Rammeavtale for kjøp av cateringtjenester i Bergen

Rammeavtale for kjøp av cateringtjenester for Norges Handelshøyskole (NHH) i Bergen. Avtalen omfatter levering av mat og drikke (pausemat, lunsj, middag/selskapsmat) samt tilhørende tjenester som serveringsutstyr/dekketøy og evt. servitører/kokker ved behov. Levering skjer til angitte adresser i Bergen (og eventuelt andre adresser etter avtale) på dag- og kveldstid, også helger. Rammeavtale med én leverandør, varighet 2 år med opsjon 1+1 år (maks 4 år).

• Skatteattest: leverandøren skal ha ordnede forhold for betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift.

  Dokumentasjon: Skatteattest ikke eldre enn 6 måneder (Altinn/ skattekontor for norske; tilsvarende attester for utenlandske, evt. erklæring signert av økonomidirektør/økonomiansvarlig).

  Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt. 7.2.2
• Registrering/autorisasjon mv.: leverandøren skal være lovlig etablert foretak og registrert som næringsmiddelvirksomhet hos Mattilsynet.

  Dokumentasjon: Firmaattest (hentes av oppdragsgiver for norske); for utenlandske bekreftelse på registrering i foretaks-/bransjeregister. Gyldig dokumentasjon for registrering hos Mattilsynet som næringsmiddelvirksomhet.

  Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt. 7.2.3
• Økonomisk og finansiell stilling: leverandøren skal ha finansiell styrke til å oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Årsregnskap inkludert noter og styre-/revisjonsberetning for 2025, 2024 og 2023 (og foreløpig årsregnskap ved behov). Eventuelt annen egnet dokumentasjon dersom ikke mulig. Kredittvurdering forbeholdt oppdragsgiver.

  Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt. 7.2.4
• Tekniske og faglige kvalifikasjoner: erfaring fra relevante og sammenlignbare leveranser.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 5 mest relevante og sammenlignbare leveranser siste 3 år, i utfylt mal (Vedlegg 3 – Referansebeskrivelser).

  Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt. 7.2.5
• Kvalitetsledelsessystem: leverandøren skal ha dokumentert kvalitetsledelsessystem.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av metoder for kvalitetssikring (vurderingsgrunnlag). Eventuelt kopi av gyldig ISO 9001/tilsvarende sertifikat.

  Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt. 7.2.5
• Miljøledelsessystem: leverandøren skal ha dokumentert miljøledelsessystem.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av miljøsystem (vurderingsgrunnlag). Eventuelt kopi av gyldig sertifikat (EMAS/Miljøfyrtårn/ISO 14001 el. tilsvarende).

  Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt. 7.2.5

• Komplett tilbud skal inneholde: utfylt tilbudsskjema (Vedlegg 1), skatteattest, firmaattest (for norske hentes oppdragsgiver, men fremgår som dokumentkrav), dokumentasjon for Mattilsynet-registrering, årsregnskap (2025/2024/2023), utfylt referansebeskrivelser (Vedlegg 3), beskrivelse av kvalitetssikring og miljøsystem, utfylt løsningsbeskrivelse (Bilag 2), utfylt prisskjema (Bilag 7 Vedlegg 1), samt evt. forpliktelseserklæring (Vedlegg 2) og øvrige relevante dokumenter.Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt. 8.1.1-8.1.5 samt «Komplett tilbud skal inneholde» i Tilbudsfasen
• Utfylte Bilag 2 – Leverandørens løsningsbeskrivelse: bekrefte oppfyllelse av MK/EK (Ja/Nei) og gi beskrivelser der oppgitt for MK (enkelte) og for alle EK, inkl. hvordan krav oppfylles i avtaleperioden.Kilde: Bilag 2 – Leverandørens løsningsbeskrivelse (innledning + kravtabell)
• Levering av tilbud: elektronisk via KGV før tilbudsfrist; siste innlevering før fristen regnes som endelig. Tilbud som ikke er levert i KGV innen fristen avvises.Kilde: Konkurransegrunnlaget «Leveringsmåte»

