Rammeavtale - Vedlikehold- og reparasjon av storhusholdningsmaskiner

Uttrekk fra konkurransegrunnlagets vedlegg/kontraktsvilkår: Kontrakten er basert på standard kontraktsvilkår for Haugesund kommune (varer og tjenester). Dokumentasjonen omfatter bl.a. rapportering av kjøretøy for tildelt kontrakt (første 6 måneder og drivstofftyper per kontraktår) samt prisskjema for vedlikehold og reparasjon av storhusholdningsmaskiner (timepriser, inkluderte kostnader, arbeidstid og regler for påslag på reservedeler).

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

01.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Ved midlertidig stansing: Oppdragsgiver erstatter dokumenterte omdisponeringskostnader (personell) og andre direkte kostnader som følge av stansingen. (Pkt. 2.2)Kilde: Vedlegg A - Standard kontraktsvilkår.pdf, kap. 2.2
• Ved avbestilling før ytelsen er fullført: Oppdragsgiver betaler beløp for allerede utført arbeid og dokumenterte merkostnader (omdisponering av personell + andre direkte kostnader). (Pkt. 2.3)Kilde: Vedlegg A - Standard kontraktsvilkår.pdf, kap. 2.3
• Konfidensialitet og informasjonssikkerhet: taushetsplikt, begrenset deling til nødvendig grunnlag/underleverandører med tilsvarende taushetsplikt, samt tiltak for konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet av Oppdragsgivers data (inkl. beskyttelse mot uautorisert tilgang/endring/sletting/skadelig programvare). (Pkt. 3.4)Kilde: Vedlegg A - Standard kontraktsvilkår.pdf, kap. 3.4
• Lønns- og arbeidsvilkår: Leverandør skal sikre at egne og underleverandørers ansatte har vilkår i tråd med forskrifter og relevante tariffavtaler; oppdragsgiver kan kreve dokumentasjon og gjennomføre kontroller. (Pkt. 4.6.1-4.6.3)Kilde: Vedlegg A - Standard kontraktsvilkår.pdf, kap. 4.6
• Ved brudd på lønns-/arbeidsvilkår: retting innen frist, mulighet for holde tilbake dobbelt innsparing; vesentlig brudd kan gi heving og krav om utskifting av underleverandør ved brudd i underleverandørleddet. (Pkt. 4.6.4)Kilde: Vedlegg A - Standard kontraktsvilkår.pdf, kap. 4.6.4
• Miljø og HMS: Leverandør skal overholde miljølovgivning, ha nødvendige utslippstillatelser, håndtere skadelige stoffer forsvarlig, og ved kontraktsinngåelse dokumentere returordning/alternativ emballasjeløsning. (Pkt. 4.10)Kilde: Vedlegg A - Standard kontraktsvilkår.pdf, kap. 4.10
• Menneskerettigheter i leverandørkjeden: aktsomhetsvurdering innen 6 måneder etter oppstart; oppdragsgiver kan kreve dokumentasjon/egenrapportering og revisjoner; sanksjoner ved brudd (retting, bytte av underleverandør, midlertidig stans, heving ved vesentlige brudd). (Pkt. 4.9)Kilde: Vedlegg A - Standard kontraktsvilkår.pdf, kap. 4.9
• Betaling og lønnsutbetaling: betaling fra leverandør skal skje med elektronisk betalingsmiddel; lønn/godtgjørelser til ansatte hos leverandør/underleverandør/innleide skal utbetales til bank. (Pkt. 4.8)Kilde: Vedlegg A - Standard kontraktsvilkår.pdf, kap. 4.8
• Fakturering: faktura/kreditnota/purringer i EHF-format; PDF alene regnes ikke som elektronisk faktura. (Pkt. 7.2)Kilde: Vedlegg A - Standard kontraktsvilkår.pdf, kap. 7.2
• Reklamasjon/mislighold: oppdragsgiver må klage skriftlig uten unødig opphold; reklamasjonsfrist 2 år fra levering (med unntak ved garanti/tilsvarende) og ny frist for reparerte/utskiftede deler. (Pkt. 8.2)Kilde: Vedlegg A - Standard kontraktsvilkår.pdf, kap. 8.2
• Dagbot ved forsinkelse: 0,15 % av kontraktssummen per dag, begrenset til 100 dager per milepæl; dagbot utelukker ikke ytterligere erstatning. (Pkt. 8.4)Kilde: Vedlegg A - Standard kontraktsvilkår.pdf, kap. 8.4
• Stedfestet dokument-/rapportkrav for kjøretøy: Rapportering gjelder for valgt periode (rullegardin) og skal omfatte registreringsnummer, drivstofftype og antall oppdrag. (Ark: KJØRETØYRAPPORTERING)Kilde: Kjøretøyrapportering - benyttes av den som får tildelt kontrakten.xlsx, ark 'KJØRETØYRAPPORTERING'
• Prisskjema - timeprisbetingelser: Timepriser skal inkludere alle relevante kostnader (reise/utstyr/verktøy/forbruksmateriell m.m.), kun fakturering for medgått tid, ingen betaling for pauser (lunsj), arbeid normalt kl. 07.00-17.00 man-fre; arbeid utover avtales spesielt. (Prisskjema - vedlegg E, ark 'Priser')Kilde: Vedlegg E - Prisskjema.xlsx, ark 'Priser'
• Reservedeler/påslag: Påslag på reservedeler etter innkjøpsprisgrense: inntil 75 % ved innkjøpspris < 100 kr og inntil 50 % ved innkjøpspris > 100 kr; innkjøpspris definert som leverandørens innkjøpspris fratrukket rabatter; leverandør skal kunne fremlegge kopi av faktura fra oppdragstakers leverandør ved forespørsel. (Prisskjema - vedlegg E)Kilde: Vedlegg E - Prisskjema.xlsx, ark 'Priser'

