Analysetjenester for næringsmidler til helseforetakene i Helse Sør-Øst

Sykehusinnkjøp HF gjennomfører åpen anbudskonkurranse for etablering av rammeavtale(r) om analysetjenester for næringsmidler til helseforetak i Helse Sør-Øst. Formålet er mikrobiologiske og kjemiske analyser av prøver fra næringsmidler, produksjonsmiljø og vann for å sikre hygiene og mattrygghet. Anskaffelsen er delt i to delkontrakter: (1) analyser inkl. kjøp/levering av prøvetakingsutstyr og faglig rådgivning ved behov, samt opsjon på henting/transport av prøver; og (2) Vestre Viken HF med prøvetaking på lokasjon etter prøvetakingsplan (HACCP), rapportering, forklaring av resultater og evt. rådgivning som enkeltoppdrag. Rammeavtalene gjelder 2 år, med mulighet for forlengelse inntil totalt 4 år. For delkontrakt 1 evalueres også innlevert web-/logistikkløsning (demonstrasjon).

• Tilbyder skal være registrert i foretaksregister eller handelsregister i etableringsstaten.

  Dokumentasjon: Firmaattest (norske selskaper) / attest for lovbestemt registrering i etableringslandet (utenlandske selskaper).

  Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 5.1 Registreringer, autorisasjoner mv.
• Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet for å gjennomføre kontraktsforpliktelsene.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering fra godkjent kredittinstitusjon basert på sist kjente regnskapstall og utvikling siste tre år; skal minst vise middels score. Oppdragsgiver kan verifisere via soliditet.no. Alternativ dokumentasjon kan brukes (f.eks. morselskapsgaranti/bankgaranti).

  Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 5.2 Økonomisk og finansiell kapasitet
• Tilbyder skal ha tekniske og faglige kvalifikasjoner/evne og kapasitet (relevant erfaring).

  Dokumentasjon: Oversikt over de tre viktigste relevante leveransene siste tre år med kontraktens verdi, tidspunkt, og navn på mottaker. Svarskjema referanser skal benyttes.

  Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 5.3 Tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Tilbyder skal ha tredjepartssertifisert miljøledelsessystem (EMAS/ISO 14001/Miljøfyrtårn eller tilsvarende).

  Dokumentasjon: Kopi av sertifisering/attester utstedt av uavhengige organer. (Hvis ikke etablert: forplikter seg til å starte prosess fra avtalens ikrafttredelse.)

  Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 5.4 Kvalitetssikringsstandarder og miljøledelsesstandarder
• Tilbyder kan støtte seg på andre virksomheter for å oppfylle kvalifikasjonskrav (inkl. krav om dokumentasjon og ressursdisponering).

  Dokumentasjon: ESPD-erklæringer elektronisk for både tilbyder og støttende virksomheter. For økonomisk/finansiell kapasitet: morselskapsgaranti og solidarisk ansvar.

  Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 5.5 Støtte fra andre virksomheter

• Lever tilbud via oppdragsgivers KGV for gjeldende delkontrakt; systemet tillater ikke levering etter tilbudsfrist.Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 3.1 Innlevering av tilbud
• Tilbud skal være på norsk. Eventuelle forbehold skal oppgis i Tilbudsbrev (presist og entydig).Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 3.5 Språk og punkt 3.6 Forbehold
• Tilbudet skal leveres med riktig filnavn/filformat for vedlegg: Tilbudsbrev (PDF), Prisskjema (Excel) per delkontrakt, Kravspesifikasjon (Excel), samt øvrige angitte PDF-dokumenter (Forpliktelseserklæring/morselskapsgaranti ved behov, egenerklæring om russisk involvering, kontaktpunkter leverandør, bruksanvisning for sladding, sladdet versjon av tilbud, øvrig dokumentasjon).Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 3.2 Tilbudets utforming
• Tilbyder skal fylle ut og levere ESPD (integrert i KGV) som foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav/avvisningsgrunner.Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 4 Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD)
• For delkontrakt 1: levere dokumentasjon i tilbudet som grunnlag for evaluering av web-løsning, i tillegg til praktisk demonstrasjon i 1:1 møte (invitasjon etter frist hvis kvalifisert).Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 1.9 Demonstrasjon av tilbudt web-løsning
• Sammen med tilbud: levere utfylt og signert Egenerklæring om russisk involvering samt utfylt og signert Kontaktpunkter leverandør.Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 3.2 Tilbudets utforming (punktlister for vedlegg)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

