Bærum kommune

Oppgradering av Bærum kommunes sak- og arkivsystem

ResultatKontraktstildelingTildelt

Kontrakt om Arkiv og saksbehandlingsløsning_WebSak i SKY er i henhold til tidligere publisert intensjonskunngjøring på Doffin og TED inngått med Acos AS i samsvar med opplysningene i kunngjøringsskjemaet. Det ble ikke mottatt noen innsigelser innen utløpet av fristen, og vilkårene for direkte anskaffelse ble opprettholdt.Avtalen innebærer en oppgradering av nåværende WebSak versjon 8.14 til WebSak versjon 9, i påvente av ny konkurranse og kontrakt. Oppgraderingen vil blant annet innebære at all drift og alle funksjoner, inkludert tilhørende moduler, vil foregå i en skybasert plattform driftet av Acos AS, til forskjell fra dagens situasjon hvor systemet er lagret lokalt (on-prem).Avtalen har en varighet på 2,5 år, med mulighet for 1+1 års forlengelse.

Fra kunngjøringen · Doffin

Del 1: Kjøper

1.1 Kjøper

Offisielt navn

Bærum kommune

Juridisk type kjøper

Kommunale myndigheter

Oppdragsgivers virksomhet

Alminnelig offentlig tjenesteyting

Del 2: Prosedyre

2.1 Prosedyre

Tittel

Oppgradering av Bærum kommunes sak- og arkivsystem

Beskrivelse

Prosedyreidentifikator

6b38975e-5ab7-455d-89ef-76c05e18c70f

Intern identifikator

2026/16369

Type prosedyre

Konkurranse med fohandling uten forutgående kunngjøring

Begrunnelse for den akselererte prosedyren

—

Hovedtrekkene i prosedyren

2.1.1 Hensikt

Kontraktens art

Tjenester

Hoved klassifisering

Dokumenthåndteringstjenester

Ytterligere klassifisering

Programvare og informasjonssystemer

Ytterligere klassifisering

Programvare for dokumentopprettelse, tegning, bilde, tidsplanlegging og produktivitet

Ytterligere klassifisering

Programvare for dokumentfremstilling

Ytterligere klassifisering

Programvare for dokumentadministrasjon

Ytterligere klassifisering

Dokumenthåndteringssystem

Ytterligere klassifisering

Programvare for tegning eller bildehåndtering

Ytterligere klassifisering

Bildebehandlings- og arkiveringssystem

Ytterligere klassifisering

Datatjenester: rådgivning, programvareutvikling, internett og systemstøtte

Ytterligere klassifisering

Datamaskinrelaterte tjenester

Ytterligere klassifisering

Datamaskinrelaterte driftstjenester

2.1.2 Sted for gjennomføring

Underenhet i land

Akershus (NO084)

Land

Norge

2.1.4 Generell informasjon

Rettslig grunnlag

—

Direktiv 2014/24/EU

—

Anskaffelsesforskriften Intensjonskunngjøring

Del 5: Delkontrakt

5.1 Delkontrakt LOT-0000

Tittel

Oppgradering av Bærum kommunes sak- og arkivsystem

Beskrivelse

Intern identifikator

2026/16369

5.1.1 Hensikt

Kontraktens art

Tjenester

Hoved klassifisering

Dokumenthåndteringstjenester

Ytterligere klassifisering

Programvare og informasjonssystemer

Ytterligere klassifisering

Programvare for dokumentopprettelse, tegning, bilde, tidsplanlegging og produktivitet

Ytterligere klassifisering

Programvare for dokumentfremstilling

Ytterligere klassifisering

Programvare for dokumentadministrasjon

Ytterligere klassifisering

Dokumenthåndteringssystem

Ytterligere klassifisering

Programvare for tegning eller bildehåndtering

Ytterligere klassifisering

Bildebehandlings- og arkiveringssystem

Ytterligere klassifisering

Datatjenester: rådgivning, programvareutvikling, internett og systemstøtte

Ytterligere klassifisering

Datamaskinrelaterte tjenester

Ytterligere klassifisering

Datamaskinrelaterte driftstjenester

5.1.2 Sted for gjennomføring

Underenhet i land

Akershus (NO084)

Land

Norge

Tilleggsinformasjon

—

5.1.6 Generell informasjon

Anskaffelsesprosjekt ikke finansiert med EU-midler.

—

Anskaffelsen er omfattet av avtalen om offentlige anskaffelser (GPA), Usann

—

5.1.10 Tildelingskriterier

Kriterium

Type

Kvalitet

Navn

—

Beskrivelse

Oppgaveforståelse og metodikk: Det vil bli lagt vekt på tilbyders beskrivelse av hvordan oppdraget planlegges gjennomført.

Category of award threshold criterion Vekt (prosent, presis)

Tildelingskriterium - tallverdi

Kriterium

Type

Pris

Navn

—

Beskrivelse

Evalueringen av pris vil basere seg på den totale samlede summen oppgitt i prisskjemaet.

Category of award threshold criterion Vekt (prosent, presis)

Tildelingskriterium - tallverdi

Beskrivelse av metoden som skal benyttes dersom vektingen ikke kan uttrykkes ved kriterier

—

Begrunnelse for ikke å angi vektingen av tildelingskriteriene

—

5.1.15 Teknikker

Rammeavtale

Ingen/nei

—

Informasjon om den dynamiske innkjøpsordningen

Ingen

—

5.1.16 Nærmere informasjon, mekling og revisjon

Virksomhet som gjennomfører klagebehandling

Asker og Bærum Tingrett -

Informasjon om tidsfrister for gjennomgang

Oppdragsgiver har overholdt den lovpålagte karensperioden på minimum 10 dager for overprøving i henhold til anskaffelsesforskriften. Det har ikke kommet inn noen klager i denne perioden.

