Kjøp av interiørarkitekttjenester

Statens vegvesen ønsker rammeavtale for kjøp av interiørarkitekttjenester. Formålet er å knytte til seg konsulenter som bistår med arbeidsplassutforming/arbeidsplassløsninger og interiørarkitektfaglig bistand, herunder prosjektering (tegne, beskrive og beregne) av interiør- og møbleringsløsninger samt nytenkning og gjenbruk i nye og eksisterende kontorlokaler. Rammeavtalen er planlagt med varighet 4 år (2 år + opsjoner) og tildeles basert på avrop innenfor angitt ramme.

• Leverandøren skal levere en oppdragsliste med minimum 3 og maksimum 5 relevante oppdrag utført i løpet av de siste tre årene regnet fra tilbudsfristen (med oppdragsgiver, beskrivelse, tidsperiode, kontraktens verdi og referanseperson med kontaktinfo).Kilde: Vedlegg 2 Oppdragsliste
• Leverandøren skal tilby et team med 4 dedikerte personer til å løse oppdrag relatert til rammeavtalen, inkl. timepriser i prisskjema og oppgitt gjennomsnittlig timespris (beregning/benyttes ved evaluering).Kilde: Vedlegg 1 Prisskjema

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

28.09.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtalens omfang/verdigrense: anslått verdi 8 000 000 ekskl. mva., maksimal verdi 9 000 000 ekskl. mva. (4 år inkl. opsjoner). Oppdragsgiver kan si opp med umiddelbar virkning når maksimal grense nås; ved uttak over 8 000 000 ekskl. mva. kan oppdragsgiver si opp med 6 mnd. varsel.Kilde: Kravspesifikasjon punkt 1.2 og Kontraktsbestemmelser punkt 2.7
• Avtaleperiode og opsjoner: gyldig fra 01.12.2026, gjelder 2 år + opsjon 1 år + 1 år (maks 4 år inklusive opsjoner). Forlengelse varsles skriftlig innen 3 måneder før utløp.Kilde: Kontraktsbestemmelser punkt 1 og 2.2
• Avrop kun ved skriftlig bestilling: Bestilling sendes i Unit4 med utfylt avropsskjema (vedlegg 3). Leverandøren skal besvare med ordrebekreftelse uten ugrunnet opphold. Leveransen skjer ikke uten skriftlig bestilling.Kilde: Kontraktsbestemmelser punkt 2.3 og Vedlegg 3 Avropsskjema
• Rutine for bestillingskontroll: Leverandøren må ha rutine som sikrer at de kun aksepterer ordre fra navngitte personer hos Oppdragsgiver.Kilde: Kravspesifikasjon punkt 2.6
• Minstekrav til ytelsen: bistand til arbeidsplassutforming/arbeidsplassløsninger og interiørarkitektrelaterte tjenester; prosjektere (tegne, beskrive og beregne) interiør- og møbleringsløsninger; nytenkning og bidra til mest mulig gjenbruk av eksisterende løsninger/inventar der mulig; klima-/miljøbistand knyttet til oversikter for gjenbruk/tilpasninger av møbler.Kilde: Kravspesifikasjon punkt 2.1 og 2.7
• Omfang av konkrete leveranser/oppgaver: utarbeide og evaluere rom- og funksjonsprogram; presentere forslag til rom- og funksjonsløsninger; kompetanse om kontorløsninger som virkemiddel for kultur; arkitektfaglig rådgivning; generelle interiørarkitekttjenester inkl. modellering; levere i tråd med bestilling fra Oppdragsgiver og avtale avgrensninger ved behov for utfyllende tilbud.Kilde: Kravspesifikasjon punkt 2.3, 2.4 og 2.5
• Pris/vederlag: honoreres etter timepris (prisskjema). Timeprisen dekker alle kostnader for gjennomføring. Reise/utlegg/refusjon skjer etter avtalte prinsipper (reiser avtales på forhånd; utlegg iht. reiseregulativ uten påslag; reisetid 80% av timepris). Pris reguleres årlig etter KPI med første regulering først etter en fast periode.Kilde: Vedlegg 1 Prisskjema og Kontraktsbestemmelser punkt 2.5
• Fakturering: kun elektronisk EHF. Betalingsfrist 30 dager etter mottatt faktura. Krav til merking (BuyerReference/bestillers-ID, OrderReference/ID, ContractDocumentReference/ID: 26/35246-xxxxx). Tilbakeføring/retur hvis krav ikke oppfylt.Kilde: Kontraktsbestemmelser punkt 2.6
• Rapportering og møter: leverandør skal rapportere timeforbruk iht. spesifiserte krav og rapportere status på overordnet nivå hver tredje måned (uttak/avvik). Minimum ett møte per år, innkalles av Oppdragsgiver (min. 14 dager varsel).Kilde: Kontraktsbestemmelser punkt 2.8
• Klart språk i skriftlig dokumentasjon i leveransen: aktivt språk, unngå forkortelser/fremmedord/engelsk; forklar/oversett dersom brukt.Kilde: Kontraktsbestemmelser punkt 2.9
• Bemanning/avtalte personer: Oppdraget skal utføres av personer navngitt i kontrakten; ved fratreden/permisjon skal Leverandøren erstatte med samme faglige kompetanse og innhente skriftlig samtykke på forhånd; Oppdragsgiver kan avvise ny person.Kilde: Kontraktsbestemmelser punkt 3.5
• Konfidensialitet: informasjon om Oppdragsgivers leieforhold er konfidensiell; Leverandøren kan ikke gi offentligheten opplysninger uten godkjenning, men kan oppgi oppdrag som referanse kun etter skriftlig forhåndsgodkjenning.Kilde: Kontraktsbestemmelser punkt 2.4 og 3.8
• Helse, miljø og sikkerhet (HMS) og dokumentasjon: ved avtaler som omfattes av internkontrollforskriften skal leverandøren dokumentere etterlevelse på forespørsel innen frist; kontroll kan utføres (stedlige kontroller).Kilde: Kontraktsbestemmelser punkt 3.25
• Lønns- og arbeidsvilkår: Leverandøren skal sikre at egne ansatte og ansatte hos underleverandører (inkl. innleide) som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten har lønns- og arbeidsvilkår i henhold til angitte forskrifter/tariffgrunnlag. Leverandøren skal dokumentere på personnivå og kan pålegges retting/utbedring; brudd kan gi tilbakeholdsrett og mulig heving ved vesentlig mislighold.Kilde: Kontraktsbestemmelser punkt 3.26
• Menneskerettigheter/aktsomhetsvurderinger i leverandørkjeden: leverandøren skal overholde krav om ILO-kjerne-/barnekonvensjon og arbeidsmiljølovgivning i produksjonsland, ha policys og rutiner for aktsomhetsvurderinger senest 6 måneder etter kontraktsstart, rapportere egenrapportering og sikre etterlevelse/varsling av avvik; sanksjoner kan iverksettes ved brudd.Kilde: Kontraktsbestemmelser punkt 3.27.1-3.27.4

