Vakthold, vektertjenester og alarmstasjonstjeneste

Rammeavtale for kjøp av vakthold, vektertjenester og alarmstasjonstjenester (inkludert flaggheising) mellom Felles innkjøpskontor og leverandør. Avtalen gir oppdragsgiver rett og plikt til å kjøpe de avtalte ytelsene gjennom avrop i avtaleperioden. Varighet 2 år med mulighet for automatisk forlengelse i inntil 2 år (1 år av gangen). Avrop skjer ved e-post (og haste per telefon) med skriftlig bekreftelse, og signering/avrop skal bruke NS 8434.

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

28.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Avtalens omfang: vakthold, vektertjenester og alarmstasjonstjeneste, inkludert flaggheising (ytterligere krav i konkurransegrunnlag/vedlegg).Kilde: § 3 OMFANG; § 2 BAKGRUNN OG FORMÅL
• Rammeavtalen gjelder i 2 år fra ikrafttredelse, med automatisk forlengelse 1 år av gangen inntil 2 ganger (total 2+1+1). Avrop følger rammeavtalens varighet.Kilde: § 6.1 Avtalens varighet
• Oppdragsgiver kan si opp rammeavtalen med 3 måneders skriftlig varsel ved saklig grunn; oppsigelsen påvirker ikke allerede tildelte avrop.Kilde: § 6.2 Oppsigelse
• Avrop: kan foretas via e-post eller telefon av personer gitt fullmakt; ved telefon må leverandør sende skriftlig elektronisk bekreftelse, ved e-post sende ordrebekreftelse uten ugrunnet opphold.Kilde: § 7.1 Generelt om avrop; § 7.2 Avropsmekanismer
• Ved avvik mellom leverandørens ordrebekreftelse og avrop fra bestiller: leverandøren må opplyse og spesifisere avvik; avvik er ikke bindende med mindre oppdragsgiver skriftlig godtar.Kilde: § 7.1
• Dersom elektronisk bestillingsløsning/portal tas i bruk, kreves særskilt avtale om elektronisk samhandling før bruk.Kilde: § 7.1
• NS 8434 skal benyttes ved signering av avtaler/avrop under rammeavtalen.Kilde: § 7.2
• Avrop kan annulleres hvis avrop gjøres av person uten fullmakt og leverandør skjønte/ burde skjønt dette; leverandør bærer alle kostnader.Kilde: § 7.3 Hvem kan gjøre avrop
• Priser fremgår av Bilag 4 (Prisskjema). Pris og betalingsbetingelser følger Standard vilkår (Bilag 3).Kilde: § 8.1
• Prisendringer: justering årlig etter KPI/SSB arbeidskraftkostnadsindeks (forretningsmessig tjenesteyting); kan først skje fra første i måneden etter avtalens første 12 måneder; prisregulering iverksettes ikke før oppdragsgiver har godtatt.Kilde: § 8.2
• Fakturering: leverandør skal bruke elektronisk faktura i EHF-format (eller annen standard anbefalt av DFØ); kommunevise faktureringsrutiner avklares på oppstartsmøte.Kilde: § 8.3

• Dokumentet viser en placeholder for «SÆRLIGE KONTRAKTSVILKÅR» uten innhold (jf. § 9).
• Ingen eksplisitte kvalifikasjonskrav, innleveringskrav eller tildelingskriterier finnes i den viste delen av rammeavtaledokumentet (kan ligge i konkurransegrunnlag/bilag som ikke er inkludert i teksten).
• Felt for «Endringer er videre regulert i .» (§ 10) er ufullstendig; kilde til endringsregulering er ikke angitt i teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I rammeavtalens pkt. 9 «SÆRLIGE KONTRAKTSVILKÅR» står det en plassholder om å sette inn vilkår (eksempelvis seriøsitet). Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke konkrete særlige kontraktsvilkår som gjelder, og hvor de er vedlagt/innarbeidet (ev. hvilket bilag/del av konkurransegrunnlaget)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppdragsgivers endelige risiko- og compliancekrav kan ligge i et dokument som ikke fremgår av utdraget. Leverandøren må vite hvilke forpliktelser som faktisk følger av avtalen før pris og tilbud utarbeides.

   Kilde: 9. SÆRLIGE KONTRAKTSVILKÅR

2. I rammeavtalens pkt. 10 «ENDRINGER» står det «Endringer er videre regulert i .» uten angivelse. Kan oppdragsgiver presisere hvilken bestemmelse/bilag som regulerer endringer videre (f.eks. i Standard vilkår, bilag 3 eller bilag 6), og hvilke formkrav som gjelder (skriftlighet, signering, ikrafttredelse)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten klar endringsprosedyre kan det oppstå tvist om hvilke endringer som er bindende og når. Dette påvirker både kostnadsrisiko og leveranseplan.

