikke i zip-format.Kilde: Pkt. 5.1 Krav til tilbudets utforming
• Tilbudet må leveres elektronisk via Mercell innen tilbudsfristens utløp. Ubegrenset antall innleveringer frem til fristen; kun siste versjon er gyldig.Kilde: Pkt. 5.2 Innlevering av tilbud
• Tilbyder bes om å legge ved en sladdet versjon av tilbudet ved innlevering (for mulig innsyn). Den sladdede versjonen skal inneholde alle kvalifikasjons- og tilbudsdokumenter; tilbyr skal sladde taushetsbelagt informasjon og begrunne etter nærmere spørsmål ved forretningssensitivitet.Kilde: Pkt. 6 Sladdet versjon av tilbudet

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

02.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Produktene skal ha kvalitet og funksjonalitet i samsvar med bransjestandarder; CE-merkes og produseres iht. relevante nasjonale/internasjonale regelverk, herunder relevante ISO-standarder eller tilsvarende.Kilde: Vedlegg 03 - Kravspesifikasjon, pkt. 1.1 Produktkvalitet og standarder
• Produktmerking på norsk/svensk/dansk/engelsk, og dokumentasjon/tekniske spesifikasjoner/brukerveiledninger skal følge med på norsk (annen språkvariant kan aksepteres dersom norsk ikke finnes).Kilde: Vedlegg 03 - Kravspesifikasjon, pkt. 1.2 Produktmerking
• Reklamasjon/garantisaker: Bestiller skal ikke henvises til underleverandør/produsent. Leverandør skal utføre service/reparasjon på stedet innen 10 virkedager ved reklamasjon (når nødvendig for at kunden kan utføre sin virksomhet). Ved behov for borttaking: kostnadsfritt erstatnings-/låneprodukt innen 10 virkedager. Rimelig fristutsettelse kan avtales. Utsatt reparasjon/omlevering kan gi dagmulkt iht. Vedlegg 01. Reparasjon vederlagsfritt i garantiperioden. Returfrakt ved avvik/reklamasjon dekkes av leverandør.Kilde: Vedlegg 03 - Kravspesifikasjon, pkt. 1.3 Reklamasjon og eventuell garanti
• Kundeservice: tilgjengelig alle hverdager 09:00–15:00; besvare skriftlige henvendelser innen 24 timer.Kilde: Vedlegg 03 - Kravspesifikasjon, pkt. 2.1 Kundeservice
• Montering: Produkter leveres ferdig montert og dette skal være inkludert i tilbudsprisen. Montør skal vederlagsfritt ta med emballasje i retur. Arbeid med god håndverksmessig standard.Kilde: Vedlegg 03 - Kravspesifikasjon, pkt. 2.2 Montering
• Miljøkrav (EE/stoffkrav): Produktene skal minimum oppfylle angitte regelverk inkl. RoHS 2 (2011/65/EU), regler om tungmetaller i produktforskriften, POPs (850/2004) og REACH (1907/2006).Kilde: Vedlegg 03 - Kravspesifikasjon, pkt. 3.1 Helse- og miljøskadelige stoffer
• Reservedeler: For større hvitevarer og TV-er skal leverandør kunne skaffe nødvendige reservedeler i 5 år fra leveringsdato (så langt produsent tilbyr). Gjelder ikke småelektriske/øvrige lavprisprodukter der det ikke er vanlig med reservedeler.Kilde: Vedlegg 03 - Kravspesifikasjon, pkt. 3.3 Reservedeler
• Håndtering av brukte produkter: Ved levering skal leverandør ta med seg brukte/utrangerte produkter i retur (og demontere) fra avtalt sted dersom oppdragsgiver ber om det.Kilde: Vedlegg 03 - Kravspesifikasjon, pkt. 3.4 Håndtering av brukte produkter
• Returselskap for EE-produkter: Leverandør skal fremlegge dokumentasjon på avtale med returselskap godkjent av Miljødirektoratet. Forhandlere skal bekrefte oppfølging av plikt om mottak av EE-avfall og at avfallet går til lovlig mottak/behandlingsanlegg.Kilde: Vedlegg 03 - Kravspesifikasjon, pkt. 3.5 Avtale med returselskap
• Grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden: Leverandør skal overholde punkter 1-4; bl.a. krav til produksjonsvilkår (ILO kjernekonvensjoner mv. og arbeidsmiljølovgivning i produksjonsland), etablering av policys og rutiner for aktsomhetsvurderinger innen 6 måneder (senest), rutiner for risikoanalyse, oppfølging/overvåkning, rapportering og håndtering av skade; ved bruk av underleverandører skal leverandøren videreføre etterlevelse.Kilde: Vedlegg 06 - Kontraktsvilkår for ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden (pkt. 1-3)

