Lisenspartner (LSP) for Microsoft - kvalifisering

Anskaffelsen gjelder lisenspartner (LSP) for Mattilsynet sin Microsoft 365 portefølje. Formålet er tilgang til løpende Microsoft-lisenser/tjenester, LSP-support samt LSP-forhandlingsstøtte ved reforhandling og/eller inngåelse av nye Microsoft-avtaler (inkl. støtte til Microsoft-forhandlinger høsten 2028 som leder frem til ny 3-årig avtale fra 01.01.29). Kontrakt baseres på SSA-L (Statens standardavtaler for IT-anskaffelser) med tilhørende bilag.

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i den staten leverandøren er etablert (norske: firmaattest; utenlandske: dokumentasjon).

  Dokumentasjon: Firmaattest (oppdragsgiver innhenter via eBevis dersom samtykke gis; ellers vedlegg i tilbudet). Utenlandske: godtgjørelse for registrering i tilsvarende register.

  Kilde: Del 1, punkt 5.1 Leverandørens registrering, autorisasjon mv.
• Tilbyder skal ikke ha restanser på betaling av skatt og merverdiavgift.

  Dokumentasjon: Skatteattest (oppdragsgiver innhenter via eBevis dersom samtykke gis; ellers vedlegg). Attest kan ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist.

  Kilde: Del 1, punkt 5.2 Skatteattest
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Dokumentere gjennomsnittlig årlig omsetning de siste tre regnskapsår på minimum tilsvarende kontraktens årlige ramme, samt siste revisorgodkjente regnskap med noter eller kredittvurdering. Kredittrating minimum A (Dun & Bradstreet) eller tilsvarende.

  Kilde: Del 1, punkt 5.3 Økonomiske og finansielle kapasitet
• Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag i størrelse og kompleksitet.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 3 mest relevante oppdrag siste 3 år, inkludert oppdragsverdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Relevans skal dokumenteres; erfaring kan dokumenteres gjennom kompetanse/personell leverandøren rår over.

  Kilde: Del 1, punkt 5.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Dersom leverandøren benytter underleverandører skal dette opplyses og dokumenteres; hovedleverandør er ansvarlig for oppfyllelse.

  Dokumentasjon: Oppgi navn på underleverandører og hvilke oppgaver de skal utføre. Dokumentasjon for at underleverandør tilfredsstiller kravene ved forespørsel. ESPD-skjema for relevante underleverandører. Ved støtte på kapasitet: forpliktelseserklæring/dokumentasjon på rådighet over ressurser.

  Kilde: Del 1, punkt 5.5 Underleverandører
• Egenerklæring om russisk involvering i offentlige anskaffelser skal leveres for å kunne delta.

  Dokumentasjon: Utfylt Del 1 - Vedlegg C – Egenerklæring om russisk involvering i offentlige anskaffelser (referert i fremgangsmåte for deltakelse).

  Kilde: Del 1, punkt 1.9 + Fremdrift/utforming av forespørsel om deltakelse

• Forespørsel om deltakelse (prekvalifisering) skal leveres elektronisk i Mercell innen frist. Innhold: utfylt ESPD, skatteattest (gjelder kun norske hvis ikke eBevis), dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav (punktene 5.1-5.4), evt. dokumentasjon for underleverandører (5.5), evt. dokumentasjon på utvelgelseskriterier (punkt 6), samt egenerklæring om russisk involvering.Kilde: Del 1, punkt 4 Utforming og innlevering (Forespørsel om deltakelse) + punkt 5.1-5.5
• Leverandører som inviteres til å levere tilbud skal innlevere tilbud elektronisk i Mercell innen tilbudsfrist. Tilbudets utforming skal følge systemets krav.Kilde: Del 1, punkt 7.2 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming
• Tilbudsbrev i tilbudet: skal inneholde spesifisering av eventuelle forbehold, bekreftet vedståelsesfrist, samt sladdet versjon av tilbudet.Kilde: Del 1, punkt 7.2 Dokumenter i tilbudet (Tilbudsbrev)
• Dokumentasjon i tilbudet for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav (5.1-5.5), herunder utfylt Forpliktelseserklæring (norsk), Taushetserklæring og Egenerklæring/russisk involvering (Vedlegg A-C).Kilde: Del 1, punkt 7.2 Dokumenter i tilbudet
• En sladdet utgave av tilbudet (kvalifikasjons- og tilbudsdokumenter) skal leveres i Mercell innen 1 uke etter tilbudsfristen.Kilde: Del 1, avsnitt «Sladdet versjon av tilbudet»

