Konkurranse - Kjøp av polikliniske tjenester - Psykisk helsevern

Helse Nord RHF (Helse Nord) inviterer til konkurranse om kjøp av polikliniske tjenester innen psykisk helsevern for pasienter fra 16 år og oppover. Avtalen gjelder polikliniske konsultasjoner med leveringssted Tromsø og Bodø. Mål: 14 000–16 000 konsultasjoner per år (mål, ikke garanti). Avtalevarighet 4 år, oppstart tentativt senest 01.02.2027 i Tromsø og 04.06.2027 i Bodø. Oppdragsgiver skal kun inngå avtale med én leverandør. Etiske krav til leverandør følger vedlegg til avtalen (menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, forbud mot barne-/tvangsarbeid, diskriminering, organisasjonsfrihet m.m., samt oppfølging og brudd/utbedring).

• Tilbyder skal være en lovlig etablert virksomhet.

  Dokumentasjon: Norsk tilbyder: oppdatert firmaattest. Selskap under stiftelse: stiftelsesdokument. (Konkurransegrunnlag pkt. 4.2.1)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.2.1
• Tilbyder skal ha ordnede forhold mht. skatt og merverdiavgift.

  Dokumentasjon: Attest for merverdiavgift og skatt, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. (Konkurransegrunnlag pkt. 4.2.2)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.2.2
• Tilbyder skal ha forsvarlig yrkesmessig vandel.

  Dokumentasjon: Ved rettskraftig dom siste 5 år for korrupsjon/bedrageri/hvitvasking eller straffbare forhold som angår yrkesmessig vandel: redegjørelse for dom og saksforhold. Ellers: signere egenerklæring (Vedlegg 3 Tilbudsbrev). (Konkurransegrunnlag pkt. 4.2.3)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.2.3
• Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å gjennomføre kontraktsforpliktelsene.

  Dokumentasjon: Siste avlagte årsregnskap med årsberetning og revisorberetning til Brønnøysundregisteret, ev. nyere opplysninger. Ev. annet relevant dokument (f.eks. morselskapsgaranti). (Konkurransegrunnlag pkt. 4.3.1)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.3.1
• Tilbyder må ha erfaring med leveranser av sammenlignbar art og omfang.

  Dokumentasjon: Oversikt over relevante leveranser siste 3 år, inkl. navn på oppdragsgiver og økonomisk omfang. (Konkurransegrunnlag pkt. 4.4.1)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.4.1
• Tilbyder skal styre virksomheten i henhold til forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten.

  Dokumentasjon: Egenerklæring og kopi av (kun) innholdsfortegnelse for systemets dokumentasjon. (Konkurransegrunnlag pkt. 4.5.1)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.5.1
• Tilbyder skal ha oversikt over alvorlige hendelser i egen virksomhet.

  Dokumentasjon: Oversikt over myndighetstilsyn de siste tre årene. (Konkurransegrunnlag pkt. 4.6.1)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.6.1
• Tilbyders lokaler må være sikret gjennom hele avtaleperioden (inkl. opsjonsår).

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på eierforhold. Leide lokaler: leieavtale for hele avtaleperioden inkl. opsjonsår. Nyetablerte: kopi av intensjonsavtale el. tilsvarende som viser konkret prosess mht. lokaler i helseregionen for hele avtaleperioden inkl. opsjonsår. (Konkurransegrunnlag pkt. 4.6.2)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.6.2
• Tilbyder skal ikke ha ansatt personell som kan komme i habilitetskonflikt med helseforetakene i Helse Nord.

  Dokumentasjon: Bekreftelse på at helsepersonell med hovedarbeidsforhold i Helse Nord har registrert biervervet hos hovedarbeidsgiver, jf. hpl. § 19. (Konkurransegrunnlag pkt. 4.6.3)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.6.3
• Tilbyder skal være tilknyttet Norsk helsenett, eller fra avtaleoppstart ha slik tilknytning for alle leveringsadresser i tilbudet.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på tilknytning til Norsk Helsenett, eller at tilbyder er i prosess for å knytte seg til Norsk Helsenett. (Konkurransegrunnlag pkt. 4.6.4)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.6.4
• Utførende personell skal til enhver tid ha nødvendige autorisasjoner og godkjenninger for yrkesgruppen/spesialiteten.

