Innleie av byggesaksbehandler

Larvik kommune skal leie inn byggesaksbehandlere i perioden september 2026–september 2030 (inkl. opsjonsår) for å øke saksbehandlerkapasitet. Oppdraget kan løses fra fjernkontor, med oppstartmøte og utstyrshåndtering i Larvik ved behov. Det stilles kompetansekrav (jurist/jordskiftekandidat, erfaring fra byggesaksbehandling/klagesaker/dispensasjon særlig 100-metersbeltet, og kjennskap til Websak/Websak+). Avrop reguleres av NS 8402; underrådgivere er ikke tillatt. Leverandøren skal levere priser i prisskjema (for evaluering av pris) og oppfylle kontrakts-/faktureringskrav etter NS 8402 og EHF 3.0.

• Utdanning: Jordskiftekandidat eller jurist.

  Dokumentasjon: Oppgis/dokumenteres i tilbudets ressurser (vedlegg 4 nevnes som «Skjema for kompetanse, erfaring og referanser for tilbudte ressurser»).

  Kilde: Vedlegg 1 - Oppdragsbeskrivelse, «Kompetansekrav»
• Svært god kjennskap til og dokumenterbar erfaring fra byggesaksbehandling fra kommune, særlig knyttet til klagesaker og dispensasjonssøknader, herunder dispensasjonssøknader i 100-metersbeltet jf. pbl. § 1-8.

  Dokumentasjon: Skal fremgå for tilbudte ressurser via kompetanse/erfaring/referanser (vedlegg 4 nevnes).

  Kilde: Vedlegg 1 - Oppdragsbeskrivelse, «Kompetansekrav»
• God kjennskap til kommunens arkiv- og saksbehandlersystem Websak og Websak+ (Acos).

  Dokumentasjon: Skal fremgå for tilbudte ressurser.

  Kilde: Vedlegg 1 - Oppdragsbeskrivelse, «Kompetansekrav»
• Tilbudte ressurser må være selvgående og ha god kjennskap til saksbehandlingssystemet.

  Dokumentasjon: Beskrives/dokumenteres i tilbudet for tilbudte ressurser.

  Kilde: Vedlegg 1 - Oppdragsbeskrivelse, «Kompetansekrav»

• Honorarbudsjett skal oversendes innen to uker etter inngått kontrakt; for hvert avrop skal det angis et honorarbudsjett.Kilde: Vedlegg 3 - Spesielle kontraktsvilkår NS 8402, NS 8402 Pkt 12.3
• For avrop: Tilbyder skal respondere senest 3 virkedager etter henvendelse (telefon/e-post) for å bekrefte ressurs og oppstartsdato; oppdragsinngitt oppdragsskjema regulerer avropet (signering og taushetserklæring ved oppstart).Kilde: Vedlegg 1 - Oppdragsbeskrivelse, «Gjennomføringskrav/Avrop»
• Taushetserklæring skal signeres for tilbudte ressurser ved oppstart.Kilde: Vedlegg 1 - Oppdragsbeskrivelse, «Gjennomføringskrav/Avrop»
• Prisskjema: Leverandøren skal fylle ut de blå cellene; celler som ikke er utfylt gis høyeste tilbudte pris/påslag + 10%.Kilde: Vedlegg 2 - Prisskjema innleie byggesaksbehandler.xlsx (Ark 1)
• Fakturering/underlag til faktura: Sammen med faktura skal følge timelister med kommentarer, samt tilbyders inngående faktura fra underleverandører hvis aktuelt, og vedlegg som viser materialforbruk og kostnad hvis aktuelt. (Selv om underrådgivere ikke er tillatt for kontrakten, «hvis aktuelt» er spesifisert for fakturaunderlag).Kilde: Vedlegg 3 - Spesielle kontraktsvilkår NS 8402, NS 8402 Pkt 14.6 tillegg/Artikkelnummer-del