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

21.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Leverandøren skal levere tjenestene i henhold til Bilag 1 (Kundens kravspesifikasjon) og Bilag 2 (Leverandørens beskrivelse) innen frister i Bilag 3, og oppfylle krav til tjenestenivå (Bilag 4).Kilde: SSA-L, punkt 2.1 Leverandørens ansvar for tjenesten
• Etableringsfase: Leverandøren skal utarbeide plan for etableringsfasen (roller/ansvar/fremdriftsplan) i samarbeid med Kunden, ev. inntas i Bilag 3.Kilde: SSA-L, punkt 3.1 Plan for etableringsfasen
• Leveransemelding og godkjenning: Leverandøren sender leveransemelding når tjenesten kan tas i bruk; Kunden har som standard 10 virkedager for godkjenningsprøve (med definisjoner av A/B/C-feil) med mekanisme for leveringsdag.Kilde: SSA-L, punktene 3.2 Leveransefrist og Leveransemelding, 3.3 Godkjenningsprøve og Leveringsdag
• Dokumentasjon/opplæring: Leverandøren skal levere standard produktbeskrivelse/brukerveiledning og annen dokumentasjon på norsk (hvis ikke avtalt), datert og siste versjon; opplæring kun der avtalt (pris i Bilag 6).Kilde: SSA-L, punkt 3.4 Dokumentasjon og opplæring
• Standardoppgraderinger og alminnelig vedlikehold inngår i vederlaget med mindre annet er angitt; leverandøren skal teste og foreta nødvendige standardoppgraderinger i avtaleperioden for å oppfylle avtalte krav/tjenestenivå.Kilde: SSA-L, punktene 3.5 Oppgradering/vedlikehold
• Sikkerhet: Leverandøren skal iverksette forholdsmessige tiltak for konfidensialitet, integritet, tilgjengelighet/robusthet og tiltak mot utilsiktet endring/sletting og skadelig programvare; data skal holdes atskilt fra tredjepartsdata.Kilde: SSA-L, punkt 6.1 Informasjonssikkerhet
• Personopplysninger: Dersom leverandøren behandler personopplysninger skal det inngås databehandleravtale (Bilag 10) før behandling starter; leverandøren skal beskrive oppnåelse av tilfredsstillende behandling i Bilag 2 og dokumentere tilfredsstillende sikkerhetstiltak.Kilde: SSA-L, punkt 6.2 Personopplysninger
• Vederlag/fakturering: Løpende vederlag forfaller 30 dager etter faktura (første gang ikke tidligere enn 30 dager etter leveringsdag); krav om elektronisk faktura i godkjent standardformat; leverandøren bærer kostnader ved elektronisk faktura.Kilde: SSA-L, punkt 4.2 Faktureringstidspunkt og betalingsbetingelser
• Varighet/fornyelse/avbestilling: Standard SSA-L legger opp til 3 år fra leveringsdag hvis ikke annet i bilag 5, automatisk fornyelse 1 år om gangen med oppsigelse 3 måneder (leverandør oppsigelse 12 måneder). Kunden kan avbestille med 3 måneders skriftlig varsel (avbestillingskostnader etter regler).Kilde: SSA-L, punktene 5.1 Varighet, 5.2 Avbestilling
• Mislighold/sanksjoner: Leverandøren skal avhjelpe; kunden kan kreve prisavslag, dagbot ved forsinkelse (0,15 % av avtalt vederlag per kalenderdag i inntil 100 dager) og heving ved vesentlig mislighold (inkl. definert forsinkelsesvesentlighet).Kilde: SSA-L, punktene 9.2 Misligholdssanksjoner (inkl. 9.2.1, 9.2.3, 9.2.5)
• Opphør/avslutning: Leverandør skal bistå og legge til rette for overføring av kundedata, lisenser/disposisjonsrett og administrerte kontrakter; ingen tilbakeholdsrett i kundens data.Kilde: SSA-L, punkt 5.3 Avslutning av avtalen (inkl. krav om overføring og forbud mot tilbakeholdsrett)

