Rammeavtale Forvalterassistanse 2026 - 2028

Rammeavtale 2026–2028 for timebasert rådgiverassistanse innen eiendomsforvaltning for Trøndelag fylkeskommune (Seksjon Eiendom). Tjenestene skal styrke forvalterfunksjonen med faglig formidling/veiledning, bistand i sammensatte problemstillinger, tverrfaglige FDV-analyser og oppfølging av organisatoriske prosjekter. Avrop skjer etter kaskademodell blant inntil 3 rammeavtalefirmaer, uten ny pruting på timepris/vilkår. Rammeavtalen har ingen garantert minimumsvolum, men est. fakturerbart omfang oppgis til ca. 1 mill. NOK per år. Avtaleperiode 01.10.2026–30.09.2028 med opsjon 2 år (1 år av gangen).

• Skatt og merverdiavgift: attest for skatt og mva, ikke eldre enn 6 måneder fra utstedelsesdato.

  Dokumentasjon: Attest for skatt og mva (ikke eldre enn 6 måneder).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.1
• Lovlig registrert foretak (foretaksregisteret eller tilsvarende).

  Dokumentasjon: Firmaattest fra Foretaksregisteret i Brønnøysund (eller tilsvarende register i hjemland).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.1
• Vandel/ingen obligatoriske avvisningsgrunner iht. FOA § 24-2 (kriminell organisasjon, korrupsjon, bedrageri, terrorhandlinger, hvitvasking, barnearbeid).

  Dokumentasjon: Egenerklæring via ESPD-skjema eller annet signert erklæringsskjema (forhold som ikke er rettskraftig dømt).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.1
• Internkontroll og kvalitetssikring/HMS.

  Dokumentasjon: Kort beskrivelse (maks 2 sider) av hovedstrukturen i leverandørens interne kontrollsystem for kvalitet og HMS.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.2
• Relevant erfaring: erfaring fra tilsvarende oppdrag innen eiendomsforvaltning og FDV-relaterte rådgivningstjenester.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil tre relevante referanseoppdrag gjennomført de siste fem år.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.2
• Miljøledelse: miljøplan for miljøvennlig reisevirksomhet og kontordrift, datert og signert av ansvarlig leder.

  Dokumentasjon: Miljøplan med konkrete, målbare tiltak (datert og signert).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.3

• Tilbudet skal bestå av 4 separate PDF-filer nummerert: (1) følgeskriv med eventuelle forbehold (signert), (2) utfylt og signert ESPD-skjema (elektronisk via Mercell), (3) dokumentasjon på kvalifikasjonskrav (jf. pkt. 7), (4) dokumentasjon for tildelingskriterier (jf. pkt. 8) samt sladdet kopi for eventuelt innsyn.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6 (Form på tilbudet)
• Dokumentasjon på kvalifikasjonskrav skal leveres som én samlet PDF-fil (maks 8 MB).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7 (Kvalifikasjonskrav)
• Timepris (NOK eks. mva.) skal føres inn i tilbudsskjema (Vedlegg 2).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8 (Pris (timepris))
• CV for 1–4 nøkkelpersoner samt kort redegjørelse (maks 1 side) som beskriver formalkompetanse/erfaring og hvordan ressursene tenkes benyttet.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8 (Kvalitet og relevans hos tilbudt personell)
• Tilbud leveres kun elektronisk via Mercell innen tilbudsfrist; PDF-filene skal være søkbare og i henhold til krav i pkt. 6.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 11 (Tilbudsfrist og innlevering)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

