Bedriftshelsetjenester for Bodø kommune

Rammeavtale om kjøp og levering av bedriftshelsetjenester til Bodø kommune og tilknyttede driftsenheter/kommunale foretak (KF). Avtalen gjelder innenfor definert omfang, uten kjøpsplikt (kunden er ikke forpliktet til fast volum). Kontrakter (avrop) tildeles direkte til én leverandør via elektronisk bestillingsløsning. For oppdrag over kr 50 000 ekskl. mva. skal leverandør utarbeide skriftlig oppdragsavtale som må godkjennes av oppdragsgiver før oppstart. Rammeavtalen har varighet 4 år, med opsjon på forlengelse (maks 6 år totalt).

• Leverandørens utfylling av bilag: fylle ut Bilag 1 Vedlegg 1 – Kundens kravspesifikasjon og Leverandørens løsningsbeskrivelse (inkl. felter som skal kompletteres i dokumentet).Kilde: Bilag 1 / Leverandørens besvarelse (Bilag 1, Vedlegg 1) + Bilag 1 omtale av at leverandøren skal fylle ut vedleggene
• Fylle ut Bilag 5 Vedlegg 1 – Prisskjema (fylle ut alle tomme felt).Kilde: Bilag 5 / Leverandørens besvarelse (Bilag 5 Vedlegg 1)
• Ved levering av tilbud: signere Tilbudsskjema og oppgi/utfylle opplysninger om leverandør, kontaktperson, signaturfullmakt samt avkrysninger om taushetsplikt/avvik/konstellasjon.Kilde: Vedlegg 1 - Tilbudsskjema – Bedriftshelsetjenester til Bodø kommune
• Om avkrysset konstellasjon: utfylle fordeling og angivelse av underleverandør(er) eller part(er) i samarbeidende konstellasjon.Kilde: Vedlegg 1 - Tilbudsskjema – Informasjon om leverandørkonstellasjon

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

24.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Avtalens omfang: rammeavtalen skal dekke kundens behov for bedriftshelsetjenester til riktig kvalitet og kostnadseffektiv og samfunnsansvarlig måte (krav utover bilag 1 kan fremgå av den enkelte avropskontrakt).Kilde: Bilag 1 / Avtalens punkt 1.1 Formål og omfang
• Ingen kjøpsplikt: kunden er ikke forpliktet til å kjøpe et bestemt volum i avtaleperioden.Kilde: Bilag 1 / Bilag 1 punkt om volum/ikke forpliktet
• Avrop tildeles direkte til leverandør ved behovsspesifisert avrop/bestilling, gjennom partenes elektroniske bestillingsløsning, utført/formalisert av bemyndiget representant for kunden.Kilde: Bilag 2 / Avtalens punkt 2.1 Tildeling av kontrakter (prosedyre for avrop)
• Oppdrag utenfor avtalens omfang krever skriftlig forhåndsgodkjenning fra HR-sjef eller bemyndiget.Kilde: Bilag 2 / Gjennomføring av direkte avrop/bestillinger
• Ved oppdrag med estimert verdi > kr 50 000 ekskl. mva. skal leverandør utarbeide skriftlig oppdragsavtale før igangsettelse; oppdragsavtalen skal godkjennes av oppdragsgiver og minst angi angitte punkter (formål, leveranse, fagressurser, estimert timeforbruk/kostnad, fremdrift/leveringstid). Ved vesentlige endringer: varsle og innhente ny godkjenning før videre arbeid.Kilde: Bilag 2 / Oppdragsavtale ved større oppdrag
• Leverandør skal besvare kundens henvendelser skriftlig innen 2 virkedager; ved oversittelse dagmulkt NOK 1 500 per dag (begrensning).Kilde: Bilag 4 / Avtalens punkt 3.1 Plikt til å svare på henvendelser
• Tilbudsplikt ved ethvert avrop/bestilling i avtaleperioden: leverandør plikter å inngi skriftlig tilbud, med mindre saklig begrunnet unntak; gjentatte brudd gir kunden adgang til å heve avtalen.Kilde: Bilag 4 / Avtalens punkt 3.2 Tilbudsplikt
• Leverandør plikter å gjennomføre nødvendige forberedelser og opprettholde systemer/rutiner/dokumentasjon for å ivareta krav i avropskontrakten gjennom hele perioden (implementering, løpende oppfølging, avvikling).Kilde: Bilag 4 / Gjennomføring og oppfølging av Avtalen
• Implementering av bestillingsløsning: leverandør skal (sammen med kunden) umiddelbart etter kontraktsinngåelse implementere bestillingsløsning; endringer/innhold styres av kunden; leverandør kan ikke endre innhold/omfang/priser uten skriftlig forhåndsgodkjenning. Manglende etterlevelse/implementering er vesentlig mislighold, og kunden kan ilegge kontraktsmessige bøter/dagbøter med satser oppgitt.Kilde: Bilag 4 / Bestillingsløsning – Implementering bestillingsoppsett + sanksjoner
• Samarbeid og statusmøter: begge parter kan innkalle til møte; årlige statusmøter minimum (omsetningsstatistikk, oppdateringer i tjenestetilbud, erfaringer, utvikling/forbedring).Kilde: Bilag 4 / Avtalens punkt 5.1 Samarbeid
• Revisjon og innsyn: kunden kan foreta revisjon/verifikasjon under kontraktsløpet og inntil 2 år etter; inkluderer dokumenter/systemer; vilkår om kostnadsdeling og korrigering av avvik.Kilde: Bilag 4 / Revisjon og innsyn
• Prisgrunnlag: priser fremgår av Bilag 5 Vedlegg 1 Prisskjema; priser inkluderer alle kostnader til oppfyllelse av avtalen; som hovedregel utførelse og fakturering etter medgått tid basert på avtalte timepriser. Fastpris kan avtales for enkelte oppdrag (med redegjørelse for beregningsgrunnlag ved forespørsel). Timepris skal kunne dokumenteres.Kilde: Bilag 5 / Avtalens punkt 6.1 Priser
• Prisendringer: kan reguleres én gang årlig per 1. januar etter KPI; tidligst 12 måneder etter kontraktssignering; regulering krever kundens godkjenning og skriftlig varsling på e-post; ellers faste priser innenfor angitte vilkår.Kilde: Bilag 5 / Avtalens punkt 6.2 Prisendringer + Generell avtaletekst (pris/prisendring)
• Statistikk: leverandør skal levere kvartalsvis omsetningsstatistikk over fakturerte ytelser (Excel/konverterbart format) med detaljnivå kommune/KF/avdeling, hva som er kjøpt, antall og betalt pris på tjenestelinjenivå; leveres til angitt e-post. Leverandør skal også kunne levere annen statistikk ved behov dersom det ikke medfører vesentlig ulempe.Kilde: Bilag 5 / Statistikk over omsetning og Annen statistikk
• Standardvilkår for avropskontrakter: ved kjøp under avtalen benyttes Bodø kommune – Standardvilkår for kjøp av varer og tjenester; avtalevilkår gjelder for alle avropskontrakter; rangorden mellom avtale/avrop er spesifisert.Kilde: Bilag 3 / Avtalens punkt 2.2 Avtalevilkår for de enkelte tildelte kontrakter
• Rammeavtalen tildelt én leverandør; erstatningsansvar begrenset til kontraktssum eks. mva. for det enkelte avrop knyttet misligholdet.Kilde: Bilag 2 / Avtalens inngåelse med 1 leverandør; Bilag 3 / Erstatningsbegrensing