• Ingen eksplisitte kvalifikasjonskrav for miljø/klima i utdraget er formulert som bindende minstekrav; omtalen viser kun at oppdragsgiver ikke vektlegger miljø som tildelingskriterium, og at det kan være 'Bør - Evaluer' knyttet til miljøledelse/rapportering (detaljer ikke utarbeidet i teksten gitt her).
• Krav om databehandleravtale og detaljer for innholdet er omtalt, men konkrete kravspesifikke minstekrav (f.eks. sertifiseringer, KPIer, tjenestenivå-terskler) ligger i bilagene som ikke er inkludert i utsnittet.
• SSA-L tekst utdraget beskriver mange kontraktsregler, men varighet/oppstart/leveringsdag og konkrete frister er avhengige av bilag (f.eks. bilag 3 og 5).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I fremdriftsplanen er «Frist for spørsmål til konkurransegrunnlag» angitt til 06.10.2026. Kan oppdragsgiver bekrefte at fristen gjelder også for avklaringer knyttet til bilagene til kravspesifikasjon og prisskjema (bilag 1–2 og bilag 6), og at svar vil bli publisert i Mercell innenfor samme løp?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må sikre at pris- og løsningsforutsetninger kan avklares før tilbudsfrist.

   Kilde: Fremdriftsplan (avsnitt «Fremdriftsplan»); punkt om «Spørsmål til konkurransen og annen kommunikasjon».

2. Tjenesteavtalen skal bl.a. gi LSP-support, LSP-forhandlingsstøtte ved reforhandling og/eller inngåelse av nye Microsoft-avtaler, inkludert støtte til Microsoft-forhandlinger høsten 2028 som leder frem til ny 3-årig Microsoft avtale gjeldende fra 01.01.29. Kan oppdragsgiver utdype hvilke leveranser som forventes i forbindelse med høsten 2028 (rollefordeling, leveranseartefakter og forventet omfang) og hvilken del av dette som skal prises som del av «tjenesten» vs. som egne timepriser/pakker i bilag 6?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig grensesnitt mellom faste leveranser og time-/pakkeprising påvirker tilbudsprisen betydelig.

   Kilde: Generell beskrivelse / Anskaffelsens formål (avsnitt om støtte til Microsoft-forhandlinger høsten 2028); Tildelingskriterier «Pris» og «Kvalitet» (Bilag 1-2 og bilag 6).

3. Oppdragsgiver skriver at «Forhandlinger kan gjennomføres i flere faser» og at det ikke er tillatt å forhandle om tildelingskriterier og absolutte krav. Kan oppdragsgiver klargjøre hva som typisk kan forhandles på i denne konkurransen (f.eks. timepriser, pris på pakker/samlinger, leveranseomfang, bemanning/kompetanseprofiler), og hvordan dette vil bli dokumentert slik at leverandørene kan prise riktig fra start?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå forhandlingsrommet for å unngå å levere et pris- eller løsningsoppsett som senere ikke kan justeres.

   Kilde: Tildelingskriterier / «Forhandlinger» (avsnitt om flere faser og forhandlingsbegrensninger).

4. I SSA-L fremgår det at frist for når tjenesten skal være tilgjengelig fremgår av bilag 3, og at det benyttes 10 virkedagers godkjenningsprøve «med mindre annet er avtalt i bilag 3». Kan oppdragsgiver bekrefte (i) hvilken(e) leveranser som omfattes av etablerings-/leveransemelding og (ii) om godkjenningsprøven gjelder én samlet leveranse eller flere delleveranser i etableringsfasen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveranseteknisk usikkerhet kan gi risiko for mislighold/dagbøter og feil prising av oppstartsinnsats.

   Kilde: SSA-L punkt 3.2 («Leveransefrist og Leveransemelding») og punkt 3.3 («godkjenningsprøve og Leveringsdag»); «Plan for etableringsfasen»/bilag 3.

5. SSA-L gir regler om dagbøter ved forsinkelse og fastsetter også en standard dagbotemekanisme (0,15 % av avtalt vederlag for de seks første månedene ekskl. mva, begrenset til 100 dager) dersom ikke annet er avtalt i bilag 3. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke milepæler/leveringsdatoer som er dagbotbelagte, og hvilket beregningsgrunnlag som skal brukes for «avtalt vederlag» i dette prosjektet (f.eks. hvilken pris-linje i bilag 6), samt om det finnes andre dagbotsatser i bilag 3?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne kalkulere økonomisk risiko knyttet til etablering/leveranse for å prise riktig.

