Vintervedlikehold av kommunale veier

Flakstad kommune anskaffer vintervedlikehold for kommunale veier og plasser gjennom vintersesongene 2026/2027–2029/2030 (kontraktsperiode 15.10.2026–30.04.2030) med opsjon på inntil to forlengelser à ett år. Oppdraget er inndelt i fire geografiske roder (tilbud kan gis på én eller flere), med krav til beredskap (døgnkontinuerlig), gjennomføring (brøyting/strøing/fresing m.m.), dokumentasjon (ukentlige statusrapporter og logg/journal), utstyr (maskinoversikt), samt spesifikke krav til responstid/igangsetting (min. snødybder, ferdigbrøytet innen kl. 07:00 for prioriterte bygg/parkering). Tildeling skjer etter pris (100%).

• Tilbyder skal være lovlig etablert foretak og registrert i Enhetsregisteret og Foretaksregisteret, der dette er påkrevd. Tilbyder skal ha ordnede skatte- og avgiftsforhold.

  Dokumentasjon: Skatteattest og merverdiavgiftattest (skatte-/avgiftattest utstedt av Skatteetaten, ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist).

  Kilde: Kap. 4.1 (Kvalifikasjonskrav)
• Tilbyder skal ha etablert system for helse, miljø og sikkerhet (HMS) i samsvar med gjeldende regelverk.

  Dokumentasjon: Utfylt og signert HMS-egenerklæring (Vedlegg 3).

  Kilde: Kap. 4.2
• Tilbyder skal ha relevant erfaring fra gjennomføring av tilsvarende vintervedlikeholdsoppdrag.

  Dokumentasjon: Oversikt over relevante referanseoppdrag (for hvert oppdrag: oppdragsgiver, kontraktsperiode, kort beskrivelse, kontaktperson med telefon og e-post).

  Kilde: Kap. 4.3
• Tilbyder skal ha økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre kontrakten.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering (ikke eldre enn 3 mnd) av godkjent institusjon eller annen dokumentasjon som viser tilfredsstillende økonomisk/finansiell kapasitet, samt dokumentasjon på gyldig ansvarsforsikring som dekker relevante skader.

  Kilde: Kap. 4.4

• Tilbud skal leveres elektronisk gjennom kommunens konkurransegjennomføringsverktøy (Mercell), innen tilbudsfristen (tilbud mottatt etter fristen avvises med mindre annet følger av regelverket).Kilde: Kap. 8.1
• Tilbudsstruktur: Tilbudet skal settes opp med Tilbudsbrev (signert), Vedlegg 1 – Prisskjema, Vedlegg 2 – Rodebeskrivelse, Vedlegg 3 – HMS-egenerklæring, Vedlegg 4 – Maskinoversikt og evt. andre dokumenter.Kilde: Kap. 8.2
• Priser: Prisskjema (Vedlegg 1) med oppgitt pris per rode i NOK ekskl. mva og som gjelder per vintersesong. Hvilke roder som tilbys/evt. samlet pris/betingelser/forbehold skal fremgå tydelig av Vedlegg 1.Kilde: Kap. 8.2 og Vedlegg 1
• HMS-dokumentasjon: HMS-egenerklæring (Vedlegg 3) skal leveres utfylt og signert.Kilde: Kap. 8.2 og kap. 4.2
• Maskin/dokumentasjon: Maskinpark, vinterutstyr, reservekapasitet og stasjoneringssteder skal dokumenteres i Vedlegg 4 – Maskinoversikt (skal leveres som del av tilbudet).Kilde: Kap. 5.4 og kap. 8.2
• Eventuell bruk av underentreprenører: Oppgi i Vedlegg 1 om underentreprenører vil benyttes (og ved ja: firma, oppgave, rode).Kilde: Vedlegg 1 – Prisskjema
• På forespørsel/avklaringer: Spørsmål til konkurransen skal stilles skriftlig i Mercell; svar publiseres anonymisert (ingen forventning om dialog).Kilde: Kap. 3.2 og 3