• Utdraget inneholder ikke eksplisitte kvalifikasjonskrav, innleveringskrav eller tildelingskriterier; disse kan ligge i andre deler av konkurransegrunnlaget som ikke er med.
• Kjøretøyrapporteringens konkrete leveringshyppighet/frist og hvem som skal rapportere (rolle/organisasjon) fremgår ikke utover at det «benyttes av den som får tildelt kontrakten».
• Tydelig ytelsesomfang utover prisskjemaets 'vedlikehold og reparasjon av storhusholdningsmaskiner' og standardvilkårenes generelle rammer er ikke beskrevet i utdraget (ingen SLA/volum/oppstartsdato utover kontraktsvilkårenes prisregler for 12 mnd).
• Standard kontraktsvilkårets innføringstidspunkt fremgår som dato 30.06.2026, men kontraktens varighet ellers/leveranseplan er ikke gitt i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg A – Standard kontraktsvilkår punkt 2.3 (Avbestilling): Kan oppdragsgiver spesifisere hvilke typer kostnader som vil anses som «dokumenterte merkostnader knyttet til omdisponering av personell» og hvilke krav oppdragsgiver vil legge til dokumentasjon før betaling?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne prise risiko ved avbestilling trenger leverandøren klarhet i hva som kan kreves og hvilke dokumentasjonskrav som faktisk gjelder.

   Kilde: Vedlegg A – Standard kontraktsvilkår punkt 2.3

2. I Vedlegg A – Standard kontraktsvilkår punkt 7.1 (Pris og prisregulering): Når oppdragsgiver godkjenner prisjustering etter KPI, hva er prosessen og fristen for (i) leverandørens varsling, (ii) oppdragsgivers behandling/godkjenning, og (iii) når justert pris får effekt i praksis (bekreft at det er 2 måneder etter varsling slik teksten angir)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må planlegge økonomisk likviditet og priseffekt. Utydelig prosess kan gi feil i beregningene.

   Kilde: Vedlegg A – Standard kontraktsvilkår punkt 7.1

3. I Vedlegg A – Standard kontraktsvilkår punkt 8.4 (Misligholdsbeføyelser – dagbot og avgrensning): Skal dagbot på 0,15 % per dag av «kontraktssummen» beregnes av hele kontraktssummen uansett leverings-/milepælsoppdeling, og kan oppdragsgiver gi eksempel på hvordan dette vil bli regnet i denne anskaffelsen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dagbotens beregningsgrunnlag kan påvirke leverandørens risikopremie. Leverandøren trenger å forstå om det er per milepæl/oppdrag eller totalramme.

