Dynamisk innkjøpsordning for ultralydapparater til helseforetakene i Helse Vest og Helse Nord

Sykehusinnkjøp HF skal etablere en dynamisk innkjøpsordning for kjøp av ultralydapparater til foretakene under Helse Vest RHF og Helse Nord RHF. I første trinn (begrenset anbudskonkurranse) kan leverandører søke om kvalifisering og opptak. Etter opptak får kvalifiserte leverandører tilgang til senere konkurranser innen relevante kategorier (kardiologi, gynekologi/obstetrikk, radiologi, øye, håndholdt og/eller generell). Ordningen er planlagt å vare til utgangspunkt 2036. Dynamisk innkjøpsordning innebærer elektronisk kommunikasjon og at Sykehusinnkjøp HF tar opp alle leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene (antall kan ikke begrenses).

• Tilbyder skal være registrert i et foretaksregister eller et handelsregister i den staten der tilbyder er etablert (Norske selskaper: firmaattest; utenlandske selskaper: godtgjørelse for registrering i faglig register).

  Dokumentasjon: Firmaattest (norsk) / godtgjørelse på registrering i faglig register (utenlandsk).

  Kilde: Kap. 5.1 Registreringer, autorisasjoner mv. / tabell kvalifikasjonskrav
• Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne utføre avtalen.

  Dokumentasjon: Kredittrating lik A eller bedre målt ut fra AAA Soliditets skala (eller tilsvarende score fra andre ratingselskap), med kredittvurdering ikke eldre enn 6 måneder (basert på siste kjente regnskapstall). Oppdragsgiver kan også ta ut kredittrapport på soliditet.no. Dersom saklig grunn til ikke å fremlegge krevd dokumentasjon: annet dokument (for eksempel forpliktelseserklæring, morselskapsgaranti, bankgaranti m.v.).

  Kilde: Kap. 5.2 Økonomisk og finansiell kapasitet / tabell kvalifikasjonskrav
• ESPD (egenerklæring) skal fylles ut i KGV som foreløpig dokumentasjon for avvisningsgrunner og kvalifikasjonskrav.

  Dokumentasjon: ESPD integrert i KGV (elektronisk egenerklæring).

  Kilde: Kap. 4 Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) og Kap. 5 (krav om utfylling/elektronisk egenerklæring i KGV)
• Tilbyder kan støtte seg på andre virksomheter for finansielt kvalifikasjonskrav; det kreves separate egenerklæringer og forpliktelseserklæring fra støttende virksomhet.

  Dokumentasjon: ESPD-markering (kap. II C) + separate ESPD for hver virksomhet + Bilag 2 Forpliktelseserklæring (hvis aktuelt).

  Kilde: Kap. 5 Kvalifikasjonsbestemmelser (støtte på andre virksomheter) og Bilag 2 – Forpliktelseserklæring
• Avvisningsgrunner: gjelder avvisningsgrunnene i anskaffelsesforskriften § 24-2 (inkl. nasjonale avvisningsgrunner) som angitt via ESPD del III, seksjon D.

  Dokumentasjon: Oppgis/erklæres via ESPD; endelig dokumentasjon kan etterspørres etter behov på et hvilket som helst tidspunkt.

  Kilde: Kap. 4.2 Nasjonale avvisningsgrunner + Kap. 4 ESPD (oppdragsgiver kan be om dokumentasjonsbevis)
• Skatteattest for skatt og merverdiavgift skal leveres ved levering av anmodning om deltagelse (kun dersom valgte leverandør er norsk).

  Dokumentasjon: Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt, ikke eldre enn 6 måneder fra tidspunkt anmodning sendes.

  Kilde: Kap. 3.7 Skatteattest og Kap. 3 Krav til forespørsel om deltakelse (Skatteattest)

• Forespørsel om å delta skal utarbeides etter retningslinjene i konkurransegrunnlaget og kunngjøringsskjema i Doffin/TED. Tilbyder må selv sørge for at alle spørsmål/krav/avklaringspunkter besvares.Kilde: Kap. 3.1 Generelle krav til forespørselen
• Forespørselens innhold/vedlegg (skal leveres som del av søknaden): Søknadsbrev (Vedlegg 1), Forpliktelseserklæring (dersom aktuelt, Vedlegg 2), dokumentasjon på kvalifikasjonskrav (i KGV/ESPD og etter pkt. 5), samt Skatteattest.Kilde: Kap. 3.2 Krav til forespørselens utforming (oppgitt struktur) / Vedlegg 1 og Vedlegg 2
• Forespørsel skal leveres elektronisk via Oppdragsgivers KGV (systemet tillater ikke levering etter frist).Kilde: Kap. 3.3 Innlevering av forespørsel
• Språk: søknad (inkl. utfylte bilag) på norsk eller annet skandinavisk språk.Kilde: Kap. 3.4 Språk
• Tilbyders forbehold/avvik skal klart fremgå av Vedlegg 1 – Søknadsbrev (forbehold og avvik må være presise/entydige).Kilde: Kap. 3.6 Tilbyders forbehold og avvik
• Søker skal fylle ut kontaktperson og e-post i søknadsbrevet; Oppdragsgiver tar ikke ansvar for informasjon som ikke når frem dersom kontaktperson endres uten å varsle.Kilde: Kap. 2.2 Kommunikasjon + Kap. 3 (omtalt i avsnitt om kontaktperson/e-post)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

