Anskaffelse av biler til Helse og omsorg

Sortland kommune skal anskaffe og få levert biler til HOMS. Leveransen skal gjennomføres i tråd med kundens behovsbeskrivelse og leverandørens tilbud (bilag 1 og 2). Kontraktutkast SSA-K gjelder kjøp av biler og regulerer blant annet leveranse, frister, godkjenningsprøve, garanti, dokumentasjon/opplæring, pris og betalingsbetingelser, mislighold, dagbøter ved forsinkelse, rettsmangel (immaterielle rettigheter) og vilkår for fri programvare (dersom relevant).

• Leverandøren skal fylle ut tabellen og signere under tabellen i tilbudsbrevet.Kilde: Tilbudsbrev (2).docx – «Leverandøren skal fylle ut tabellen og signere under tabellen»
• Tilbudsbrev må inneholde angivelse av firmainformasjon (firmanavn, org.nr., postadresse, besøksadresse, telefon, kontaktperson, e-post mv.).Kilde: Tilbudsbrev (2).docx – felter for leverandøropplysninger
• Leverandøren skal krysse av for at tilbudet vedstås til dato angitt i konkurransegrunnlaget og at tilbudet oppfyller minimumskrav i konkurransegrunnlaget.Kilde: Tilbudsbrev (2).docx – avkrysningspunkter («Vi vedstår oss vårt tilbud…» og «Vi bekrefter at vårt tilbud tilfredsstiller…»)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

15.09.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Leveransen omfatter levering av biler til HOMS i henhold til konkurransegrunnlaget (bilag 1) og leverandørens tilbud (bilag 2). Leverandøren trenger ikke fylle ut selve kontraktsutkastet.Kilde: Utkast kontrakt – Alminnelige bestemmelser, punkt 1.1/avtalens omfang
• Tillegg/tilpasninger og installasjon mv. (dersom leverandør har ansvar) skal fremgå av bilag til avtalen (bilag 1/SSA-K punkt 2.2.2).Kilde: Utkast bilag til kontrakt – «Avtalens punkt 2.2.2 Tilpasninger og installasjon mv.»
• Dokumentasjon og opplæring skal reguleres i bilaget (avtales punkt 2.2.4).Kilde: Utkast bilag til kontrakt – «Avtalens punkt 2.2.4 Dokumentasjon og opplæring»
• Leveringstid: bil er forventet levert innen frist som fremgår av bilag 4, og på Sortland.Kilde: Utkast kontrakt – «Tid og sted for Leveransen» / «Levering av bilen må skje før xx.xx.xxxx på Sortland.» og «Bilen skal leveres … frister i bilag 4»
• Godkjenningsprøve/godkjenning: garantier vurderes iht. konkurransegrunnlag og leverandørens tilbud; bilag 5 fylles ut av leverandøren.Kilde: Utkast bilag til kontrakt – «Bilag 5: Godkjenningsprøve» og «Garantier mm…»
• Garantiperiode og garantiytelser: «Se konkurransegrunnlaget».Kilde: Utkast kontrakt – «Garantiperiode og garantiytelser»
• Faglig forsvarlig og profesjonell gjennomføring; lojal samarbeidsplikt; leverandør skal besvare henvendelser og varsle om forhold som kan få betydning for gjennomføring (inkl. forventede forsinkelser).Kilde: Utkast kontrakt – punkt 5.1.1 Leverandørs ansvar og kompetanse
• Skriftlighet: alle varsler/krav/meddelelser skal gis skriftlig til adresser oppgitt i bilag 6.Kilde: Utkast kontrakt – punkt 2.1.2 Skriftlighet
• Lønns- og arbeidsvilkår: leverandør skal sikre ikke-dårligere vilkår for ansatte (egen og underleverandører) der forskrift om lønns- og arbeidsvilkår gjelder, og levere dokumentasjon på forespørsel; dagbot ved brudd i dokumentasjonsplikten (minst 1 500 kr/dag).Kilde: Utkast kontrakt – punkt 5.4 Lønns- og arbeidsvilkår
• Vederlag: priser i NOK ekskl. mva med mindre annet; utstyr/programvare leveres DDP på avtalt adresse med mindre annet i bilag 7; fakturering normalt ved levering (opplæring/bistand etterskuddsvis per måned).Kilde: Utkast kontrakt – punkt 6.1 Vederlag og punkt 6.2 Fakturering
• Betaling: 30 dager fra faktura; krav til spesifikasjon/dokumentasjon på fakturaer; elektronisk faktura kreves for offentlige virksomheter (kan gi betalingshold tilbake).Kilde: Utkast kontrakt – punkt 6.2 Fakturering
• Forsinkelsesansvar/dagbøter: ved forsinkelse som ikke skyldes force majeure eller kundens forhold; dagbot 0,15 % av kontraktssummen ekskl. mva per kalenderdag, maks 100 dager; dagbot løper automatisk.Kilde: Utkast kontrakt – punkt 9.4.3 Dagbot
• Mislighold: kunden skal reklamere skriftlig uten ugrunnet opphold etter at mislighold oppdages; leverandør skal avhjelpe uten ugrunnet opphold (utbedring/omlevering/tilleggslevering).Kilde: Utkast kontrakt – punkt 9.3 Avhjelp av mislighold og varsling/rekamationsplikt
• Rett til prisavslag ved vedvarende mangel etter gjentatte forsøk; kunden kan holde tilbake betaling (innenfor nødvendig grense).Kilde: Utkast kontrakt – punkt 9.4.1 Prisavslag og punkt 9.4.2 Tilbakeholdsrett
• Heving: ved vesentlig mislighold; kunden kan heve ved vesentlig forsinkelse (når maksimal dagbot er nådd/tilleggsfrist).Kilde: Utkast kontrakt – punkt 9.4.4 Heving
• Rettigheter/eiendomsrett: utstyr blir kundens eiendom ved levering og betaling; kunden får begrenset disposisjonsrett til programvare med vilkår og uten tidsbegrensning med mindre bilag 7 sier noe annet; revisjon kan gjennomføres for verifisering av begrensninger.Kilde: Utkast kontrakt – punkt 8.1 Eiendomsrett til utstyr og punkt 8.2.1 Begrenset disposisjonsrett
• Fri programvare (hvis relevant): leverandør skal utarbeide oversikt i bilag 2; kunden kan få nødvendige rettigheter inkl. tilgang til kildekode der spesifisert i bilag 1.Kilde: Utkast bilag til kontrakt – «Avtalens punkt 8.3 Fri programvare» og «Kundens rettigheter…»