  Dokumentasjon: Egenerklæring om at leverandøren sikrer at personell har nødvendige autorisasjoner/godkjenninger. (Konkurransegrunnlag pkt. 4.6.5)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.6.5
• (Etisk krav, avtalemessig) Leverandør skal respektere menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø i egen virksomhet og leverandørkjeden; skal også påse at underleverandører etterlever kravene.

  Dokumentasjon: Kravet gjelder som avtaleforpliktelse i Bilag 1 til avtalen – Etiske krav til leverandøren. Dokumentasjons-/oppfølging skjer etter oppfordring (egenrapportering, kontroll, sertifisering etc.). (Bilag 1 punkt 1 og 6)

  Kilde: Bilag 1 til avtalen – Etiske krav til leverandøren pkt. 1 og 6

• Tilbudsbesvarelsen skal leveres med angitt struktur i separate dokumenter (ikke i zip).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.2
• Vedlegg/innlevering: Kravspesifikasjonen (Vedlegg 1) som del av tilbudets separate dokumenter.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.2
• Vedlegg/innlevering: Leverandørens besvarelse av kravspesifikasjonen (Vedlegg 2) i samme format, ett dokument merket med tilbyders navn, samt ev. rutiner/prosedyrer samlet som vedlegg 2a og referanser samlet som vedlegg 2b.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.2
• Tilbudsbrev (Vedlegg 3) skal fylles ut, dateres og signeres av bemyndiget person. Forbehold skal fremgå tydelig og ordet «forbehold» skal gå frem av teksten.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.2
• Svarskjema CV (Vedlegg 4) skal fylles ut og leveres. Skal maksimalt være på to sider.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.2
• Pris (Vedlegg 5) skal fylles ut og signeres av person som kan forplikte virksomheten. Leveres i Excel og PDF-format.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.2
• Sladdet versjon av tilbudet (jf. Vedlegg 8) skal leveres, med begrunnelse for sladding som eget dokument.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.2
• Dersom ingen taushetsbelagt informasjon: Tilbudsbrev (Vedlegg 3) skal eksplisitt bekreftes at ingen deler av tilbudet er taushetsbelagt (kryss).Kilde: Vedlegg 3 Tilbudsbrev (Offentlig innsyn i tilbud)
• Vedståelsesfristbekreftelse: Tilbudsbrev skal bekrefte at tilbudet i sin helhet vedstås til 24.12.2026 (oppgitt i konkurransegrunnlaget) og det skal bekreftes iht Vedlegg 3.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.3.1 og Vedlegg 3 Tilbudsbrev
• Ved bruk av støtte fra andre foretaks økonomiske/faglige kapasitet: Forpliktelseserklæring skal innleveres ved leveringsfristen.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.1
• (Etisk oppfølging/etterlevelse) På oppfordring fra oppdragsgiver skal dokumentasjon for lønns- og arbeidsvilkår og ansattes rettigheter fremlegges via egenrapportering og/eller oppfølgingssamtaler og/eller uavhengig kontroll og/eller 3.parts sertifisering (SA8000 eller tilsvarende) og/eller arbeids- og lønnsavtaler/vilkår (gjelder også underleverandører).Kilde: Bilag 1 til avtalen – Etiske krav til leverandøren pkt. 5 og 6

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

24.09.2026

Språk

norsk, English

• Leverandør skal rette opp avtalebrudd innen frist bestemt av oppdragsgiver (så lenge fristen ikke er urimelig kort). Rettelser skal dokumenteres skriftlig på den måten oppdragsgiver bestemmer. Manglende utbedring anses som vesentlig mislighold.Kilde: Bilag 1 til avtalen – Etiske krav til leverandøren pkt. 7 (Brudd)
• Ved avtaleklausul om lønns- og arbeidsvilkår: Leverandør skal på forespørsel dokumentere lønns- og arbeidsvilkår til ansatte som medvirker til å oppfylle avtalen; manglende etterlevelse medfører mislighold og kan gi tilbakehold av deler av avtaltsummen.Kilde: Bilag 1 til avtalen – Etiske krav til leverandøren pkt. 5 (Lønns- og arbeidsvilkår)
• Påseplikt: Leverandør plikter å påse at underleverandører etterlever etiske minstekrav i avtalen.Kilde: Bilag 1 til avtalen – Etiske krav til leverandøren pkt. 1 (Etiske krav - avtalvilkår)
• Etiske minimumskrav: respekt for FNs verdenserklæring om menneskerettigheter, etterlevelse av nasjonal arbeidslovgivning og ILO-kjernebestemmelser; forbud mot barnearbeid og tvangsarbeid/slavearbeid; forbud mot diskriminering; rett til organisasjonsfrihet og kollektive forhandlinger.Kilde: Bilag 1 til avtalen – Etiske krav til leverandøren pkt. 2-4
• Oppfølging/kontroll: Leverandør skal påse etterlevelse og dokumentere på oppfordring via egenrapportering og/eller oppfølgingssamtaler og/eller uavhengig kontroll og/eller 3.parts sertifisering (SA8000 eller tilsvarende) og/eller arbeids- og lønnsavtaler/vilkår. Oppgaven omfatter også underleverandører.Kilde: Bilag 1 til avtalen – Etiske krav til leverandøren pkt. 6