• Dokumentteksten gjengir ikke alle konkrete kvalifikasjonskrav utover ESPD, avvisningsregler, eBevis og skatteattest (evt. detaljer ligger i Mercell/ESPD faner eller andre vedlegg som ikke er inkludert her).
• Konkret innhold i Vedlegg 01 (dagmulkt/sanksjoner) og Vedlegg 05 (standard kontraktsvilkår) er ikke gjengitt i utdraget, selv om det refereres.
• Kravspesifikasjon (Vedlegg 03) er utdraget for hovedpunkter; eventuelle øvrige krav utover pkt. 1-3 (generelle, service, miljø) er ikke vist i teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg 02 – Pris- og produktskjema: Energiregistreringen står for flere varelinjer som «kWt/100 sykluser», «kWt/år» eller «kWt/1000 timer», og dokumentasjonskravet sier at oppgitt energiforbruk skal være dokumentert med datablad. Kan dere presisere hvilken dokumentasjonsform dere ønsker (f.eks. utsnitt av energimerke/Ecodesign-datablad, eller full teknisk datablad), og om dokumentasjonen skal lastes inn i Mercell som del av tilbudet for hver linje eller samlet per varegruppe?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingskriteriet «Klima og miljø» bygger på oppgitte energiverdier multiplisert med stipulert forbruksvekting, og riktig dokumentasjon må innleveres for å unngå avvik/avvisning og for å bli evaluert korrekt.

   Kilde: Vedlegg 02 – Pris- og produktskjema (ark: Informasjon) og tildelingskriteriet punkt 4.2 «Klima og miljø» (evalueringsmetode).

2. I Vedlegg 02 – Pris- og produktskjema: Det står at «Prisene skal inkludere ... montering og avhending der det er aktuelt» og at «Produkter leveres ferdig montert» i Vedlegg 03. For hver produktlinje: Er det en felles avklaring av hva dere anser som «avhending» (f.eks. kun emballasje vs. også retur/avhending av gammelt utstyr), og finnes det en praksis for hvor/om oppdragstaker skal håndtere EE-avfall utover det som står i Vedlegg 03 punkt 3.4?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulik tolkning av hva som inngår i «avhending» kan gi feil kalkyle og risiko for dagmulkt/krav i leveransen.

   Kilde: Vedlegg 03 – Kravspesifikasjon (ark: Generelle krav 2.3? samt «Montering») og Vedlegg 03 punkt 3.4 «Håndtering av brukte produkter».

3. Vedlegg 03 – Kravspesifikasjon: Under reklamasjonskrav står det «bestilleren» skal få service/reparasjon på stedet innen ti virkedager og eventuelt erstatningsprodukt/låneprodukt innen ti virkedager etter at krav om reklamasjon ble fremlagt. Kan dere bekrefte hvordan tidsfristen skal tolkes i praksis (startpunkt: tidspunkt for mottatt reklamasjon/feilmelding), og hva som regnes som «på stedet» for produkter som krever teknisk demontering eller må tas med til verksted?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Fast frist og «på stedet»-krav påvirker leverandørens kapasitet, lager/tilgang på låneprodukter og kostnadsrisiko.

   Kilde: Vedlegg 03 – Kravspesifikasjon (ark: Generelle krav punkt 1.3 «Reklamasjon og eventuell garanti»).

4. Vedlegg 01 – Avtaledokument for rammeavtale vare Kristiansand kommune: Utdraget dere har lagt ved viser til dagmulkt/satser i Vedlegg 01, men selve satsene er ikke gjengitt her. Kan dere dele dagmulktsatser og/eller hvilke misligholdstyper som utløser dagmulkt, samt eventuelle tak/karens, slik at vi kan prisfastsette risikoen riktig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne prise økonomisk konsekvens av mislighold (dagmulkt) som påvirker tilbudets lønnsomhet og risikobuffer.

