Vågå kommune
VÅ-26-03 Bemanningstjenester helse
Bakgrunn
Vågå kommune skal etablere en rammeavtale for bemanningstjenester innen helse og omsorg for å sikre stabil og forsvarlig drift i kommunens tjenester. Behovet gjelder både planlagt fravær, som ferie og permisjoner, og uforutsett fravær, som sykefravær og ekstraordinære hendelser.
Kommunen har behov for rask tilgang til kompetent helsepersonell, særlig i perioder med høy belastning som sommerferie, helg og høytid. Det er viktig at innleid personell kan settes inn uten unødig oppstartstid, og at leverandøren har tilstrekkelig kapasitet til å dekke både kortvarige og lengre oppdrag.
Anskaffelsen gjennomføres også fordi kommunens nåværende avtale utløper, og kommunen har behov for en midlertidig løsning frem til Vågå kommune går inn i en felles anskaffelse i Nord-Gudbrandsdalen. Rammeavtalen skal dermed sikre kontinuitet i tjenestene frem til ny felles avtale er etablert.
Kommunen legger vekt på at leveransen holder høy kvalitet, og at leverandøren bidrar til seriøse og forsvarlige bemanningsløsninger i tråd med gjeldende regelverk og tariffmessige forhold.
Beskrivelse av oppdraget
Anskaffelsen gjelder en rammeavtale om levering av vikartjenester til Vågå kommunes virksomheter innen helse og omsorg. Rammeavtalen skal dekke kommunens behov for innleie av kvalifisert helsepersonell ved både planlagt og akutt fravær.
Leveransen omfatter i hovedsak sykepleiere og helsefagarbeidere, eller tilsvarende personell, til oppdrag av varierende omfang og varighet. Det er særlig behov for tilgjengelig personell i sommerferieperioden, ved helg og høytid, samt for sykepleiere som kan stilles på kort varsel.
Kommunen har behov for en leverandør med god tilgang på relevante vikarer og med rutiner som sikrer effektiv bestilling, tett oppfølging og rask håndtering av avvik eller behov for bytte av personell. Leverandøren må kunne levere personell med nødvendig dokumentasjon og kvalifikasjoner slik at oppdrag kan starte raskt og forsvarlig.
Estimert årlig uttak under rammeavtalen er ca. kr 11 000 000 ekskl. mva. Estimatet er basert på historisk forbruk og forventet behov, og innebærer ingen kjøpeplikt. Rammeavtalen skal gjelde frem til 23.11.2027.
Avropsmekanisme
Når det oppstår behov for helsevikar(er) kontaktes først leverandør A. Dersom leverandør A ikke kan levere innen tidsfrist oppgitt i bestillingen, går forespørsel til leverandør B med samme betingelser. Dersom leverandør B ikke kan levere, går forespørselen til leverandør C.
Det forutsettes at leverandør A har kapasitet til å levere i de fleste tilfeller, spesielt når det gjelder planlagte uttak. Dersom leverandøren ikke har mulighet til å levere, plikter denne å oppgi dette, uten ugrunnet opphold. Oppdraget går da videre til neste leverandør i prioritert rekkefølge.
Del 1: Kjøper
Del 2: Prosedyre
Del 5: Delkontrakt
Del 8: Virksomheter
Kunngjøringsinformasjon
Sammendrag
Anbudsradar
Vågå kommune skal etablere en rammeavtale for bemanningstjenester (helsevikarer) innen helse og omsorg. Avtalen skal sikre tilgang til kvalifisert helsepersonell ved både planlagt og akutt fravær (ferie/permisjon, sykefravær, vakante stillinger, høytider og ekstraordinære hendelser). Omfatter minst sykepleiere med norsk autorisasjon og helsefagarbeidere/t tilsvarende med norsk autorisasjon. Avtalen er estimert til ca. 11 500 000 NOK (maksverdi) og skal gjelde til 23.11.2027, med oppstart oppgitt til 16.10.2026. Avrop skjer i rangert rekkefølge med leverandør A først, deretter B og C ved manglende leveranse.
Kvalifikasjonskrav
Anbudsradar
- Skatteattest: Skatter og avgifter må være betalt (verifiseres via eBevis/Altinn).
