Renholdstjenester til Nordlandssykehuset HF v/Svolvær DPS

Sykehusinnkjøp HF gjennomfører for Nordlandssykehuset HF, Lofoten DPS (avd. Svolvær) en forenklet forespørsel om rammeavtale med én leverandør for renholdstjenester. Avtalen gjelder for 2 år (med opsjon/forlengelse inntil totalt 4 år) og omfatter regelmessig rengjøring (inkl. gulvbehandling/vedlikehold og renhold vegger/himling iht. NS INSTA 800) samt periodisk rengjøring ved ekstraordinære behov. Rammeavtalens estimert/verdier er oppgitt (estimert 160.000 eks. mva. per år; maks 800.000 eks. mva.). Tildeling skjer på lavest pris (100 %).

• Tilbyder skal være registrert i foretaksregister eller handelsregister i etableringsstaten. Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske: godtgjørelse for registrering i faglig register.

  Dokumentasjon: Firmaattest (norsk) eller godtgjørelse for registrering i faglig register (utenlandsk).

  Kilde: Konkurransebestemmelser del I, pkt. 4.1 Registreringer, autorisasjoner mv.
• Tilbyder må være godkjent av Arbeidstilsynet i henhold til forskrift om offentlig godkjenning av renholds virksomheter og om kjøp av renholdstjenester (FOR-2012-05-08-408).

  Dokumentasjon: Dokumentasjon fra Arbeidstilsynet.

  Kilde: Konkurransebestemmelser del I, pkt. 4.1 Registreringer, autorisasjoner mv.
• Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene.

  Dokumentasjon: Krav om positiv egenkapital. Vedlegg årsregnskap der omsetning og egenkapital for de siste 2 år fremgår. Alternativt kan kapasitet godtgjøres med annet dokument (f.eks. morselskapsgaranti/bankgaranti) ved saklig grunn til ikke å fremlegge krevd dokumentasjon.

  Kilde: Konkurransebestemmelser del I, pkt. 4.2 Økonomisk og finansiell kapasitet.
• Tilbyder skal ha tilstrekkelig evne og kapasitet til å gjennomføre kontraktsforpliktelsene, vurdert mot erfaring, utdanning/faglige kvalifikasjoner og leveranser.

  Dokumentasjon: Liste over personell med kompetanse innen INSTA 800. Liste over tre viktigste leveranser siste 3 år for sammenlignbare tjenester, inkludert verdi, tidspunkt og mottaker. Vedlegg «Svarskjema erfaring» fylles ut. Dokumentasjon vedlegges tilbudet.

  Kilde: Konkurransebestemmelser del I, pkt. 4.3 Tekniske og faglige kvalifikasjoner.
• Krav til kvalitetssikrings- og miljøledelsesstandarder: Kompetanse og systemer for lav miljøbelastning og høy sikkerhet (inkl. transport og arbeid).

  Dokumentasjon: Sertifisering iht. ISO 14001, EMAS eller Miljøfyrtårn (eller tilsvarende miljøledelsesstandard basert på relevante europeiske/internasjonale standarder sertifisert av relevante organer). Alternativt: annen dokumentasjon på tilsvarende miljøledelsestiltak, f.eks. eget miljøstyringssystem.

  Kilde: Konkurransebestemmelser del I, pkt. 4.4 Kvalitetssikringsstandarder og miljøledelsesstandarder.
• Tilbyder kan støtte seg på kapasiteten til andre virksomheter for å oppfylle kvalifikasjonskrav.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring fra virksomheten(e) det støttes på. Dersom det støttes på økonomisk/finansiell kapasitet skal virksomheten(e) være solidarisk ansvarlige for utførelse av kontrakten, dokumentert ved forpliktelseserklæring.

  Kilde: Konkurransebestemmelser del I, pkt. 4.5 Støtte fra andre virksomheter.