30.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtale med én leverandør per delkontrakt; avtaleperiode 2 år med forlengelse inntil 1 år av gangen, maks samlet 4 år. Automatisk forlengelse på likelydende vilkår med mindre kunden tar initiativ.Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 1.4 Avtaleperiode
• Endringer i regelverk/rutiner/matkonsepter/organisatoriske forhold anses inkludert i leveransen, forutsatt at tilpasning ikke utgjør vesentlig endring i kontrakten. (Spesielt for delkontrakt 1: flytting av aktivitet fra Rikshospitalets hovedkjøkken til Ullevål sykehus; tilbyderen skal tilpasse leveransen.)Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 1.2.4 Endringer i avtaleperioden
• Delkontrakt 1 inkluderer ikke prøvetaking på lokasjon (sykehusenes eget personell utfører), men det finnes opsjon på henting og transport av prøver.Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 1.2.1 Omfanget av anskaffelsen (Delkontrakt 1)
• Delkontrakt 2: leverandør kommer fysisk til kjøkkenet, utfører prøveuttak etter prøvetakingsplan basert på risiko (HACCP), og leverer/sender for analyse. Rapporteringsplikt: resultater, vurdering (OK/avvik) og trender; leverandør forklarer resultatene og foreslår tiltak.Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 1.2.1 Omfanget av anskaffelsen (Delkontrakt 2)
• Tjenesten utføres som del av helseforetakenes arbeid med kontroll og oppfølging av hygiene og mattrygghet (formål).Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 1.2 Anskaffelsens formål og omfang
• Klima- og miljøivaretakelse gjennom krav i kravspesifikasjonen (minstekrav) fremfor tildelingsvekt. Inkluderer krav til redusert kjemikaliebelastning (REACH/fravær av stoffer på europeisk utfasingsliste), emballasjeminimering og resirkulerbarhet, samt miljøvennlig transport med nullutslippskjøretøy.Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 6.3 Unntak klima- og miljøhensyn + opplistede miljøkrav

• Dokumentteksten for kontraktskrav er hovedsakelig hentet fra konkurransebestemmelsene. Fullstendige kontrakts-/utførelseskrav (f.eks. konkrete SLA/tidsfrister, kvalitetskrav til analyserapportformat, nøyaktige prosedyrer) ligger trolig i Kravspesifikasjon og Rammeavtale-bilag, men disse er ikke inkludert i utdraget.
• Det er to ulike saksnr./konkurransetekster i materialet (Analysetjenester 2025/41798 vs. Smitteavfallsesker 2026/92781). I denne utgaven er det analysetjenestene som er mest utfyllende i første dokument, men andre dokumentutdrag kan være fra annen konkurranse og kan gi støy i kontrakts-/innleveringsdetaljer.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. For prising/evaluering: Hvordan skal totalpris beregnes når det ikke leveres tilbud på alle varelinjene innenfor en delkontrakt (ref. «Hvis Oppdragsgiver ikke mottar tilbud på alle varelinjene…»)? Skal evalueringen da baseres kun på «sammenliknbare tilbudte produkter», og i så fall hvilke varelinjer regnes som sammenliknbare (f.eks. kun innen samme produktkategori/lik størrelse/lik type eske/absorbent)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite nøyaktig hvilket prisgrunnlag som brukes for priskarakter når tilbud ikke dekker hele sortimentet, for å unngå feil prising og risiko for uønsket evaluering.