• Ingen konkrete kvalifikasjonskrav og ingen tildelingskriterier er oppgitt i den gjengitte teksten.
• Dato for levering er ikke fylt ut (står som «før xx.xx.xxxx»).
• Flere felter i tilbudsbrevet (firmanavn, org.nr., adresser, kontaktperson) er placeholders (FORMTEXT), så faktiske opplysninger mangler.
• Kontraktsregler refererer til bilag 1, 2, 4, 5, 6 og 7, men selve innholdet i disse bilagene (utenom overskrifts-/TOC-del) er ikke gitt, derfor er konkrete krav/verdier (f.eks. dagbotssatser i bilag 4, spesifikke betalingsplaner i bilag 7) ikke mulig å fastslå fra teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I avtaleutkastet punkt 2.2.5 står det «Levering av bilen må skje før xx.xx.xxxx på Sortland», men dato er ikke utfylt. Kan dere bekrefte korrekt leveringsdato/leveringsfrist dere vil legge til grunn i bilag 4 (inkl. om det er krav om levering innen en bestemt dag, eller kun før et gitt tidspunkt), og om fristen gjelder for alle biler samlet eller per bil/lokasjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringstidspunkt påvirker mulighet for innkjøp/transport, bemanning, planlegging og pris (risiko/kost).

   Kilde: Utkast kontrakt (Vedlegg 4), punkt 2.2.5 Tid og sted for leveransen og Bilag 4: Leveringstidspunkt og andre frister.

2. I punkt 2.2.6 «Undersøkelsesplikt/Godkjenningsprøve» og omtalen av bilag 5: Kan dere utdype hva som konkret inngår i godkjenningsprøven for bilene (testkrav/omfang, akseptansekriterier, dokumentasjon som skal leveres, og varighet for kundens godkjenning)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten tydelige akseptansekriterier er det vanskelig å prise risiko for avvik og forsinkelser.

   Kilde: Utkast kontrakt (Vedlegg 4), punkt 2.2.6 og Bilag 5: Godkjenningsprøve.

3. I punkt 2.2.7 «Garantiperiode og garantiytelser» vises det til konkurransegrunnlaget. Kan dere bekrefte minimum garantiperiode (f.eks. antall måneder/år) og hvilke garantiytelser som skal gjelde for bilene (f.eks. hva som dekkes, eventuelle begrensninger, og om det gjelder fabrikkgaranti/forhandlergaranti og fra hvilket tidspunkt garantien løper)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Garanti påvirker kostnader, plan for vedlikehold/beredskap og risiko ved reklamasjoner.

   Kilde: Utkast kontrakt (Vedlegg 4), punkt 2.2.7 Garantiperiode og garantiytelser og Bilag 5.