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

21.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• NS 8402 «Alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid» gjelder med oppgitte endringer.Kilde: Vedlegg 3 - Spesielle kontraktsvilkår NS 8402, innledning
• Dokumentrekkefølge ved motstrid: kontraktsforside, referat fra forhandlingsmøte, skriftlige avklaringer og referat fra befaringer før tilbud, konkurransegrunnlag, denne standard (NS 8402), leverandørens tilbud.Kilde: Vedlegg 3 - Spesielle kontraktsvilkår NS 8402, NS 8402 Pkt 3 Tillegg
• Bruk av underrådgivere er ikke tillatt på denne kontrakten.Kilde: Vedlegg 3 - Spesielle kontraktsvilkår NS 8402, NS 8402 Pkt 4.3 – Utgår
• Dokumentasjon levert etter avtale blir oppdragsgiverens eiendom fra og med betalingstidspunktet.Kilde: Vedlegg 3 - Spesielle kontraktsvilkår NS 8402, NS 8402 Pkt 5 - Endring
• Alle timepriser er faste i ett år etter kontraktsinngåelse.Kilde: Vedlegg 3 - Spesielle kontraktsvilkår NS 8402, NS 8402 Pkt 12.1 – Endring
• Ingen utgifter honoreres utover det som er angitt i kontrakten.Kilde: Vedlegg 3 - Spesielle kontraktsvilkår NS 8402, NS 8402 Pkt 13 Endring
• Betaling skjer innen 30 dager etter mottatt faktura.Kilde: Vedlegg 3 - Spesielle kontraktsvilkår NS 8402, NS 8402 Pkt 14.2 Endring
• Elektronisk faktura skal leveres i EHF-format 3.0; bestillernummer og kontekstfelt (BuyerReference/OrderReference) må være korrekt for automatisk ruting.Kilde: Vedlegg 3 - Spesielle kontraktsvilkår NS 8402, NS 8402 Pkt 14.6 - tillegg (EHF–format 3.0)
• Faktura avvises eller sanksjon: Hvis fakturakrav ikke følges kan faktura bli avvist eller det beregnes kostnad på kr 2,5 % av fakturabeløpet ekskl. mva.Kilde: Vedlegg 3 - Spesielle kontraktsvilkår NS 8402, «Avvisning av fakturaer og sanksjoner»
• Artikkelnummerkrav i EHF: Alle varer/tjenester i EHF-xml; timer skal faktureres med egne unike artikkelnummer. Faktura må inneholde informasjon om hvem som har utført arbeidet. Artikkelnummer skal angis i «SellersItemIdentification».Kilde: Vedlegg 3 - Spesielle kontraktsvilkår NS 8402, «Artikkelnummer»
• Kontraktsnummerkrav i EHF: Alle fakturaer skal påføres kontraktsnummer (lik avtalens nummer) i «ContractDocumentReference».Kilde: Vedlegg 3 - Spesielle kontraktsvilkår NS 8402, «Kontraktsnummer»
• Avbestilling: Erstatning kun for dokumenterbart økonomisk tap; tapt fortjeneste dekkes ikke.Kilde: Vedlegg 3 - Spesielle kontraktsvilkår NS 8402, NS 8402 Pkt 15 Endring
• Prosjektmateriale som er betalt har oppdragsgiver rett til å bruke i samsvar med reglene i punkt 5.Kilde: Vedlegg 3 - Spesielle kontraktsvilkår NS 8402, NS 8402 Pkt 15 Endring

• Dokumentet viser «Minimumskrav» og kompetansekrav, men det er ikke angitt eksplisitte kvalifikasjonskrav-terskler (f.eks. poeng/oppfyllekrav) utover beskrivelsene. Nøyaktig vurderings-/dokumentasjonsform for kvalifikasjonskrav kan ligge i Vedlegg 4 (ikke vedlagt i teksten her).
• Tildelingskriteriet er oppgitt som «Pris», men vekt/prosent og beregningsformel er ikke synlig i den gjengitte teksten.
• Kontrakts-/utførelseskrav om rapportering («jevnlig status og oversikt») er omtalt som ønskelig/forventet, men hyppighet og format er ikke konkretisert i teksten som er gjengitt.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I vedlegg 2 Prisskjema legges det til grunn 2 x 100 % stillinger i 4 år med 1500 timer per stilling per år. Kan oppdragsgiver bekrefte om de oppgitte timetallene er ment som et rent evalueringsgrunnlag (ikke bindende), og om prisene i prisskjemaet ellers skal prise et faktisk timebehov etter avrop i hele kontraktsperioden (sept. 2026–sept. 2030, inkl. opsjonsår)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hvordan prisskjemaets timemengder faktisk skal prises mot avrop/risiko ved avvik i timebehov.

   Kilde: Vedlegg 2 - Prisskjema innleie byggesaksbehandler (Ark 1) + Vedlegg 1 - Oppdragsbeskrivelse (Minimumskrav)

2. I prisskjemaet fremgår det at «Celler som ikke er utfylt vil bli gitt høyeste tilbudte pris/påslag + 10%». Kan oppdragsgiver presisere hvilke felter som må fylles ut for Jurist og Jordskiftekandidat (Timepris og/eller Totalsum), og om leverandøren kan sette 0 timer/timepris for en stillingstype uten å påvirke beregning/PLIKT i evalueringen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uutfylte blå celler kan gi utilsiktede priser. Leverandøren må vite hvordan skjemaet skal fylles for å unngå feilprising.

   Kilde: Vedlegg 2 - Prisskjema innleie byggesaksbehandler (Ark 1)

3. Av prisskjemaet og teksten om evaluering fremgår at for tilbydere som ikke tilbyr kun jurister eller kun jordskiftekandidater «vil det bli bereget 6000 timer på den stillingstypen som blir tilbudt». Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan dette slår ut i evalueringen dersom leverandøren tilbyr begge kompetanser (jurist og jordskiftekandidat) i ressurs 1 og 2, og hvordan dette eventuelt vurderes opp mot fordelingen mellom stillingstyper?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingsgrunnlaget for pris må forstås for å kunne posisjonere tilbudet riktig.