28.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtaleperiode 01.10.2026–30.09.2028, med oppdragsgivers ensidige opsjon på forlengelse inntil 2 år (ett år av gangen) ved skriftlig varsel senest 2 måneder før utløp.Kilde: Rammeavtale punkt 4.1–4.2
• Påbegynte oppdrag skal fullføres selv om rammeavtalen utløper eller sies opp.Kilde: Rammeavtale punkt 4.3 / Konkurransegrunnlag pkt. 4.1
• Ingen garantert minimumsvolum; rammeavtalen forplikter ikke oppdragsgiver til å kjøpe bestemt mengde tjenester.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.4 og 4.1 / Rammeavtale punkt 5.1
• Kaskademodell for avrop blant inntil 3 rammeavtalefirmaer; rang 1 forespørres først. Ingen ny pruting/forhandling om timepris eller vilkår ved hvert avrop. Leverandør plikter å svare på forespørsel innen 2 virkedager; manglende svar innebærer at oppdraget ikke kan påtas.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.2
• Timepris (eks. mva.) er fast det første året, deretter årlig prisregulering iht. NS 3405 og prisindeks fra SSB for lønns- og prisvekst for rådgivningstjenester (kun dersom indeksendring >0,5%).Kilde: Rammeavtale punkt 7.4
• Reiser og utlegg faktureres etter statens satser; reisetid faktureres 50% av avtalt timepris. Reise-/utlegg må være forhåndsgodkjent av oppdragsgiver for å kunne faktureres.Kilde: Rammeavtale punkt 7.2 / Konkurransegrunnlag pkt. 9.3
• Overtid uten avtale på forhånd aksepteres ikke; eventuell overtid må godkjennes skriftlig av oppdragsgiver for hvert tilfelle.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 9.2

• Dokumentet viser plassholdere for konkurransenummer/sak og avtalenummer/dato/leverandør-opplysninger ("[Sett inn]")
• I konkurransegrunnlaget fremgår det at Vedlegg 5 er avropsformular, men i teksten er tabellen for PDF-fil nr. 4 omtalt; eksakt innhold i vedlegg 2/5 er ikke gjengitt i utdraget
• Konkurransegrunnlaget omtaler 'terminere kontrakten for det aktuelle oppdraget eller hele rammeavtalen' ved manglende overholdelse av spesifikasjoner/frister, men konkrete prosedyrevilkår/terskler er ikke detaljert i utdraget

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg 5 (avropsformular) – hvilke avropsfelt/maler skal leverandøren fylle ut i hvert avrop (særlig: estimert timeforbruk, milepæler, frister og eventuelle spesielle krav), og finnes det en standard tekst/standard spesifikasjon Trøndelag fylkeskommune forventer at inngår?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise riktig og sikre at tilbudt timepris og bemanning kan leveres i praksis, må leverandøren vite hvilke opplysninger som faktisk kreves i hvert avrop og hvordan de skal fylles ut.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 6.3 Avrop / Vedlegg 5

2. Konkurransegrunnlaget punkt 8 og innsendingskrav for PDF 4: Kan dere bekrefte hvordan dere vurderer tildelingskriteriet «Kvalitet og relevans hos tilbudt nøkkelpersonell» når dere evaluerer CV og kort redegjørelse (f.eks. hvilken del av CV som vektlegges, og hvordan «relevans» sammenlignes mellom tilbydere)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentutdraget viser vekting og type dokumentasjon, men ikke evalueringslogikk/detaljnivå. Leverandøren trenger dette for å levere riktig og unngå å bruke for stor/for liten ressurs på CV/redegjørelse.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 8 Tildelingskriterier

3. Rammeavtalen punkt 6.2 og konkurransegrunnlaget punkt 4.1/4.2: Hvilken «tidsramme» legger Oppdragsgiver til grunn for om leverandør rang 1 «kan påta seg oppdraget» når dere ber om avrop i kaskademodellen, og hvordan må leverandør vurdere kapasitet (f.eks. blir det satt en konkret frist i avropsforespørselen)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravet om svar innen 2 virkedager er tydelig, men beslutningsgrunnlaget for «kan påta seg innen tidsramme» må avklares for å redusere risiko for avslag i kaskaden.

   Kilde: Rammeavtale punkt 6.2 Tildelingsprosedyre

4. Rammeavtalen punkt 7.1 og punkt 7.2: Når dere sier at timeprisen er «inkludert alle indirekte kostnader» og at reisetid kan faktureres som 50 % av avtalt timepris (forhåndsgodkjent), hvordan skal reisetid beregnes i praksis for avrop i flere deloppdrag/møter (f.eks. runding pr. oppstart/avslutt, og hvor dokumenteres reisegrunnlaget)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For timebasert rådgiverassistanse er riktig beregningsmetode for reisetid/utlegg avgjørende for korrekt prising og fakturering uten tvister.