• Tildelingskriterier er ikke oppgitt i den innsendte teksten (ingen eksplisitt liste/vekting).
• Det er ikke trukket ut egne kvalifikasjonskrav, fordi slike krav ikke fremgår av den gitte teksten (kan ligge i andre deler av konkurransegrunnlaget som ikke er inkludert).
• For avropsdetaljer (punkt 2.3 i kontraktsbestemmelsene) vises det til, men avropsspesifikke kontraktsvilkår er ikke inkludert i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I prisskjemaet (Vedlegg 1) skal tilbyder tilby 4 dedikerte personer, og evaluering skal skje basert på «gjennomsnittlig timespris». Skal Statens vegvesen også evaluere/legge til grunn et bestemt krav til fordeling mellom personene (f.eks. prosentvis bruk i avrop), eller er evalueringen kun beregning av gjennomsnittlig timespris på de 4 personene slik dere har beskrevet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det påvirker hvordan dere skal prise teamet og hvordan dere skal dokumentere bemanningen ved tilbud og i senere avrop.

   Kilde: Vedlegg 1 Prisskjema

2. I prisskjemaet skal timesprisen «dekke alle Leverandørens kostnader for gjennomføring av oppdraget» (kravspesifikasjonens punkt 2). Kan dere presisere hvilke kostnadstyper som skal være inkludert i timeprisen, og hvilke som eventuelt kan avregnes som «andre kostnader» i avropsskjemaet (Vedlegg 3), herunder om f.eks. programvarelisenser, modellering/tegneverktøy, utskrifter/modellkostnader og reiseinternt utstyr kan faktureres separat?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende presisering kan gi feil prising og risiko for at kostnader ikke blir godkjent i avrop.

   Kilde: Vedlegg 1 Prisskjema og Vedlegg 3 Avropsskjema

3. I kontraktsbestemmelsene punkt 2.3 Avrop fremgår det at «Kun bestilling der pris, mengde og Oppdragsgivers avdeling og navn tydelig fremkommer, er gyldig og bindende». Kan dere bekrefte hvordan dere vil angi «mengde» i avrop under denne rammeavtalen (timeantall per kategori/konsulent, eller totaltimer), og om manglende/uklar angivelse kan medføre at leverandøren ikke kan påberope seg bestillingens omfang?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens plikt til å starte opp og hvordan dere skal estimere ressursbruk og risiko ved avrop.

   Kilde: Kontraktsbestemmelser punkt 2.3 Avrop

4. I Vedlegg 3 Avropsskjema står det at reisekostnader skal holdes på et minimum, og at leverandøren skal planlegge arbeidet for at reisekostnadene blir minst mulig for SVV. Samtidig står det i Kontraktsbestemmelsene punkt 2.5.1 at utgifter til reisetid dekkes med 80 % av timepris, og møtetid etter timepris. Kan dere avklare hvordan dere forventer at leverandøren prissetter/rapporterer reisetid i praksis i avropsskjemaet (om reisetid skal inngå som del av «konsulentens timeforbruk» eller som separat post), og om «reisetid» alltid skal faktureres med 80 % etter fastsatt regler uavhengig av om reise er planlagt internt eller avtalt særskilt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulik forståelse av reisetid/utgifter kan gi avvik mellom tilbudt timepris og faktisk avregning.

