IK-EØS 071-2026 Melk og melkeprodukter til produksjonskjøkken i Bergen kommune og samarbeidsparter (2. utlysning)

Anskaffelse/avtale for levering av melk og melkeprodukter til flere kommunale enheter. Omfatter prisskjema med rabattsatser og spesifikke produkter, samt krav til matsikkerhet (IK-mat), merking, emballasje, transport/kjølekjede, sporbarhet, tilbakekalling, rapportering og kontrollmuligheter.

• Leverandør og eventuelle underleverandører skal oppfylle alle krav i gjeldende lov om matproduksjon og mattrygghet mv., samt tilhørende forskrifter, for all håndtering av næringsmidler som leveres på avtalen.

  Dokumentasjon: Ikke angitt i teksten.

  Kilde: Bilag 9 – Matsikkerhet: «Regelverk for matsikkerhet»
• Leverandør skal ha system for sporbarhet som gjør det mulig å vite hvilken enhet som har mottatt produkt, og legge til rette for varsling ved tilbakekalling.

  Dokumentasjon: Ikke angitt i teksten (systemet/ rutinen skal eksistere).

  Kilde: Bilag 9 – Matsikkerhet: «Sporing og tilbakekalling»
• Leverandør skal ha gode rutiner for varsling ved tilbakekalling av varer, tilpasset kontrakten.

  Dokumentasjon: Rutinen skal sendes oppdragsgiver innen én måned etter kontraktsoppstart.

  Kilde: Bilag 9 – Matsikkerhet: «Sporing og tilbakekalling» (frist for innsending)

• Sende rutiner for varsling ved tilbakekalling av varer innen én måned etter kontraktsoppstart.Kilde: Bilag 9 – Matsikkerhet: «Frister»
• Årlig legge frem rapport på intern revisjon av system for IK-mat første gang ett år etter kontraktsoppstart, og deretter årlig. Rapporten skal inneholde bl.a. type/antall avvik og tiltak for å lukke avvik/forebygge, inkl. avvik knyttet til bl.a. listeria, temperaturkontroll, merking og transport.Kilde: Bilag 9 – Matsikkerhet: «Rapportering» og «Frister»
• Informere om eventuelle eksterne revisjoner/kontroller av systemet for IK-mat som gjennomføres i kontraktsperioden, og resultatet av disse.Kilde: Bilag 9 – Matsikkerhet: «Rapportering»

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

28.09.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Tillatt

• Produktene skal være forsvarlig og hygienisk emballert, og emballasjen skal være egnet til å beskytte mot kvalitetsforringelse.Kilde: Bilag 9 – Matsikkerhet: «Emballasje»
• Alle mat- og drikkevarer skal merkes i henhold til matinformasjonsforskriften og tilhørende regelverk.Kilde: Bilag 9 – Matsikkerhet: «Merking»
• Produktene skal lagres og transporteres slik at de er beskyttet mot forurensning og er helsemessig trygge.Kilde: Bilag 9 – Matsikkerhet: «Krav til transport»
• Leverandør skal ikke bryte kjølekjeden ved transport og levering. Ved transport med omlasting må transportør ha utstyr på bil som ivaretar temperaturkrav.Kilde: Bilag 9 – Matsikkerhet: «Kjølekjede»
• Leverandør skal kunne spore produkter og føre oversikt over hvilket produkt som er levert til de enkelte kommunale enheter/bestillere, samt varsle enheter ved tilbakekalling.Kilde: Bilag 9 – Matsikkerhet: «Sporing og tilbakekalling»
• Ved tilfeller der produkter trekkes tilbake skal leverandør varsle oppdragsgiver umiddelbart (og også alle enheter som har bestilt produktet).Kilde: Bilag 9 – Matsikkerhet: «Sporing og tilbakekalling»
• Oppdragsgiver kan gjennomføre kontroller for å sikre at kravene i bilaget etterleves.Kilde: Bilag 9 – Matsikkerhet: «Kontroller»
• Priselementer/rabattmodell for kategorier (melk, fløte, yoghurt, syrnede produkter, øvrige meieriprodukter) skal besvares i tilhørende bilag.Kilde: Bilag 3B Rabattsatser: «Rabattsatser»
• Prisskjema omfatter kategorier/produkter med oppgitt antall og rabattsats som gir pris med rabatt og totalpris (totalsum angitt i skjema).Kilde: Bilag 3C Prisskjema melk og melkeprodukter.xlsx: [Ark: Ark1]

• Tekstgrunnlaget angir ikke selve konkurranseform/ tildelingskriterier eller vekting.
• Krav til hvilken dokumentasjon leverandør skal levere som bevis for mat-/IK-mat-oppfyllelse utover rutiner og rapporter er ikke nærmere spesifisert.
• Det fremgår leveringsadresser, men leveringsfrekvens/plan er kun delvis oppgitt per institusjon og ikke koblet til betalings-/kontraktsvilkår i teksten som er gitt.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I bilag 9 (Matsikkerhet) står det at «Rutinene for varsling ved tilbakekalling av varer» skal sendes til oppdragsgiver innen én måned etter kontraktsoppstart. Kan oppdragsgiver presisere hvem rutinene skal adresseres til (kontaktperson/e-post/format) og om rutinene skal gjelde for alle leveringssteder/kommuner i avtalen eller om det kan leveres en generell rutine med detaljert enhetsliste?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker både etablering av IK-system, innhold i rutiner og hvordan leverandør skal dokumentere etterlevelse tidlig i kontrakten.