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

21.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Kontraktsperiode: 15. oktober 2026 til 30. april 2030; vinterberedskap opprettholdes så lenge vær-/føreforhold tilsier behov til oppdragsgiver varsler avslutning for sesongen.Kilde: Kap. 2 (driftsperiode) og Kap. 7.1
• Beredskap: Døgnkontinuerlig beredskap fra 15. oktober til 30. april, med kontinuerlig overvåking av vær- og føreforhold.Kilde: Kap. 5.2
• Møte/rapportering og klagehåndtering: Ukentlige statusrapporter hver mandag; vakttelefon skal betjenes slik at publikum kan henvende seg til entreprenør; journal over henvendelser (dato/tid/sted/sak/avs./tiltak) som inngår i ukentlig statusrapport.Kilde: Kap. 5.1
• Tjenestekrav til framkommelighet og sikkerhet: Sørge for at kommunale trafikkarealer til enhver tid er framkommelige og trafikksikre; brøyting/fresing/strøing slik at det ikke oppstår farlige forhold, innsnevringer eller opphopning av snø/is; snø og is skal ikke hindre adkomst, dekke sluk/stikkrenner eller redusere trafikksikkerhet.Kilde: Kap. 5.1
• Brøyting: Normalt iverksette brøyting ved snødybde >5 cm på kommunale veier og >5 cm på parkeringsplasser/helsebygg/skoleområder/barnehager/øvrige høyprioritetsobjekter; brøyting for prioriterte kommunale bygg og parkeringsplasser ferdigbrøytet innen kl. 07:00 hver dag.Kilde: Kap. 5.2
• Forebygging ved varslede værskifter: krav til tiltak ved bl.a. regn på kald bakke, underkjølt nedbør, smelting/gjenfrysing, lokal isdannelse, kraftig vind/drivsnø; tiltak ved ekstraordinære værforhold med prioritering iht. rodebeskrivelser.Kilde: Kap. 5.2
• Kvalitetskrav: veibanen skal normalt fremstå som bar asfalt eller jevnt og sikkert snødekke uten farlige spor/kanter/oppbygning av is; prioriterte områder (parkeringsplasser, gangarealer, inngangspartier) skal holdes tilgjengelige og sikre gjennom hele vintersesongen; opphoping av snø som reduserer framkommelighet/sikt/sikkerhet skal fjernes/håndteres uten ugrunnet opphold.Kilde: Kap. 5.3
• Merking/brøytestikker: Sette opp brøytestikker senest 10. oktober og ta ned senest 15. mai (med mindre annet avtales); brøytestikker skal ha refleks og kontrolleres/rettes/suppleres/erstattes; manglende oppsetting/vedlikehold/nedtaking anses som kontraktsavvik.Kilde: Kap. 5.5
• Strøing og miljø: Strøing når nødvendig for framkommelighet/trafikksikkerhet, særlig fokus på utvalgte områder; strømiddel skal være egnet og benyttes slik at nødvendig effekt oppnås og unødvendig miljøbelastning begrenses; forebyggende arbeid ved risikoforhold.Kilde: Kap. 5.6
• Utstyrskrav: Disponere egnet/tilstrekkelig maskiner og utstyr til rodene det gis tilbud på, tilpasset lokale forhold; teknisk stand/vedlikehold; reservekapasitet ved sykdom/maskinhavari/ekstraordinære værforhold; dokumenteres i Vedlegg 4.Kilde: Kap. 5.4
• Skraping og grusing (tillegg/opsjonell bestilling): Oppdragsgiver kan bestille skraping og grusing av kommunale grusveier; inngår ikke i ordinært vintervedlikehold og utføres kun etter skriftlig bestilling; pris oppgis i Vedlegg 1 (enhetspriser) for avregning.Kilde: Kap. 5.7
• Kontroll, sanksjoner og avvik: oppdragsgiver kan kontrollere gjennom hele perioden; avvik kan gi økonomiske trekk per vintersesong (tabell) med grense 30 % av sesongvederlag for roden. Varsel og uttalerett før økonomiske sanksjoner.Kilde: Kap. 7.3
• Endringer/tillegg: Oppdragsgiver kan bestille mindre endringer og tilleggstjenester (bl.a. skraping/grusing) etter skriftlig bestilling/avtale før oppstart, med unntak ved behov for umiddelbar innsats av hensyn til liv/helse/vesentlige verdier.Kilde: Kap. 7.4
• Prisregulering: reguleres én gang per år før oppstart av ny vintersesong (virkning 1. oktober); første prisregulering 1. oktober 2027.Kilde: Kap. 7.5
• Fakturering/sluttoppgjør: sesongvederlag i 7 like terminer; siste termin er sluttoppgjør; før sluttoppgjør skal bl.a. brøytestikker være tatt ned, påkrevd dokumentasjon levert, skader meldt/avklart og trekk/sanksjoner behandlet.Kilde: Kap. 7.6
• Skader/dokumentasjon/ansvar: dokumentasjon av tilstand før sesongstart (foto/video) innen 10. oktober; varslingsplikt ved skade; ansvar for skader forårsaket av utførelse med unntak der skaden dokumenteres å ha eksistert eller skyldes forhold utenfor entreprenørens kontroll; ansvarsforsikring begrenser erstatningsansvar.Kilde: Kap. 7.8

