Anskaffelse av Renhold- og kantinetjenester 2026

Anskaffelse av renholds- og kantinetjenester for AtB AS, med kontraktsgrunnlag som sier at NS 8431 Alminnelige kontraktsbestemmelser om levering av fast renhold gjelder (kantinetjenester omfattes så langt det passer). Kantinen omfatter drift av kjøkken/spiseområde i 4. etasje i Prinsens gate 39, med krav til kvalitet, mattrygghet/internkontroll/allergener, renhold, rapportering, åpningstider, menyplanlegging samt miljømerking innen 12 måneder.

• Tilbyder bekrefter at den oppfyller samtlige kvalifikasjonskrav jf. Prosedyrereglene pkt. 4.

  Dokumentasjon: Kryss for JA/NEI i tilbudsskjema; oppdragsgiver kan etterspørre dokumentasjon på ethvert tidspunkt.

  Kilde: 0.1 Vedlegg 1 Tilbudsskjema – «Bekreftelse på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav»
• Tilbyder skal angi om støttende virksomhet benyttes for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav.

  Dokumentasjon: Kryss for JA/NEI. Hvis JA: beskrivelse av hvilke kvalifikasjonskrav støttende foretak benyttes for å oppfylle.

  Kilde: 0.1 Vedlegg 1 Tilbudsskjema – «Benytter tilbyder støttende virksomhet…»

• Tilbyder kan bruke malen for tilbudsskjema eller utforme eget tilbudsbrev, men tilbudsbrevet skal inneholde samtlige opplysninger som i malen.Kilde: 0.1 Vedlegg 1 Tilbudsskjema – innledning
• Tilbudsbrev/bekreftelser: signering og opplysninger om firma, organisasjonsnr., adresse og kontaktperson(er) for konkurransen og kontrakten.Kilde: 0.1 Vedlegg 1 Tilbudsskjema – «Firmanavn… Kontaktperson…» og «Sted Dato Underskrift»
• Aktsomhetsvurdering (åpenhetsloven): tilbyders beskrivelse av innledende aktsomhetsvurderinger og leverandørkjeder relevante for tilbudet, inkl. risiko for menneskerettighetsbrudd og arbeidsforhold.Kilde: 0.1 Vedlegg 1 Tilbudsskjema – «Aktsomhetsvurdering»
• Egenrapporteringsskjema lønns- og arbeidsvilkår (Bilag 7) fylles ut og sendes innen én måned etter kontraktsignering (med mindre annet er avtalt); kan kreves flere ganger i løpet av kontraktsperioden.Kilde: 1.0 Kontraktsvilkår – pkt. 8.2 «Lønns- og arbeidsvilkår»
• Taushetserklæring: tilbydder skal levere utfylt og signert taushetserklæring (Bilag 13) som del av tilbudet; signert erklæring må foreligge før kontraktsarbeidet kan påbegynnes.Kilde: Bilag 1A pkt. 14.1 «Taushetserklæring»
• Dokumentasjon knyttet til lærlingkravet før oppstart: godkjenning som lærebedrift/tilsvarende, hvilket fag lærling(er) er tilknyttet, at lærling(er) skal delta i arbeid knyttet til renholdstjenestene, og plan for oppfyllelse av 10 %-kravet.Kilde: 1.0 Kontraktsvilkår – pkt. 10.2.2 «Dokumentasjon før oppstart»
• På forespørsel i kontraktsperioden: dokumentere status/progresjon/oppfølging, antall arbeidede timer (renhold) og hvor stor andel som er utført av lærling(er), samt endringer i tilknytning.Kilde: 1.0 Kontraktsvilkår – pkt. 10.2.3 «Dokumentasjon i kontraktsperioden»