• Konkurransegrunnlaget viser til Vedlegg 6 Avtale, men selve avtalens mislighold/kontraktsbestemmelser utover etiske krav er ikke inkludert i utdraget. Etiske krav (Bilag 1) er derimot detaljert, men øvrige kontraktsvilkår kan ikke trekkes ut uten Vedlegg 6/Avtale-teksten.
• Vedlegg 3 Tilbudsbrev-tekst i utdraget viser vedståelsesfrist «07.04.2025 kl. 12.00», som ser inkonsistent ut med konkurransegrunnlagets «24.12.2026»; kilden(e) i utdraget gir ikke forklaring på avviket.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransegrunnlaget oppgis forventet antall konsultasjoner per år til 14 000–16 000 (pkt. 2.2), og det fremgår at omfanget kan nedjusteres som følge av planlagte tildelinger av avtalespesialister i avtaleperioden (pkt. 2.1). Kan oppdragsgiver presisere hvilket aktivitetsnivå som er lagt til grunn for pris- og evalueringsgrunnlaget (herunder beregning av gjennomsnittspris per konsultasjon), og hvordan dette vil bli justert dersom volumet nedjusteres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hvilket volum som faktisk skal brukes til å prise og til å underbygge sammenlignbar evaluering, særlig når avtalen eksplisitt kan nedjusteres.

   Kilde: pkt. 2.1, pkt. 2.2 og pkt. 7.2

2. Avtalens oppstart er beskrevet som «tentativt senest 01.02.2027 i Tromsø» og «tentativt senest 04.06.2027 i Bodø» (pkt. 2.3). Hva er planlagt faktisk oppstartsdato/oppstartstidspunkt per sted, og fra hvilken dato forventes leverandør å være full operativ med kapasitet i hver leveranseby?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppstart påvirker etableringskostnader, bemanning og leveransekritiske prosesser, og leverandøren må kunne planlegge og prise korrekt.

   Kilde: pkt. 2.3

3. Kontraktsperioden er 4 år, og oppdragsgiver har opsjon i tid med ensidig rett til forlengelse på inntil 1+1 år (pkt. 2.3.1). Kan oppdragsgiver bekrefte om pris/avtalebetingelser i opsjonsperiodene videreføres uendret, eller hvilke prisjusteringsmekanismer som eventuelt gjelder i opsjonsårene? (Vis gjerne til konkret punkt i Vedlegg 6 Avtale).

   Hvorfor det er verdt å spørre: Opsjon i tid innebærer risiko for pris og økonomisk ramme for leverandør; dette må avklares før tilbud for å unngå vesentlige forbehold.

   Kilde: pkt. 2.3.1 og pkt. 2.4 / Vedlegg 6 Avtale

4. Oppdragsgiver kan be om økt volum med inntil 50 % av den årlige økonomiske rammen (pkt. 2.3.2). Kan oppdragsgiver presisere (1) hvordan økt volum varsles (varslingsfrist utover «gjennomføre kapasitetsutvidelsen»), (2) om økningen gjelder begge byer eller primært Bodø/Tromsø, og (3) om pris per konsultasjon i kapasitetsutvidelsen skal være lik prisen i basisvolumet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Økt volum kan endre kapasitet, rekruttering og kostnadsdriver; leverandøren må kjenne mekanikk og prisvirkning for å prise riktig.