Dokumentasjon: Skatteattest (automatisk verifisering via eBevis krever samtykke i Altinn).
Kilde: Konkurransedetaljer > Kvalifikasjonskrav, nr. 1 - Miljøledelsessystem for lav miljøbelastning.
Dokumentasjon: Beskrivelse av miljøledelsessystem minst med rutiner for miljømål/politikk, strategi og miljømessig forsvarlig utførelse (ev. egenerklæring). Alternativt gyldig sertifikat (Miljøfyrtårn/ISO 14001/EMAS eller tilsvarende).
Kilde: Konkurransedetaljer > Kvalifikasjonskrav, nr. 2 - Lovlig etablert foretak.
Dokumentasjon: Norske firma: Firmaattest. Utenlandske: attester for registrering i relevante faglige register iht. lovgivning i etableringslandet.
Kilde: Konkurransedetaljer > Kvalifikasjonskrav, nr. 3 - Tilstrekkelig økonomisk kapasitet.
Dokumentasjon: Utvidet rapport fra Bisnode (soliditet.no), datert etter kunngjøringstidspunktet (Abakus kan innhente kostnadsfritt hvis ikke vedlagt).
Kilde: Konkurransedetaljer > Kvalifikasjonskrav, nr. 4 - Erfaring fra tilsvarende oppdrag.
Dokumentasjon: Minimum 3 tilsvarende oppdrag siste 3 år. Dokumentasjonen skal angi navn på oppdragsgiver, omfang, innhold og leveringstidspunkt.
Kilde: Konkurransedetaljer > Kvalifikasjonskrav, nr. 5 - Tilstrekkelig gjennomføringsevne.
Dokumentasjon: Oversikt over total bemanning, og informasjon om etablerte samarbeidspartnere/underleverandører som påvirker leveransen.
Kilde: Konkurransedetaljer > Kvalifikasjonskrav, nr. 6 - Etablert kvalitetssystem.
Dokumentasjon: Redegjørelse for system for kvalitetssikring inkl. helse-, miljø- og sikkerhet relevant for kontrakten (evt. sertifikat etter ISO9001 eller tilsvarende).
Kilde: Konkurransedetaljer > Kvalifikasjonskrav, nr. 7
Krav til tilbudet
Anbudsradar
- Elektronisk innlevering av tilbud: påkrevd.Kilde: Innleveringsvilkår > Elektronisk innlevering
- Elektronisk signering av tilbud: påkrevd.Kilde: Innleveringsvilkår > Elektronisk signering
- Tilbudsspråk: Norsk.Kilde: Innleveringsvilkår > Tillatte språk
- Prisskjema (Bilag 1) skal leveres/benyttes (tilgjengelig som vedlegg).Kilde: Vedlegg > Bilag 1
- Avtalevilkår (Bilag 2) ligger som vedlegg.Kilde: Vedlegg > Bilag 2
Innleveringsvilkår fra kunngjøringen
- Frist for forespørsel/tilbud
- 24.09.2026
- Språk
- English, norsk
- Elektronisk katalog
- Ikke tillatt
Tildelingskriterier
Anbudsradar
| Kriterium | Vekt | Beskrivelse |
|---|---|---|
| Pris | 80 % | Evaluering av tilbudte timepriser/påslagsmodell for etterspurte personellkategorier og relevante tidspunkter/tillegg i prisskjema. Pris bør vurderes på en måte som fanger faktisk forventet bruk under rammeavtalen. |
| OPPFØLGING AV OPPDRAGSGIVER OG VIKAR | 20 % | Tilbyder skal beskrive sitt system for oppfølging av både sine vikarer som er utleid og oppdragsgiver, for å sikre at alle krav til leveransen som er satt i kravspesifikasjonen blir ivaretatt, herunder spesielt kravene i arbeidsmiljøloven. Det vil bli lagt spesiell vekt på leverandørens system og arbeid for å sikre at vikarenes arbeidsforhold følger arbeidsmiljøloven, og leverandørens håndtering av avvik ved tilbudt vikar. For oppfølging av oppdragsgiver vil det legges vekt på systemer og rutiner hos leverandør for å sikre at vilkårene i avtalen, og særskilt kravspesifikasjonen, ivaretas. |
| Klima og miljø | 0 % | Anskaffelsen etter sin art har et klimaavtrykk og en miljøbelastning som er uvesentlig |
Viktige kontraktskrav
Anbudsradar
- Rammeavtalen skal dekke innleie av helsepersonell til kommunens tjenestesteder/oppreopdtyper innen helse og omsorg (ferie/permisjoner, sykefravær, vakante stillinger, høytider og ekstraordinære hendelser).Kilde: Kravspesifikasjon > 1.1-1.2