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

17.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Kontaktperson og stedfortreder: leverandør skal ha fast hovedkontaktperson for rammeavtalen og stedfortreder som trer inn ved fravær; kostnader for kompetanseoverføring bæres av leverandøren.Kilde: Bilag 2 / Bilag 1 krav nr. 1
• Tilgjengelighet for henvendelser: kontaktperson skal være tilgjengelig på telefon/e-post i avtalt arbeidstid (min. kl. 07:30-16:00) og svare/henvende fortløpende, senest innen 3 timer.Kilde: Bilag 2 / Bilag 1 krav nr. 2
• Levering og kvalitet: levere i henhold til bestilling, avtalt sted og tid (dag/kveld, hverdager/helger) og på en måte som sikrer riktig temperatur og presentasjon frem til servering.Kilde: Bilag 2 / Bilag 1 krav nr. 12
• Opphenting av retur-/leveringsemballasje og avfall/matrester: hentes innen én arbeidsdag etter levering; ved større leveranser og ved fredager/lørdager/ferieperioder samme dag.Kilde: Bilag 2 / Bilag 1 krav nr. 14
• Varsling ved avvik: leverandøren skal varsle uten ugrunnet opphold ved avvik fra avtalt levering og iverksette tiltak for å minimere konsekvensene.Kilde: Bilag 2 / Bilag 1 krav nr. 15
• Opplæringssystem: leverandøren skal ha system for opplæring av personell (inkl. klima/miljø, matsvinn, hygiene, servering, avfallshåndtering) og kunne dokumentere gjennomført opplæring; dokumentasjon fremlegges i årlige statusmøter og kan oversendes på forespørsel.Kilde: Bilag 2 / Bilag 1 krav nr. 16
• Bærekraft: matsvinnrutiner, ombruk/materialgjenvinnbar emballasje, redusert engangsemballasje, avfallshåndtering og nullutslippskjøretøy ved transport.Kilde: Bilag 2 / Bilag 1 krav nr. 29-34
• Dyrevelferd og råvaresertifisering: animalske råvarer skal være i tråd med anerkjente dyrevelferdsstandarder; fisk/skaldyr som står på WWFs rødliste skal ikke serveres med mindre MSC/ASC el. tilsvarende sertifisert.Kilde: Bilag 2 / Bilag 1 krav nr. 36-37

• Dokumentutdraget inneholder ikke tildelingskriterienes eksakte punkt 9.1-tekst i Bilag 2, men viser at EK evalueres mot «Kvalitet på tilbudt løsning» i Konkurransegrunnlaget pkt. 9.1.
• Bilag 2-utdraget gjengir krav nr. 10 og 11 som del av kravtabellen, men selve besvarelsesfeltene er ikke utfylt (kun sjekkruter og instruks).
• Kvalifikasjonskrav og innleveringskrav er hentet fra Konkurransegrunnlaget, men konkrete avsnitt/nummer for enkelte dokumentpunkter i innlevering (f.eks. detaljer om firmaattest) kan variere ved endelig publisert mal; her er det kun basert på oppgitt tekst.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransegrunnlaget punkt 9.1 fremgår det at tildelingskriteriet «Kvalitet på tilbudt tjeneste» har vekt 60%, men det er ikke oppgitt hvordan underkriteriene innen kvalitet (smaksprøver, beskrivelser av innhold/rett for kjerneprodukter, og oppfyllelse av kravspesifikasjon) vektes mot hverandre i evalueringen. Kan oppdragsgiver presisere vektingen/poengfordelingen mellom disse delene (eventuelt oppgi evalueringsmatrise/formel) slik at leverandørene kan prise og prioritere riktig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kvalitetsdelen styrer 60% av tildelingen, og manglende opplysninger om vektingen mellom kvalitetsunderkriterier gjør det vanskelig å målrette tilbudsutformingen og prise riktig.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget punkt 9.1 / «Tildelingskriterier»

2. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilken dato/periode rammeavtalen skal anses å løpe fra, siden standardkontrakten har feltet «Oppstartsdato/Sluttdato» uten utfylling?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklar oppstart/varighet påvirker planlegging, bemanning, tilgjengelighet for smaksprøver/oppstart og hvordan leverandøren beregner kostnader i tilbuds- og kontraktsperioden.

   Kilde: Standardkontrakt for tjenestekjøp (punkt 3.2.1 / felt for oppstart/sluttdato)

3. I Bilag 2 – Leverandørens løsningsbeskrivelse kr. 10 «Nettbasert bestillingsportal» fremgår det at leverandøren skal redegjøre for hvorvidt det er mulig å koble portalen opp til NHH/NHHE sin gjeldende e-handelsløsning. Kan oppdragsgiver angi hvilken(e) e-handelsløsning(er) dette gjelder (navn/leverandør), og hvilke integrasjonsmetoder/krav som normalt forventes (f.eks. ordreformat, autentisering, mapping av produkter/avgiftsgrunnlag)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Integrasjonskrav påvirker utviklings-/driftskost og risiko; leverandøren trenger konkret grunnlag for å vurdere gjennomførbarhet og kostnadsnivå.