   Kilde: Vedlegg A – Standard kontraktsvilkår punkt 8.4

4. I Vedlegg A – Standard kontraktsvilkår punkt 4.6.2 (Dokumentasjon): Hvilket konkret rapporteringsskjema/format skal leverandøren bruke dersom oppdragsgiver «kan pålegges å fylle ut rapporteringsskjema i kontraktsperioden», og hvor ofte kan oppdragsgiver kreve slik egenrapportering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må prise og bemanne for administrative plikter. I dokumentutdraget fremgår at det kan kreves skjema, men ikke hva eller hvor ofte.

   Kilde: Vedlegg A – Standard kontraktsvilkår punkt 4.6.2

5. I dokumentet «Kjøretøyrapportering» (ark: KJØRETØYRAPPORTERING): Hvem er rapporteringspliktig (oppdragsgiver eller leverandør), og hva er rapporteringsfrekvens utover «Første 6 måneder» (f.eks. for andre/andre kontraktsår m.v.)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Rapporteringskostnad og datainnhenting må hensyntas i tilbudet. Utdraget viser periodeinndeling og drivstoffkategorier, men det fremgår ikke hvem som rapporterer eller hvordan resten av kontraktsperioden dekkes.

   Kilde: Kjøretøyrapportering (ark: KJØRETØYRAPPORTERING)

6. I dokumentet «Kjøretøyrapportering» (ark: KJØRETØYRAPPORTERING): Hvordan skal «Antall oppdrag» beregnes/avgrenses, og hvordan skal «Drivstoff» registreres for kjøretøy som kan bruke flere energibærere (f.eks. hybrid – elektristet og fossilt): skal det rapporteres per faktisk bruk, per kjøretøyets hovedkategori, eller på annen måte?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Definisjoner påvirker kvalitet og kostnad ved rapportering samt eventuell risiko for avvik.

   Kilde: Kjøretøyrapportering (ark: KJØRETØYRAPPORTERING)

7. I Vedlegg E – Prisskjema (ark: Priser): Timeprisene skal inkludere «reisetid, parkering, forbruksmateriell, verktøy etc». Kan oppdragsgiver bekrefte at dette gjelder uansett avstand til oppdragssted, og at det ikke kommer tillegg for kjøring utover timeprisen (med mindre det er «avtalt på forhånd»)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Timeprisen må settes riktig. Uklarhet om eventuelle tillegg kan gi feil pris og senere tvist.

   Kilde: Vedlegg E – Prisskjema (ark: Priser)

8. I Vedlegg E – Prisskjema (ark: Priser): For overtid står det at timepris for overtid skal oppgis, men at dette «vil ikke være en del av evalueringen». Kan oppdragsgiver presisere hvordan og når overtidstimepris faktisk kan utløses (hvilke beslutnings-/bestillingsmekanismer kreves)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite sannsynlighet og regelverk for bruk av overtid for å prise kapasitet korrekt.

   Kilde: Vedlegg E – Prisskjema (ark: Priser)

9. I Vedlegg E – Prisskjema (ark: Priser): Ved påslag på reservedeler (innkjøpspris < 100 kr: inntil 75 %, > 100 kr: inntil 50 %): Kan oppdragsgiver bekrefte at det er leverandørens faktiske innkjøpspris etter oppnådde rabatter som skal legges til grunn, og at oppdragsgiver normalt vil godta leverandørens dokumentasjon uten krav til samtykke til tredjepart/detaljert leverandørkjedeutlevering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklaringer om beregningsgrunnlag og dokumentasjonspraksis reduserer risiko for prisavvik og etterprøving.

   Kilde: Vedlegg E – Prisskjema (ark: Priser)

10. I Vedlegg A – Standard kontraktsvilkår punkt 4.10 (Miljø og HMS) og punkt 4.9 (Menneskerettigheter i leverandørkjeden): Hvilke konkrete dokumentasjonskrav vil oppdragsgiver kreve ved kontraktsinngåelse for (i) returordning/emballasje og (ii) policys/rutiner innen 6 måneder, og finnes det maler eller akseptable standarder leverandøren kan legge til grunn?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å vite hvilke dokumenter som faktisk skal leveres og innen hvilke tidsrammer, for å unngå misforståelser som kan gi mislighold.

    Kilde: Vedlegg A – Standard kontraktsvilkår punkt 4.10 og 4.9