Utstyr til prosessering og lagring i kommunens datasenter

Dokumentet beskriver faktureringsvilkår for offentlige innkjøp, herunder når leverandør kan fakturere, betalingsfrist, krav til elektronisk faktura (EHF) og detaljerte obligatoriske felter i EHF (særlig per fakturalinje) for korrekt behandling og betaling.

• Send faktura elektronisk i standardformatet EHF til riktig organisasjonsnummer (oppdragsgivers organisasjonsnr i tabellen).Kilde: 1.1 Generelle vilkår
• Leverandør skal fakturere etter «EHF-oppsett» og oppgi egne fakturalinjer per vare/tjeneste uten å slå sammen til samlelinje.Kilde: 1.1 Generelle vilkår
• Send faktura per referanse eller bestilling (ikke samle).Kilde: 1.1 Generelle vilkår
• Ved forespørsel: lever testfaktura i XML- og PDF-format.Kilde: 1.1 Generelle vilkår
• Dersom det leveres gjennom rammeavtale: merk alle fakturaer kjøpt gjennom rammeavtale med avtalenummer; utenfor omfanget skal feltet merkes med «Ingen».Kilde: 1.2 Krav til innhold i EHF faktura (Avtalenummer)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

13.11.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Leverandøren kan ikke fakturere før leveransen er levert.Kilde: 1.1 Generelle vilkår
• Betalingsfrist: netto 30 dager etter mottak av korrekt faktura.Kilde: 1.1 Generelle vilkår
• Oppdragsgiver kontrollerer og godkjenner oppsettet før leverandøren kan starte vanlig fakturering.Kilde: 1.1 Generelle vilkår
• Mangelfulle fakturaer kan sendes tilbake til leverandør for retting; oppdragsgiver er ikke pliktig til å betale før avtaleoppfyllende faktura og fullstendig dokumentasjon foreligger.Kilde: 1.1 Generelle vilkår
• Oppdragsgiver og leverandør bærer egne kostnader for elektronisk fakturering.Kilde: 1.1 Generelle vilkår
• Ved manglende betaling i tide: leverandør kan kreve forsinkelsesrente etter forsinkelsesrenteloven.Kilde: 1.1 Generelle vilkår

• Dokumentet oppgir ingen kvalifikasjonskrav, tildelingskriterier eller kontraktsomfang (varer/tjenester) utover faktureringskrav.
• Det fremgår at faktura må være vedlagt fullstendig dokumentasjon som bekrefter leverte varer og tjenester, men dokumenttypen/innholdet i «fullstendig dokumentasjon» er ikke spesifisert i teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I punkt 1.1 står det at "Fakturaen må være vedlagt fullstendig dokumentasjon som bekrefter leverte varer og tjenester". Kan oppdragsgiver spesifisere hvilken dokumentasjon som skal vedlegges (f.eks. leveranse-/fraktdokumentasjon, time-/produksjonsunderlag, sluttdokumentasjon, sjekklister), og om dokumentasjon skal vedlegges hver enkelt fakturalinje eller per bestilling/leveranse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne prise korrekt og levere faktura uten avvisning/tilbakesending, må leverandøren vite hva som menes med «fullstendig dokumentasjon».

   Kilde: 1.1 Generelle vilkår

2. Kan oppdragsgiver bekrefte hva som regnes som "korrekt faktura" i praksis, og hvilke kriterier som typisk utløser at en faktura sendes tilbake til retting (jf. teksten om at oppdragsgiver kan sende tilbake mangelfulle fakturaer)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens interne rutiner, tidsbruk og risiko i faktureringsløpet før betaling.

   Kilde: 1.1 Generelle vilkår

3. Det står at leverandøren "aldri" skal slå sammen varer og tjenester til samlelinje, og at det skal sendes "en faktura per referanse eller bestilling". Hvordan skal dette håndteres dersom oppdragsgiver avgir én bestilling som inneholder flere delleveranser (delt levering i tid)—skal det da utstedes flere fakturaer per bestilling (en per delleveranse), eller én faktura per bestilling ved sluttlevering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uavklart faktureringslogikk for delleveranser kan gi feil antall fakturaer og øke risiko for tilbakevisning eller feil belasting.

