Anskaffelse av løsningsekspert SAP Basis

Anskaffelse av 1 løsningsekspert SAP Basis til prosjekt P1160 «Kritisk oppgradering av ERP» (enabling-team SAP-Basis i CIT DRIV). Ytelsen gjelder faglig bistand innen SAP Basis (installasjon/oppgradering, support/enhancementpacks, etablering av SAP-systemer, problemløsning, tuning/sizing, prosjektbidrag og kompetansebygging). Kontraktsstart planlagt 01.01.2027 (kan tidligst starte nov/des 2026 ved tilgjengelighet). Varighet: inntil 2500 timer til 31.12.2027, med ensidig opsjon forlengelse inntil tre år (inntil 6000 timer totalt), maks 31.12.2030. Sikkerhetsklarering: personell må kunne sikkerhetsklareres for HEMMELIG før bistand.

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister eller handelsregister i den staten leverandøren er etablert (ESPD del IV bokstav A: Egnethet).

  Dokumentasjon: Norske leverandører: firmaattest. Utenlandske leverandører: bekreftelse på registrering i foretaksregister/handelsregister (ESPD/innlagt dokumentasjon i Mercell).

  Kilde: Del 1, pkt. 4.3.1 / Tabell «Kvalifikasjonskrav» (ESPD del IV bokstav A)
• Leverandøren skal ha nødvendig økonomisk og finansiell kapasitet for å utføre kontrakten (ESPD del IV bokstav B).

  Dokumentasjon: Kredittvurdering fra anerkjent kredittvurderingsselskap basert på siste regnskapstall, ikke eldre enn 3 måneder. Tilfredsstillelse kan være kredittrating «kredittverdig» eller tilsvarende.

  Kilde: Del 1, pkt. 4.3.3 / Tabell «Økonomisk og finansiell kapasitet»
• Leverandøren skal ha god erfaring fra lignende leveranser (ESPD del IV bokstav C).

  Dokumentasjon: Oversikt over inntil 3 relevante oppdrag i løpet av siste 3 år, med verdi, utførelsestidspunkt, mottaker (navn, telefon og e-post) og kort beskrivelse. Leverandøren har ansvar for å dokumentere relevans. Nyetablerte kan bruke erfaring fra tilbudte personer/ressurser i andre virksomheter.

  Kilde: Del 1, pkt. 4.3.4 / Tabell «Tekniske og faglige kvalifikasjoner» (ESPD del IV bokstav C)
• Leverandøren skal ha et godt kvalitetsstyringssystem; minimum rutiner for å sikre at relevante lover og forskrifter overholdes (ESPD del IV bokstav D).

  Dokumentasjon: Beskrivelse av kvalitetssikring. Ved ISO 9001 eller tilsvarende: kopi av gyldig sertifikat.

  Kilde: Del 1, pkt. 4.3.4 / Tabell «Kvalitetssikrings- og miljøledelsesstandarder»
• Leverandøren skal ha et dokumentert og gyldig miljøledelsessystem med rutiner/struktur for relevante miljøhensyn knyttet til tjenestene (ESPD del IV bokstav D).

  Dokumentasjon: Beskrivelse av miljøledelsestiltak. Ved ISO 14001, Miljøfyrtårn, EMAS eller tilsvarende: kopi av gyldig sertifikat.

  Kilde: Del 1, pkt. 4.3.4 / Tabell «Kvalitetssikrings- og miljøledelsesstandarder»