• Alle tilbud skal leveres via oppdragsgivers KGV. Tilbud som ikke kan leveres etter frist via systemet, kan ikke leveres.Kilde: Konkurransebestemmelser del I, pkt. 3.1 Innlevering av tilbud.
• Tilbyder skal levere tilbud med filnavn i angitt struktur (bl.a. Tilbudsbrev, Kontaktpunkter, Prisskjema [Excel], Kravspesifikasjon [Excel], Svarskjema erfaring, Produktskjema, Egenerklæring om russisk involvering (PDF), Krav ved risiko for brudd på folkeretten, ev. forpliktelseserklæring/morselskapsgaranti/annet dokumentasjon).Kilde: Konkurransebestemmelser del I, pkt. 3.2 Tilbudets utforming.
• Tilbudet skal være skrevet på norsk. Brosjyrer/produktdatablad mv. kan leveres på engelsk hvis ikke annet er oppgitt i kravspesifikasjon.Kilde: Konkurransebestemmelser del I, pkt. 3.5 Språk.
• Tilbyders eventuelle forbehold skal oppgis i Tilbudsbrev. Avvik fra konkurransegrunnlaget innebærer risiko for avvisning.Kilde: Konkurransebestemmelser del I, pkt. 3.6 Forbehold.
• Ved sladding av taushetsbelagt informasjon: tilbydere skal levere sladdet versjon og fylle ut «Bruksanvisning og begrunnelse for sladding av tilbud» tabell med plassering og begrunnelse for unntak fra offentlighet.Kilde: Bruksanvisning og begrunnelse for sladding av tilbud (pkt. «Sladdingen av de unntatte opplysningene», «Begrunnelse for sladding»).
• Egenerklæring om russisk involvering skal leveres utfylt med tilbudet (i tillegg til egen avtale-/etterlevelsesplikt).Kilde: Konkurransebestemmelser del I, avsnitt om «Internasjonale sanksjoner – Russisk involvering» og pkt. 3.2 Tilbudets utforming.
• Ved risiko for brudd på folkeretten skal «Krav ved risiko for brudd på folkeretten» redegjørelse/vedlegg legges ved tilbudet/søknaden.Kilde: Krav_ved_risiko_for_brudd_på_folkeretten (spørsmåls-/vedleggstekst).
• Forbehold/taushetsmerking og konstellasjon: Tilbudsbrev skal angi avvik/forbehold, samt om det finnes taushetsbelagt info/sladdet tilbud. Konstellasjon (en leverandør / hovedleverandør m/underleverandør(er) / gruppe) skal beskrives.Kilde: Tilbudsbrev (Vedlegg – Tilbudsbrev).
• Tilbudet skal være bindende i 3 måneder fra tilbudsfrist.Kilde: Konkurransebestemmelser del I, pkt. 3.7 Vedståelsesfrist.

