Byggherrebistand Kragerø reservevannforsyning

Åpen anbudskonkurranse for avtale om byggherrebistand for Kragerø kommune knyttet til prosjektet Kragerø reservevannforsyning (Farsjø som råvannskilde). Rådgiver skal levere byggherrebistand og bidra i alle prosjektfaser (plan/regulering, prosjektering, konkurransegrunnlag, kontrahering, byggefase og avslutningsarbeider) med fokus på bl.a. usikkerhetsstyring/målstyring og løpende fysiske møter. Omfanget vil variere etter behov, og avtalens varighet varer til prosjektet er avsluttet.

• Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Attest fra Foretaksregisteret eller tilsvarende attest for lovbestemt registrering i faglig register i det land hvor oppdragsgiver er etablert.

  Kilde: Del I, punkt 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling
• Leverandøren skal ha god økonomisk og finansiell kapasitet for å sikre gjennomføring av kontraktsarbeidene.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering/rating (ikke eldre enn 6 måneder) utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon basert på siste kjente regnskapstall, samt oversikt over eventuelle hendelser av betydning etter siste reviderte årsregnskap. Annen egnet dokumentasjon kan vurderes ved gyldige grunner.

  Kilde: Del I, punkt 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet
• Leverandøren må ha erfaring fra relevante oppdrag: bistand ved utvikling, prosjektering og gjennomføring av offentlige formålsbygg. Minst ett oppdrag skal være et vannbehandlingsanlegg (eller sammenlignbart anlegg).

  Dokumentasjon: 2–3 referanseprosjekter som angir kontraktsverdi, omfang av leverandørens ytelse og beskrivelse som viser relevans. Referanseperson med telefonnummer. Leverandøren må legge til rette for at oppdragsgiver kan kontakte referanser.

  Kilde: Del I, punkt 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Leverandøren skal ha et velfungerende kvalitetsstyringssystem basert på ISO 9001:2015 (eller tilsvarende) med relevans for tilsvarende prosjekter, gjenstand for jevnlig revisjon.

  Dokumentasjon: Kopi av gyldig sertifiseringsbevis. Ved manglende sertifisering: beskrivelse av kvalitetsstyringssystemets struktur, ordninger og begrunnelse for at det er integrert og velfungerende. Inkluderer også dokumentasjon på siste intern/ekstern revisjon de siste 3 år med signert revisjonsrapport/protokoll.

  Kilde: Del I, punkt 3.5 Kvalitetsstyring
• Som foreløpig dokumentasjon: utfylle ESPD for kvalifikasjonskrav og at det ikke foreligger avvisningsgrunner.

  Dokumentasjon: ESPD-skjema i KGV leveres sammen med tilbudet. Ved støtte på andre virksomheter: separate ESPD-skjema for støttende virksomheter og dokumentasjon på rådighet (forpliktelseserklæring/annen dokumentasjon).

  Kilde: Del I, punkt 3.6 Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD)

• Tilbud skal leveres elektronisk via TendSign (https://tendsign.no/).Kilde: Del I, punkt 4.1 Levering av tilbud og tilbudsfrist
• Tilbudet og alle vedlegg skal utformes på norsk.Kilde: Del I, punkt 4.2 Tilbudet
• Leverandøren skal fylle ut og besvare alle punkter i KGV. Følgende dokumenter skal lastes opp: (1) Tilbudsbrev, bilag 1 (utfylt og signert), (2) ESPD-skjema fra leverandøren.Kilde: Del I, punkt 4.2 Tilbudet
• Hvis leverandøren støtter seg på andre virksomheter for å oppfylle kvalifikasjonskrav: (1) eget ESPD-skjema for støttende virksomhet(er), (2) forpliktelseserklæring/annen dokumentasjon på rådighet over ressursene.Kilde: Del I, punkt 4.2 Tilbudet
• Dokumentasjon i henhold til tildelingskriteriene (egne faner i KGV).Kilde: Del I, punkt 5.1 Tildelingskriterier
• Utfylt prisskjema, bilag 3 (i KGV).Kilde: Del I, punkt 4.2 Tilbudet
• Oppdragsforståelse: levere beskrivelse (maks 6 A4-sider, enkel linjeavstand, 12 pkt) basert på bilag 2.1 og 2.2.Kilde: Del I, punkt 5.1 Tildelingskriterier – Oppdragsforståelse (20 %)
• Organisering og tilbudt nøkkelpersonell: levere dokumentasjon inkl. bemanningsplan, CV for nøkkelpersonell, og referanseliste (2–3 sammenlignbare prosjekter per nøkkelperson).Kilde: Del I, punkt 5.1 Tildelingskriterier – Organisering og tilbudt nøkkelpersonell (40 %)
• Ved forretningshemmeligheter: levere en sladdet versjon av tilbudet hvor enkeltopplysninger er sladdet.Kilde: Del I, punkt 4.2 Tilbudet
• Leverandøren skal ved tilbudsinnlevering krysse av i tilbudsbrevet om tilbudet inneholder avvik eller ikke, og signere. Ved avvik: utfylle side 2 med avvik/forbehold, referanse til punkt og priskonsekvens.Kilde: Bilag 1 Tilbudsbrev – avvik/forbehold del