   Kilde: pkt. 2.3.2 og pkt. 7.2

5. Tildelingskriteriene beskriver «beste forholdet mellom kvalitet og pris», og oppgir at kvalitet vurderes bl.a. etter faglig innhold, krav til behandlingstilbudet, utførende personells kompetanse/erfaring, rutiner for samarbeid samt forbedringsarbeid, herunder pasientens medvirkning, sikkerhet og personvern (pkt. 7.2). Kan oppdragsgiver beskrive evalueringsmetoden konkret: hvordan vil hvert underpunkt bli scoret/vektet, og hvilke dokumentasjonskrav i Vedlegg 1 (Kravspesifikasjon) og Vedlegg 2 (Leverandørens besvarelse) vil bli lagt til grunn?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig vekting/scoremetode kan gi feilprising og feil fokus i tilbudet; leverandøren trenger konkret evalueringslogikk før innsending.

   Kilde: pkt. 7.1 og pkt. 7.2

6. Vedlegg 3 Tilbudsbrev i utdraget viser vedståelsesfrist «07.04.2025 kl. 12.00», mens konkurransegrunnlaget oppgir vedståelsesfrist 24.12.2026 (pkt. 5.3.1). Hva er korrekt vedståelsesfrist som gjelder for tilbudet, og vil oppdragsgiver korrigere/avklare dette i Mercell før tilbudsfristen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Inkonsistens i frister kan skape prosessrisiko (avvisning eller ugyldighet); leverandøren må ha ett sikkert svar før tilbud.

   Kilde: pkt. 5.3.1 og Vedlegg 3 Tilbudsbrev

7. Kommunikasjon i prosessen skal skje via Mercell (pkt. 3.1.2), og tilbudskonferanse avholdes ikke (pkt. 3.1.3). Kan oppdragsgiver bekrefte om det gis anledning til å stille spørsmål etter publisering av svar (tilleggsinformasjon), og i så fall om det er planlagt én eller flere runder med spørsmål/svar, eller kun den ene fristen 17.09.2026 kl. 12.00?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvor langt avklaring kan gå etter første spørsmål, spesielt der dokumentutdrag kan være krevende å tolke.

   Kilde: pkt. 3.1.2, pkt. 3.1.3 og pkt. 5.3

8. Krav til lokaler i hele avtaleperioden (inkl. opsjonsår) er beskrevet i pkt. 4.6.2, og det fremgår at nyetablerte virksomheter kan dokumentere med intensjonsavtale «i en konkret prosess mht. lokaler innen helseregionen for hele avtaleperioden, herunder opsjons år». Kan oppdragsgiver presisere hva som forventes som dokumentasjon i en slik fase (f.eks. om det kreves bindende leieavtale for opsjonsår eller tilstrekkelig intensjon), og om lokaler må være i Tromsø og Bodø spesifikt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Lokalkravet er egnethetskritisk og kan være vanskelig å dokumentere for opsjonsår; leverandøren trenger konkrete forventninger for å unngå tilbudsavvisning.

   Kilde: pkt. 2.2, pkt. 4.6.2 og pkt. 2.4

9. Krav til tilknytning til Norsk helsenett (pkt. 4.6.4): Kan oppdragsgiver utdype hva som anses som «i prosess» (f.eks. bekreftelse fra aksessleverandør/helseforetak, datert bestilling, tidsplan), og om det må foreligge dokumentert tilknytning senest ved avtaleoppstart eller kan ferdigstilles innen en overgangsperiode etter oppstart?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tilknytning kan være kritisk og tidskritisk; leverandøren må vite akseptabel fremdrift og dokumentasjonskrav knyttet til oppstart.

   Kilde: pkt. 4.6.4 og pkt. 2.3

10. Konkurransegrunnlaget sier at det ikke er anledning til å ta «vesentlige forbehold» (pkt. 5.4), men avtalens øvrige kontraktsvilkår utover etiske krav fremgår ikke i utdraget. Kan oppdragsgiver oversende eller peke til konkrete punkter i Vedlegg 6 Avtale hvor leverandøren typisk vil måtte ta hensyn for å unngå «vesentlige» avvik/forbehold (f.eks. mislighold, ansvar, prisjustering, oppsigelse/heving), slik at tilbydere kan vurdere risiko før innsending?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Siden avtalens misligholds-/risikobestemmelser ikke er synlige i utdraget, trenger leverandøren målrettet avklaring for å sikre tilbudets forenlighet og risikoprofil.

    Kilde: pkt. 5.4 og pkt. 2.4 (Vedlegg 6 Avtale)