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

17.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Kontrakten gjelder under NS 8431:2025 «Alminnelige kontraktbestemmelser om levering av renholdstjenester». Leverandørens ansatte/underleverandørers ansatte som medvirker direkte skal ha lønns- og arbeidsvilkår regulert i allmenngjøringsloven og tilhørende forskrifter.Kilde: Kontraktsvilkår del i konkurransebestemmelsene, avsnitt om «Kontraktsvilkår».
• Arbeidslivskriminalitet/sosial dumping: Leverandør ansvarlig for lønns- og arbeidsvilkår hos egne og underleverandører/innleide direkte medvirkende, inkl. krav til arbeidsavtale og videreføring av forpliktelser i underleverandøravtaler.Kilde: Krav arbeidslivskriminalitet og sosial dumping (dokument «Krav arbeidslivskriminalitet og sosial dumping»).
• Oppfølging/kontroll: Leverandør skal innen 1 måned etter oppstart returnere egenrapportering (Egenrapportering arbeidslivskriminalitet og sosial dumping). Oppdragsgiver kan kreve dokumentasjon og gjennomføre stedlige kontroller (annonserte/uannonserte).Kilde: Krav arbeidslivskriminalitet og sosial dumping (avsnitt «Oppfølging», «Kontroll»).
• Brudd og mislighold ved avvik i lønns- og arbeidsvilkår kan medføre retting, tilbakeholdsrett og heving; kan kreves skifte av underleverandør ved vesentlig/brudd/gjentakelser.Kilde: Krav arbeidslivskriminalitet og sosial dumping (avsnitt «Brudd» og «Mislighold»).
• Begrensning av antall ledd i leverandørkjeden (FOA § 19-3): for renholdstjenester (CPV 90910000) med verdi >= EØS-terskel kan Leverandør ikke ha mer enn to ledd underleverandører.Kilde: Krav arbeidslivskriminalitet og sosial dumping (avsnitt «Begrensning av antallet ledd…»).
• Lærlinger: hvor vilkår utløses (tjenestekontrakt/bygg/anlegg, verdi >= EØS-terskel og varighet > 3 mnd), skal leverandør være tilknyttet lærlingordning og lærlinger delta. Skal dokumenteres ved oppstart/anmodning; timelister ved avslutning/anmodning.Kilde: Krav arbeidslivskriminalitet og sosial dumping (avsnitt «Lærlinger»).
• Renholdsspesifikt: Leverandør og underleverandører av renholdstjenester skal være registrert i renholdsregisteret og oppfylle renholdsforskriften under hele kontraktsperioden.Kilde: Krav arbeidslivskriminalitet og sosial dumping (avsnitt «Renholdstjenester»).
• Etisk handel: Leverandør skal overholde kontraktskrav til aktsomhetsvurderinger for grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden (UNGP/OECD), etablere policys/rutiner ved kontraktsstart, følge opp/rapportere og rette avvik; underleverandører skal underlegges tilsvarende etterlevelse.Kilde: Kontraktskrav etisk handel (dokument «Kontraktskrav til etisk handel»).
• Internasjonale sanksjoner: Leverandør skal levere Egenerklæring om russisk involvering; oppdragsgiver viser til kontraktbestemmelser om leverandørens forpliktelser ved internasjonale sanksjoner.Kilde: Konkurransebestemmelser del I, avsnitt «Internasjonale sanksjoner – Russisk involvering».
• Renholdskvalitet: Leveransen skal følge NS INSTA 800, og kvalitets-/målskjemaet beskriver kvalitetsnivåer og krav til romtyper (profil A, B, C, F, A+).Kilde: Kvalitet_og_målskjema_NS-INSTA800_NLSH (dokument «Kvalitet og målskjema NS INSTA800»).
• Forsikring: Leverandør skal sende kopi av forsikringsbevis/ansvarsforsikring snarest etter kontraktsinngåelse og før oppstart.Kilde: Kontraktformular (Kontraktformular.docx), «forsikring (NS 8431, punkt 15)».
• Fakturering: månedlig fakturering ved utgangen av hver måned, betaling 30 dager etter mottak av korrekt faktura. Elektronisk faktura (EHF) og krav til innhold/referanser; ingen gebyr/tillegg ved fakturering.Kilde: Kontraktformular (Kontraktformular.docx), avsnitt «Fakturering».

• Dokumentet oppgir at det er «noe usikkerhet til forventet timeestimat» for periodisk rengjøring knyttet til behov for smitterenhold; estimatene/volumene er ikke bindende for oppdragsgiver.
• Oppgitte «Viktige datoer» henviser til KGV for frister (datoer for frist for spørsmål, frist for å levere tilbud, evaluering, tildeling mv. er ikke konkretisert i teksten her).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I punkt 1.6 «Viktige datoer» er frist for å stille spørsmål, frist for å levere tilbud og øvrige milepæler angitt som «Se KGV». Kan dere bekrefte eksakte datoer og klokkeslett for (1) spørsmål, (2) tilbudsfrist, (3) evaluering, (4) meddelelse/tildelingsbeslutning og (5) avtaleinngåelse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Disse datoene styrer planlegging, bemanning og endelig tilbudsinnlevering, og dere må gi tilbud innen korrekt frist og sikre at spørsmål sendes i tide.

   Kilde: 1.6 Viktige datoer

2. I «Tilbudsbefaring» står påmelding i Ivalua innen 28.08.2026 kl. 12.00, men øvrige datoer er «Se KGV». Kan dere bekrefte om befaringen er obligatorisk for å kunne levere tilbud, og hvem som må delta (antall personer/roller) for at tilbudet skal anses «deltatt»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite om deltakelse er et vilkår og hvordan dette eventuelt skal dokumenteres internt.

   Kilde: Tilbudsbefaring

3. Pris evalueres etter 100 % lavest pris, der «fast pris per måned» for regelmessig renhold vektes vesentlig høyere enn timepris for periodisk rengjøring. Kan dere oversende/angi vektingen eller evalueringsformelen for de to delene (eventuelt eksakt beregningsmetode på sumene i prisskjema), slik at vi kan prise riktig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten eksakt vekting/rangering av delprisene kan vi risikere å prise feil og få utilsiktet lavere total score.

