26/11087:Åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av legemidler og apotekvarer

Åpen anbudskonkurranse om rammeavtale for legemidler og apotekvarer for Orkland kommune (saksnr. 26/11087). Avtalen gjelder levering til kommunens enheter/leveringssteder (vedlegg: Leveringssteder). Rammeavtalens varighet er 2 år med mulig forlengelse 1+1 år. Legemidler til hjemmeboende som betales av brukeren inngår ikke i kommunens legemiddelkostnader, men avtalen kan omfatte bestilling, pakking, administrering, utlevering og logistikk når dette fremgår av kravspesifikasjonen. Prisvurdering skjer 50/50 på kjerneprodukter (fastpris for 70 produkter) og øvrig sortiment (rabatt på leverandørens listepris; krever opplastet prisliste i Excel). Tildeling etter pris (50%), kvalitet (20%) og klima/miljø (30%). Kvalitets- og miljøbidrag dokumenteres i maks sidetall. Tilbud leveres elektronisk via Tendsign innen tilbudsfristen.

• Leverandøren skal være registrert i et foretaksregister/faglig register eller tilsvarende i den staten leverandøren er etablert.

  Dokumentasjon: For norske selskaper: firmaattest. For utenlandske selskaper: godtgjørelse på at selskapet er registrert i foretaksregister/faglig register i etableringsstaten. (Kap. 5.1)

  Kilde: Kap. 5.1 Leverandørens registrering, autorisasjon mv.
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne oppfylle kontrakten; kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse er tilstrekkelig.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall, utført av kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon til å drive slik virksomhet. Alternativt annet egnet dokument dersom saklig grunn. (Kap. 5.2)

  Kilde: Kap. 5.2 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet
• Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Skal inkludere oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Leverandøren må dokumentere relevans (evt. via kompetanse til personell/ressurser). (Kap. 5.3)

  Kilde: Kap. 5.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet (personell/tekniske enheter) for å gjennomføre oppdraget.

  Dokumentasjon: Kort beskrivelse av leverandørens personell og tekniske enheter som leverandøren disponerer. Ved støtte fra underleverandører: forpliktelseserklæring som viser rådighet over nødvendige ressurser i hele avtaleperioden. (Kap. 5.3)

  Kilde: Kap. 5.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Foreløpig dokumentasjon: leverandøren skal fylle ut ESPD (egenerklæring).

  Dokumentasjon: Utfylt ESPD-skjema skal leveres sammen med tilbudet. Innstilte leverandører må før kontrakt dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskrav. (Kap. 4.1)

  Kilde: Kap. 4.1 Generelt om ESPD

• Tilbud skal leveres elektronisk via konkurransens KGV/Tendsign innen tilbudsfristen; ikke via e-post eller annen måte.Kilde: Kap. 3.2 Innlevering, endring og tilbakekall av tilbudet; Kap. 7 INNLEVERING AV TILBUD
• Tilbudet skal utarbeides i tråd med konkurransegrunnlaget og vedlegg, og alle punkter/krav/avklaringspunkter i konkurransedokumentene skal besvares.Kilde: Kap. 7.1 Tilbudets utforming
• ESPD (egenerklæring) skal leveres sammen med tilbudet som foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og avvisningsgrunner.Kilde: Kap. 4.1 Generelt om ESPD
• Ferdig utfylt prisskjema (vedlegg 4) for kjerneprodukter (70 produkter med fastpris).Kilde: Kap. 1.3.1 Tilbudsgrunnlag; Kap. 6 Tildelingskriterier (pris) / «Ferdig utfylt prisskjema»
• Opplastet fullstendig prisliste for øvrig sortiment i Excel-format for å kunne vekte rabatten (listepriser, produktnummer, beskrivelse, enhet, standard listepris).Kilde: Kap. 1.3.2 Metode for vurdering av «Øvrig sortimentet»
• Ved valg av samlet eller kvantumsdifferensiert rabatt for øvrig sortiment skal rabattprosenter oppgis iht. prisliste-/modellkravet.Kilde: Kap. 1.3.2 Prismodell / «Leverandøren skal ... angi en enkelt ... eller spesifikke rabattprosenter»
• Ved avvik/forbehold: forbehold mot konkurransegrunnlaget/kontraktsvilkår skal beskrives i tilbudsbrevet, presist og entydig med henvisning til relevante punkter.Kilde: Kap. 3.3 Forbehold og avvik i tilbudet; Vedlegg 1 Tilbudsbrev