   Kilde: Rammeavtale punkt 7.1–7.2

5. Spesielle kontraktsbestemmelser (Vedlegg 4) punkt 2.2.03 Fremdriftsplaner: Kan dere utdype hvordan dere definerer «hovedfremdriftsplan» i deres prosjekter (og om leverandøren skal utarbeide fremdriftsplan i hvert avrop uansett om det foreligger hovedplan), samt hvilket detaljnivå dere forventer (granularitet per aktivitet/dato)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå forventet arbeidsmengde for fremdriftsplan og rapportering, siden dette kan påvirke ressursbruk og tilbudt timepris.

   Kilde: Vedlegg 4 punkt 2.2.03 Fremdriftsplaner

6. Vedlegg 4 punkt 2.2.06 Honorar og honorarbudsjett: I hvilke situasjoner krever dere at det skal leveres «forslag til budsjett for honorar og utgiftsdekning» i tilbud på det enkelte avrop, og er det alltid et budsjettkrav før oppstart selv ved små avrop/engangsoppgaver?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Krav om omforent honorarbudsjett før oppstart kan ha terskel og praktisk omfang. Leverandøren må vite når dette utløses for å prise admin-/planleggingskostnader riktig.

   Kilde: Vedlegg 4 punkt 2.2.06 Honorar (12.3)

7. Vedlegg 4 punkt 2.3.02 Endringer: Dersom oppdragsgiver ber om «tillegg/tilpasninger» muntlig eller via e-post uten eksplisitt bestilling av «prosjektleder/fullmakt», hvordan skal leverandøren håndtere dette for at arbeidet skal kunne faktureres som endringsarbeid? Kan dere angi akseptabel form for «skriftlig bestilling» (inkl. e-post)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Bestemmelsen sier at endringer uten skriftlig bestilling ikke honorere. Leverandøren trenger avklaring av hva som faktisk anses som skriftlig bestilling i deres arbeidsflyt for å redusere betalingsrisiko.

   Kilde: Vedlegg 4 punkt 2.3.02 Endringer

8. Vedlegg 4 punkt 2.3.03 Endring og skifte av personell: Når dere fastsetter «saklig grunn» for å nekte samtykke og også for å kreve utskifting, har Oppdragsgiver en praksis/regel for hva som dokumenteres (f.eks. ved mangelfull kompetanse/leveranse), og hvordan skal leverandørens erstatningsperson vurderes opp mot opprinnelig tilbud (må det være 1:1 på alle nøkkelkompetanser)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dagmulkt og kostnadsansvar ved skifte er regulatorisk og kan bli kostbart. Avklaring av vurderingskriterier og praksis reduserer uforutsett risiko.

   Kilde: Vedlegg 4 punkt 2.3.03 Endring og skifte av personell

9. Vedlegg 4 punkt 2.2.01 Rettigheter til og tap og skade på prosjektmaterialet: Hva menes med «nødvendige tiltak» når prosjektmateriale/skade oppstår, og hvem bærer kostnader i praksis dersom årsaksforholdet er uklart (f.eks. uheldig hendelse i leverandørens og/eller oppdragsgivers system)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Bestemmelsen fordeler kostnader avhengig av risikoforhold, men «uklart årsaksforhold» er en typisk tvistesone. Leverandøren trenger avklaring på prosess og forventningsstyring.

   Kilde: Vedlegg 4 punkt 2.2.02 Rettigheter til og tap og skade på prosjektmaterialet

10. Rammeavtalen punkt 10.1–10.2 og Vedlegg 4: Kan dere bekrefte hvilken ansvarsforsikringsdekning (kronebeløp/per krav/per år) som kreves etter NS 8402 pkt. 6.2, og hvordan dere ønsker at leverandøren dokumenterer forsikringsattest ved forespørsel?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite konkret minimum og dokumentasjonsformat for å sikre at tilbudet kan gjennomføres uten avbrudd ved kontraktinngåelse.

    Kilde: Rammeavtale punkt 10.2 Forsikring