4. Dagbot: Avtalen punkt 9.4.3 angir beregningsgrunnlag og at maks er 100 dager, men sats/tidsrammer «fastsatt i bilag 4» samt «annen løpetid kan avtales i bilag 4» er ikke synlig. Kan dere bekrefte konkret dagbokens sats (kr eller prosent) og hvilke frister som er knyttet til dagbot (leveringsdag, milepæler, godkjenning/gjennomføring), samt hvordan dagboten beregnes ved delvis levering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er sentralt for å prise kontraktsmessig risiko ved forsinkelse.

   Kilde: Utkast kontrakt (Vedlegg 4), punkt 9.4.3 Dagbot og Bilag 4: Leveringstidspunkt og andre frister.

5. Lønns- og arbeidsvilkår/dokumentasjon: Avtaleutkastet punkt 5.4.3 omtaler at ved brudd på dokumentasjonsplikten kan dere ilegge dagbot «ikke mindre enn kr 1500 per dag». Kan dere bekrefte om dere vil avtale en høyere dagbot i bilag 6, og i så fall hvilken sats? Videre: hvilke konkrete dokumenter/format forventes ved en dokumentasjonsforespørsel i denne anskaffelsen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dagbot-sats og dokumentasjonskrav påvirker compliance-kost og kontraktsrisiko.

   Kilde: Utkast kontrakt (Vedlegg 4), punkt 5.4 Lønns- og arbeidsvilkår (særlig 5.4.3) og Bilag 6: Administrative bestemmelser.

6. Fakturering og tidspunkt: I avtaleutkastet punkt 6.2 står det at «Vederlag for programvare og utstyr faktureres på det tidspunkt levering anses skjedd» (med mindre annet fremgår i bilag 7). For bilanskaffelsen: Kan dere bekrefte når fakturering skal skje (ved levering/overlevering, ved bestått godkjenning, eller ved annen milepæl), og om det er krav om dokumentasjon (f.eks. ferdigattest, vognkort, overtagelsesprotokoll) før faktura kan sendes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil faktureringstidspunkt kan gi kontantstrømutfordringer og risiko for betalingsmislighold.

   Kilde: Utkast kontrakt (Vedlegg 4), punkt 6.2 Fakturering og Bilag 7: Pris og prisbestemmelser.

7. DDP/Incoterms og leveringskost: Punkt 6.1 sier at med mindre annet fremgår av bilag 7 skal utstyr og programvare leveres DDP på adressen angitt på avtalens forside. For bilene: Kan dere bekrefte om DDP gjelder (og hvilken incoterms-versjon dere legger til grunn), samt hvilke kostnadselementer som er inkludert/ikke inkludert i prisene (transport, klargjøring, registrering, klargjøring/merking, klimateknikk, klargjøring før overlevering)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Incoterms og kostnadsfordeling er avgjørende for korrekt prising.

   Kilde: Utkast kontrakt (Vedlegg 4), punkt 6.1 Vederlag (DDP/Incoterms-tekst) og Bilag 7.

8. Endringer etter avtaleinngåelse: I punkt 3 beskrives at kunden kan be om endringsavtale og at leverandøren kan kreve justeringer dersom leverandør sannsynliggjør grunnlag, og at krav om justert vederlag/tidsplan må fremsettes senest samtidig med leverandørens svar på anmodningen. Kan dere beskrive forventet endringsprosess i praksis (rollefordeling, svarfrist for leverandør, og hvordan uenighet om pris/plan håndteres), spesielt for endringer i bilkrav/utstyr?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prosess for endringer påvirker leverandørens mulighet til å styre risiko og økonomi ved scope-endringer.

   Kilde: Utkast kontrakt (Vedlegg 4), kapittel 3 Endringer etter avtaleinngåelse og Bilag 9: Endringer i Avtalen etter avtaleinngåelsen.

9. Prisbestemmelser/bilag 7: Kan dere bekrefte hvilke priselementer som skal fylles ut i bilag 7 for denne leveransen (f.eks. antall biler per kategori, enhetspriser, eventuelle opsjoner/tillegg, reise-/diett hvis aktuelt), og hvordan eventuelle «frakt/innbytte/klargjøring» eller engangskostnader skal prises? Hvis bilag 7 har faste malkolonner dere forventer utfylling i, ber vi om å få bekreftet hvilke felt som er obligatoriske og hvilke som kan stå tomme hvis ikke relevant.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende/uklare priselementer gir risiko for feil tilbudspris og kan føre til avvik/avvisning.

   Kilde: Utkast kontrakt (Vedlegg 4), punkt 6.1 Vederlag og Bilag 7: Pris og prisbestemmelser.