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

01.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Avtalen trer i kraft ved undertegning og varer til prosjektet er avsluttet.Kilde: Del II, punkt 1.1 Avtalens varighet
• NS 8402 gjelder med tilpasninger. Rådgiver kan ikke overdra/pantsette avtalen uten oppdragsgivers samtykke; oppdragsgiver kan overdra rettigheter/plikter til annen offentlig virksomhet.Kilde: Del II, NS 8402 punkt 4.4.1 (tilpasning) – Avtalens generelle bestemmelser
• Oppdragets organisering/personell: Rådgiver skal levere personell i samsvar med tilbudet og kravspesifikasjonen. Ved skifte av personell skal ny person ha minimum samme kompetanse og erfaring, og rådgiver dekker kostnader ved innbytte uten negativ effekt på kvalitet/fremdrift.Kilde: Del II, NS 8402 punkt 6.3 Oppdragets organisering (tillegg)
• Uautorisert skifte/forflytting/utskiftning av nøkkelpersonell uten skriftlig samtykke gir sanksjon kr 100 000 per hendelse. Sanksjon motregnes i neste faktura.Kilde: Del II, NS 8402 punkt 6.3 Oppdragets organisering (tillegg)
• Honorarmodell/priser: Priser i prisskjemaet dekker alle kostnader. Reise mellom ordinært arbeidssted og prosjektkontor i Grenland honoreres ikke som arbeidstid; reise og opphold dekkes iht. avtale. Overtid og tillegg for kvelds-/natt-/helligdag er inkludert med mindre annet avtales skriftlig. Prisene er faste frem til 31.12.2026; indeksregulering kan kreves fra 01.01.2027, samt evt. justering ved avgiftsendringer.Kilde: Del II, NS 8402 punkt 12 Honorar (tilpasning)
• Krav til kvalitetsstyring/ledelsessystem: ISO 9001:2015 (eller tilsvarende) skal ligge til grunn; ledelsessystem og planer skal være innført i prosjektet ved oppstart. Kvalitetsrevisjoner maks hvert 12. måned. Kvalitetshåndbok/beskrivelse og kvalitetsplan skal oversendes før oppstart og ved oppdateringer.Kilde: Del II (tillegg under Styring av kontrakten – Ledelsessystem med tilhørende planer)
• Konfidensialitet: personell har taushetsplikt om opplysninger i henhold til relevante lovbestemmelser; brudd er vesentlig avtalebrudd.Kilde: Del II, Konfidensialitet
• Rapportering til offentlige myndigheter: rådgivers ansvar at nødvendige opplysninger gis; underleverandører skal rapportere i tråd med lover/forskrifter. Oppdragsgiver kan kreve erstattet kostnader ved rådgivers manglende oppfyllelse og kan motregne med administrasjonsgebyr.Kilde: Del II, Rapportering og forhold til offentlige myndigheter
• Oppdragsgiver kan kreve at påbegynte arbeider fullføres ved oppdragsgivers krav etter NS 8402 punkt 16-tillegg; rådgiver beholder garanti/reklamasjonsansvar for utførte og påbegynte arbeider.Kilde: Del II, NS 8402 punkt 16 (tillegg) og Oppsigelse