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

24.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Avtalens varighet: 2 år, med ensidig rett for oppdragsgiver til forlengelse 1+1 år; opsjon utløses automatisk dersom ikke skriftlig melding senest 3 måneder før utløp.Kilde: Vedlegg 5 Generelle avtalevilkår punkt «Avtaleperioden 2 år + 1+1 år»
• Leveringstider og leveringsfrekvens skal være i henhold til oppdragsgivers krav/leverandørens svar i kravspesifikasjonen; avtales nærmere og er bindende. Ved vareknapphet skal kunden gis høyeste prioritet, og kontraktsfestet leverandør kan bli gjort økonomisk ansvarlig ved kjøp fra annet sted.Kilde: Vedlegg 5 punkt 17 «Leveringstider»
• Produktendringer ved utgått/endrede produkter: leverandøren skal informere kunden umiddelbart; nye produkter skal tilfredsstille minstekrav og prises etter samme prisstruktur/kalkyle; kunden tar stilling til om nye produkter omfattes.Kilde: Vedlegg 5 punkt «Produktendringer»
• Prisendringer: ikke øke første avtaleåret; prisendringer begrunnes og dokumenteres minst 2 måneder før ikrafttredelse og kan ikke settes i kraft før kunden har godkjent. Pris kan reguleres en gang per år. Prisregulering: kun innen konsumprisindeks, med maks 80% av konsumprisindekseringen.Kilde: Vedlegg 5 punkt 7 «Prisendringer»
• Lønns- og arbeidsvilkår/sosial dumping: leverandør og underleverandører som medvirker skal ha lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med forskriften; oppdragsgiver kan kreve dokumentasjon og gjennomføre sanksjoner ved manglende etterlevelse.Kilde: Vedlegg 5 punkt 11 «Sosial dumping»
• Fakturering og betalingsbetingelser: netto pr. 30 dager; månedlig samlefaktura per enhet/avdeling (eventuelt annen rasjonell fakturering). Leverandør skal tilby elektronisk fakturering (EHF). Rabatter/leveransedetaljer skal kunne kontrolleres; kunden har innsynsrett i kalkyler/regnskap.Kilde: Vedlegg 5 punkt 13 «Betaling og fakturering» og punkt 7.6 «innsynsrett»
• Leverings- og logistikkbetingelser: fritt levert til anvist sted; montering/fjerning av emballasje ansvar etter avtale (15.1). Følgeseddel skal følge forsendelser med oppgitte opplysninger.Kilde: Vedlegg 5 punkt 15 «Leveringsbetingelser»

• Dokumentteksten viser ikke eksakte kravspunkter for alle kvalitets-/klima- og miljøunderspørsmål; det er omtalt at krav skal besvares i kravspesifikasjonen (pkt. 9.1-9.3) men av teksten slutter det midt i kravbeskrivelse for bestilling/levering.
• Kravspesifikasjonens fullstendige spesifikke «M»-krav for alle kvalitetsdelenes underpunkter er ikke fullt gjengitt i utdraget (spesielt utover ordlyd som starter «Leverandøren skal alltid levere rimeligste synonym...»).
• Kontrakts-/utførelseskrav knyttet til konkrete logistikkparametere (leveringsfrekvens, bestillingsfrister, leveringstidspunkt) er referert til kravspesifikasjonen, men ikke gjengitt i sin helhet i utdraget.
• TendSign/KGV: eksakt teknisk krav til filformat/utfylling utover prisskjema og prisliste i Excel er ikke spesifisert i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I kravspesifikasjonen punkt 9.1.5 står det at oppdragsgivers frist for bestilling er kl. 14.00 to virkedager før avtalt levering, og at levering skal skje innen kl. 14.00 på avtalt leveringsdag. Kan dere bekrefte om dette gjelder likt for alle leveringssteder i vedlegg 3, inkludert hjemmetjenesten og Meldal helsetun (som har egne krav til 4 leveringsdager/uke), eller om det finnes lokale avvik per leveringssted som er beskrevet i kravspesifikasjonen/vedlegg?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker planlegging av logistikk, kapasitet og bemanning, og dermed kostnad og beregning av tilbud.

   Kilde: Kravspesifikasjon punkt 9.1.5 (Bestilling og levering)

2. I kravspesifikasjonen punkt 6.1.4 kreves oppdaterte ordinasjonskort ved første multidoselevering, deretter ved hver endring av medisinering. Kan dere utdype hvordan dere forventer at «endring av medisinering» utløses i praksis (f.eks. tidspunkt for mottatt endring fra Gerica/Aidn, og hva som er leveringsmessig handlingsrom dersom endring kommer etter cut-off for bestilling)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare avklarings-/cut-off-regler kan gi feilprising og risiko for brudd på minimumskrav.

   Kilde: Kravspesifikasjon punkt 6.1.4 (Krav til levering av multidose)

3. I kravspesifikasjonen punkt 9.2.1 står det at leverandøren skal ha et tilbud for akutt behov hvor bestiller henter medisiner selv, og at medisiner skal kunne hentes senest en time fra mottatt bestilling i tidsrommet 09.00–17.00 mandag til lørdag. Kan dere bekrefte om «mottatt bestilling» betyr mottatt bestilling i leverandørens system/portal (integrasjon), og om fristen på én time gjelder også ved bestilling etter kl. 16.00, eller om det er begrensninger?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Konkretisering av «mottatt bestilling» og tidsvindu påvirker kapasitet og eventuell beredskapskostnad.

