Konkurranse: Elektromekanisk håndverktøy ortopedisk, HMN

Sykehusinnkjøp HF gjennomfører åpen anbudskonkurranse for rammeavtale(r) til helseforetak i Helse Midt-Norge om sag og drill til ortopedisk kirurgi, med 5 uavhengige delkontrakter (Large bone sag/drill, Large bone presisjonssag, Small bone, kablet penngrep drill, kablet pistolgrep drill). Det etableres også egen rammeavtale per leverandør for utstyrsavhengig forbruksmateriell (bindende i henhold til logistikkbetingelser og kompatibilitet med eksisterende utstyrspark). Hardware-rammeavtalene gjelder 1 år med opsjoner inntil totalt 6 år; forbruksmateriellet gjelder 2 år med forlengelser (samme varighet inntil maksimalverdi). Konkurransen vurderer hvert deltilbud uavhengig og tildeler etter beste forhold mellom kostnad (40 %) og kvalitet (60 %) med LCC i pris og evalueringskrav i kvalitet, supplert av demonstrasjon/klinisk utprøving.

• Tilbyder skal være registrert i foretaksregister eller handelsregister i den staten der tilbyder er etablert (norske selskaper: firmaattest; utenlandske selskaper: attest for lovbestemt registrering i etableringslandet).

  Dokumentasjon: Firmaattest (norsk) / attest for lovbestemt registrering (utenlandsk). Foreløpig dokumentasjon skjer via ESPD i KGV; oppdragsgiver kan be om dokumentasjonsbevis på et senere tidspunkt.

  Kilde: Pkt. 5.1 «Registreringer, autorisasjoner mv.» (Konkurransebestemmelser del I og III)
• Tilbyder kan støtte seg på kapasiteten til andre virksomheter for å oppfylle kvalifikasjonskrav (uavhengig av juridisk tilknytning).

  Dokumentasjon: ESPD-erklæring elektronisk for både tilbyder og virksomheten(e) det støttes på, samt forpliktelseserklæring som dokumenterer at tilbyder råder over nødvendige ressurser.

  Kilde: Pkt. 5.2 «Støtte fra andre virksomheter»

• Tilbud skal leveres elektronisk via oppdragsgivers KGV i meldingsfunksjon for gjeldende delkontrakt; systemet tillater ikke levering etter tilbudsfrist.Kilde: Pkt. 3.1 «Innlevering av tilbud»
• Tilbudets vedlegg skal være merket slik at oppdragsgiver kan se hvem som har levert vedlegget og hva det inneholder.Kilde: Pkt. 3.2 «Tilbudets utforming»
• Tilbud skal leveres utfylt per delkontrakt/konkurranse og med filnavn/dokumentstruktur som angitt (Tilbudsbrev, kravspesifikasjon, prisskjema, masterdata, kontaktpunkter, folkerett/Etisk forhold, russisk involvering, miljøskjema, bruksanvisning/utprøving og sladdet versjon).Kilde: Pkt. 3.2 «Tilbudets utforming» (dokumentnavnstruktur 00A–10 m.fl.)
• Tilbud skal være skrevet på norsk (brosjyrer/produktdatablad m.m. kan leveres på engelsk dersom ikke annet er oppgitt i kravspesifikasjon).Kilde: Pkt. 3.4 «Språk»
• Tilbyders eventuelle forbehold må oppgis i Tilbudsbrev; avvik innebærer risiko for avvisning.Kilde: Pkt. 3.5 «Forbehold» og pkt. 3.2 (avviksrisiko)
• Tilbudet er bindende i 8 måneder fra tilbudsfristen.Kilde: Pkt. 3.6 «Vedståelsesfrist»
• Ved offentlighet/innsyn: Tilbyder skal levere sladdet versjon og «Bruksanvisning og begrunnelse for sladding» dersom tilbyderen mener opplysninger er taushetsbelagt (og bekrefte i Tilbudsbrev ved ikke-taushetsbelagt).Kilde: Pkt. 3.8 «Offentlighet» samt Bilag 02 «Bruksanvisning og begrunnelse for sladding…»
• ESPD skal fylles ut elektronisk i KGV (integrert egenerklæring) som foreløpig dokumentasjon på at det ikke foreligger avvisningsgrunner og at kvalifikasjonskrav er oppfylt.Kilde: Pkt. 4 «Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD)»