• ESPD (elektronisk europeisk egenerklæringsskjema) skal fylles ut og leveres sammen med tilbudet som foreløpig dokumentasjon for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og fravær av avvisningsgrunner (integrert i Mercell).Kilde: Del 1, pkt. 4 (særlig 4.1)
• Tilbudet skal inneholde utfylt Tilbudsbrev (Vedlegg 1).Kilde: Del 1, pkt. 6.2 – Tilbudsstruktur (Dokument 1)
• Tilbudet skal inneholde egenerklæring vedrørende overholdelse av etiske retningslinjer og sanksjonslover (Vedlegg 2).Kilde: Del 1, pkt. 6.2 – Tilbudsstruktur (Dokument 2)
• Eventuell(e) Forpliktelseserklæring (Vedlegg 6) dersom leverandøren støtter seg på andre virksomheters kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskrav.Kilde: Del 1, pkt. 6.2 – Tilbudsstruktur (Dokument 3) / Del 1, pkt. 4.3.3 / vedleggstekst
• Eventuell liste over avvik fra konkurransegrunnlaget (Vedlegg 7) dersom relevante avvik foreligger; avvik skal angi referanse til bilag/ punkt og konsekvens.Kilde: Del 1, pkt. 3.6 og pkt. 6.2 – Tilbudsstruktur (Dokument 4)
• SSA-B bilag 1-7 (Del 2), inkludert at prisbilag (bilag 5) og relevante bilag 2, 4 og 5 fylles ut av leverandør.Kilde: Del 1, pkt. 6.2 – Tilbudsstruktur (Dokument 5)
• Eventuell sladdet versjon av tilbudet hvor opplysninger som ønskes hemmeligholdt er sladdet.Kilde: Del 1, pkt. 3.3 og pkt. 6.2 – Tilbudsstruktur (Dokument 6)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

01.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Kontrakten tildeles én leverandør.Kilde: Del 1, pkt. 1.5
• Varighet: oppstart 01.01.27 (kan være nov/des 2026 ved tilgjengelighet). Bistand inntil 2500 timer i perioden til 31.12.2027.Kilde: Del 1, pkt. 1.4; Del 1/ Bilag 1 (Bilag 3 oppsummert)
• Oppdragsgiver har ensidig rett til forlengelse inntil tre år (1+1+1), tilsvarende inntil 6000 timer (opsjon). Maks varighet 31.12.2030.Kilde: Del 1, pkt. 1.4
• Sikkerhetskrav: personell som skal yte bistand må kunne sikkerhetsklareres for HEMMELIG; oppdragsstart avhenger av autorisasjon/ sikkerhetsklarering.Kilde: Del 1, pkt. 3.2; Bilag 1 (Konsulentens sikkerhetsklarering)
• Språkkrav i konkurransen: all kommunikasjon og selve tilbudet på norsk.Kilde: Del 1, pkt. 3.1
• Avbestilling: Kunden kan avbestille med 30 dagers skriftlig varsel; betaling for allerede utført arbeid + dokumenterte kostnader mv. ved omdisponering/ direkte kostnader.Kilde: SSA-B punkt 4.2
• Midlertidig stans: Kunden kan kreve stans med minimum 5 dagers varsel; Kunden erstatter dokumenterte kostnader og direkte kostnader ved stansingen.Kilde: SSA-B punkt 4.3
• Nøkkelpersonell: nøkkelpersonell fremgår av bilag 4; skifte krever kundens godkjenning.Kilde: SSA-B punkt 5.2
• Taushetsplikt: konfidensialitet og varighet 5 år etter avtalens opphør (med mindre annet avtales i bilag 4).Kilde: SSA-B punkt 5.3
• Lønn- og arbeidsvilkår: krav om at konsulenten sikrer ikke dårligere vilkår iht. allmenngjort tariff/landsomfattende tariff; dokumentasjonsplikt; dagbot ved brudd.Kilde: SSA-B punkt 5.4.1-5.4.3
• Vederlag/fakturering: pris som timepris (kostnader innberegnet), faktureres etterskuddsvis pr. måned; betaling etter 30 dager; EHF krav for offentlige virksomheter (elektronisk faktura).Kilde: SSA-B punkt 6.1-6.2; Bilag 5