   Kilde: 5. Tildelingskriterier og evaluering (Tildeling av tjenesteavtale / Pris)

4. I anskaffelsen oppgis estimert årlig verdi (160 000 eks. mva.) og maksimal verdi (800 000 eks. mva.), og det fremgår at volum/timer ikke er bindende. Kan dere bekrefte hvilke konkrete elementer i «Frekvensplan» og «Prisskjema» som er bindende for prising (f.eks. hvilke romtyper/aktiviteter som skal inngå i regelmessig rengjøring vs. periodisk rengjøring, og hva som typisk ligger i timesatsen for periodisk rengjøring)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå grensedragningen mellom regelmessig og periodisk renhold for å kunne prise riktig og redusere avvik/tillegg.

   Kilde: Anskaffelsens formål og omfang / Se Frekvensplan, Kvalitet – og måleskjema, Kravspesifikasjon og Prisskjema

5. Kvalitet – og måleskjema NS INSTA 800 viser nivåer fra 1 til 5 per kvalitetsprofil/romtype, men i utdraget ser vi ikke et eksplisitt kontraktslig minstekrav til oppnådd nivå. Kan dere angi hvilket nivå (1–5) som er kontraktskrav for henholdsvis regelmessig renhold og eventuelle avvikskriterier (hva som regnes som mangelfull leveranse og hvordan dette behandles)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilket kvalitetsnivå som kontraktsmessig er forventet for å kunne dimensjonere bemanning, metode og pris.

   Kilde: Kvalitet – og måleskjema NS INSTA800

6. I kvalifikasjonskrav 4.1 fremgår det at tilbyder må være godkjent av Arbeidstilsynet i henhold til FOR-2012-05-08-408. Kan dere bekrefte (1) om kopi av godkjenningen skal lastes inn i tilbudet, (2) hva som aksepteres dersom vi ikke har «godkjenning» men har søknad under behandling, og (3) hvordan dere vurderer dette for underleverandører/innleid?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig dokumentasjon og avklarte akseptkriterier reduserer risiko for avvisning på formaliteter.

   Kilde: Kvalifikasjonskrav 4.1 Registreringer, autorisasjoner mv.

7. Miljø-/kvalitetskrav i pkt. 4.4 (ISO 14001/EMAS/Miljøfyrtårn eller «annen dokumentasjon på tilsvarende miljøledelsestiltak») er omtalt, men vi trenger praktisk avklaring. Kan dere presisere hva dere forventer at vi leverer som dokumentasjon dersom vi ikke har sertifisering (f.eks. hvilke konkrete dokumenter/omfang), og om dette kan dokumenteres både for leverandør og relevante underleverandører?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må gi riktig dokumentasjon for å oppfylle kvalifikasjonskrav uten å over- eller underdokumentere.

   Kilde: Kvalifikasjonskrav 4.4 Kvalitetssikringsstandarder og miljøledelsesstandarder

8. Kontraktskrav NS 8431:2025 «(er ikke vedlagt)» er nevnt som gjeldende, og Kontraktsvilkår for øvrig vil også ha bilag. Kan dere bekrefte at det er tilstrekkelig å legge NS 8431:2025 til grunn ut fra vedlagte kontraktformular/bestemmelser, eller bekr. at alle øvrige relevante kontrakts-/utførelseskrav/bilag faktisk er vedlagt konkurransegrunnlaget i KGV?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dersom relevante vilkår/bilag ikke er vedlagt, kan prising og risikovurdering bli feil og gi kontraktsrisiko.

   Kilde: Kontraktsvilkår (Kontraktsvilkår med bilag er lagt ved…) / Kontraktformular (CKONTRAKTSBESTEMMELSER NS 8431:2025 (er ikke vedlagt))

9. Fakturerings- og betalingsvilkår: Det fremgår at betaling forutsetter at faktura «er kommet fram til virksomheten senest 4 dager etter fakturadato», og betalingsfrist er 30 dager etter at korrekt faktura er mottatt. Kan dere avklare om «mottatt» forstås som (1) registrert hos Kollektor/innkjøpssystem, (2) mottatt på e-post/EHF, eller (3) fysisk mottatt hos kunde – og hvordan leverandør skal praktisk dokumentere dette ved avvik?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å unngå betalingsforsinkelser og fradrag må leverandøren forstå operasjonell tolkning av «mottatt» og hvordan 4-dagersvilkåret håndheves.

   Kilde: Kontraktskrav NS 8431 / «Fakturering» (Kontraktformular)