Rammeavtale for kurs- og konferansetjenester

Arbeidstilsynet skal inngå rammeavtale for kurs- og konferansetjenester på 44 lokasjoner i Norge. Rammeavtalen er delt i to delområder, hvor hver lokasjon utgjør en selvstendig delkontrakt. Delområde 1 omfatter dagpakke og halvdagspakke (møterom/teknisk utstyr og servering). Delområde 2 omfatter dagpakke, overnatting standardrom inkl. frokost og middager (2- og 3-retters). Avrop skjer via fossefallsmetoden, og det er reservasjoner for store byer (Oslo og Trondheim) samt krav om bærekraft/miljøkrav, universell utforming (ikke absolutt) og gjennomføringskrav for bestilling, rapportering og fakturering. Varighet: 2 år med opsjon 1+1 år (maks 4 år).

• Leverandøren skal være registrert i et foretaksregister, faglig register eller handelsregister i den staten leverandøren er etablert (firmaattest for norske selskaper; dokumentasjon for utenlandske).

  Dokumentasjon: Firmaattest for norske selskaper. For utenlandske: godtgjørelse på registrering i relevant register.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.1 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling
• Leverandøren skal ha dokumentert og gyldig miljøledelsessystem/rutiner for relevante miljøhensyn knyttet til tjenestene (minimumspunkter listet), og være tilknyttet merkeordning innen 12 mnd. etter kontraktsinngåelse. Dersom ISO 14001/Miljøfyrtårn/EMAS/Svanemerket/EU blomsten el. tilsvarende: kopi av gyldig sertifikat er tilstrekkelig.

  Dokumentasjon: Kopi av gyldig sertifikat ved sertifisering etter angitte ordninger, ellers dokumentasjon av miljøledelsessystemets innhold og bekreftelse knyttet til merkeordning innen frist.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.2 Miljøledelsesstandarder/miljømerking
• Ved støtte på tredjepartsressurser/underleverandører til kvalifikasjonskrav: leverandøren kan støtte seg på andre for økonomisk/finansiell kapasitet og tekniske/faglige kvalifikasjoner, og må dokumentere rådighet over nødvendige ressurser (f.eks. forpliktelseserklæring). Egne ESPD-skjemaer for aktuelle underleverandører.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring etter vedlagt mal (Vedlegg O) og egne ESPD-skjemaer for underleverandører.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.3 Tredjepartsressurser/underleverandører

• Tilbudet skal leveres elektronisk via oppdragsgivers KGV (eu-supply). All kommunikasjon og dokumenter skal være på norsk. E-post eller lignende innlevering medfører avvisning.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.1 Tilbudets utforming og Innlevering av tilbud
• Tilbudet skal være komplett og utarbeidet etter KGVs retningslinjer innen tilbudsfrist; prisark skal lastes opp som Excel-fil.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.1 Tilbudets utforming
• Dokumenter som skal fylles ut/leveres med tilbudet i nummerert rekkefølge: 1) Tilbudsbrev (Vedlegg A), 2) Forbehold (Vedlegg B bilag 8) ved behov, 3) ESPD/egenerklæring om kvalifikasjonskrav (elektronisk utfylling via KGV/eu-supply), 4) Forpliktelseserklæring (kun ved tredjepart/underleverandør, Vedlegg O), 5) Utfylt kravspesifikasjon (Vedlegg C bilag 1A, word-format), 6) Miljøkrav-vedlegg (Vedlegg D bilag 1B kun for leverandører uten merkeordning), 7) Prisskjema delområde 1 (Vedlegg G bilag 3B Excel), 8) Prisskjema delområde 2 (Vedlegg H bilag 3C Excel), 9) Egenerklæring russisk involvering (Vedlegg M bilag 6C), 10) Administrative bestemmelser (Vedlegg N bilag 7), 11) Leverandørens egne vedlegg, 12) Sladdet komplett tilbud som én samlet PDF (Vedlegg P veileder).Kilde: Konkurransegrunnlag kapittel «INNLEVERING AV TILBUD» (liste over dokumenter)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

