RFI - Anskaffelse av Lisence solution provider

Politiets fellestjenester (PFT) inviterer leverandører med Microsoft-godkjent LSP-sertifisering til RFI/høring og tilbakemelding på deler av konkurransegrunnlaget (v.0.8) knyttet til anskaffelse av Lisence Solution Provider (LSP). Anskaffelsen gjelder rammeavtale for lisensadministrasjon og rådgivning knyttet til Microsoft-avtaler for Politi- og lensmannsetaten m.fl., med rammeverdi estimert 650–900 MNOK ekskl. mva (maks 1,2 mrd). Det gjennomføres konkurranse med forhandling, med kvalifisering og deretter tilbud/forhandling. Det skal tildeles én (1) leverandør. Avtaleperiode oppgis til 30.05.2027–30.05.2029, med opsjoner 1+1 år (maks 4 år).

• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne utføre kontrakten.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav innleveres via KGV under funksjonen «Besvar krav / kriterier» (nærmere dokumentasjonskrav angitt i KGV).

  Kilde: 02 Del III, punkt 6.2.3 og 6.2.2 (refererer til kvalifikasjonskrav i KGV).
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig teknisk og faglig kvalifikasjon (inkl. kvalitetsstyringssystem nevnt ved støtte fra andre).

  Dokumentasjon: Ved støtte fra andre virksomheter: forpliktelseserklæring + dokumentasjon på oppfyllelse av relevante kvalifikasjonskrav (inkl. kvalitetsstyringssystem) for hver støttende virksomhet, samt separat ESPD for hver virksomhet i KGV.

  Kilde: 02 Del III, punkt 6.2.4 og «Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav» samt avsnitt «Støtte fra andre virksomheter».
• Kvalifikasjonskrav må være oppfylt før utvelgelse til tilbudsfasen; oppdragsgiver kan avvise ved manglende oppfyllelse.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon innlevert innen frist for forespørsel om deltakelse; ettersendelse/oppdatering kan gis svært kort frist ved mangler.

  Kilde: 02 Del III, punkt 6.2 («Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav») og punkt 3.8.2 avvisning pga. forhold ved leverandøren.

• Svar på forespørsel om deltakelse og/eller tilbud skal leveres skriftlig og elektronisk via KGV.Kilde: 02 Del III, punkt 6 (Utforming og innlevering).
• Forespørsel om deltakelse skal inneholde: utfylt ESPD-skjema, skatteattest (kun norske leverandører), dokumentasjon på kvalifikasjonskrav, og ev. dokumentasjon for støtte fra andre virksomheter.Kilde: 02 Del III, punkt 6.2 «Forespørsel om deltakelse».
• Tilbud skal innleveres innen tilbudsfrist i KGV for inviterte leverandører.Kilde: 02 Del III, punkt 4.1 (frister) og punkt 6.3 «Tilbudet».
• Leverandøren skal vedlegge digitalt sertifikat som dokumentasjon på at tilbudet er bindende.Kilde: 02 Del III, punkt 6.1 «Krav til utforming».
• Dersom tilbudet inneholder særlige kategorier personopplysninger (GDPR art. 9.1), skal de leveres i eget passordbeskyttet vedlegg; passord sendes via KGV.Kilde: 02 Del III, punkt 6.1 «Krav til utforming».
• Tilbud med vedlegg skal leveres som enkeltdokumenter (ikke zip-fil).Kilde: 02 Del III, punkt 6.1 «Krav til utforming».
• Alle spørsmål/hendelser til konkurransegrunnlaget skal sendes via KGV innen frister; ingen annen kontakt.Kilde: 02 Del III, punkt 3.10 «Kommunikasjon med oppdragsgiver».

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Språk

norsk, English

• Rammeavtalens omfang/leveranse: LSP-bistand til effektiv forvaltning av Microsoft-avtaler, herunder overta eksisterende EA/SCE (utløp oppgis), administrere, fornyelse, bestilling og fakturering, rådgivning, lisensrevisjon, og tilgang til kompetent personell.Kilde: 01 Del III/02 Del III + Bilag 1 overordnet beskrivelse (Bilag 1), avsnitt «Rammeavtalens gjenstand» og «Omfang».
• Avtaleperiode: 30.05.2027–30.05.2029, opsjon 1+1 år (maks 4 år).Kilde: 02 Del III, punkt 2.1 «Avtaleperiode»; samt Bilag 5 «Varighet».
• Informasjonssikkerhet: Leverandøren skal iverksette forholdsmessige tiltak; sikre konfidensialitet/tilgjengelighet/ikke-avvik, hindre utilsiktet innsyn, angrep og utilsiktet endring/sletting.Kilde: Rammeavtale generell avtaletekst (Informasjonssikkerhet).
• Personvern/GDPR: databehandleravtale skal inngås før behandling av personopplysninger; personopplysninger skal ikke behandles utenfor EU/EØS med mindre grunnlag for tilstrekkelig beskyttelse.Kilde: Kravtabell (Bilag 1 vedlegg 1) krav 25-27; og rammeavtale generell avtaletekst (Personopplysninger).
• Oppfølging ved sikkerhetshendelser: varsle kunden uten ugrunnet opphold og senest innen 24 timer etter oppdagelse (i kravtabell).Kilde: Bilag 1 vedlegg 1 Kundens kravtabell, krav 24.
• Lønns- og arbeidsvilkår: leverandør og underleverandører skal sikre vilkår i tråd med krav i rammeavtalen (ILO/allmenngjort tariff mv.) og kunne dokumentere på forespørsel.Kilde: Bilag 5 «Lønns- og arbeidsvilkår» og rammeavtale generell avtaletekst punkt 3.4.
• Tilgangsstyring/least privilege, logging og sporbarhet, fysisk sikring, samt datadeling/logisk atskillelse av kundedata.Kilde: Bilag 1 vedlegg 1 Kundens kravtabell, krav 19-23 (og 20 logging).

• Tekstgrunnlaget inneholder ikke eksplisitte, fulle kvalifikasjonskravformuleringer (utover at økonomisk/finansiell kapasitet omtales) fordi detaljene ligger i KGV. Derfor er eksakt krav- og dokumentasjonsliste ufullstendig.
• Avgrensing av hvilke «Kritisk/Viktig/B-krav» som inngår i kvalifikasjonsfasen kontra tilbudsfasen er delvis avhengig av KGV-innhold; i teksten er B-kravene primært knyttet til kvalitetsevaluering i tilbud.
• RFI-dokumentet (01) stiller flere vurderingsspørsmål til markedet (ISO, fakturadeling, prismodeller) men disse er ikke operasjonalisert som krav i de øvrige utdragene.