- Personellkategorier: sykepleiere med norsk autorisasjon og helsefagarbeidere/t tilsvarende med norsk autorisasjon (nærliggende kategorier kan avtales særskilt).Kilde: Kravspesifikasjon > 1.3
- Før oppstart: dokumentasjon for tilbudt personell, herunder autorisasjon/andre kvalifikasjoner der kreves.Kilde: Kravspesifikasjon > 1.4
- Leverandør skal være registrert som bemanningsforetak (Arbeidstilsynet) og oppfylle krav for lovlig utleie av arbeidskraft.Kilde: Kravspesifikasjon > 2.1
- Arbeidsgiveransvar: lønn, feriepenger, arbeidsgiveravgift, skatt, sykepenger, forsikringer og øvrige lovpålagte forpliktelser.Kilde: Kravspesifikasjon > 2.2
- Lønns- og arbeidsvilkår: sikres i tråd med likebehandlingsregelverk; lønnsnivå minst som relevante tariffbestemmelser og lokale avtaler; leverandøren bekrefter oppfyllelse.Kilde: Kravspesifikasjon > 2.3
- Oppdragsgiver skal ha innsyn i leverandørens lønns- og arbeidsvilkår for vikarer i den grad nødvendig for kontroll.Kilde: Kravspesifikasjon > 2.4
- Ingen ulovlige trekk i vikarens lønn for kostnader (bolig/reise/autorisason/kurs mv.) med mindre lovlig og skriftlig avtalt.Kilde: Kravspesifikasjon > 2.5
- Vikarer med autorisasjonskrav: gyldig norsk autorisasjon før oppstart; HPR-nummer oppgis før oppstart av hvert oppdrag; dokumentasjon på forespørsel.Kilde: Kravspesifikasjon > 3.1
- Språk: norsk minst nivå B2 (muntlig og skriftlig). Leverandør skal bekrefte og kunne dokumentere på forespørsel.Kilde: Kravspesifikasjon > 3.3
- Politiattest der relevant: gyldig attest og fremlegges før oppstart.Kilde: Kravspesifikasjon > 3.4
- Smittevern (MRSA og tuberkulose) der relevant: nødvendige kontroller og dokumentasjon før oppstart.Kilde: Kravspesifikasjon > 3.5
- Identitet/personnummer/D-nummer og arbeidstillatelse: vikarer skal ha gyldig identifikasjon, relevante registreringer og nødvendig arbeids- og oppholdstillatelse der relevant.Kilde: Kravspesifikasjon > 3.6
- Taushetsplikt: vikarer skal være kjent med og forpliktet før oppstart (kommunens taushetserklæring kan kreves signert).Kilde: Kravspesifikasjon > 3.7
- Avtalt personellkvalifikasjon ved avrop: tilbudt personell skal ha gyldig autorisasjon etter helsepersonelloven eller relevant fagbrev (der det kreves).Kilde: Kravspesifikasjon > 3.8
- Kontaktpunkt: leverandør skal ha fast kontaktperson, tydelig kanal for bestilling/oppfølging/avvik, tilgjengelig i ordinær arbeidstid og ha rutiner for akutte henvendelser utenfor ordinær arbeidstid.Kilde: Kravspesifikasjon > 5.1
- Responstid: leverandør oppgir normal responstid i ordinær arbeidstid (minutter) og responstid for akutte henvendelser utenfor ordinær arbeidstid; tall er bindende.Kilde: Kravspesifikasjon > 5.3-5.4
- Bestillings-/avropslogikk: leverandør rangert (A først, deretter B/C ved manglende leveranse innen tidsfrist) og leverandør plikter å oppgi manglende leveranse uten ugrunnet opphold.Kilde: Avropsmekanisme
- Timelister, fakturagrunnlag og rapportering: timelister godkjennes før fakturering; faktura spesifisert per vikar; rapport om arbeidede timer per vikar/tjenestested/periode på forespørsel.Kilde: Kravspesifikasjon > 6.1-6.3
Forbehold ved utdraget
Anbudsradar
- Dokumentet viser flere versjoner/utskrifter (Hyyr-generering med ulike datoer) der enkelte tildelingsvekter ser ut til å variere (f.eks. Pris 60%/80% og Kvalitet 40%/20%). Det fremgår ikke i utdraget hvilken versjon som gjelder endelig.
