Rammeavtale for rørleggertjenester og materiell

Bakgrunn

Vennesla kommune har behov for å etablere en ny rammeavtale for rørleggertjenester og materiell fordi eksisterende avtale utløper. Formålet med anskaffelsen er å sikre kommunen fortsatt tilgang til nødvendig ekstern kapasitet og kompetanse til service, reparasjon, vedlikehold og håndtering av akutte hendelser i kommunens bygg og tekniske anlegg.

Kommunen har egne rørleggere som dekker deler av det løpende behovet. Egenregien dekker imidlertid ikke hele behovet, og rammeavtalen skal derfor være et supplerende virkemiddel for å sikre tilstrekkelig kapasitet, fleksibilitet og leveringssikkerhet. Anskaffelsen skal bidra til en praktisk og forutsigbar modell for bestilling og oppfølging av oppdrag.

Det er behov for en løsning som ivaretar både mindre løpende oppdrag og større planlagte arbeider. Samtidig er det viktig med rask respons ved hasteoppdrag og god tilgang til nødvendig materiell. Anskaffelsen skal derfor legge til rette for effektiv gjennomføring, tydelige avropsrutiner og god samhandling mellom kommunen og leverandørene.

Estimert verdi og omfang

Rammeavtalens estimerte verdi er beregnet på grunnlag av historisk forbruk samt oppdragsgivers forventede behov i avtaleperioden.

Estimatet er kun veiledende og innebærer ingen forpliktelse for oppdragsgiver til å foreta kjøp for et bestemt omfang eller en bestemt verdi under rammeavtalen. Det faktiske omfanget vil kunne avvike betydelig fra estimatet som følge av blant annet politiske prioriteringer og bevilgninger, endrede behov, gjennomføring av investeringsprosjekter, samt akutte hendelser og uforutsette forhold.

Oppdragsgiver garanterer ikke for et minimumskjøp under rammeavtalen.

Rammeavtalens maksimale verdi er kr 8 000 000 ekskl. mva. Den maksimale verdien angir den øvre økonomiske rammen for avtalens samlede uttak i hele avtaleperioden, inkludert eventuelle opsjoner. Når den maksimale verdien er nådd, opphører oppdragsgivers adgang til å foreta ytterligere avrop under rammeavtalen.

Den estimerte verdien er utelukkende oppgitt for å gi leverandørene informasjon om anskaffelsens forventede omfang og skal ikke anses som bindende for oppdragsgiver.

Beskrivelse av oppdraget

Anskaffelsen gjelder en rammeavtale for rørleggertjenester og tilhørende materiell. Leveransen skal dekke kommunens behov for service, reparasjon og vedlikehold i bygg og tekniske anlegg, samt bistand ved akutte hendelser og planlagte oppdrag.

Rammeavtalen omfatter utførelse av rørleggerarbeider og levering av materiell som er nødvendig for gjennomføring av oppdragene. Dette kan blant annet gjelde arbeid på sanitæranlegg, rørnett, armatur, rørdeler samt utskifting av utstyr og komponenter.

Rammeavtalen er en parallell rammeavtale. Ved avrop av tjenester skal oppdrag med estimert verdi inntil kr 300 000 ekskl. mva. tildeles etter leverandørenes rangering i rammeavtalen. For oppdrag med estimert verdi over kr 300 000 ekskl. mva. skal det gjennomføres minikonkurranse mellom rammeavtalens leverandører i henhold til avtalens bestemmelser. De enkelte oppdrag/avrop reguleres av NS 8406 Forenklet norsk bygge- og anleggskontrakt

Rammeavtalen kan også benyttes til separat kjøp av materiell. Avrop som kun gjelder materiell skal alltid skje etter leverandørenes rangering i rammeavtalen, uavhengig av kontraktsverdi.

Oppdragsgiver er ikke forpliktet til å benytte rammeavtalen ved anskaffelse av materiell, og kan ved behov dekke sitt materiellbehov gjennom andre eksisterende avtaler eller anskaffelsesordninger.

Prising av materiell

Tilbyder skal oppgi én fast påslagsfaktor på netto innkjøpspris for materiell.

Med netto innkjøpspris menes leverandørens dokumenterbare innkjøpspris etter fradrag for alle rabatter, bonusordninger og øvrige prisreduksjoner som leverandøren oppnår hos produsent eller grossist.

Påslagsfaktoren skal inkludere leverandørens fortjeneste og øvrige kostnader knyttet til anskaffelse og håndtering av materiell.

Fakturert materiellpris skal beregnes etter følgende formel:

Netto innkjøpspris × tilbudt påslagsfaktor = fakturert materiellpris

Oppdragsgiver kan i kontraktsperioden kreve dokumentasjon på netto innkjøpspris.

Prising av tjenesten

Tilbyder skal oppgi priser for de priselementene som fremgår av prisskjemaet.

Timeprisene skal inkludere alle kostnader knyttet til utførelse av arbeidet, herunder lønn, sosiale kostnader, administrasjon, fortjeneste, håndverktøy, kjøretøy og øvrige kostnader som er nødvendige for å gjennomføre oppdraget.

Leverandøren skal tilby døgnkontinuerlig vakt- og utrykningsordning for akutte hendelser. Tilbyder skal oppgi pris for utrykning og eventuelle timepriser som gjelder ved arbeid utenfor ordinær arbeidstid.

Andre tillegg enn de som fremgår av kontrakten aksepteres ikke.

Rammeavtalen skal gi kommunen tilgang til leverandører med relevant fagkompetanse, nødvendig kapasitet og evne til å følge opp både hasteoppdrag og planlagte arbeider. Leveransen skal kjennetegnes av forutsigbar bestilling, tydelig kommunikasjon og effektiv oppfølging. For mindre oppdrag skal avrop kunne skje etter fastsatte rutiner, mens større oppdrag skal kunne konkurranseutsettes gjennom minikonkurranser innenfor rammeavtalen.