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

28.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Kontraktsperiode: fra 01.12.2026 til 31.03.2030, opsjon for forlengelse inntil ytterligere 3 år (1+1+1) med minst 3 måneders skriftlig varsel før utløp.Kilde: 1.0 Kontraktsvilkår – pkt. 5 «Kontraktsperiode og oppsigelse»
• Opsjon/oppstart: aksepterer oppstartsdato ved kontraktsignering (bekreftelse i tilbudsskjema).Kilde: 0.1 Vedlegg 1 Tilbudsskjema
• Regulering av godtgjørelse/inntekter: prisskjema reguleres årlig basert på SSB konsumprisindeks (tabell 14702) med første regulering 01.07.2027.Kilde: 1.0 Kontraktsvilkår – pkt. 6 «Godtgjørelse»
• Faktureringskrav og betalingsbetingelser: 30 dager netto fra mottak av korrekt utstedt faktura; leverandør skal oversende faktura senest fem virkedager etter endt periode; EHF fortrinnsvis.Kilde: 1.0 Kontraktsvilkår – pkt. 7 «Fakturering og betaling» (7.1)
• Lønns- og arbeidsvilkår: leverandøren skal sikre at egne ansatte og ansatte hos underleverandører som direkte medvirker har lønns- og arbeidsvilkår iht. allmenngjort tariff/aktuelle forskrifter/landsomfattende tariff; dokumentasjonsplikt ved forespørsel.Kilde: 1.0 Kontraktsvilkår – pkt. 8.2 «Lønns- og arbeidsvilkår»
• Obligatorisk tjenestepensjon (OTP): leverandøren skal sikre OTP for ansatte/underleverandør-ansatte som direkte medvirker, og dokumentere ved forespørsel.Kilde: 1.0 Kontraktsvilkår – pkt. 8.3 «Krav til obligatorisk tjenestepensjon»
• HMS-kort: alle arbeidstakere som direkte medvirker skal bære gyldig HMS-kort (utstedt av Arbeidstilsynet). Bortvisning ved manglende kort.Kilde: 1.0 Kontraktsvilkår – pkt. 8.4 «Krav til HMS-kort»
• Miljømerking: kantinetjenesten skal senest 12 måneder etter kontraktsoppstart være merket med Svanemerket eller annen tilsvarende merkeordning; søknad senest 1 måned etter oppstart ved behov; leverandøren bærer alle kostnader. Manglende miljømerking gir dagmulkt.Kilde: Bilag 1A pkt. 14.2 «Miljømerking» og 1.0 Kontraktsvilkår – pkt. 9 «Dagmulkt ved brudd…»
• Bruk av lærlinger (kun renhold): leverandør skal være tilknyttet lærlingordning; minst 10 % av arbeidede timer knyttet til renhold skal utføres av lærlinger (minst én lærling). Kravet gjelder ved oppstart og gjennom hele kontraktsperioden.Kilde: 1.0 Kontraktsvilkår – pkt. 10 «Bruk av lærlinger» (10.2)
• Kantinespesifikke driftskrav: åpningstider man–fre 10:30–12:30 (normalt stengt i påsken/romjulen, redusert i sommerferie), meny planlegges og godkjennes av oppdragsgiver, minst to dager i uken varm mat/suppe inkl. vegetarisk alternativ, internkontroll og allergenhåndtering, samt renhold/avfallshåndtering og kildesortering.Kilde: Bilag 1A pkt. 9-11 og 6-7

• Kvalifikasjonskrav er ikke listet ut i utdraget; kun tilbyderens bekreftelse på at kravene i Prosedyrereglene pkt. 4 oppfylles.
• Tildelingskriterier og tildelingsmodell (vekting) fremgår ikke av den gitte dokumentteksten.
• Oppstartsmøte-/oppstartsdato i Bilag 1A sier 1. desember 2026, mens kontrakten i 1.0 også angir 01.12.2026; ytterligere detaljer om oppstartsdato i prosedyrer er ikke inkludert.
• Kontraktens øvrige misligholds- og sanksjonsbestemmelser etter NS 8431 er ikke fullt gjengitt utover enkelte punkter (dagmulkt, tilbakeholdsrett, heving ved vesentlig mislighold).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 1A punkt 14.2 Miljømerking: Når dere skriver at kantinetjenesten skal senest 12 måneder etter kontraktsoppstart være merket med Svanemerket eller annen merkeordning, kan dere bekrefte hvilken merkeordning(er) som anses «tilsvarende» i denne konkurransen (og eventuelt gi liste over godkjente/aksepterte ordninger dere har brukt tidligere)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Gir avklaring om tolkning av «tilsvarende» merkeordning og dermed risiko og kostnadsnivå ved sertifisering.

   Kilde: Bilag 1A punkt 14.2 Miljømerking

2. I Bilag 1A punkt 14.2 og Kontraktsvilkår punkt 9 (dagmulkt ved brudd): Dere viser til Bilag 1B punkt 8.3 for renhold og til Bilag 1A punkt 14.2 for kantine. Kan dere bekrefte hvilke konkrete tjenester/leveranser (avgrensning) som dagmulkt knyttes til for kantinedelen, og hvordan beregningsgrunnlaget («årlig kontraktsverdi», henholdsvis 0,25 % pr. tjeneste) praktisk beregnes for denne avtalen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Unngår feilprising og feil forventninger til hvordan dagmulkt utløses og beregnes for kantinedelen.