   Kilde: SSA-L punkt 9.2.3 («Dagbot ved forsinkelse»); SSA-L punkt 3.2–3.3 og bilag 3/ bilag 6.

6. Tjenestenivå og standardiserte kompensasjoner fremgår av bilag 4, men i utdraget ser vi kun SSA-L-mekanismen for økonomisk kompensasjon ved brudd på tjenestenivå. Kan oppdragsgiver beskrive hvordan kompensasjon utløses for LSP-support og forhandlingsstøtte (hvilke KPI-er/servicenivåer som faktisk måles), og om kompensasjonene er dekkende alene, eller i tillegg kan utløse ytterligere krav etter mislighold (innenfor SSA-Ls erstatningsbegrensninger)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare tjenestenivå-målepunkter og kompensasjonslogikk påvirker både kostnadsberegning og risikobilde.

   Kilde: SSA-L punkt 9.2.4 («Økonomisk kompensasjon for brudd på avtalt tjenestenivå») og bilag 4; «Kontraktsvilkår / Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner».

7. Oppdragsgiver oppgir at klima og miljø ikke vektes som tildelingskriterium med vekt 30 % og at «Bør - Evaluer» kan benyttes til å synliggjøre miljøledelsessystem (ISO14001/EMAS eller tilsvarende) og rapportering. Kan oppdragsgiver presisere (i) hvor i konkurransen dette «Bør - Evaluer» er plassert (hvilket bilag/kravpunkt), (ii) hvordan poeng gis dersom leverandøren oppgir slike tiltak, og (iii) om leverandøren kan gi informasjon som beskriver «pågående» sertifisering uten å bli penaliseres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Korrekt forståelse av evalueringslogikk for miljøopplysninger kan påvirke tilbudets innhold og dokumentasjonsstrategi.

   Kilde: «Klima og miljøhensyn» (avsnitt om «Bør - Evaluer» og ISO14001/EMAS mv.).

8. Kvalifikasjonskravet om teknisk og faglig erfaring krever inntil 3 mest relevante oppdrag de siste 3 årene, med verdi, tidspunkt og mottaker samt dokumentasjon på relevans. Kan oppdragsgiver bekrefte hva som anses som «tilsvarende oppdrag i størrelse og kompleksitet» for LSP/Microsoft 365-lisenspartner (f.eks. krav til omfang/brukerantall, antall avtaleområder, eller type tjenester som må inngå)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne dokumentere relevans på en måte som faktisk tilfredsstiller utvelgelsesgrunnlaget.

   Kilde: Kvalifikasjonskrav punkt 5.1–5.4 (avsnitt «Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag i størrelse og kompleksitet»).

9. Det framgår at leverandørens priser evalueres etter «timepris konsulent(er)» og «pris samlinger/pakker» samt at det ikke er anledning til å ta vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene. Kan oppdragsgiver avklare (i) hvilke konkrete prisparametere i bilag 6 som er absolutte (må fylles ut iht. prisskjema) og (ii) hvilke prisparametere som kun gir rom for skjønn (f.eks. rabatter, timeprisdifferensiering per rolle), slik at tilbudet ikke risikerer avvisning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Mangelfull eller feil utfylling/forbehold kan gi avvisning; leverandøren trenger tydelig utfyllings- og fleksibilitetsramme før tilbud.

   Kilde: Tildelingskriterier «Pris»; «Forbehold»/avvisning omtalt under «Avvisning» (vesentlige avvik/uklarheter); samt punkt om tilbudsutforming (krav om å besvare alle spørsmål/krav).

10. Underleverandører: Oppdragsgiver skriver at hovedleverandøren er ansvarlig for gjennomføringen, inklusive rapporter og fakturering, og at underleverandør må tilfredsstille de samme krav. Kan oppdragsgiver avklare hvordan underleverandør skal identifiseres i ESPD og/eller tilbudsstruktur (hvilke felter/dokumenter), og om det er mulig å bruke underleverandør for deler av (i) lisens-/avtaleadministrasjon eller (ii) databehandler-/personopplysningsrelaterte oppgaver, gitt at bilag 10a/10b databehandleravtale inngår?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Praktisk og dokumentasjonsmessig usikkerhet knyttet til underleverandørbruk kan påvirke både kvalifikasjonsoppfyllelse og risiko.

    Kilde: Kvalifikasjonskrav «Underleverandører» (opplysninger om underleverandører og ansvar); «Dokumenter»/bilag 10a–10b (databehandleravtale).