   Kilde: Kontraktsbestemmelser punkt 2.5.1 og Vedlegg 3 Avropsskjema

5. I Kontraktsbestemmelser punkt 2.5.2 «Prisene er faste i 1 år. Deretter reguleres prisene én gang per år», men videre står det også at «Prisene er faste frem til 01.06.2028 hvor de reguleres første gang». Kan dere bekrefte hvilken av disse tidspunktene som er korrekt styrende for prisregulering (og hvordan dere fastsetter første regulering: 1-årsregel eller spesifikk dato 01.06.2028)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Motstrid/uklarhet i prisreguleringsstart kan påvirke leverandørens kalkyle og om det oppstår tvist ved indeksregulering.

   Kilde: Kontraktsbestemmelser punkt 2.5.2

6. I Kontraktsbestemmelser punkt 3.8 Konfidensialitet er «Informasjon om Oppdragsgivers leieforhold» nevnt. Kan dere utdype hva dere anser som konfidensielt utover dette (f.eks. planløsninger, arealtall/dekningsgrad, tekniske romløsninger, prosjektkostnader, navngitte lokasjoner/rollefordeling), og om leverandøren kan bruke anonymiserte eksempler/leveranser som referanse uten særskilt godkjenning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Interiørarkitekttjenester er ofte dokumentasjonstunge; leverandøren må vite hva som kan deles for markedsføring/kompetansebevis.

   Kilde: Kontraktsbestemmelser punkt 2.4 Konfidensialitet og punkt 3.8 Konfidensialitet

7. I Kontraktsbestemmelser punkt 3.5 Arbeidets organisering står det at oppdraget skal utføres av de personene som er navngitt i kontrakten, og at leverandøren skal erstatte ved avgang/sykemelding/permisjon med «samme faglige kompetanse» og at Oppdragsgiver kan avvise ny person som ikke anses egnet. Kan dere bekrefte hvem som avgjør «samme faglige kompetanse», hvilken dokumentasjon dere forventer (CV/erfaring/prosjektliste), og hvor raskt dere behandler forespørselen om samtykke til erstatning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette reduserer risiko for stans i leveransen og gjør det mulig å planlegge bemanning ved uforutsette hendelser.

   Kilde: Kontraktsbestemmelser punkt 3.5 Arbeidets organisering

8. I kravspesifikasjonen punkt 2.4 står det at oppdragsgiver «om nødvendig kan ... be om utfyllende tilbud» og at et utfyllende tilbud kan innebære justering av hva som blir tilbudt, men «ikke en vesentlig endring innenfor det som omfattes av rammeavtalen». Kan dere beskrive hvordan dere vurderer hva som er «vesentlig endring» i praksis ved avrop (f.eks. endring i romomfang, kompleksitet, antall delleveranser/tegninger, krav til modellering/nivå), og om det er en terskel (timer eller kostnadsandel) for når dere vil anse endringen som utenfor rammen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger en tydelig prosess for pris/omfang ved avklaringer og endringer i tidlige faser før oppstart.

   Kilde: Kravspesifikasjon punkt 2.4 Oppdraget

9. I Kontraktsbestemmelser punkt 3.14 Endringer står det at Oppdragsgiver kan kreve endringer «inntil levering har skjedd», men at leverandøren «ikke [er] forpliktet til å levere endringer ... som omfatter mer enn 15 % netto tillegg til kontraktssummen». Rammeavtalen har imidlertid avrop med variabelt omfang. Kan dere bekrefte om 15 %-grensen gjelder per avrop (kontrakts-/avropssum for det aktuelle oppdraget) eller samlet for rammeavtalen, og hvordan dere regner «kontraktssummen» i et avrop der endelig leveranseomfang fastsettes fortløpende?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens risiko for merarbeid og deres rett til prisjustering ved endrede avrop.

   Kilde: Kontraktsbestemmelser punkt 3.14 Endringer

10. Vedlegg 2 Oppdragsliste krever minimum 3 og maksimum 5 relevante oppdrag utført siste tre år. Kan dere presisere hvordan relevans vurderes i denne konkurransen (f.eks. krav til at oppdragene må gjelde arbeidsplassutforming/ABK/interiørarkitektur, og om avrop under flytte-/arealprosjekter teller), og om referansene må være «arbeidsplasskonsepter» med modelleringsleveranser (tegning/beskrivelse/beregning) eller om mer generisk interiørfaglig bistand er tilstrekkelig?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Korrekt forståelse av hva som teller som «relevante oppdrag» gjør det mulig å levere dokumentasjon som matcher evalueringen og reduserer risiko for avvisning/trekk.

    Kilde: Vedlegg 2 Oppdragsliste