   Kilde: 10. ENDRINGER

3. Pkt. 6.1 sier at rammeavtalen automatisk forlenges 1 år inntil 2 ganger, og at oppdragsgiver kan foreta avrop helt frem til avtalen utløper selv om levering skjer etter utløpet. Kan oppdragsgiver avklare om og hvordan prisene/indeksregulering (pkt. 8.2) og eventuelle endrede forutsetninger gjelder for avrop som bestilles før utløp, men leveres etter utløp?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne prise og kalkulere risiko knyttet til tidsperspektiv (bestillingsdato vs. leveringsdato) og reguleringer ved forlengelser.

   Kilde: 6.1 Avtalens varighet; 8.2 Prisendringer

4. I pkt. 7.1–7.2 beskrives avrop via e-post og telefon (hasteoppdrag per telefon med skriftlig bekreftelse i etterkant), og at avvik fra bestilling ikke er bindende med mindre oppdragsgiver skriftlig godtar avvikene. Kan oppdragsgiver klargjøre hva som anses som «skriftlig godkjenning» og kommunikasjonskanal (f.eks. e-post fra navngitt bestiller vs. offisiell ordre), spesielt for hasteoppdrag?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Praktisk håndtering av hasteavrop avgjør om leverandøren kan starte leveranse uten økonomisk tvist, og hvilke avvik som kan aksepteres.

   Kilde: 7.1 Generelt om avrop; 7.2 Avropsmekanismer

5. Pkt. 7.1 sier at det skal benyttes NS 8434 ved signering av avtaler/avrop. Kan oppdragsgiver bekrefte om NS 8434 skal benyttes som kontraktmal/dokumentstruktur for hvert avrop, og i så fall om leverandøren skal returnere signert NS 8434 eller om e-post/ordrebekreftelse etter rammeavtalen er tilstrekkelig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil forståelse av signerings- og dokumentasjonskrav kan medføre at avrop anses ikke bindende eller at krav om formaliteter ikke oppfylles.

   Kilde: 7.2 Avropsmekanismer (NS 8434)

6. I pkt. 1.3 fremgår det at henvendelser skal besvares innen utløpet av neste virkedag, men det står også «Å» i utdraget (mulig del av tekst om rutiner). Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke konkrete svarfrister som gjelder for leverandørens henvendelser (f.eks. avklaringer før avrop, endringsmeldinger, faktura-/avvikssaker), og om fristen gjelder alle kommuner/oppdragsgivere i ordningen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelige frister er kritisk for vakt-/alarmleveranser og for å unngå stopp i behandling som gir merarbeid og kostnader.

   Kilde: 1.3 Kommunikasjon

7. Pkt. 8.3 sier at til tilbyder skal benytte elektronisk faktura i EHF-format eller annen DFØ-anbefalt standard, og at kommunene kan ha ulike faktureringsrutiner som avtales på oppstartsmøte. Kan oppdragsgiver oppgi hvilke kommunespesifikke faktureringsoppsett som allerede er kjent (f.eks. GLN/organisasjonsnummer, referansefelt, OCR/ordrenummerkrav, vedlegg), og forventet oppstartsmøtedato?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Fakturering er ofte en direkte kostnadsdriver (teknisk tilpasning og avvisninger). Tidlig avklaring reduserer risiko for feil og forsinkelse.

   Kilde: 8.3 Faktura

8. Pkt. 8.2 beskriver prisjustering basert på KPI (KPI etter leveringssektor - tjenester) og SSBs arbeidskraftkostnadsindeks for forretningsmessig tjenesteyting, men formel/valg mellom KPI og arbeidskraftkostnadsindeks fremstår ikke helt entydig. Kan oppdragsgiver avklare hvilken indeks som faktisk legges til grunn (én eller flere), og om det er et bestemt grunnlag (basisår) og hvordan justeringsprosent beregnes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisendringsmekanismen må være målbar og forutsigbar for å kunne prise tilbudet og vurdere margin over kontraktsperioden.

   Kilde: 8.2 Prisendringer

9. I pkt. 3 omfang listes «Vakthold, vektertjenester og alarmstasjonstjeneste – inkludert flaggheising». Kan oppdragsgiver presisere hvordan flaggheising er inkludert praktisk: inngår det som fast del av alle avrop, eller kun i avrop der det fremgår, og i hvilken enhet (antall oppdrag/døgn/flaggturer) skal det faktureres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tjenestemiks og faktureringsenhet påvirker både prisskjema og ressursplanlegging. Leverandøren må forstå omfanget før prising.

   Kilde: 3. OMFANG (inkludert flaggheising)

10. Rammeavtalen sier at «ytelser» er dekket av rammeavtalen, og at ytterligere krav til ytelsene er «videre beskrevet i konkurransegrunnlag med tilhørende krav». Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke konkrete KPI-/leveransedokumentasjons- og rapporteringskrav som gjelder for vakthold/vektertjenester/alarmstasjonstjenester (f.eks. loggføring, responstider, avviksrapportering), og hvor disse er dokumentert (bilag/kapittel)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Krav til dokumentasjon og rapportering kan være tidkrevende og påvirker tilbudets bemanning og kostnadsnivå. Leverandøren trenger sikker lokasjon for kravene for korrekt kalkyle.

    Kilde: 3. OMFANG (henvisning til konkurransegrunnlag/vedlegg)