• Konkret innhold i kompetansetabellens «CV vedlegg» og hvorvidt alle kompetansekrav er absolutt/skal-krav fremgår delvis (angitt A*/A/B i Bilag 1, men selve tildelingsmetoden for hvert enkelt kompetansepunkt/vekting er ikke fullstendig listet i utdraget).
• Kontraktsbilag (SSA-B bilag 1-7) er omtalt, men detaljer for bilag utover avsnitt som fremgår i utdraget er ikke inkludert (f.eks. bilag 1 pkt. 1.3.3 og bilag 5 prisbestemmelser er delvis).
• Tildelingsmodell for pris oppgir karakterskala, men konkrete poengformler/terskler for pris er ikke gjengitt i teksten.
• Arbeidsomfang (tidsplan og «fremdriftsplan i bilag 3») er henvist, men selve detaljer i bilag 3 er ikke med i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I bilag 1 punkt «Konsulentens kompetansekrav» fremgår det at hvert kompetansekrav skal besvares med «ja»/«nei», og at «Språkkrav» er et skal-krav som kan føre til avvisning dersom konsulenten ikke oppfyller kravet. Kan oppdragsgiver presisere hvordan språkkravet skal dokumenteres og vurderes (f.eks. krav til skriftlig nivå, muntlig intervju, eller referanser i CV), og hvilke tegn som kan gi grunnlag for avvisning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å unngå feil utfylling og risiko for avvisning, må leverandøren forstå nøyaktig hva som teller som oppfyllelse og hvordan vurderingen gjøres.

   Kilde: Bilag 1 – Kundens beskrivelse av bistanden / Forsvarets kompetansekrav (Språkkrav – skal-krav) / «Forsvarets kompetansekrav» i Bilag 1 pkt. 1.3.2

2. I bilag 5 fremgår det at timesprisen skal være en fast timepris der alle leverandørens kostnader er innberegnet, og at det «ikke vil bli gitt ytterligere dekning» for blant annet utlegg, overtid, reise-/diettkostnader og reisetid, med unntak for tjenestereiser utenfor Oslo/Akershus-området som pålegges av oppdragsgiver. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan dette slår ut for (1) arbeidstid/beredskap og (2) tidsbruk ved sikkerhets-/autorisasjonsprosesser (f.eks. autorisasjonssamtale), dersom dette skjer utenfor normal arbeidstid eller ikke kan knyttes direkte til leveransen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må prise inn korrekt kostnadsrisiko knyttet til sikkerhetsprosesser og tidsbruk utenfor ordinær drift.

   Kilde: Bilag 5 – Pris og prisbestemmelser (Avtalens punkt 6.1 og tilhørende avsnitt om utlegg/reise/diett/overtid/reisetid) / SSA-B 2026 punkt 6.1–6.2

3. I SSA-B 2026 punkt 4.2 står det at bistanden kan avbestilles av kunden med 30 dagers varsel, og at kunden skal betale (1) allerede utført arbeid, (2) dokumenterte kostnader knyttet til omdisponering av personell, og (3) andre direkte kostnader som konsulenten påføres som følge av avbestillingen. Kan oppdragsgiver beskrive hvilke kostnadstyper som typisk aksepteres som «dokumenterte kostnader knyttet til omdisponering» og «andre direkte kostnader» i denne konkrete avtalen (f.eks. interne overheadfordelinger, oppsigelseskostnader, planlagt bench/igangsettingskostnader)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig kostnadsgrunnlag kan gi stor kommersiell risiko ved avbestilling; leverandøren trenger avklarte avgrensninger før prisfastsettelse.

   Kilde: SSA-B 2026 punkt 4.2 Avbestilling

4. I bilag 1 fremgår det at konsulenten må være sikkerhetsklarert for «Hemmelig» før bistanden kan påbegynnes, og at autorisasjonssamtale vil bli avholdt. Samtidig fremgår det i Del 1 punkt 2.3.1 at det ikke vil bli avholdt tilbyderkonferanse, og at leverandøren kan bli bedt om personopplysningsblankett før/etter tildeling for å påbegynne sikkerhetsklarering. Kan oppdragsgiver avklare (1) forventet tidslinje for sikkerhetsklarering/autorisasjon, (2) hva som skjer hvis konsulenten ikke kan autoriseres innen ønsket oppstart (01.01.27 eller tidligst oppstart), og (3) om det finnes en definert «oppstartsvindu»-modell eller begrensning i oppdragsgivers avbestillings-/hevingsgrunnlag ved manglende klarering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende autorisasjon er en sentral risikodriver for konsulentleveranser; leverandøren må forstå konsekvenser og mulighet for risikoreduserende plan.