Del 6: Resultater

Verdien av alle kontrakter tildelt i denne prosedyren, Norwegian krone

22,200,000

Direkte tildeling

Begrunnelse for direkte tildeling

Kontrakten kan bare leveres av en bestemt markedsdeltaker på grunn av fravær av konkurranse av tekniske årsaker

Annen begrunnelse

Bærum kommune har inngått kontrakt med Acos AS for oppgradering av nåværende WebSak versjon 8.14 til WebSak versjon 9, i påvente av ny konkurranse- og kontrakt, jf. anskaffelsesforskriften (FOA) § 13-4 (b) nr. 2. Oppgraderingen vil blant annet innebære at all drift og alle funksjoner, inkludert tilhørende moduler, vil foregå i en skybasert plattform driftet av Acos AS, til forskjell fra dagens situasjon hvor systemet er lagret lokalt. Nytt prosjekt er under etablering i kommunen og ny konkurranse med innledende leverandørdialog vil bli utlyst så raskt det lar seg gjøre. Nåværende WebSak-løsning utgår og teknisk support avsluttes november 2026. Det er derfor avgjørende at arkivverdige dokumenter lagres forsvarlig inntil ny sak- og arkivløsning er på plass. Den knappe tiden som gjenstår før end-of-life innebærer at det er umulig for kommunen å gjennomføre en konkurranse etter anskaffelsesregelverket, og samtidig sikre kommunen et tilstrekkelig sak- og arkivsystem, som er kompatibelt med kommunens øvrige systemer. Bærum kommune har inngått denne kontrakten for å sikre kommunen tilgang til et velfungerende sak- og arkivsystem, og for å ivareta drift og support inntil det er gjennomført en fullstendig konkurranse etter anskaffelsesregelverket. Konkurranse er derfor «umulig av tekniske årsaker», og vilkårene for å gjennomføre anskaffelse uten konkurranse er oppfylt, jf. FOA § 13-4 (b) nr. 2.

6.1 Identifikator for resultatparti LOT-0000

Minst én vinner ble kåret.

—

6.1.2 Informasjon om vinnere

Vinner

Offisielt navn

Acos AS

Tilbud

—

Betalingsmiddelidentifikator

Tilbud om oppgradering til WebSak 9 i sky

Identifikator for parti eller gruppe med partier

LOT-0000

Verdien av resultatet

Norwegian krone (22,200,000)

Underleverandører

Nei

Informasjon om kontrakt

Identifikator for kontrakten

2026/16369

6.1.4 Statistisk informasjon

Sammendrag av revisjonsforespørslene kjøperen mottok

Antall klagere

Mottatte tilbud eller forespørsler om å delta

Type mottatte innleveringer Tilbud

Antall anbud eller forespørsler om å delta mottatt

Del 8: Virksomheter

8.1 ORG-0001

Offisielt navn

Bærum kommune

Organisasjonsnummer

935478715

Postadresse

Postboks 700

SANDVIKA

Postnummer

1304

Underenhet i land

Akershus (NO084)

Land

Norge

Kontaktpunkt

Kristine Birkeland

E-post

kristine.birkeland@baerum.kommune.no

Telefon

+47 67504050

Internett-adresse

http://www.baerum.kommune.no/

Rollene til denne virksomheten

Kjøper

—

8.1 ORG-0002

Offisielt navn

Asker og Bærum Tingrett

Organisasjonsnummer

935 363 233

Sandvika

Postnummer

1337

Underenhet i land

Akershus (NO084)

Land

Norge

Rollene til denne virksomheten

Virksomhet som gjennomfører klagebehandling

—

8.1 ORG-0003

Offisielt navn

Acos AS

Størrelsen på markedsdeltakeren, Mellomstor

—

Organisasjonsnummer

922 017 433

Straume

Postnummer

5353

Underenhet i land

Vestland (NO0A2)

Land

Norge

Rollene til denne virksomheten

Tilbyder

—

Vinner av disse delkontraktene

LOT-0000

Kunngjøringsinformasjon

Varselidentifikator/-versjon

fcc21422-17d6-4b1c-93ca-23f4de7f8888 02

Type skjema

Resultat

Type varsel

Kunngjøring om kontrakt eller konsesjonstildeling – standardregime

Varsel utsendelsesdato

20.08.2026 09:17

Varsel om utsendelsesdato (eSender)

20.08.2026 10:18

Språk der denne kunngjøringen er offisielt tilgjengelig

norsk, English

Anbudsradars gjennomgang av konkurransegrunnlaget

Krav til tilbudet

Anbudsradar

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Språk: norsk, English

Tildelingskriterier

Anbudsradar

Fra konkurransegrunnlaget og kunngjøringen

Kriterium	Vekt	Beskrivelse
Kvalitet	50 %	Oppgaveforståelse og metodikk: Det vil bli lagt vekt på tilbyders beskrivelse av hvordan oppdraget planlegges gjennomført.
Pris	50 %	Evalueringen av pris vil basere seg på den totale samlede summen oppgitt i prisskjemaet.

Resultat av konkurransen

Anbudsradar

Fra kunngjøringen

Vinner av konkurransen

Acos AS22 200 000 NOK · ref. 2026/16369

Antall tilbud/forespørsler mottatt

Kurs og rådgivning fra redaksjonen

Gratis fagmøte – 30 minutter digitalt om aktuelle anskaffelsestemaer.

Se datoer →

Kurs: Hvordan vinne anbud – praktisk kurs for deg som skriver tilbud.

Les mer →

Rådgivning

Ta kontakt →