   Kilde: Bilag 2 – Leverandørens løsningsbeskrivelse, krav nr. 10 (Nettbasert bestillingsportal)

4. Bilag 2 – Leverandørens løsningsbeskrivelse krav nr. 14 «Opphenting av leveringsemballasje» sier at opphenting ved større leveranser og når leveranser skjer fredager/lørdager eller i forkant av ferier/helligdager skal skje samme dag. Kan oppdragsgiver presisere hvordan «samme dag» skal forstås i praksis (f.eks. seneste hentetidspunkt), og om returpunkt og tidsvinduer kommuniseres i forkant av hvert avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tidskrav til returhenting kan kreve ekstra bemanning/logistikk; leverandøren må forstå praktisk gjennomføring for å prise korrekt og sikre etterlevelse.

   Kilde: Bilag 2 – Leverandørens løsningsbeskrivelse, krav nr. 14 (Opphenting av leveringsemballasje)

5. Bilag 2 – Leverandørens løsningsbeskrivelse krav nr. 8 «Avbestilling» og nr. 9 «Endringer i bestillinger» opererer med ulike tidsfrister og terskler (inntil 15 deltakere: kostnadsfritt til kl. 10:00 dagen før; endringer inntil 20% frem til 12 timer før, utover 4 dager før). Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan terskel 20% måles (mot totale kostnader/kontraktspris per bestilling, eller mot enkelte linjer), og hva som skjer prismessig når endringer overstiger terskelen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Målemetode og prismekanisme ved endringer kan gi betydelig kostnadsusikkerhet; leverandøren trenger avklaring for å kalkulere margin og prosess ved avvik/justeringer.

   Kilde: Bilag 2 – Leverandørens løsningsbeskrivelse, krav nr. 8 (Avbestilling) og nr. 9 (Endringer i bestillinger)

6. Bilag 2 – Leverandørens løsningsbeskrivelse krav nr. 12 «Levering» sier at levering skal kunne skje både på dagtid og kveldstid, hverdager og helger ved behov, og at leveringen skal sikre riktig temperatur og presentasjon frem til servering. Kan oppdragsgiver angi typiske leveringsvinduer (f.eks. tidspunkter for kveldsleveranser og helgeleveranser) og eventuelle krav til temperaturdokumentasjon/temperaturlogger?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Konkrete tidspunkter og dokumentasjonsforventninger påvirker logistikk, utstyr og bemanningskost; leverandøren må kunne underbygge og prise kapasitet.

   Kilde: Bilag 2 – Leverandørens løsningsbeskrivelse, krav nr. 12 (Levering)

7. I Bilag 2 – Leverandørens løsningsbeskrivelse krav nr. 7 «Bestilling av møte- og pausemat» står det at ved bestilling innen kl. 12:00 skal leverandøren levere møte- og pausemat til opptil 50 personer påfølgende dag, uavhengig av når maten skal leveres den påfølgende dagen. Kan oppdragsgiver presisere hvordan dette samspiller med eventuelle kveldsleveranser (f.eks. hvis «påfølgende dag» også kan bety leveranse etter kl. 18:00)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tolkning av «uavhengig av tidspunkt» og samspill med kveldsleveranser kan være avgjørende for kapasitet, produksjons- og transportopplegg.

   Kilde: Bilag 2 – Leverandørens løsningsbeskrivelse, krav nr. 7 (Bestilling av møte- og pausemat)

8. Standardkontrakten punkt 10.7.1 «Krav til lærlinger» fastsetter minst 10% lærlingetimer. Kan oppdragsgiver bekrefte om denne lærlingandelen skal beregnes ut fra alle timer leverandøren bruker i avtaleperioden, eller kun timer som faktisk knytter seg til restaurant- og matfagarbeid for leveranser under rammeavtalen (og hvordan oppdragsgiver forventer at leverandøren kategoriserer timer i praksis)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig beregningsgrunnlag for lærlingekrav reduserer risiko for feil etterlevelse og avkorting/tilbakehold.

   Kilde: Standardkontrakt for tjenestekjøp, punkt 10.7.1 (Krav til lærlinger)

9. Smaksprøver vil gjennomføres uke 39 (tentativt 23.–25. september), og leverandørene må stille på kort varsel etter tilbudsfrist. Kan oppdragsgiver angi omfanget av smaksprøvedeltakelse for hver leverandør (antall representanter per leverandør, forventet varighet per dag) og om leverandøren selv må produsere/medbringe produkter til smaksprøvene, eller om oppdragsgiver legger til rette?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kapasitet og kost for smaksprøver kan være betydelig; leverandøren må vite praktisk opplegg for å planlegge bemanning og produksjon.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget (avsnitt «Smaksprøver» og «Fremdriftsplan»), samt Vedlegg 4 (Praktisk informasjon for gjennomføring av smaksprøver)