Kjøp av bistand til rekruttering av styremedlemmer

Oslo kommune (Byrådsavdeling for kultur og næring) skal inngå en rammeavtale for rådgivningsbistand til rekruttering av styremedlemmer. Arbeidet omfatter særlig identifisering og egnethetsvurdering av kandidater (bl.a. fase 2: kandidatsøk, intervjuer og utvelgelse), samt eventuelt vurdering av styrekompetanse og oppsummering av intervjuer. Avtalen skal ha varighet i to år (19.10.2026–18.10.2028) med én leverandør, og avrop skjer ved bestilling innenfor rammeavtalens pris- og prosedyrebestemmelser.

• Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister/foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i etableringslandet.

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.1.1 (registrering/autorisasjoner mv.)
• Leverandøren skal ha økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Foretakets siste årsregnskap inkl. noter, styrets årsberetning og revisjonsberetning, samt nyere opplysninger med relevans. Oppdragsgiver kan innhente kredittvurdering. Ved gyldige grunner (f.eks. nystartet): annet egnet dokumentasjon.

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.1.2 (økonomi og finans)
• Leverandøren skal ha et kvalitetssikringssystem/styringssystem.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på kvalitetssikringssystem/styringssystem, eller attest fra uavhengige organer som bekrefter at leverandøren oppfyller kvalitetssikringsstandarder.

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.1.3 (kvalitetssikringssystem)
• Leverandøren skal ha erfaring med tilsvarende oppdrag (rekruttering av personer til styreverv og/eller administrerende direktør/toppleder) i løpet av de siste 3 år (oppad begrenset til 5 oppdrag).

  Dokumentasjon: Oversikt over tilsvarende oppdrag (inntil 5) med: hvem som var oppdragsgiver, navn på kontaktperson, arbeidenes art, oppdragets omfang og verdi, tid og sted. Det skal dokumenteres erfaring med alle tre virksomhetsformer: (1) norske forretningsmessige selskaper, (2) norske selskaper med sektorpolitiske mål, (3) norske offentlige virksomheter. Oppdragsgiver kan kontakte referanser.

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.1.3 (erfaring)
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig teknisk, personellmessig og organisatorisk kapasitet til å gjennomføre oppdrag under rammeavtalen.

  Dokumentasjon: Redegjørelse for tilgjengelig arbeidsstyrke (administrativ ledelse og andre medarbeidere) og tilgjengelighet til tilbudte ressurser, samt organisasjonskart.

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.1.3 (kapasitet/personell/organisering)
• Krav om skatteattest (merverdiavgift og skatt) for valgt leverandør.

  Dokumentasjon: Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist (gjelder norske leverandører). Ved betalingsutsettelse: legges ved som tilleggsinformasjon.

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.3.1 (Skatteattest)
• Signering av fullmakt for utvidet skatteattest (gjennomfører Oslo kommunes rett til å innhente opplysninger ubegrenset antall ganger) før kontraktssignering.

  Dokumentasjon: Signert fullmakt (sendes med tildelingsbrev), samt original signert fullmakt i original versjon innen 3 virkedager. Fargekopi av pass/bankkort/førerkort/nasjonalt ID-kort (for EU/EØS/EFTA). Fullmakt gjelder også underleverandører, med kontraktsfeste krav i leverandørkjeden.

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.3.2 (fullmakt/signering)

• Signert tilbudsbrev, og avvik skal fremgå i tilbudsbrevet med henvisning til hvor avviket er inntatt (sidetall/punkt).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 6 (sjekkliste/presentasjonsform)
• Tilbudet skal besvare bilag 1 (Kravspesifikasjon).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 6 (sjekkliste/presentasjonsform)
• Dokumentasjon for kvalifikasjonskrav: firmaattest/registrering (4.1.1), årsrapport/økonomi (4.1.2) og faglige kvalifikasjoner inkludert kvalitetssikringssystem og erfaring/kapasitet (4.1.3).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 6 (sjekkliste/presentasjonsform)
• Attester for skatt og merverdiavgift.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 6 (sjekkliste/presentasjonsform)
• Fullstendig utfylt prisskjema (bilag 5 Pris og prisbestemmelser).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 6 (sjekkliste/presentasjonsform)
• Dokumentasjon knyttet til tildelingskriteriene (pris og kvalitet/kompetanse/oppdragsforståelse), jf. konkurransegrunnlagets punkt 5.2.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 6 (sjekkliste/presentasjonsform)
• Sladdet utgave av tilbudet (forretningshemmeligheter sladdet).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.3 og punkt 6 (sladdet tilbud)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