- Startdato/varighet er formulert delvis: sluttdato 23.11.2027 er tydelig, mens varighet er oppgitt som '1 år og 1 måned og 11 dager' og startdato oppgitt til 16.10.2026; det er ikke helt klart om rammeavtalen alltid følger denne nøyaktige perioden eller kun sluttdatoen.
- Kravspesifikasjonen har flere punkter (f.eks. 4.5) som ikke vises i utdraget (avsnittet stopper).
Verdt å avklare med oppdragsgiver
Anbudsradar
Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.
I prisskjemaet (Bilag 1: VÅ-26-03 Prisskjema.xlsx) ber dere om timepriser/påslagsmodell for sykepleiere og helsefagarbeidere. Kan dere bekrefte hvilke konkrete felter/satskomponenter som skal fylles ut (f.eks. grunnsats/påslag, helgetillegg, høytidstillegg, natt/helg, reisetid/utlegg, og eventuelle ulike stillingskategorier) og hvordan prisingen skal gjenspeile evalueringen?
Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå nøyaktig hvilke priskomponenter som skal oppgis for å kunne prise riktig og sammenligne riktig mot evalueringen (pris er 80 %).
Kilde: Bilag 1: VÅ-26-03 Prisskjema.xlsx / Tildelingskriterier (Pris 80%)Dere oppgir at responstid i ordinær arbeidstid og ved akutte henvendelser utenfor ordinær arbeidstid skal oppgis i antall minutter og at tallene er bindende. Kan dere bekrefte om responstiden gjelder «tilbakemelding til kommunen» (ja/nei eller bekreftelse på leveranse med kandidat), og hvordan dere ønsker at vi beskriver tidsmålet operasjonelt?
Hvorfor det er verdt å spørre: Usikkerhet i hva som ligger i «første tilbakemelding» kan gi feil responstidsmåling og uforutsigbar risiko i kontraktsperioden.
Kilde: Kravspesifikasjon 5.3 og 5.4 (Responstid)Oppdraget beskriver avropsrekkefølge (A først, deretter B og C ved manglende leveranse innen tidsfrist) og at leverandøren skal oppgi manglende leveranse «uten ugrunnet opphold». Kan dere utdype: (1) hva som regnes som «ikke kan levere innen tidsfrist» i praksis, (2) om leverandøren må bekrefte kapasitet/leveranse innen bestillingsfristen, og (3) hvilke konsekvenser som følger dersom leverandøren melder «kan ikke» etter at fristen er passert?
Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens leveringsrisiko og dimensjonering av bemanning/kandidatbank, samt tolkning av forpliktelser ved avvik fra kapasitet.
Kilde: Avropsmekanisme / Kravspesifikasjon 4.1 og 5.3–5.4Krav 3.2 om medisinkurs/legemiddelhåndteringskurs: Kan dere bekrefte (a) hvilken dokumentasjonsform dere aksepterer (kursbevis, attest, annet), (b) om det finnes krav til kursinnhold/leverandør, og (c) om kurs må være «gyldig» i bestemt tidsintervall eller om det vurderes på annen måte?
Hvorfor det er verdt å spørre: For å sikre at tilbudt personell faktisk kan settes i arbeid raskt ved oppdrag som krever legemiddelhåndtering, må leverandøren vite hva som aksepteres som «gyldig» dokumentasjon.