   Kilde: Konkurransebestemmelser.pdf pkt. 6.1 (Pris) / «Pris vil bli evaluert…» samt avsnittet om manglende varelinjer

2. Vareprøver: Prisskjemaet angir antall vareprøver per anbudslinje (arkfane «Prisinformasjon», kolonne D). Kan dere bekrefte at vi skal levere én vareprøve per linje/kode angitt der, og at samme vareprøve kan brukes for flere linjer dersom produktene er identiske?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vareprøver er evalueringsgrunnlag og feil antall/merking kan gi avvisningsrisiko; leverandøren trenger praktisk avklaring på «likhet» og gjenbruk av vareprøvemateriale.

   Kilde: Konkurransebestemmelser.pdf pkt. 3.10 (Vareprøver, demonstrasjon og utprøving)

3. Elektronisk samhandling – katalog: I Helse Nord-versjonen står at EHF-katalog skal leveres senest 10 arbeidsdager etter elektronisk signering av innkjøpskontrakt, og oppdateres uoppfordret minimum 10 dager før endring trer i kraft og/eller minst 1 gang pr år. Kan dere bekrefte hva som er styrende når vi samtidig må levere vareprøver innen 07.10.2026 og avtale skal starte 15.02.2027, og om «oppstart av avtalen» i praksis krever at katalog er godkjent/aktivert før 15.02.2027?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må planlegge implementering, katalogutlegging og eventuelle endringer; uklarhet om milepæler påvirker ressursbruk og risiko.

   Kilde: 16_Elektronisk_samhandlingsavtale... (pkt. om katalog i Helse Midt-Norge) og 17_Elektronisk_samhandlingsavtale... (pkt. 1 og 3, særlig krav om 10 dager/1 gang) samt Konkurransebestemmelser pkt. 1.7 (Oppstart av avtale)

4. Elektronisk samhandling – ordre/ordrebekreftelse: I Helse Midt-Norge-versjonen står at ordrebekreftelse skal sendes innen 1 virkedag etter at bestilling er mottatt. Samtidig er det i Helse Nord-versjonen angitt andre tidskrav for oppstart elektronisk samhandling. Kan dere avklare hvilke frister som gjelder for selve ordrebekreftelse for alle regioner (Helse Midt-Norge, Helse Sør-Øst og evt. Helse Nord-tiltrede), og om fristen er 1 virkedag på tvers av samhandlingsavtalene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne levere på tvers av regioner med riktig responstid; feil frist kan gi misligholdsrisiko og direkte driftskostnader.

   Kilde: 16_Elektronisk_samhandlingsavtale... (avsnitt «Ordrebekreftelse… innen 1 virkedag») og 17_Elektronisk_samhandlingsavtale... (avsnitt om oppstart og meldingsflyt)

5. Elektronisk samhandling – «Akseptert med endring»: Helse Midt-Norge-avtalen har valg mellom «stilltiende aksept», «kansellering og ny bestilling» og «endringsordre» samt tidsrammer (f.eks. kjøper gir respons innen 1 dag ved stilltiende aksept, og innen 3 dager ved endringsordre). Kan dere bekrefte hvilken opsjon som faktisk gjelder (regime) når leverandøren sender «Akseptert med endring» for endret leveringsdato vs. endret pris?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å forstå praktisk hvordan endringsbekreftelser håndteres, for å unngå restordre, feil forsendelser eller tvist om riktig ordregrunnlag/pris.

   Kilde: 16_Elektronisk_samhandlingsavtale... (pkt. 5.1 «Bruk av bekreftelse med endring») og tabellen under «Kjøpers håndtering…»

6. Elektronisk produktkatalog – feltsanksjoner/krav: I Helse Nord-versjonen står at katalog oppdateres minst 10 dager før endring trer i kraft og/eller minst 1 gang pr år, og det vises til en kvalitetsmatrise (produktnavn, beskrivelse, bilder, UNSPSC, synonymer, produktidentitet og vedlegg). Kan dere bekrefte om denne matrisen er kun «mål/poeng» for kvalitet, eller om manglende oppfyllelse kan medføre dagmulktsanksjoner/avvisning på avtale- eller avropnivå (og eventuelt hvilke konkrete konsekvenser)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vurdere compliance-kostnader og risikobildet ved katalogkvalitet; det er viktig å vite om matrisen kun påvirker evaluering eller også medfører kontraktsmessige sanksjoner.