   Kilde: Kravspesifikasjon punkt 9.2.1 (Medisinutlevering, avbestilling og retur)

4. I kravspesifikasjonen punkt 9.2.6 ber dere om avbestillingsrutiner for tilfeller der oppdragsgiver har behov for å avbestille en ordre før levering har funnet sted. Kan dere opplyse hva som regnes som «før levering har funnet sted» for multidose og ordinær varelevering (f.eks. om det er knyttet til ekspedering, pakking ferdigstilles, eller fysisk plukking/klargjøring)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avbestillingspresisjon påvirker risiko for kostnadskrevende produksjon/pakking og må avklares før tilbudsinnlevering.

   Kilde: Kravspesifikasjon punkt 9.2.6 (Medisinutlevering, avbestilling og retur)

5. I kravspesifikasjonen punkt 9.2.7 står det at ubrutte forpakninger kan returneres for destruksjon, og at kreditering skjer kun dersom feilen skyldes leverandøren (f.eks. feilvare, skadet emballasje), og at for øvrige returer påløper ingen kostnad men kreditering gis ikke. Kan dere bekrefte om dette innebærer at oppdragsgiver kan kreve ny levering uten kostnad når retur skyldes leverandørens feil, og hvordan dette håndteres for multidoseposene (pakninger/tillegg) vs. ordinære legemidler?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklaring av økonomisk/ytelsesmessig konsekvens ved returfeil er sentralt for prising og risikohåndtering.

   Kilde: Kravspesifikasjon punkt 9.2.7 (Medisinutlevering, avbestilling og retur)

6. I kravspesifikasjonen punkt 9.3.1 kreves integrasjon mot Gerica for Multidoseimport og forpliktelse til å etablere og teste integrasjon mot Aidn i god tid før 28. oktober 2026. Kan dere bekrefte om dere vil stille til rådighet nødvendige tekniske grensesnitt/leverandørdokumentasjon, testmiljø og testdatoer for Aidn-integrasjonen, og hvem som er ansvarlig for testing/akseptansekriterier (leverandør vs. oppdragsgiver vs. tredjepart Aidn/Tieto)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Integrasjonskostnad og tidsplan kan ikke prises presist uten avklaring av test- og ansvarsmodell.

   Kilde: Kravspesifikasjon punkt 9.3.1 (Utvikling og innovasjon)

7. I kontraktsvilkårene (vedlegg 5) punkt 7.1–7.3 står det at prisendringer kan skje årlig, pris ikke økes første avtaleår, og at leverandøren kun kan endre prisen ut over konsumprisindeks med begrensning 80% av indekseringen. Samtidig står det i vedlegg 5 punkt 10.2–10.3 om at markedsnære tilbud/kampanjer skal gjøres gjeldende og at gunstigere tilbud automatisk skal gjelde. Kan dere avklare hvilken «prisregel» som går foran ved motstrid mellom prisindeksering og nye lavere markedsbetingelser/kampanjer (og om det finnes en konkret beregningsregel)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Motstrid mellom prisregimer kan gi betydelig kommersiell risiko; leverandør trenger klar prioritering før tilbud.

   Kilde: Vedlegg 5 Generelle avtalevilkår: punkt 7.1–7.3 og punkt 10.2–10.3 (Prisendring/kampanjer)

8. I vedlegg 5 punkt 15.1 står «Fritt levert den enkelte enhet/avdeling på anvist sted», og det framgår også at montering/fjerning av emballasje er leverandørens ansvar med mindre annet er avtalt. Kan dere spesifisere om emballasje for medisiner/multidose (inkl. medisinkasser og transportkasser med forsegling) alltid skal håndteres som del av leveransen uten ekstra kostnad, eller om det finnes enkelte leveringssteder/perioder hvor dere har egne retur-/avfallsløsninger?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker logistikk- og håndteringskostnader og dermed tilbudets totalpris.

   Kilde: Vedlegg 5 punkt 15.1 og kravspesifikasjon punkt 4.1.6 (Leveringsbetingelser/emballasje og medisinkasser)

9. Tildeling på kvalitet (20 %) og klima/miljø (30 %) beskrives i konkurransegrunnlaget pkt. 6. Kvalitetsdokumentasjonen er «maks 8 sider», klima/miljø «maks 4 A4-sider». Kan dere bekrefte om sidebegrensningene gjelder eksklusivt for selve beskrivelsen i kravspesifikasjonens punkt 9 (dvs. at eventuelle vedlegg som sertifikater kan legges til som egne dokumenter uten å telle mot sideantallet), og om dette håndteres likt i TendSign under innlevering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare side-/vedleggsregler påvirker hvordan leverandøren disponerer innsatsen og dokumentasjonen for scoring.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt. 6.1 (Dokumentasjonsbegrensning)