12.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtale: varighet 2 år, med opsjon forlengelse 1+1 år (maks 4 år). Automatisk forlengelse hvis ikke oppsigelse senest 3 måneder før.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 1.2.2 Varighet; Avtaledokument punkt 1.4 Varighet og opsjoner
• Avrop/bestilling og avbestilling skjer etter prosedyrene og vilkårene i bilag til standard kjøpsbetingelser og prisskjema (avbestillings- og reduseringsfrister i Bilag 3B/3C).Kilde: Avtaledokument punkt 1.7.1 og 1.7.3 samt Bilag 3B/3C (avbestilling og reduksjon) / Avsnitt om avbestillingsfrister i prisskjema
• Krav til lønns- og arbeidsvilkår (LOA § 5e) og krav til begrensning i antall ledd i leverandørkjeden (LOA § 5k) inngår i kontrakten.Kilde: Konkurransegrunnlag «Kontraktsvilkår» (avsnitt om lønns- og arbeidsvilkår og antall ledd)
• Leverandørens plikter: sørge for kompetanse/nøkkelpersonell, kvalitetsoppfølging/kontroll, revisjonssamarbeid, statistikkoversendelse og rapportering (inkl. årsavslutningsrapportering på forbruk/antall arrangementer).Kilde: Avtaledokument (Leverandørens plikter) og Kravspesifikasjon pkt. 3.4 Krav til implementering og avtaleoppfølging
• Miljøkrav i drift: tjeneste skal være merket med miljømerke type 1 (ISO 14024/ISO 14024-tilknyttet) innen 12 måneder (eventuelt søke innen 3 måneder). Hvis ikke merket innen 12 måneder: leverandør ikke benyttet i resterende avtaleperiode. Krav om tiltak for energi, vann, avfall/matsvinn, kildesortering, kjemikalier, klimafotavtrykk fra mat, ikke engangsartikler på spisestedet, vegetaralternativ, informasjon til redusert vask ved opphold >1 natt.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 3.5 Krav til miljø; samt Bilag 1B – Vedlegg til kravspesifikasjon (miljøkrav) pkt. 3.5.2–3.5.10
• Fakturering og priser: alle kostnader skal være inkludert i oppgitte priser; prisene er makspriser (inkl. mva). Faktura etterskuddsvis med spesifikasjon av pris og etter MVA/type tjeneste/leveranse; betalingsfrist 30 dager ved faktura (i Bilag 3A).Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 3.1 «Alle kostnader…»; Bilag 3A (Pris og betalingsbetingelser) pkt. Priser og Betalingsbetingelser

• Tekstutdraget viser ikke enkelte detaljer i standard kontraktsvilkår utover at avtaletemaer og enkelte punkter er listet; fullstendig ordlyd for alle kontraktskrav er ikke gjengitt.
• Tildelingsmekanikk for 'store byer' (reserverte tildelinger) er beskrevet, men uten eksakt prosedyre for hvordan nr. 1/ledighet følges i alle tilfeller innen hvert delområde.
• Kravspesifikasjonens detaljerte tekniske krav (punkter under servering/fasiliteter utover det som er gjengitt) kan inneholde flere underkrav som ikke fremgår av utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. For delområde 1 og delområde 2: Kan dere bekrefte om «makspris» i prisskjemaene (inkl. mva) skal være pris per pakke/overnatting/middag slik det er oppgitt i hvert priselement, og at alle kostnader (inkl. bemanning/teknisk støtte, ekstra behov ved de nevnte minimumsnivåene) skal være inkludert uten tillegg?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hva som faktisk inngår i maksprisen for å kunne prise riktig og unngå avvik/avvisning.

   Kilde: 5 Tildelingskriterier og Bilag G/H prisskjema (makspriser inkl. mva), samt Bilag 1 kap. 3.1 generelle krav («Alle kostnader ... inkludert i de oppgitte priser»).

2. Rammeavtalen beskriver fossefallsmetoden og at nr. 1/ledighet skal forespørres først. Kan dere presisere den konkrete prosedyren for avvik/tilfeller der nr. 1 ikke oppfyller kapasitet eller fasilitetskrav, særlig: Hvilke kriterier avgjør om det er «ikke egnede lokaler», og må dere da alltid kontakte nr. 2, eller kan dere eventuelt gjøre unntak/si rett til annen leverandør?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Valg av leverandør ved avrop kan gi vesentlig drifts-/risikoeffekt. Uklarhet kan påvirke hvordan leverandøren planlegger kapasitet og kalkulerer sannsynlighet for dekning.

   Kilde: 1.2.1 Omfang/avrop «fossefallsmetoden»; Bilag 4A pkt. 2.1 «Avrop ... fossefallsmetoden» og pkt. 2.3 «Behov for særskilte tjenester og store arrangementer».

3. Kravet om universell utforming for delområde 1 er formulert som at kravet ikke er absolutt, og at det skal oppgis i prisskjema. Kan dere utdype hvordan dere vurderer/aksepterer «DELVIS» eller «NEI» i praksis, og om det finnes terskel(er) for når lokasjon ikke vil bli benyttet ved avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hvilken kommersiell verdi av «DELVIS/NEI» som faktisk vil bli brukt i avrop, og dermed omfanget av lokasjoner som kan prises inn.

   Kilde: Bilag C (Bilag 1 - Kravspesifikasjon) under «Krav ... universelt utformet ...» (delområde 1), samt Bilag H informasjonsdel om «JA/NEI/DELVIS».