• Kun teksten i mottatt utdrag: konkrete krav/kravdetaljer for dokumentasjonen knyttet til tildelingskriteriene utover oppsummerte punkter (f.eks. eksakt format for faner) er ikke gjengitt fullt ut i utdraget.
• Kontrakts-/utførelseskrav utover NS 8402-tilpasningene er delvis beskrevet (bl.a. Skiensmodellen utdraget), men full sanksjons-/kontrollregime for hele avtalen er ikke komplett gjengitt i mottatt tekst.
• Bilag 2 (kravspesifikasjon) og bilag 2.1/2.2 er kun delvis gjengitt; detaljer om enkelte roller, språkkrav og øvrige operative krav kan ligge lenger i dokumentene enn utdraget her.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I punkt 1.6–1.7 fremgår det at avtalen varer til prosjektet er avsluttet, men at bistanden gis «etter behov». Kan oppdragsgiver presisere forventet avtaleperiode (tidligste/sannsynlig lengde) og hvilke milepæler som typisk utløser størst ressursbehov, slik at vi kan prise realistisk bruk av timeprisene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Pris og bemannings-/beredskapskalkyle avhenger av reell varighet og når arbeidene topper.

   Kilde: Del I, punkt 1.6 Rammeavtale og punkt 4.1/1.7 Fremdriftsplan

2. Bilag 2 «Kravspesifikasjon» beskriver flere roller som kan være aktuelle (f.eks. elektro/automatisering/ITB/RIPLAN/SØK/RIM/BIM-K m.fl.), mens tildelingskriteriet «Organisering og tilbudt nøkkelpersonell» kun gjelder fire nøkkelfunksjoner. Hvordan vil oppdragsgiver vurdere og vekte ressursene utover de fire nøkkelfunksjonene i evalueringen, og hvilken dokumentasjon forventes for disse rollene i praksis?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er uklart hva som faktisk gir uttelling utover nøkkelpersonell, og leverandøren må dimensjonere tilbudet riktig.

   Kilde: Del I, punkt 5.1 Tildelingskriterier – «Organisering og tilbudt nøkkelpersonell» samt Bilag 2 Kapittel «Roller som er omfattet av avtalen»

3. I del II, NS 8402 punkt 12.2 og avtaletillegg fremgår det at reise mellom ressurens ordinære arbeidssted og prosjektkontor i Grenland ikke honoreres som arbeidstid, og at reise og opphold dekkes etter avtalen. Kan oppdragsgiver presisere hvordan dette skal avregnes mot «*Kostnader til reise og opphold pr. mnd hele teamet makspris» i prisskjemaet (bilag 3), herunder: (1) om maksprisen gjelder uansett antall ansatte, (2) hva som inngår i «reise og opphold» som skal faktureres uten påslag, og (3) hvordan avregning håndteres ved delmåneder?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisskjemaet har en spesifikk evalueringsmodell for reise-/oppholdskostnader, og avregningsprinsippene må være forståelige før tilbud.

   Kilde: Del II, NS 8402 punkt 12 Honorar (reisetid og reise/opphold) samt Del I/vedlegg Bilag 3 «Kostnader til reise og opphold pr. mnd»

4. I konkurransen fremgår det at ressurser skal være «operative umiddelbart etter kontraktsinngåelsen» og at det er «faste, navngitte personer». Del II punkt om oppdragets organisering/utskiftning av personell fastsetter sanksjon på kr 100 000 per forflyttet/utskiftet nøkkelperson. Kan oppdragsgiver avklare: (1) om sanksjonen gjelder også ved utskiftning pga. sykdom/arbeidsbytte når oppdragsgiver godkjenner, (2) hvilke situasjoner som anses som «saklig grunn» ved bytte av personell, og (3) hvordan kravet «minimum samme kompetanse og erfaring» dokumenteres/etterprøves i praksis?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Risikobildet rundt personellendringer er sentralt for pris og innkjøps-/bemanningsstrategi.