   Kilde: 1.1 Generelle vilkår

4. I samme avsnitt står det: "Hvis oppdragsgiveren ber om det, skal leverandøren sende en testfaktura i XML- og PDF-format. Oppdragsgiveren skal kontrollere og godkjenne oppsettet før leverandøren kan begynne vanlig fakturering." Hva er forventet tidsbruk/frist for oppdragsgivers kontroll og godkjenning av testfaktura, og hvilken info må leverandøren ha klart i testfakturaen (f.eks. eksempel på artikkelnummer/UNSPSC, enhetskode, KID, referanser og MVA-satser)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tidsplan og innhold i testfase påvirker oppstart og kapasitet ved fakturering.

   Kilde: 1.1 Generelle vilkår

5. Feltet "Artikkelnummer/produktnummer/varenummer" skal være "samme som oppgitt i tilbudet" og "samme gjennom avtaleperioden". Dersom oppdragsgiver ønsker endringer i artikkelnummer (eller leverandøren får leveranse med nytt varenummer pga. produsentendring), hvordan skal dette håndteres faktureringsmessig: skal leverandøren varsle og oppdatere artikkelnummer umiddelbart, og kan oppdragsgiver kreve at endringen først fases inn fra en avtalt dato?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Krav om samsvar med tilbudsdata og prosedyre for endringer påvirker korrekt fakturering og risiko ved nummerendringer.

   Kilde: 1.2 Krav til innhold i EHF faktura (Artikkelnummer/produktnummer/varenummer)

6. I punkt 1.2 står det at klassifiseringskoden (UNSPSC) skal være et "8-sifret tall" i feltet "Klassifiseringskode". Kan oppdragsgiver bekrefte hvilken kilde/format leverandøren skal bruke for UNSPSC (og om det forventes at leverandøren bruker nøyaktig 8 siffer/inkluderer eventuelle nivåinndelinger), og om oppdragsgiver leverer en definert UNSPSC-katalog eller referanseliste som skal benyttes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil format/kilde for UNSPSC kan gi systemfeil og fakturaavvisning; leverandøren må vite forventet standard.

   Kilde: 1.2 Krav til innhold i EHF faktura (Klassifiseringskode)

7. For "Ordrenummer" og "Bestillerkode (SK-nummer)" står det ulike betingelser knyttet til om bestilling er gjort via e-handelssystem eller FAMAC. Kan oppdragsgiver beskrive hvilke felt som forventes fylt ut for hver av de aktuelle bestillingskanalene (f.eks. hva skal brukes når det foreligger både ordrenummer og rekvisisjonsnummer), og hvem skal leverandøren kontakte dersom feltene mangler i bestillingen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklarhet i hvilke referanser som skal fylles ut avhenger av bestillingskanal, og kan påvirke korrekt adressering/avstemming i økonomisystem.

   Kilde: 1.2 Krav til innhold i EHF faktura (Ordrenummer, Bestillerkode (SK-nummer))

8. I "Forfallsdato" står det at forfallsdatoen skal være 30 dager etter fakturadato. Samtidig sier punkt 1.1 at betalingsfrist er netto 30 dager etter mottak av korrekt faktura. Kan oppdragsgiver avklare om netto 30 dager skal regnes fra fakturadato (slik det fremgår i EHF-feltet PaymentDueDate) eller fra oppdragsgivers mottak av faktura (etter eventuell kontroll/godkjenning)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker når leverandøren kan forvente betaling og hvordan «korrekt faktura»-kontroll slår inn i betalingstid.

   Kilde: 1.1 Generelle vilkår og 1.2 Krav til innhold i EHF faktura (Forfallsdato)

9. Det står at "Leverandøren skal fakturere etter oppsettet under punktet 'EHF-oppsett'", og at oppdragsgiver skal kontrollere og godkjenne oppsettet før vanlig fakturering. Kan oppdragsgiver vise/henvise til hvor "EHF-oppsett" er dokumentert (og eventuelt sende vedlegg/eksempel), og bekrefte om det finnes en mal for hvilke feltverdier som alltid skal settes for denne konkrete leverandøren/avtalen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger selve EHF-oppsettet/malgrunnlaget for å kunne produsere faktura med riktig feltstruktur fra dag én.

   Kilde: 1.1 Generelle vilkår