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

02.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtale hardware: Avtaleperiode 1 år med forlengelse inntil 1 år av gangen, maks samlet 6 år; første 6 måneder prøvetid. Avtalen forlenges automatisk på likelydende vilkår med mindre kunden tar initiativ.Kilde: Bilag 04 «Rammeavtale hardware sag og drill» (Avtaleperiode, forlengelse og oppsigelse)
• Rammeavtale hardware: Avrop og standardisering—større utvidelse/flåteanskaffelse og mindre utvidelser har avropsmekanismer; erstatning ved havari/kassasjon kan gjøres innen samme modell/etterfølgende modell dersom kompatibel og til samme/lavere pris. Ved avvik fra hovedleverandør skal avrop gjøres til hovedleverandør.Kilde: Bilag 04 «Rammeavtale hardware sag og drill» (Avrop og bestilling, avropsmekanismer)
• Levering etter avrop: Levering skal skje DDP (Incoterms® 2020); risiko går over når varen er levert som avtalt. Avtalt tid/volum må overholdes; varslingsplikt ved forsinkelse/før levering.Kilde: Bilag 04 «Rammeavtale hardware sag og drill» (Levering/Leveringsbetingelser)
• Kvalitetssikring og forsyningssikkerhet: Leverandør skal ha kvalitetssikringssystem, beredskaps- og kontinuitetsplan og varelager som sikrer kontinuitet; kunden kan be om planer/tiltak.Kilde: Bilag 04 «Rammeavtale hardware sag og drill» (4.2.1 Kvalitetssikring, 4.2.2 Forsyningssikkerhet)
• Statistikkrapportering: Leverandør plikter å oversende salgsstatistikk på forespørsel kvartalsvis (datoer oppgitt) og via avtaleforvalters portal; dagmulkt ved forsinket oversendelse uten force majeure.Kilde: Bilag 04 «Rammeavtale hardware sag og drill» (4.2.6 Statistikk)
• Returordning for emballasje: Leverandør skal være medlem i godkjent returordning eller ha egen ordning; dokumentasjon på forespørsel.Kilde: Bilag 04 «Rammeavtale hardware sag og drill» (4.2.7 Krav til medlemskap i returordning…)
• Miljø-/samfunnsansvar og etisk handel: Leverandør skal etterleve krav i «Kontraktskrav etisk handel», jobbe for å redusere helse- og miljøskadelige stoffer, og ivareta rettigheter/arbeidsvilkår; brudd kan gi mislighold/heving og bøter/krav om retting (detaljer i bilag/kontraktskrav).Kilde: Bilag 04 «Rammeavtale hardware sag og drill» (Samfunnsansvar) og konkurransegrunnlag omtale av kontraktskrav
• Personopplysninger: Leverandør er databehandler der relevant og skal ha tiltak for informasjonssikkerhet; kunden kan kreve dokumentasjon/stans/sletting ved tvil.Kilde: Bilag 04 «Rammeavtale hardware sag og drill» (Behandling av personopplysninger)
• Sanksjoner (russisk involvering m.m.): Leverandør plikter å sikre at leverandør/underleverandører ikke omfattes; avtalebrudd kan utgjøre vesentlig mislighold.Kilde: Konkurransebestemmelser (Pkt. 2.4 og vedlegg Egenerklæring) og Bilag 04/05/06 «Internasjonale sanksjoner» (der omtalt)

• Dokumentutdraget inneholder ikke konkrete kvalifikasjonsbevis utover registrering/ESPD, og øvrige kvalifikasjonskrav kan ligge i deler av teksten som ikke er inkludert.
• Konkrete krav til demonstrasjon/klinisk utprøving (hvilke varer i hvilke konstellasjoner, varighet, evalueringsmetode) er kun delvis beskrevet i utdraget.
• Kontrakts-/utførelseskrav for kjøpsavtalen (garantiperiode, sertifisering/CE, opplæring, osv.) er hentet fra et generisk bilag-utdrag, men eksakt garanti- og tidsparametre for dette oppdraget fremgår ikke av teksten (kun «fremgår av Avtaledetaljer»).
• Utdraget viser tildelingsformler og vekter, men ikke fullstendig liste over evalueringskrav i «Kravspesifikasjon»-excel (E-krav).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransegrunnlaget står at «dokumentet inneholder ikke eksplisitt svarfrist for redegjørelse»; hvilken konkret frist og hvilket omfang (antall sider/ord eller format) gjelder for den redegjørelsen som leverandør skal gi knyttet til demonstrasjon/utprøving, og hvor skal den leveres i KGV?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne utforme riktig redegjørelse med korrekt format og leveringspunkt, slik at tilbudet ikke får avvik som kan gi avvisningsrisiko.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. «Demonstrasjon og utprøving» / «Bilag 03 informasjon utprøvning» (og pkt. 3 om innlevering/utforming).

2. Når oppdragsgiver skriver om «tilstedeværelse på okkupert område» (jf. omtale som er relevant for utprøving), hva er den eksakte definisjonen og avgrensningen av «okkupert område» i denne konkurransen, og hvilke praktiske krav (sikkerhetsrutiner, ID, eskortering, kleskrav, tidsrom) gjelder for leverandørens deltakere?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klart definert ramme er nødvendig for å planlegge bemanning og gjennomføring av utprøving uten brudd på adgangskrav.

3. Tildelingskriteriet pris (40%) bygger på LCC og formelen «Y = 10*Pb/Pe» samt at LCC skal bestå av «Hardware + forbruksmateriell (LCC) + service (LCC) + reprosessering (LCC) som vist i prisskjema». Kan oppdragsgiver bekrefte nøyaktig hvilke priselementer og beregningsparametere som inngår i hvert av delleddene (særlig: hva som inngår i «service (LCC)» og «reprosessering (LCC)»), og vise til hvilken fane/kolonne i de aktuelle prisskjemaene dette hentes fra?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne prise og dokumentere LCC riktig og unngå at tilbudet blir kalkulert feil i evalueringen.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 6.1 «Kostnad (Med LCC)» og «Livssykluskostnader – LCC».