   Kilde: Vedlegg 2 - Prisskjema innleie byggesaksbehandler (Ark 1)

4. Minimumskrav angir at det i perioder kan være behov for inntil 3 ressurser samtidig. Samtidig beskrives Ressurs 1 (100 % i minimum ett år) og Ressurs 2 (min. 50 % med mulighet for økning). Kan oppdragsgiver avklare om det utover Ressurs 1 og 2 kan være aktuelt med en tredje ressurs i enkelte perioder, og i så fall hvordan dette skal løses innenfor kontrakten når «Bruk av underrådgivere er ikke tillatt»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må avklare leveransemodellen ved behov for flere samtidige ressurser enn de eksplisitt navngitte ressursene.

   Kilde: Vedlegg 1 - Oppdragsbeskrivelse (Minimumskrav) + Vedlegg 3 - Spesielle kontraktsvilkår NS 8402 Pkt 4.3 – Utgår

5. Utdelings-/innlevering av utstyr og oppstartsmøte skjer i Larvik, og det fremgår at «ved behov kan oppdragsgiver be konsulenten komme til Larvik for gjennomføring av fysiske møter». Hvilke konkrete typer reiser/møter kan det forventes at konsulentene må delta på, ca. hvor mange ganger per år, og om reisetid og reiseutgifter (og ev. diett) skal faktureres som timer i henhold til timepriser eller dekkes på annen måte?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig prising krever avklaring av om reisekostnader/timeforbruk skal inngå i timepris, særlig siden det ikke omtales i utdraget hvordan utgifter håndteres.

   Kilde: Vedlegg 1 - Oppdragsbeskrivelse (Oppstartsmøte og utdeling/innlevering av utstyr) + Vedlegg 3 - NS 8402 Pkt 13 Endring

6. Rapportering er beskrevet som «jevnlig status og oversikt» og at det er ønskelig at det kan gis råd om forbedringspunkter hos kommunen. Kan oppdragsgiver konkretisere forventet rapporteringshyppighet (f.eks. ukentlig/månedlig), format (e-post, rapportmal, møte), og hva som skal inngå (f.eks. antall saker, fremdrift, forbruk av ramme), slik at leverandøren kan prise tidsbruk korrekt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelige rapporteringsforpliktelser kan gi skjult merkostnad. Leverandøren trenger konkrete leveranser for å kalkulere timeforbruk.

   Kilde: Vedlegg 1 - Oppdragsbeskrivelse (Rapportering)

7. Tidsfrister ved avrop: oppdragsgiver varsler senest 2 uker før oppstartsdato, og leverandøren skal respondere innen 3 virkedager for å bekrefte ressurs og oppstartsdato. Kan oppdragsgiver avklare om avrop også kan komme med kortere varsel enn 2 uker (eller om 2 uker alltid gjelder), og hva konsekvensen er ved manglende respons innen 3 virkedager (f.eks. avvisning av avrop, mislighold eller rett til å erstatte ressurs)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklaring av operasjonell fleksibilitet og konsekvenser for frister påvirker leverandørens risiko og bemanningsplan.

   Kilde: Vedlegg 1 - Oppdragsbeskrivelse (Gjennomføringskrav - Avrop)

8. I Vedlegg 3 er «Honorarbudsjett skal oversendes innen to uker etter inngått kontrakt» og «for hvert avrop skal det angis et honorarbudsjett». Kan oppdragsgiver presisere om honorarbudsjettet for hvert avrop skal oppgis som (i) estimert antall timer x timepris per stillingstype, (ii) eventuelle faste påslag, og om oppdragsgiver krever forhåndsgodkjenning av budsjettet før arbeidet kan starte?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hva som ligger i «honorarbudsjett» og om det er en godkjenningsprosess som kan påvirke oppstart.

   Kilde: Vedlegg 3 - Spesielle kontraktsvilkår NS 8402 (Pkt. 12.3 – Tillegg)

9. Kontraktsvilkår sier at timepriser er faste i ett år etter kontraktsinngåelse. Kan oppdragsgiver avklare hvordan prisjustering eventuelt skal håndteres etter utløpet av ett år (vil det være regulering, reforhandling eller indeks, eller forblir prisene faste også videre)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vurdere totalrisiko og kalkyle for resten av kontraktsperioden/opsjonsår.

   Kilde: Vedlegg 3 - Spesielle kontraktsvilkår NS 8402 (Pkt. 12.1 – Endring)

10. Faktureringskrav i EHF omtaler avvisning og en «kostnad på kr 2,5 % av fakturabeløpet ekskl. mva.» ved fakturaer som ikke følger kravene (bestillernummer/BuyerReference, artikkelnummer, timelister, artikkelnummer per time, kontraktsnummer). Kan oppdragsgiver bekrefte om 2,5 % er et administrativt påslag/sanksjon pr. avvist faktura, pr. måned, eller pr. hendelse, og om det i praksis trekkes automatisk eller varsles særskilt?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Sanksjonsmekanismen er vesentlig for leverandørens økonomiske risiko og betalingsflyt.

    Kilde: Vedlegg 3 - Spesielle kontraktsvilkår NS 8402 (Avvisning av fakturaer og sanksjoner)