10.09.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Kontraktsperiode: tjenesten skal utføres 19.10.2026 til 18.10.2028.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 2.1 (Kontraktsperiode)
• Rammeavtalens varighet/oppstart og oppsigelse: rammeavtalen gjelder i 2 år; kunden kan si opp med 3 måneders varsel ved saklig grunn; påvirker ikke allerede tildelte avrop.Kilde: Bilag 4 (Administrative bestemmelser) punkt 4.1 og/eller SSA-R-innledning (Varighet og oppsigelse)
• Opsett/oppstart på avrop: team skal kunne avropes, og konsulentteamet skal være tilgjengelig fra kontraktens oppstarts­dato.Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon punkt 1.4 (team og tilgjengelighet)
• Responstid: tjenester skal startes opp og senest innen én virkedag etter avrop.Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon punkt 1.5 (Responstid)
• Leverandøren skal være uavhengig og ikke i interessekonflikt; tilbudet skal bekrefte dette og beskrive organisering/retningslinjer for håndtering av interessekonflikter.Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon punkt 1.7 (uavhengighet/interessekonflikt)
• Timepriser: alle timepriser oppgis inklusive alle påslag og ekskl. merverdiavgift (i bilag). Administrasjonskostnader (bilkjøring, telefon mv.) skal være inkludert. Reise og reisetid dekkes kun dersom avtalt særskilt ved avrop. Overtid dekkes kun dersom avtalt på forhånd.Kilde: Bilag 5 Pris og prisbestemmelser punkt 5.1
• Faktureringsbetingelser: betaling etter faktura per 30 kalenderdager. Fakturaer skal spesifiseres og dokumenteres; løpende timer skal vedlegges detaljert spesifikasjon over påløpte timer. Utlegg (inkl. reise og diett) dekkes kun i den grad avtalt. Elektronisk fakturering via EHF fra kontraktsinngåelse.Kilde: Bilag 5 punkt 5.5 (Fakturering)
• Prisregulering: endring dersom offentlige avgifter endres. Timepris kan endres hvert årsskifte, begrenset oppad til KPI-økningen (SSB konsumprisindeks, hovedindeks), første gang 01.01.27 med basis ved kontraktsinngåelse.Kilde: Bilag 5 punkt 5.4
• Avrop/prosedyre: bestillinger reguleres av Bistandsavtalen (SSA-B) og bestillingsskjema (bilag 2.1); avrop skjer ved direkte bestilling fra valgt leverandør. Partene kan avtale at bestillinger gjennomføres per e-post uten avropsskjema.Kilde: Bilag 2 Prosedyrer for tildeling av kontrakter punkt 2.1

• Kildetekst for konkrete tildelingsdokumentasjonskrav (CV/beskrivelser) ligger primært i punkt 5.2, men detaljer om nøyaktige vedlegg/format for ressurs-CV og oppdragsforståelse utover overskriftsnivå fremgår ikke i utdraget.
• Valgte leverandørens kontraktspesifikke betingelser utover rammestyring (SSA-B/SSA-R) er ikke fullt ut gjengitt i teksten.
• Bilag 5 mangler utfylling i tabell (leverandør skal fylle inn timepriser), men beløpene og eventuelle fastpriselementer er ikke angitt i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 1 Kravspesifikasjon punkt 1.4 står det at leverandøren skal tilby et team på minimum to konsulenter (minst én partner/seniorkonsulent og én juniorkonsulent). Kan dere bekrefte om dere forventer at disse to personene er de samme «nøkkelpersonell»-ressursene som skal føres inn i Bilag 4 (punkt 4.3 Nøkkelpersonell), og at begge må brukes i alle avrop der dere avrop­er?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklaring av hvor strengt team-/nøkkelpersonkravet gjelder i praksis påvirker risikobilde, bemanningsmodell og pris.

   Kilde: Bilag 4 Administrative bestemmelser punkt 4.3 / Bilag 1 punkt 1.4

2. I Bilag 1 Kravspesifikasjon punkt 1.5 (Responstid) står det at tjenester skal kunne startes opp senest innen én virkedag etter avrop. Hvordan måler dere «startes opp» (f.eks. første møte/oppstartssamtale, første leveranse/arbeidsutkast, eller at ressurser er tilgjengelige), og hvilken respons forventes ved avrop utenfor normal arbeidstid?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Presisering av responstidsforpliktelsen er nødvendig for å prise kapasitet og operativ drift riktig.

   Kilde: Bilag 1 punkt 1.5

3. I Bilag 5 Pris og prisbestemmelser punkt 5.1 står det at administrasjonskostnader (bilkjøring, telefon mv.) skal være inkludert i timeprisene, og at reise/reisetid ikke dekkes med mindre avtalt særskilt. Kan dere bekrefte hvordan dere håndterer typiske kostnader i denne typen oppdrag (f.eks. digitale møteplattformer, bruk av eksterne databaser for søk, abonnementer på searchverktøy, og eventuelle utgifter til bakgrunnssjekk/referansesjekk)? Skal slike kostnader normalt prises som del av timepris, eller avklares/avropes særskilt som utlegg?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende avklaring kan gi betydelig prisavvik mellom leverandører og kan medføre uforutsette kostnader for leverandøren.