   Kilde: Vedlegg 03 – Kravspesifikasjon (hvor det henvises til Vedlegg 01 for dagmulktsatser) og Vedlegg 01 (avtaledokument – ikke gjengitt i utdraget).

5. Vedlegg 05 – Standard kontraktsvilkår for Kristiansand kommunes kjøp av varer (utdraget er ikke inkludert): Rammeavtalen inngås med én leverandør. Kan dere bekrefte hvordan avrop skal skje (bestillingskanal, responstid, leveringstid per varegruppe) og om dere stiller krav til maksimal leveringstid eller leveringspresisjon i avtale/avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For leverandørens logistikk og kalkyle er avrop- og leveringstidene avgjørende; uklarhet kan gi feil prissetting og misligholdsrisiko.

   Kilde: Dokumentet «Rammeavtale: Hvitevarer...» (generelt rammeavtaleoppsett) samt «Vedlegg 05 – Standard kontraktsvilkår» (ikke gjengitt i utdraget).

6. Vedlegg 03 – Kravspesifikasjon punkt 2.2 «Montering»: Det står at produkter leveres ferdig montert og at montør vederlagsfritt tar med emballasjen i retur. Kan dere bekrefte om montering innebærer tilkobling til vann/avløp/el (der dette er relevant for vaskemaskin/tørketrommel/oppvaskmaskin) eller om montering kun gjelder fysisk oppstilling/innfesting?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker arbeidsomfang, kompetansekrav, tid per leveranse og kostnader for leverandøren.

   Kilde: Vedlegg 03 – Kravspesifikasjon (ark: Service og oppfølging punkt 2.2 «Montering»).

7. Vedlegg 03 – Kravspesifikasjon punkt 3.3 «Reservedeler»: Det står at for «større hvitevarer ... og TV-er» skal leverandøren kunne skaffe nødvendige reservedeler i 5 år fra leveringsdato (så langt produsenten tilbyr reservedeler). Kan dere presisere hva som menes med «nødvendige reservedeler» (originaldeler kun, eller også kompatible/ettermarked), og om «fra leveringsdato» gjelder hver enkelt konkret leveranse/serialnummer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Presisering av deler/tilgang og tidshorisont er sentralt for kostnadsrisiko ved garantireklamasjoner.

   Kilde: Vedlegg 03 – Kravspesifikasjon (ark: Miljø punkt 3.3 «Reservedeler»).

8. Vedlegg 03 – Kravspesifikasjon punkt 3.5 «Avtale med returselskap»: Kan dere utdype hva som kreves ved tilbud (f.eks. medlemskap/dokumentasjon skal leveres sammen med tilbudet, eller først på forespørsel ved avrop/kontraktsoppstart)? Videre: gjelder kravet alle leverandørroller (produsent/forhandler/importør), eller er det avhengig av om vi importerer selv?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite når dokumentasjonen skal leveres og hvilke roller som utløser hvilket bevis, for å sikre at kvalifikasjons-/kravoppfyllelse er komplett ved tilbud.

   Kilde: Vedlegg 03 – Kravspesifikasjon (ark: Miljø punkt 3.5 «Avtale med returselskap for elektriske/elektroniske produkter»).

9. Rammeavtalen: Varighet og opsjon (1 år + opsjon + opsjon + opsjon, og beskjed 3 måneder før opsjonen tre i kraft). Kan dere bekrefte om prisene/tilbudte betingelser (inkl. fast rabatt på «øvrige hvitevarer/småelektrisk/brunevarer») skal være uendret i hele opsjonsperiodene, eller om det åpnes for regulering etter bestemte regler?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Opsjonsperioder påvirker total kostnadsrisiko og prissetting, særlig for rabatter på «øvrig sortiment» som kan variere i markedet.

   Kilde: Rammeavtale del 1.5 «Avtalens varighet» og henvisning til avtaledokument/kontraktsvilkår (Vedlegg 01/05 – ikke gjengitt i utdraget).