   Kilde: Bilag 9 – Matsikkerhet (Frister, Etter én mnd.)

2. I bilag 9 (Matsikkerhet) kreves systemer for sporing som viser «hvilken enhet som har fått produktet utlevert». Hvilken detaljeringsgrad forventes i praksis (f.eks. ordrenummer/bestillingslinje, leveringsdato, batch/partinummer, og sporingsnøkkel), og hvilke IT-/dokumentasjonsleveranser ønsker oppdragsgiver at leverandør skal kunne dokumentere ved forespørsel?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravet kan være praktisk og teknisk krevende; leverandør må forstå hvilken sporingsinformasjon som faktisk etterspørres for å prise riktig og sikre leveranse.

   Kilde: Bilag 9 – Matsikkerhet (Sporing og tilbakekalling)

3. Bilag 9 sier at ved tilbakekalling skal leverandør varsle oppdragsgiver «umiddelbart» og «til alle enheter som har bestilt produktet», og at i tillegg skal varsel sendes til oppdragsgivers kontaktperson. Kan oppdragsgiver definere tidskrav for «umiddelbart» (f.eks. innen X timer) og hvordan oppdragsgiver forventer at varsel sendes (e-post, SMS, portal), inkludert om det finnes standard varselmal?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tidskrav og kommunikasjonskanal påvirker beredskap og kostnader; klarhet reduserer risiko for mislighold.

   Kilde: Bilag 9 – Matsikkerhet (Sporing og tilbakekalling, Varsling ved tilbakekalling)

4. Rapporteringskravet i bilag 9 innebærer årlig rapport om intern revisjon av IK-mat, inkludert type/antall avvik og avvik knyttet til «mikroorganismer (som listeria), temperaturkontroll, merking og transport». Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke perioder rapporten skal dekke (kalenderår eller kontraktsår), og om det er et bestemt rapportformat/mal som skal benyttes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulik periodisering og forventet rapportformat kan påvirke administrativt arbeid og intern ressursplanlegging.

   Kilde: Bilag 9 – Matsikkerhet (Rapportering) (første gang et år etter kontraktsoppstart, deretter årlig)

5. I leveringsadresselisten «Leveringadresser - Melk og melkeprodukter.xlsx» står det «Ønsket/tidligere leveringsdag» for mange enheter. Kan oppdragsgiver avklare om disse dagene er faste leveringsdager som leverandøren skal planlegge etter, eller om det er veiledende og kan justeres i bestillinger/planer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringsfrekvens og ruteplanlegging påvirker kostnader (transport, bemanning og logistikk).

   Kilde: Leveringadresser - Melk og melkeprodukter.xlsx (Ønsket/tidligere leveringsdag)

6. Leveringsadressene omfatter både Bergen kommune og «Samarbeidsparter» (flere kommuner). Kan oppdragsgiver bekrefte om alle kommunene/helseinstitusjonene i adresselisten er omfattet av samme avtale og samme ordre-/bestillingssystem, eller om deler av sortiment/leveranser kan ha egne oppstarts- og/eller avropsregler?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise riktig må leverandør vite omfang, kontraktspassasje og hvordan avrop håndteres på tvers av kommuner.

   Kilde: Leveringadresser - Melk og melkeprodukter.xlsx (ark: Bergen kommune og Samarbeidsparter)

7. Bilag 3C prisskjema for melk og melkeprodukter viser rabattsats (%) og «Rabattsats (NOK)», samt «Pris med rabatt» og «Totalpris», men i utdraget fremstår feltene uten faktiske verdier og totalsum som «0». Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan leverandør skal fylle ut prisskjemaet (skal vi oppgi kun rabattsats, eller både rabattsats (%) og NOK, og hvordan skal «Totalpris» beregnes av oss)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig utfyllingsinstruks kan gi feil tilbud og dermed avvisnings-/avklaringsrisiko.

   Kilde: Bilag 3C Prisskjema melk og melkeprodukter.xlsx (Ark1, Totalsum/Rabattsatser/Prisfelt)

8. I bilag 3C prisskjema finnes «Listepris» og «Rabattsats (%)» per produkt, men «Listepris» fremstår som 0 i utdraget. Kan oppdragsgiver bekrefte hvor listepris skal hentes fra (vedlagt prisliste, produsentliste, indeks, eller avtalt basis) og om listeprisene vil bli gjort tilgjengelige før tilbudsinnlevering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisformel for å beregne «Pris med rabatt» må være kjent for å kunne prise korrekt.

   Kilde: Bilag 3C Prisskjema melk og melkeprodukter.xlsx (Ark1, Listepris og prisberegning)

9. Det fremgår av konkurransegrunnlaget utdrag at det ikke er oppgitt tildelingskriterier/vekting, utover at prisskjema og matsikkerhetsbestemmelser er omtalt. Kan oppdragsgiver redegjøre for hvilke tildelingskriterier som faktisk brukes i denne konkurransen, og hvordan de vektes (særlig i forhold til matsikkerhet/IK-mat)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende synlig vekting gjør det vanskelig å vurdere hvilken innsats og hvilket risikonivå leverandøren bør legge inn utover pris.