4. Kravet om geografisk lokalisering skiller mellom største byer (15 min gangavstand til bykjernen) og øvrige steder (i delområde 2: maks 30 min kjøring, «omegn»/«sentrum»). Kan dere bekrefte hvilket geografisk målpunkt som skal brukes i prisskjema/ved avrop: er det bykjernen i «angitt sted» slik den er definert av dere, eller er det en konkret adresse/koordinat som ligger til grunn?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Pris og tilbudte lokasjoner kan bli feil hvis målpunkt/avstand beregnes ulikt. Leverandøren må kunne dokumentere etterprøvbar avstand i avrop.

   Kilde: Bilag C (Bilag 1 - Kravspesifikasjon) «Kurs- og konferansested i de største byene ... gangavstand (maks 15 minutter)» og Bilag H «Kurs- og konferansested må ligge maks 30 minutter kjøring ...».

5. Delområde 2: Overnattingskravet (standardrom min. 10 m2 inkl. bad, seng 90 cm, røykfrie osv.) beskriver også at oppdragsgiver «kan oppgradere rom ved behov, mot en tilleggskostnad». Kan dere spesifisere hvilke kostnader/prising som gjelder for oppgraderingen (f.eks. hvordan tillegg beregnes og om det skal prises i henhold til makspris/eller egen time-/rompris)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppgraderinger kan skape uklarhet om hva leverandør kan kreve utover maksprisene i prisskjema, og dermed risiko for feilprising.

   Kilde: Bilag C (Bilag 1 - Kravspesifikasjon) pkt. 3.6 «Krav til overnatting – Delområde 2» (avsnitt om oppgradering mot tilleggskostnad), samt Bilag F (Bilag 3A) om makspriser faste og at prisene er makspriser.

6. Delområde 1: Tekniske krav om «standard teknisk utstyr» inkluderer flere detaljer (HDMI/overganger, lydanlegg, mikrofon, strømuttak/ladeløsning, flipover/whiteboard, scene ved 50+). Kan dere bekrefte om dere forventer at leverandøren alltid leverer alt som står oppført i listen, uavhengig av antall deltakere, eller om enkelte punkter (f.eks. «mikrofon ... ved 40+», «scene for arrangementer med 50+») kun skal leveres når terskelen(e) passeres i avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker innkjøp/kapasitet og kostnadsstruktur direkte, og kan ellers gi avvik mellom tilbudt og bestilt ytelse.

   Kilde: Bilag C (Bilag 1 - Kravspesifikasjon) «Krav til kurs og konferansefasiliteter» (standard teknisk utstyr, inkl. formulering om 40+ og 50+).

7. Delområde 2: For middag står det at 2-retters skal inneholde hovedrett og forrett eller dessert, og 3-retters skal inneholde forrett, hovedrett og dessert. Kan dere bekrefte om «valget mellom forrett/dessert i 2-retters» skal bestemmes av oppdragsgiver i forkant, eller om leverandør kan velge kombinasjon innenfor rammen, og hvordan allergitilpasning skal håndteres prismessig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklarhet om valg/rollefordeling kan gi risiko for feil menyleveranse og feil kalkylerte matkostnader.

   Kilde: Bilag C (Bilag 1 - Kravspesifikasjon) «Krav til servering – Delområde 2» (2-retters og 3-retters) og «Kurs og konferanseleverandør skal kunne tilpasse servering ...».

8. Miljøkravet: Dersom leverandør ikke allerede har miljømerke type 1 ved tilbudsinnlevering, må dere søke merkeordning senest 3 måneder etter kontraktsinngåelse, og dersom tjenesten ikke er merket innen 12 måneder vil leverandør ikke bli benyttet resten av avtaleperioden. Kan dere bekrefte hvordan dere håndterer dette operasjonelt ved avrop i mellomperioden (0–12 mnd): vil leverandør kunne benyttes midlertidig før merket er på plass, eller er «ikke merket» i seg selv et avvisnings-/avbruddsgrunnlag?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er en kritisk kommersiell og operasjonell risiko. Leverandøren må vite om den kan bookes i overgangsperioden eller om det innebærer avbrudd/utenforpliktelse.

   Kilde: Bilag C (Bilag 1 - Kravspesifikasjon) under «Krav til miljø» (miljømerke type 1, søknad innen 3 mnd, ikke benyttes hvis ikke merket innen 12 mnd).

9. Krav til e-post for bestilling: «Leverandør skal oppgi en generisk e-postadresse ... For de tilfeller generisk e-postadresse ikke benyttes, oppgi hvordan mail sendt til spesifikk person som er fraværende vil bli håndtert.» Kan dere bekrefte hva dere anser som akseptabel håndtering (f.eks. automatisk videreforsendingsregel, plukk fra delte mailboxer, eller tilsvarende), og om «booking@...»-kravet gjelder alle lokasjoner/Hoteller i samme delområde?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravet kan påvirke avropseffektivitet og risiko for forsinkelse/mislighold. Leverandøren trenger konkrete akseptkriterier.

   Kilde: Bilag C (Bilag 1 - Kravspesifikasjon) «Krav til implementering og avtaleoppfølging» (generisk e-postadresse/bestilling).