   Kilde: Bilag 1 – Organisering, arbeidssted og sikkerhetsklarering (krav til Hemmelig og autorisasjonssamtale) samt Del 1 punkt 2.3.1 / ESPD-kreditering (utdrag)

5. I bilag 1 fremgår det at «Oppdragsgiver tar forbehold om at arbeidssted vil kunne bli flyttet innenfor Oslo/Akershus-området, uten at det kompenseres for dette.» Kan oppdragsgiver presisere hvilke reise-/transportkostnader som da eventuelt kan oppstå for konsulenten (for eksempel pendling innen Oslo/Akershus) og bekrefte at slike kostnader ikke kompenseres, slik at leverandøren kan prise korrekt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Flytting av arbeidssted påvirker reisetid/utlegg og dermed pris; leverandøren må få bekreftelse på praksis.

   Kilde: Bilag 1 – Organisering, arbeidssted og sikkerhetsklarering (arbeidssted Sjølystparken/forbehold om flytting innen Oslo/Akershus) og Bilag 5 (dekning av reise-/reisetid)

6. I bilag 3 fremgår det at rollen er estimert til inntil 2500 timer og inntil 100 % i hele perioden, men at oppdragsgiver tar forbehold om at reelle behov i enkelte perioder (særlig ferieavvikling) kan være mindre enn estimert. Kan oppdragsgiver bekrefte om leverandøren får kompensert for «underutnyttelse» i slike perioder (f.eks. minste garanterte timer eller plikt for konsulenten til å stå til disposisjon), eller om leveransen og betaling kun skjer basert på faktiske uttak/timer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vesentlige avvik mellom estimat og faktisk behov påvirker inntektsgrunnlag og leverandørens planlegging; leverandøren må avklare om det foreligger noen form for minimum/tilgjengelighetsforpliktelse.

   Kilde: Bilag 3 – Prosjekt- og fremdriftsplan (timer/omfang, 100 % estimat, og forbehold om lavere behov i ferieavvikling) samt SSA-B 2026 punkt 6.1–6.2 om timebasert vederlag

7. I Del 1 punkt 5.1 og 5.2 fremgår det at pris vektes 30 % og kvalitet 70 %, og at kvalitet evalueres basert på «Del 2 SSA-B bilag 1 pkt. 1.3.3». Kan oppdragsgiver presisere nøyaktig hvilke del-elementer under kompetansekrav som inngår i poenggivningen (f.eks. hvordan A*-krav vs B-krav vs språk skal omsettes til poeng på skala 1–10), og om det finnes en terskel-/«bestått»-mekanisme for A*-krav ut over avvisning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig evalueringslogikk er nødvendig for å avgjøre hvordan leverandøren skal prioritere dokumentasjon og hvordan man best kan strukturere tilbud for maksimal score.

   Kilde: Del 1 punkt 5.1 og 5.2 (Tildelingskriterier og evaluering) samt bilag-referanse «Del 2 SSA-B bilag 1 pkt. 1.3.3»

8. SSA-B 2026 punkt 5.2 sier at skifte av nøkkelpersonell skal godkjennes av kunden og at godkjennelse ikke kan nektes uten saklig grunn, og at konsulenten bærer kostnadene ved kompetanseoverføring ved bytte som skyldes konsulenten. Kan oppdragsgiver avklare hva som anses som «nøkkelpersonell» i denne konkrete avtalen (om det er kun tilbudt konsulent), og hvilke krav som stilles til ny ressurs for at saklig grunn ikke skal foreligge (f.eks. samme oppfyllelse av A*-kompetansekrav)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Skifte-/substitusjonsvilkår påvirker leverandørens operasjonelle risiko og kontraktsplanlegging i tilfelle fravær eller byttebehov.

   Kilde: SSA-B 2026 punkt 5.2 Nøkkelpersonell samt Bilag 4 (utfylling av nøkkelpersonell)