25.08.2036

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Kontrakter tildelt under ordningen reguleres primært av Sykehusinnkjøp HF sine standardavtaler for kjøp av utstyr; sluttvilkår tilpasses hver enkelt konkurranse. Endringer kan forekomme i kontraktsrutiner og kontraktsmaler i ordningens gyldighetsperiode.Kilde: Kap. 6.7 Kontrakt
• Miljø og samfunnsansvar: leveranser skal som minimum være i henhold til gjeldende miljølovgivning; det stilles miljøkrav i relevante anskaffelser (inkl. etisk forsvarlig produksjon etter internasjonale overensstemmelser).Kilde: Kap. 6.6 Miljø og samfunnsansvar
• Kontraktskrav etisk handel (Bilag 2): leverandør skal etterleve kravene i leverandørkjeden om menneskerettigheter/arbeidsforhold iht. UNGP/OECD; krever policys og rutiner for aktsomhetsvurderinger; kontraktsoppfølging kan kreves dokumentert; sanksjoner ved brudd (retting, midlertidig stans, krav om bytte av underleverandør, heving).Kilde: Bilag 2 - Kontraktskrav etisk handel
• Levering/godkjenning/overtakelse (utstyrsbilag): leveranse godkjennes når utstyr er installert, igangkjørt, brukeropplæring gjennomført og godkjenningsprotokoll signert; mangler utbedres (angitt 15 arbeidsdager i bilaget) og prøveperiode etter godkjenning; overtakelse etter prøvedrift med overtakelsesprotokoll signert.Kilde: Bilag 3 - Særlige bestemmelser for utstyrskjøp, kap. 2 Levering, godkjenning og overtakelse
• Garantier/service/opplæring (utstyrsbilag): krav om service i garantitiden, garantisluttservice, og krav til servicerapport innen angitt frist; opplæring og kompetanse ved avtalt/opsjonsutløsning (tidsrammer settes i avtale).Kilde: Bilag 3 - Særlige bestemmelser for utstyrskjøp, kap. 5-7
• Standardavtalens forpliktelser (mal for kjøpsavtale): leverandør har bl.a. plikt til kvalitetssikring, ansvar for underleverandører (godkjenning kreves), produktansvar, opplæringsansvar, samt informasjons-/personvernhåndtering der relevant.Kilde: Mal for kjøpsavtale (oversiktlige kap.)

• Teksten inneholder ikke konkrete tildelingsvekter eller konkrete minstekrav per ultralydkategori; disse skal presiseres i hver enkelt konkurranse (kap. 6 og omtale i dokumentet).
• Konkret frist (dato) for kvalifikasjonssøknad er ikke endelig (kun «September/oktober 2026 (tentativt)»).
• I bilag 3 er flere felter merket [x]/[14]/[60 %]/X måneder og nivåer (servicenivå/garantiperiode) angitt som malvariabler; konkrete tall er derfor ukjent.
• Ordningens varighet er «i utgangspunktet til 2036» med forbehold (FOA § 26-5 (3)); eksakt varighet/forlengelse er ikke fastslått.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 2 – Kontraktskrav etisk handel står det at «Ved brudd på punkt 1-3» kan oppdragsgiver bruke sanksjonene (retting/tiltaksplan, midlertidig stans, krav om å bytte underleverandør, heving). Kan dere bekrefte hvilken konkret punktinndeling «punkt 1–3» viser til i kontraktsvilkårene, og om sanksjonene gjelder likt for alle punktene (inkl. hvilke som omfattes av «punkt 3»)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne prise/akseptere risikoen må leverandøren forstå nøyaktig hvilke brudd som utløser de ulike sanksjonene, særlig siden punktinndelingen i utdraget ikke er fullstendig gjengitt.

   Kilde: Bilag 2 – Kontraktskrav etisk handel, «Sanksjoner»

2. Bilag 2 – Kontraktskrav etisk handel beskriver at leverandøren skal ha «policys og rutiner på plass ved kontraktsstart» for aktsomhetsvurderinger (kartlegge, forebygge, begrense, gjøre rede for, rette opp skade, involvere interessenter, mv.). Kan dere presisere hva som er dokumentasjonskravet ved kontraktsstart (f.eks. hvilke konkrete policy-/rutinedokumenter dere forventer å få fremlagt, og hvilket minimum innhold dere krever for å anse kravet oppfylt)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger tydelig “hva som må leveres” for å oppfylle kontraktskravene fra start og unngå senere stans/avvik.