• Dokumentet oppgir ikke eksplisitt tilbudsfristdato (kun at fristen fremgår av kunngjøringen).
• Ingen nærmere prismodell/metode for beregning av evalueringspris er beskrevet i utdraget utover at pris evalueres etter 'Pris 100 %' og at roder prises per vintersesong.
• Kap. 5.6 inneholder et punkt «Tomgangskjøring» uten videre spesifikasjon i utdraget (kravstekst er ikke fullstendig).
• Det er nevnt plan for gjennomføring og beredskap i Vedlegg 6, men Vedlegg 6 er ikke oppført i vedleggsliste (obligatorisk/ikke-obligatorisk er derfor uklar i utdraget).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I kapittel 8.1 står at tilbudsfrist fremgår av kunngjøringen. Kan oppdragsgiver bekrefte nøyaktig dato og tidspunkt (tidssone) for tilbudsfristens utløp, slik at vi kan sikre korrekt innlevering i Mercell?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Unngår risiko for feillevering ved at tid og tidssone må være helt korrekt.

   Kilde: 8.1 Tilbudsfrist

2. I kapittel 6 er tildelingskriteriet «Pris 100 %», men i utdraget er det ikke beskrevet hvordan evalueringsprisen beregnes utover at roder prises per vintersesong. Kan oppdragsgiver presisere evalueringsmetoden: hvordan summeres/vektes rodepriser ved tilbud på flere roder, og eventuelt hvordan «Tilleggsarbeider»/enhetspriser påvirker (eller ikke påvirker) evalueringen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå evalueringslogikken for å prise riktig og unngå tilbudsstrategier som ikke slår ut i poeng.

   Kilde: 6. Tildelingskriterier

3. I kapittel 5.6 om strøing og miljøhensyn fremgår det punktet «Tomgangskjøring», men selve kravet/kravene er ikke inkludert i utdraget. Kan oppdragsgiver utdype hvilket konkrete krav som gjelder (f.eks. maks tomgangstid, dokumentasjonskrav, eventuell sanksjon) og hvor i konkurransegrunnlaget det er nærmere spesifisert?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tomgangskjøring kan gi vesentlige kost/risiko; leverandøren trenger konkrete krav for å kunne planlegge og prise.