4. Kvalitetskriteriet (60%) sier at evalueringskravene er «angitt i excel-arket Kravspesifikasjon» og «merket med vektes». Kan oppdragsgiver gi en kort oppsummering av hva som vurderes under «kvalitet» for hver relevant delkontrakt (DK1–DK5), og bekrefte hvordan klinisk utprøving i Bilag 03 skal vekte eller slå ut i kvalitetsscoren (f.eks. om det er terskel/scorejustering eller kun supplerende informasjon)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingsmodellen for kvalitet må være tilstrekkelig forstått for å gi målrettede svar og riktig ressursallokering til utprøving.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 6 «Tildelingskriterier og evaluering» (særlig «Kvalitet» og omtalen av klinisk utprøving).

5. Det fremgår at oppdragsgiver kan slå sammen delkontrakter «hvis én og samme tilbyder vinner mer enn én delkontrakt på hardware». Kan oppdragsgiver beskrive hvordan evaluering og tildeling praktisk gjennomføres ved en slik sammenslåing (f.eks. om prisformat/avropsmekanismer endres, og hvordan hovedleverandør-rangeringen bestemmes)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Endringer i antatt tildelingsoppsett kan påvirke tilbudsstrategi, prisstruktur og forventet avkastning.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget «Anskaffelsens formål og omfang» (omtale av forbehold om sammenslåing av delkontrakter på hardware).

6. Oppdragsgiver skriver at «det er knyttet stor usikkerhet til omfang» og at «det er foreløpig plan»/estimat i bilag for antall enheter. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilket volumanslag som brukes i LCC-beregningen for hardware (maskinantall) og i LCC-forbruket (sagblader/borr etc.), og om leverandør skal prise enheter basert på antatt antall på St. Olavs, HMR (Hjelset/Kristiansund) og HNT (Namsos/Levanger) slik de fremgår av bilagene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: LCC forutsetter riktige antakelser om bruk/avrop; uklarhet kan gi feil pris og lavere konkurranseevne.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget «Behov og Omfang» + omtale av bilag oversikter og «Kostnad (Med LCC)».

7. I avropsmekanismene for hardware vises det til at «mindre utvidelse» er begrenset til totalt fire (4) nye sag eller fire (4) nye drill (totalt 8) fra leverandør med samme modell/etterfølgende modell innen samme produktserie/system i perioden avtalen er i virke, og at om kunden ikke skal bruke leverandør innen begrensningen skal kunden gjøre avrop fra hovedleverandør. Kan oppdragsgiver bekrefte: (1) hvordan perioden «rammeavtalen er i virke» måles (kalenderår vs. avtaleperiode inkl. prøvetid), (2) hvordan man teller avrop foretatt til flere helseforetak samtidig, og (3) hvordan man dokumenterer «tilsvarende/etterfølgende modell» ved grensekontroll?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avropsbegrensning påvirker salgsvolum og inntektsrisiko; måling og praktisk dokumentasjon må være entydig for riktig prising.

   Kilde: Bilag_04 «Parallell Rammeavtale varekjøp» pkt. 2 «Avrop og bestilling» (avrop: Mindre utvidelse av utstyrspark) samt bilag 05 «Kjøpsavtale utstyr» avsnitt om avropsmekanismer og begrensningsfelter.

8. Det står at rammeavtale hardware gjelder i «1 år» og kan forlenges «med inntil 1 år av gangen» (maks 6 år), og at ved avrop følger «Bilag: kjøpsavtale med varighet så lenge utstyret er i bruk». Kan oppdragsgiver avklare hvordan garantitid, reklamasjonsløp og eventuell prisjustering for avrop håndteres når avropskjøpet «løper så lenge utstyret er i bruk», men rammeavtalens periode eventuelt avsluttes etter maksimal varighet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kontraktsvarighet og reklamasjons/prisregime kan gi betydelig økonomisk og operasjonell risiko; dette må forstås før tilbudsprising.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget «Avtaleperiode» (hardware) + Bilag_04 «Avtalens varighet» og bestemmelser om mislighold/forsinkelse/garantier (hvis relevant i kjøpsavtale).

9. Hvordan skal leverandør håndtere og prissette «batteri opsjon» i delkontrakt 4 og 5: er batteri inkludert i prisene som skal evalueres i LCC og tildeling, eller er batteri kun en opsjon som evalueres separat/med egen prisliste? Kan oppdragsgiver bekrefte nøyaktig hvilke prisskjema-felt som evalueres for batteri i DK4 og DK5?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Opsjonskomponenter kan påvirke både evaluerbar pris og LCC-beregning; feil innplassering kan gi lavere score eller avvik.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget «Delkontrakt 4/5» samt «Kostnad (Med LCC)» og respektive «Prisskjema DK4» / «Prisskjema DK5» (omtalt som vedlegg).