   Kilde: Bilag 2 – Kontraktskrav etisk handel, «Policys og rutiner»

3. I Bilag 2 – Kontraktskrav etisk handel står det at oppdragsgiver kan kreve at leverandøren dokumenterer etterlevelse gjennom en eller flere tiltak (bl.a. fremvise oversikt over produksjonsenheter, delta i oppfølgingssamtale, fremvise risikoanalyse/rapport(er), og besvare egenrapportering innen frist). Kan dere opplyse om det finnes en standard praksis/omfang for «fremvise en oversikt over produksjonsenheter» (for hvilke typer produkter/komponenter det gjelder, om dere krever geografisk nedbrytning, og hvor omfattende listen vanligvis skal være)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare omfangskrav i etisk handel kan gi vesentlig administrativ kostnad; leverandøren bør få retningslinjer for praktisk nivå.

   Kilde: Bilag 2 – Kontraktskrav etisk handel, «Kontraktsoppfølging»

4. I Bilag 2 – Kontraktskrav etisk handel fremgår det at leverandøren ved brudd skal «fremlegge en tiltaksplan» innen fire uker (med mindre oppdragsgiver setter annen frist) og at oppdragsgiver skal godkjenne tiltaksplanen samt dokumentasjon av rettelser. Kan dere bekrefte om tiltaksplanens innhold blir vurdert opp mot en konkret mal/kravspesifikasjon, og om leverandøren får en definert prosess for dialog/godkjenning (f.eks. tilbakemelding innen en frist)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prosess og godkjenningsmekanikk påvirker leverandørens gjennomføringstid og risiko ved uenighet om “rimelighet”.

   Kilde: Bilag 2 – Kontraktskrav etisk handel, «Kreve retting»

5. I Bilag 2 – Kontraktskrav etisk handel står det at oppdragsgiver kan «iverksette midlertidig stans i hele eller deler av leveransen» når leverandøren ikke oppfyller kravet om tiltaksplan eller tiltaksplanen ikke overholdes, og at «Under stans vil ikke erstatningskjøp ... anses som kontraktsbrudd». Kan dere presisere hva som menes med «i hele eller deler av leveransen» (hvordan dere avgrenser delene), og hvordan dere vurderer at tiltaksplanen «ikke blir overholdt» (dokumentasjonskrav/milepæler)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå omfanget av stans og kriteriene for manglende overholdelse for å kunne håndtere operasjonell og økonomisk risiko.

   Kilde: Bilag 2 – Kontraktskrav etisk handel, «Iverksette midlertidig stans»

6. Kredittkravet i konkurransebestemmelsene punkt 5.2 lyder: «Kreves kredittrating lik A eller bedre, målt ut fra AAA Soliditets skala – eller tilsvarende score fra andre velrenommerte ratingselskap.» Kan dere presisere hva dere anser som «tilsvarende» ved bruk av andre ratingselskap (hvilke selskap som aksepteres, og hvilken mapping/terskel dere bruker)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvordan kravet vurderes i praksis for å unngå feil i kvalifikasjon og unødig kostnad til dokumentasjon.

   Kilde: Konkurransebestemmelser, «Økonomisk og finansiell kapasitet», kredittrating

7. I konkurransebestemmelsene punkt 5.2 fremgår det at oppdragsgiver kan «selv ta ut kredittrapport på www.soliditet.no» for verifisering. Kan dere bekrefte om dere benytter samme kredittdata for alle deltakere (og hvilke kriterier dere legger til grunn om rapporten viser avvik mellom virksomhetsvarianter/konsernstruktur)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulik datagrunnlag kan påvirke om leverandør blir kvalifisert; avklaring reduserer risiko for avvisning i kvalifikasjonsfasen.

   Kilde: Konkurransebestemmelser, «Økonomisk og finansiell kapasitet», «Oppdragsgiver forbeholder seg retten…»

8. I Bilag 3 – Særlige bestemmelser for utstyrskjøp står det flere steder at tidspunkter/antall er markert med «[x]»/«X» (f.eks. «Utstyrets levetid skal være minimum [x] år», «Garanti X måneder», «Leverandøren skal levere servicerapport innen [14] dager…»). Kan dere bekrefte om disse feltene blir utfylt/fastsatt i de konkrete konkurransene (minikonkurransene) under ordningen, og eventuelt hvilke dokumenter dere bruker som “kilde” for endelig verdi?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uutfylte parametre i utdraget må avklares for at leverandøren skal kunne prise service-, garanti- og levetidskostnader riktig.

   Kilde: Bilag 3 – Særlige bestemmelser for utstyrskjøp, innledning og punkter «Garanti og serviceytelser…», «Krav til servicerapport»

9. Konkurransebestemmelser beskriver at det ikke skjer ytterligere kvalifisering i de enkelte konkurransene, men at «Innholdet i tilbudet kan likevel føre til avvisning ... for eksempel at tilbudet er i strid med minstekrav». Kan dere gi eksempler på typiske minstekrav/årsaker til avvisning dere forventer at tilbydere bør være spesielt oppmerksom på i minikonkurransene for ultralydapparater?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren vil bedre kunne styre teknisk tilbudsinnhold og dokumentasjon for å unngå avvisning, som kan være kostbart.

   Kilde: Konkurransebestemmelser, «Informasjon om gjennomføring av konkurranser…», avsnitt om minstekrav og avvisning