   Kilde: 5.6 Strøing og miljøhensyn

4. I kapittel 5.2 står at «Hvordan kravene i dette punktet oppfylles skal beskrives i Vedlegg 6 – Plan for gjennomføring og beredskap», men Vedlegg 6 fremgår ikke av vedleggsliste. Kan oppdragsgiver bekrefte om Vedlegg 6 er obligatorisk vedlegg, og i så fall oversende/oppgi hvor det finnes og eventuelt hvilket format som skal benyttes i tilbudet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Beredskapsplanen kan være del av tilbudsvurderingen/kravoppfølging; uklarhet kan gi feil utfylling av tilbudet.

   Kilde: 5.2 Responstid og beredskap

5. I kapittel 5.2 fremgår normalt brøyting ved snødybde 5 cm, samt at brøyting ved prioriterte kommunale bygg og parkeringsplasser skal være ferdigbrøytet innen kl. 07.00 hver dag. Kan oppdragsgiver avklare responstid/ferdig-tid som gjelder for øvrige objekter/roder når snødybdegrensen nås (og om responstid skal forstås som «oppstart» eller «ferdigbrøytet»)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Presis tolkning av «normalt» og «ferdigbrøytet» påvirker bemanning, maskinkapasitet og pris.

   Kilde: 5.2 Responstid og beredskap

6. I kapittel 5.2 står at entreprenøren skal overvåke vær og iverksette tiltak, og at ved tung/snøsludd/våt snø skal tiltak iverksettes før snødybdene er nådd. Kan oppdragsgiver beskrive hvilke terskler eller typetilfeller (f.eks. underkjølt nedbør, regn på kald bakke, drivsnø) som forventes utløser «før snødybden», og hvordan dette dokumenteres i ukentlig statusrapport?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Forutsigbare terskler er nødvendig for å prise riktig beredskap uten overdimensjonering.

   Kilde: 5.2 Responstid og beredskap

7. I kapittel 5.1 står at ukentlige statusrapporter skal leveres hver mandag, og at journal for henvendelser skal inngå i rapporteringen. Kan oppdragsgiver presisere hva som menes med «hver mandag» (gjelder det hele sesongen, også ved helligdager/helgeavvik), og hvilket minimumsinnhold eller malformat som forventes for statusrapporten?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Rapporteringsfrekvens og formatstyring påvirker administrativ ressurs og kvalitet i leveransen.

   Kilde: 5.1 Generelle krav til leveransen

8. I kapittel 7.3 fremgår økonomiske sanksjoner («Trekk per vintersesong») med beløpsnivå per 1. avvik, 2. avvik osv. Kan oppdragsgiver avklare hvordan «avvik» telles i praksis (antall hendelser vs. antall objekter vs. antall rapporterte brudd), og om samme type forhold kan gi flere avvik samme uke/måned?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Sanksjonsrisiko må kvantifiseres; uklar avvikstopping kan gjøre risikoen uforutsigbar.

   Kilde: 7.3 Kontroll, sanksjoner og oppfølging

9. I kapittel 7.6 står at sesongvederlaget utbetales i syv like terminer, og at entreprenøren kan fakturere én termin per måned i perioden oktober til april. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke måneder/terminer som utgjør de syv like terminer, og om det er krav om frist for innsending av faktura (f.eks. innen bestemt dato i måneden)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å sikre riktig likviditetsplanlegging og korrekt fakturering må terminperiodene og praksis være tydelig.

   Kilde: 7.6 Fakturering og dokumentasjon

10. I kapittel 7.1 og 7.6 står at entreprenøren skal opprettholde beredskap så lenge vær- og føreforhold tilsier det, og at oppstart/avslutning styres av oppdragsgiver. Kan oppdragsgiver beskrive forventet praksis for sesongstart og -avslutning (dato for når beredskap normalt «kan avsluttes»), og hvordan dette påvirker avregning dersom sesongen i praksis blir kortere/lengre?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Tidsstyrt beredskap påvirker kost og kan ha implikasjoner for hvordan «sesongvederlaget» for roder skal forstås i uvanlige vintre.

    Kilde: 2. Driftsperiode samt 7.1 Kontraktsperiode og 7.6 Fakturering og dokumentasjon