• Ingen eksplisitte kvalifikasjonskrav (leverandørkrav, skatte-/attestkrav, referanser mv.) er identifisert i den vedlagte tekstuttrekksdelen.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 4 «Avtalens punkt 1.3 Varighet og oppsigelse – opsjon på forlengelse» står det at avtalt oppstartsdato er [dato]. Kan dere bekrefte hva faktisk oppstartsdato er (dato for signering eller egen dato), og tilsvarende når første og eventuelle forlengelsesperioder utløper?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppstartsdato styrer beregning av varighet, frister og eventuelle konsekvenser for prisregulering og tilbuds-/oppstartsplanlegging.

   Kilde: Bilag 4: «Avtalens punkt 1.3 Varighet og oppsigelse – opsjon på forlengelse»

2. I Bilag 5 «Avtalens punkt 6.1 Priser» fremgår det at alle priser inkluderer alle kostnader tilknyttet oppfyllelse av avtalen, og at reisetid og overtid «i utgangspunktet ikke» dekkes. Kan dere presisere når reisetid og/eller overtid kan avtales særskilt (f.eks. hvilke typer avrop eller situasjoner), og om dere har standard satser/rammer for dette i avropskontraktene eller prisskjemaet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne prise margin og ressursdisponering korrekt når reise/overtid kan bli relevant.

   Kilde: Bilag 5: «Avtalens punkt 6.1 Priser»

3. I Bilag 3 («Avtalevilkår for de enkelte tildelte kontrakter») står det at Bodø kommune – Standardvilkår for kjøp av varer og tjenester legges til grunn, men disse vilkårene er ikke gjengitt i utdraget. Kan dere bekrefte at det ikke vil gjøres vesentlige endringer i dere standardvilkår, og eventuelt vise til hvilken versjon/utgave som gjelder for avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Standardvilkår påvirker risiko (mislighold, ansvar, varslingsregimer) og kan være utslagsgivende for kalkyle og juridisk vurdering før tilbud.