   Kilde: Kontraktsvilkår punkt 9 Dagmulkt ved brudd på krav til miljømerking / Bilag 1A punkt 14.2

3. I Bilag 1A punkt 9 Åpningstider: Hva legger dere i «normalt stengt i påsken og romjulen» og «i sommerferien ... stengt i en periode eller et redusert tilbud»—forventer dere konkrete datoer/ukeintervall (f.eks. hvilke uker som typisk gjelder), eller skal dette håndteres ved bestilling/avtale innenfor rammer dere fastsetter?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppdragsgiver-styrte avvik kan påvirke bemanning og kostnader; leverandør trenger forutsigbarhet for planlegging og prising.

   Kilde: Bilag 1A punkt 9 Åpningstider

4. I Bilag 1A punkt 10 Meny, tilgjengelighet og endringer i mattilbudet: Dere angir at ukentlig meny skal være tilgjengelig for brukerne senest kl. 10:00 mandag, og at avvik bør unngås. Hvor lang frist ønsker dere normalt at leverandøren skal innarbeide oppdragsgivers godkjenning/endringer (f.eks. «godkjenning innen X dager før»), slik at leverandøren kan planlegge innkjøp og produksjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Godkjenningsløp og leveringsfrister avgjør innkjøpsplan og matsvinn; må avklares før tilbud for å unngå underestimerte indirekte kostnader.

   Kilde: Bilag 1A punkt 10 Meny, tilgjengelighet og endringer i mattilbudet

5. I Bilag 1A punkt 12 Økonomiske vilkår og bestilling av mat: Dere skriver at leverandøren skal viderefakturere innkjøpskost med «direkte innkjøpskost kombinert med tilbudt påslagssats fra bilag 3». Kan dere beskrive hvordan dere forventer at påslaget beregnes og dokumenteres ved viderefakturering (f.eks. prosent av varekost, og om emballasje/levering/frakt håndteres innenfor direkte innkjøpskost eller som eget tillegg)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Påslagslogikken påvirker både kalkyle og rapportering; leverandør må vite hva som inngår i grunnlaget.

   Kilde: Bilag 1A punkt 12 Økonomiske vilkår og bestilling av mat

6. I Bilag 1A punkt 12 og Kontraktsvilkår punkt 7.1 Fakturakrav: Kan dere presisere hvilken fakturamarkør/referanseformat dere krever ved fakturering av videresalg/viderefakturering av matinnkjøp (inkl. hvordan lokasjon skal angis for kantinen i Prinsens gate 39)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil referanse eller lokasjonsangivelse kan medføre avvisning av faktura; viktig for korrekt gjennomføring og cashflow.

   Kilde: Kontraktsvilkår punkt 7.1 Fakturakrav / Bilag 1A punkt 12

7. I Bilag 1A punkt 5 Krav til kompetanse: Dere krever at daglig tilstedeværende har minimum to års relevant erfaring, og at CV skal fremlegges før oppstart. Kan dere bekrefte om dere også krever at alle vikarer/erstatningspersonell som skal oppfylle samme minimumskrav skal dokumenteres ved oppstart (før kontraktsstart), eller kan dette ettersendes løpende ved behov?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklarer administrativ og tidsmessig belastning og risiko knyttet til dokumentasjon av stedfortredere.

   Kilde: Bilag 1A punkt 5 Krav til kompetanse

8. I Kontraktsvilkår punkt 8.2 Lønns- og arbeidsvilkår: Dere angir at leverandøren må fylle ut egenrapporteringsskjema (Bilag 7) innen én måned etter kontrakten er signert, med mindre annet avtales. Kan dere bekrefte hvilket nivå detaljer som forventes i Bilag 7 (f.eks. hvilke felter dere vanligvis etterspør) og om det finnes mal/standardformat dere legger til grunn?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Egenrapportering kan bli tid- og dokumentkrevende; leverandør trenger å planlegge innsats og sikre samsvar med skjemaenes faktiske krav.

   Kilde: Kontraktsvilkår punkt 8.2 / Bilag 7 omtale i Kontraktsvilkår

9. I Kontraktsvilkår punkt 10.2 Krav til bruk av lærlinger (gjelder renhold): Kan dere bekrefte at kantinetjenestene i Bilag 1A ikke omfattes av 10-prosentkravet, og samtidig utdype hvordan dere i praksis skiller «arbeidstimer knyttet til renholdstjenestene» fra arbeid på kantinekjøkkenet når det gjelder tidsregistrering (f.eks. om renhold av kantinekjøkkenet skal føres på renholdsleveransen eller kantineleveransen)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tidsallokering påvirker oppfyllelse av lærlingekrav; uklar grense kan skape misligholdsrisiko og feil timeregnskap.

   Kilde: Kontraktsvilkår punkt 10.2 og 10.2.4 / Bilag 1A (renhold omtalt i kantinedelen)