Kilde: Kravspesifikasjon 3.2 (Medisinkurs)Krav 3.3 krever norsk språkkompetanse minimum nivå B2 (muntlig og skriftlig) og at oppfyllelse kan dokumenteres på forespørsel (språkattest, vitnemål eller annen relevant dokumentasjon). Kan dere bekrefte hvilke dokumentasjonstyper dere typisk godtar, og om dere har krav til testleverandør/format (f.eks. bestemte standarder)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Språkkrav kan ellers bli en «skjult» gjennomføringsrisiko og kan stoppe oppstart ved avrop hvis dokumentasjon ikke godtas.
Kilde: Kravspesifikasjon 3.3 (Norsk språkkompetanse B2)Krav 3.1/3.4/3.5 angir at HPR-nummer, politiattest og smittevernkontroller (MRSA/tuberkulose der relevant) skal være på plass før oppstart. Kan dere utdype hvordan dere vurderer «der dette er relevant for oppdraget» og (a) hvem som bestemmer relevans, (b) hvilken dokumentasjonsdato dere krever (f.eks. innenfor X måneder), og (c) hva som skjer dersom kontroll må gjennomføres raskt etter bestilling?
Hvorfor det er verdt å spørre: Relevans og dokumentasjonsfrister påvirker leveransetid og risiko for avvik ved akutte bestillinger.
Kilde: Kravspesifikasjon 3.1, 3.4 og 3.5Kravspesifikasjon 4.1 og 4.2 er «OPPFØLGING»-krav som skal besvares, men de sier «Svaret bør omfatte» og gir føringer. Kan dere presisere hvilken konkret struktur dere forventer (f.eks. punktvis på mottak av behov/kandidatidentifisering vs. planlegging for sommerferie og høytider) for at vi treffer forventet evalueringsgrunnlag i punktet «OPPFØLGING AV OPPDRAGSGIVER OG VIKAR» (tildeling 20 %)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig forventningsstyring reduserer risiko for å levere en besvarelse som ikke gir uttelling på kvalitet.
Kilde: Kravspesifikasjon 4.1 (Leveringskapasitet og prioritering) / 4.2 (Planlegging av ferie, høytid og perioder med høyt behov) / Tildelingskriterier (Kvalitet 20%)Krav 5.2 Bestillingsprosess: Kan dere beskrive hvilke kanaler dere vil bruke for bestilling/oppfølging (f.eks. e-post, telefon, portal) og hvilke opplysninger dere normalt vil oppgi i bestillingen (tjenestested, stillingstype, stillingsprosent/timer, vaktlengde, dato/tid, eventuelle krav til kurs/tillegg)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilket informasjonsgrunnlag som følger bestillingen for å kunne etablere effektiv matching og klargjøring før oppstart.
Kilde: Kravspesifikasjon 5.2 (Bestillingsprosess)Krav 5.1 og avvik utenfor ordinær arbeidstid: Kan dere bekrefte (a) hva som menes med «ordinær arbeidstid» i kommunen, (b) hvilket nivå av tilgjengelighet dere forventer utenfor arbeidstid (f.eks. bemannet telefon/innlogging), og (c) om akutte bestillinger også kan omfatte endringer/bytte samme vakt?
Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er direkte knyttet til bindende responstid utenfor arbeidstid og påvirker leverandørens bemannings- og driftsoppsett.
Kilde: Kravspesifikasjon 5.1 (Kontaktpunkt og tilgjengelighet) og 5.4 (Responstid utenfor ordinær arbeidstid)Rammeavtalen skal gjelde frem til 23.11.2027, og tidsperioden er angitt med oppstart 16.10.2026 samtidig som det oppgis at materialet ikke uttrykkelig er formulert startdato/varighet i hele år. Kan dere bekrefte om avtalen i praksis løper med fast sluttdato 23.11.2027 uavhengig av «år», og hvordan avrop håndteres dersom avrop/oppdrag strekker seg forbi sluttdato?
Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare kontraktsgrenser kan gi risiko for leveranse for oppdrag som faller i «overheng» etter avtaleslutt.
Kilde: Konkurransedetaljer (Varighet og tilleggsinformasjon)
Kurs og rådgivning fra redaksjonen
Gratis fagmøte – 30 minutter digitalt om aktuelle anskaffelsestemaer.
Se datoer →Kurs: Hvordan vinne anbud – praktisk kurs for deg som skriver tilbud.
Les mer →Rådgivning
Ta kontakt →