   Kilde: Bilag 3: «Avtalens punkt 2.2 Avtalevilkår for de enkelte tildelte kontrakter»

4. I Bilag 4 «Avtalens punkt 3.1 Plikt til å svare på henvendelser» er det dagmulkt ved oversittelse av svarfrist (NOK 1 500 per dag over tre dager) og tak NOK 50 000 per henvendelse. Hvordan defineres «henvendelse» i praksis (f.eks. generelle spørsmål, avklaringer før avrop, avvik/innsigelser, endringsønsker), og regnes fristen fra mottak i e-post/elektronisk system?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig definisjon kan gi uforutsett økonomisk risiko; leverandøren må forstå operasjonell håndtering for å unngå dagmulkt.

   Kilde: Bilag 4: «Avtalens punkt 3.1 Plikt til å svare på henvendelser»

5. I Bilag 2 «Gjennomføring av direkte avrop/bestillinger» fremgår det at avrop/bestilling skal formaliseres av en bemyndiget representant, og at oppdrag med estimert verdi over kr 50 000 ekskl. mva. skal ha en skriftlig oppdragsavtale før oppstart. Kan dere bekrefte hvordan dere beregner «estimert verdi» (gjelder det hele oppdraget eller enkeltleveranser innenfor samme avrop), og hvordan dette påvirker når oppdragsavtalen må foreligge?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Korrekt forståelse av terskel og beregningsgrunnlag er nødvendig for å planlegge oppstart og dokumentasjonsløp.

   Kilde: Bilag 2: «Gjennomføring av direkte avrop/bestillinger» / «Oppdragsavtale ved større oppdrag»

6. I Bilag 4 «Bestillingsløsning – Implementering bestillingsoppsett» står det at Kunden kan pålegge endringer i innhold/filtrering innenfor avtalens omfang, og at endringer som påvirker «tjenestetilbudets innhold, omfang eller priser» krever skriftlig forhåndsgodkjenning. Kan dere utdype hva som anses som «innenfor avtalens definerte omfang» og gi eksempler på typiske endringer som faller henholdsvis innenfor/utenfor?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klassifisering av endringer avgjør kostnads- og tidsrisiko; leverandøren må vurdere kapasitet og prosess for endringshåndtering.

   Kilde: Bilag 4: «Bestillingsløsning – Implementering bestillingsoppsett»

7. I Bilag 4 «Sanksjoner ved brudd» beskrives engangsbot som 0,1 % av avtalens maksimale økonomiske ramme og dagbot NOK 1 500 per dag. Kan dere bekrefte om botesatsene gjelder per hendelse/forhold uansett varighet, og om samme avvik kan utløse både engangsbot og dagbot (og i så fall hvordan dere skiller dem i praksis)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger klarhet i sanksjonsmekanismen for å vurdere økonomisk risiko og intern avvikshåndtering.

   Kilde: Bilag 4: «Sanksjoner ved brudd»

8. I Bilag 1 (Overordnet beskrivelse) står det at kunder ikke er forpliktet til å kjøpe et bestemt volum, og at avtalen kan benyttes av Bodø kommune og tilhørende driftsenheter/KF, samt at framtidige enheter har opsjon på å tiltre. Kan dere bekrefte om disse opsjonene utløses automatisk etter visse kriterier, eller om dere må inngå skriftlig varsel fra Kunden per enhet (og om dere forventer at opsjonene faktisk tas i bruk)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Omfang og forventet uttak påvirker investeringsnivå, bemanning og prisnivå ved innlevering av tilbud.

   Kilde: Bilag 1: «Kunden er ikke forpliktet til å kjøpe et bestemt volum…» og «Brukere av Avtalen (oppdragsgivere)»

9. I Bilag 5 «Prisendringer» står det at dere regulerer én gang årlig per 1. januar basert på KPI, og at leverandøren skal varsle skriftlig før prisregulering. Kan dere bekrefte hvilken KPI-indeks (hvilken serie/årstall og måned) som brukes, og gi et eksempel på hvordan reguleringen slår ut fra et gitt prisnivå?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger praktisk forståelse av prisreguleringsformelen for å sikre korrekt prissetting og finansiell planlegging.

   Kilde: Bilag 5: «Avtalens punkt 6.2 Prisendringer»

10. I Bilag 5 «Statistikk over omsetning» kreves kvartalsvis omsetningsstatistikk med detaljnivå på kommune/KF/avdeling og vare-/tjenestelinjenivå. Kan dere spesifisere hvilket datagrunnlag dere forventer (f.eks. hvordan dere definerer «tjenestelinje», og om dere krever spesifikke dimensjoner/rapportmal), og om dere kan gi en eksempelmal på formatet dere ønsker?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Rapporteringskrav påvirker systemoppsett og kostnad; leverandøren må kunne estimere ressursbruk og etablere riktig datakartlegging.

    Kilde: Bilag 5: «Statistikk over omsetning»