   Kilde: Del II, «NS 8402 punkt 6.3 Oppdragets organisering» (generelt om utskiftning, dekking av kostnader, forhåndsgodkjenning og sanksjon kr 100 000) samt Del I «Kravspesifikasjon» om navngitte ressurser

5. I del I, punkt 5.1 beskrives evalueringsmetoden for pris som gir poengutslag basert på laveste pris, og at oppdragsforståelse/nøkkelpersonell vurderes skjønnsmessig. Kan oppdragsgiver gi føringer for hvordan «organisering» og «tilstedeværelse i Kragerø» vil bli vurdert (f.eks. ønsket antall fysiske oppmøtedager per fase, og om det gis uttelling for økt lokal tilstedeværelse utover et minimum)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppdragsforståelse og nøkkelpersonell skal beskrives forpliktende, men oppdragsgiver har ikke kvantifisert hva som regnes som «god» tilstedeværelse.

   Kilde: Del I, punkt 5.1 «Oppdragsforståelse» og «Organisering og tilbudt nøkkelpersonell»

6. Del I, punkt 1.7 og 4.1 angir tilbudsfrist/tilbudsfrist tidspunkt og at spørsmål bør sendes senest 7 dager før frist. Kan oppdragsgiver bekrefte eksakt dato for spørsmål som regnes som «senest 7 dager før tilbudsfristen» i denne konkurransen, og om svar vil bli meddelt senest 6 dager før frist (sannsynligvis betyr det samme dato/klokkeslett)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Gir leverandøren forutsigbarhet for planlegging av intern kvalitetssikring og endelig tilbudsdokumentasjon.

   Kilde: Del I, punkt 1.7 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen samt punkt 1.3/1.5 «Spørsmål til konkurransegrunnlaget»

7. Bilag 2.1 beskriver at dimensjoneringsgrunnlaget anbefaler netto produksjonskapasitet minimum 540 m³/time, og at endelig brutto kapasitet/inndeling m.v. må fastsettes. Kan oppdragsgiver presisere hvilke «leveransemål» og forventede beslutninger som rådgiver skal støtte byggherre med i overgangene (f.eks. fra forprosjekt til regulering/hovedprosjekt og videre til kontrahering), slik at oppdragsforståelsen (6 A4-sider) treffer riktig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppdragsforståelsen skal knyttes til konkrete og forpliktende tiltak; leverandøren trenger å forstå hvilke beslutningspunkter som er mest kritiske.

   Kilde: Del I, punkt 5.1 «Oppdragsforståelse» (henvisning til bilag 2.1 «prosjektgrunnlag og sentrale utfordringer» og bilag 2.2) samt Bilag 2.1 «Mål for arbeidet»/utfordringer

8. Del II angir at Skienmodellen gjelder og at det stilles krav til norsk språk (kommunikasjon og minimum ett språk-/norskkrav på hvert arbeidslag). Kan oppdragsgiver avklare hvordan dette skal etterleves for nøkkelpersonell som i hovedsak jobber i prosjektstyring/kontrahering (ikke i byggeplass med «arbeidslag»), og hvordan kravet «minst én ... på ethvert arbeidslag» tolkes for et rådgiverteam?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravet kan tolkes ulikt for rådgivertjenester; leverandøren må vite hva som faktisk forventes dokumentert og praktisert.

   Kilde: Skiensmodellen «Krav til norsk språk» (punkt 6) samt Del II kapittel «Tillegg til NS 8402»/Skiensmodellen gjelder

9. Del I, punkt 4.4 «Avvik og avvisning» sier at vesentlige avvik avvises, og at også uklarheter/avvik som ikke er ubetydelige kan avvises. Kan oppdragsgiver utdype hvilke avvikstyper som typisk anses som «vesentlige» i denne konkrete kontraktstypen (byggherrebistand), særlig knyttet til: (1) språkkravet/nøkkelpersonell, (2) reise-/timepris-avregning, og (3) kvalitetsstyring/ISO-kravet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå avvisningsrisikoen knyttet til praktiske tolkninger og eventuelle kompromisser i tilbudet.

   Kilde: Del I, punkt 4.4 «Avvik og avvisning» samt Del I «Tilbudet»/«Oppdragsforståelse» og Del I punkt 3.6 Kvalitetsstyring