   Kilde: 17_Elektronisk_samhandlingsavtale... (pkt. 3 og kapittel 8 «Kvalitetsparameterne for produktkatalog»), samt rammeavtalens/konkurransebestemmelsenes sanksjonslogikk (dersom dagmulkt nevnes)

7. Implementeringsdatoer: Rammeavtale starter 15.02.2027. Kan dere spesifisere hvilke leveringsdyktighetsdatoer som gjelder for avtalesortiment til (i) regionale forsyningssenter og (ii) kontrollstasjon, slik de skal prises/planlegges mot (f.eks. «fire uker før» og «ni uker før» i rammeavtalen)? Gjelder dette likt for hele avtalesortimentet, eller kun for varer til spesifikke logistikkpunkter?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger eksakte planleggingsdatoer per leveringskanal for å sikre kapasitets- og lageroppsett, samt for å prise korrekt risiko for tidlig leveringsforpliktelser.

   Kilde: 04__mal__Rammeavtale_varekjøp_med_logistikkbetingelser.docx (avsnitt «Implementering» med fire uker/ni uker)

8. Prisjustering – hva er «avtalens prisjusteringsbestemmelse(r)» som også gjelder opsjoner: Kan dere bekrefte hvilke opsjoner som finnes i denne avtalen (type opsjoner og forutsatt varighet), og hvordan prisjustering beregnes for opsjonspriser kontra ordinære priser (særlig «valutaendringer +/-5%» og KPI-justering)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hvis opsjoner finnes, påvirker prisjusteringsmekanismene totaløkonomien; leverandøren må vite hva opsjoner er og hvordan de prises for å gi riktig prisgrunnlag.

   Kilde: 04__mal__Rammeavtale_varekjøp_med_logistikkbetingelser.docx pkt. 5.2.4 (Prisjustering av opsjoner) og pkt. 5.2 generelt

9. Mislighold/forsinkelse og dagmulkt: I rammeavtalen står dagmulkt både som 0,25 % av avtalte pris av total avrop som ikke kan tas i bruk, og/eller min. kr 800 (»satsen som blir den totalt høyeste»), med maks 100 virkedager. Kan dere bekrefte hvilken «avtalte pris» det regnes av i praksis (avtalte enhetspriser x avropet kvantum, eks. mva), og fra hvilken dato dagmulkt begynner å løpe når levering er delvis og det bare er deler som «ikke kan tas i bruk»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kontraktsmessig risiko ved forsinkelse er betydelig; leverandøren trenger å forstå beregningsgrunnlaget og håndtering ved delvis leveranse for å prise korrekt og vurdere operasjonell risiko.

   Kilde: 04__mal__Rammeavtale_varekjøp_med_logistikkbetingelser.docx pkt. 9.2.6 (Dagmulkt) samt øvrige avsnitt om forsinkelse/heving av avrop

10. Tilbakekalling/avvik: Rammeavtalen sier at leverandøren har ansvar for varsling og organisering ved tilbakekalling, inkl. merkostnader og destruksjon. Kan dere presisere om dere forventer at leverandøren også dekker arbeid hos kundens mottak (f.eks. sortering/tilbakeføringslogistikk) utover destruksjon, og om det finnes et definert kostnadsgrunnlag eller prosess for å dokumentere merkostnader?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens risiko- og kostnadsmodell ved avvik/tilbakekalling; leverandøren trenger prosess for dokumentasjon og omfang for merkostnader.

    Kilde: 04__mal__Rammeavtale_varekjøp_med_logistikkbetingelser.docx (avsnitt «Rutiner ved mottak og avviksbehandling» og «Tilbakekalling av varer»)