   Kilde: Bilag 5 punkt 5.1 og 5.5

4. I Bilag 5 punkt 5.2 fremgår det at «Partner/seniorressurs og juniorressurs vil vektes likt» i pris-evalueringen. Kan dere bekrefte hvordan evalueringen gjennomføres dersom vi tilbyr ulike timepriser for partner/senior og junior (f.eks. om det kun er timeprisene som vurderes eller om dere bruker en antatt timesammensetning/fordelingsnøkkel)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise riktig må leverandøren vite hvordan timeprisene faktisk omgjøres til score.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 5.2 og Bilag 5 punkt 5.2

5. I Konkurransegrunnlag punkt 5.2 (Kvalitet) står det at «tilbudte kompetanse vil veie mer enn oppdragsforståelsen», men selve evalueringsmetoden/scoringsmatrisen er ikke gjengitt i utdraget. Kan dere beskrive konkret hvordan dere vil vurdere og score (i) oppdragsforståelse (jf. Bilag 1 punkt 1.6) og (ii) kompetanse (CV-er/erfaring i henhold til Bilag 1 punkt 1.4), og hvilke elementer som kan gi «høy» vs «lav» score?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig evalueringsoppskrift kan føre til feil prioritering i tilbudsdokumentene og dermed lavere score.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 5.2 / Bilag 1 punkt 1.6

6. I Bilag 1 punkt 1.6 ber dere om dokumentasjon på hvordan leverandøren identifiserer kandidater ut fra mangfoldskriterier (flerkulturelt mangfold, kjønns-/seksualitetsmangfold, funksjonsmangfold, interseksjonalitet). Kan dere presisere hvilke datakilder/metoder dere forventer at vi beskriver (f.eks. bruk av nettverk, annonsering/targeting, kvalifiseringsrammer, eller andre rekrutteringsmetoder), og hvordan dere forventer at vi håndterer personopplysninger og personvern i prosessen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandør trenger å forstå omfanget av hva som forventes beskrevet, og hvilke personvern- og dokumentasjonsforventninger som gjelder.

   Kilde: Bilag 1 punkt 1.6

7. I Bilag 1 punkt 1.3 fremgår det at kunden forbeholder seg retten til å vurdere kandidater fra et kandidatsøk til styreverv også i andre selskaper/foretak. Kan dere bekrefte hvordan dette slår ut for leverandørens «rettigheter» og eventuell kompensasjon (f.eks. om samme kandidatliste/ressursbruk kan brukes på tvers uten ekstra vederlag, og hvordan endelig avgrensning av oppdraget kommuniseres i bestilling)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker prising av ressursbruk, arbeidsmengde per oppdrag og risiko for at leveransen «rebrukes» uten tilstrekkelig betalt omfang.

   Kilde: Bilag 1 punkt 1.3

8. I Konkurransegrunnlag punkt 5.1 fremgår det at det planlegges dialog/forhandling og at Oppdragsgiver kan redusere antall tilbud før forhandling. Kan dere beskrive hva slags endringer som vanligvis tillates i tilbud i dialog (f.eks. om timepriser kan revideres, om CV/nøkkelpersonell kan endres, og om avvik/forbehold kan justeres), og hvilken prosess dere følger i KGV?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren bør vite hvilke leveransedeler som faktisk kan «forbedres» i dialog for å planlegge tilbudsstrategi og ressursallokering.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 5.1 og 3.12 / 3.13

9. I Bilag 4 punkt 4.3 Nøkkelpersonell står det at utskiftning krever samtykke, og at kompetansen må være «tilsvarende eller bedre». Kan dere presisere hvordan dere vurderer «tilsvarende eller bedre» (f.eks. hvilke konkrete kompetanseelementer som må matche for partner/senior og for junior), og om det er anledning til midlertidige avvik/erstatter ved sykdom eller kortvarig kapasitetssvikt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Presisering reduserer leverandørens operasjonelle risiko for avvisning eller stopp ved behov for vikar/bytte.

   Kilde: Bilag 4 punkt 4.3

10. I Bilag 5 punkt 5.5 fremgår det at utlegg (inkl. reise og diett) dekkes kun i den grad de er avtalt, og at faktura skal være spesifisert og dokumentert. Kan dere bekrefte hvilke krav dere stiller til dokumentasjon for utlegg i avrop (f.eks. kvittering, reisedokumentasjon, timespesifikasjon per oppdrag/liste), og om det finnes standard krav eller mal i bestillings-/avropløsningen?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Klare dokumentasjonskrav er nødvendig for korrekt kostnadsstyring og for å unngå forsinkelser i fakturabehandling.

    Kilde: Bilag 5 punkt 5.5 og Bilag 2.1 Bestillingsskjema