Elverum kommune
EL-26-07 Rammeavtale for helsevikarer til Elverum kommune
Formål og omfang
Elverum kommune har til hensikt å inngå rammeavtale for levering av vikartjenester innen kommunale helse- og omsorgstjenester. Avtalen omfatter blant annet:
Leger til bruk i institusjon/sykehjem, helsestasjon, fastlegekontor og legevakt
Sykepleier legevakt
Sykepleier og helsefagarbeidere til bruk i institusjon/sykehjem, hjemmebaserte tjenester og legevakt
Formålet med anskaffelsen er å sikre forsvarlig drift av kommunens lovpålagte helse- og omsorgstjenester ved å dekke behovet for kvalifisert personell ved fravær og kapasitetsutfordringer. Avtalen skal bidra til at kommunen til enhver tid har tilgang på tilgjengelige og kompetente vikarer som kan utføre oppgavene i tråd med gjeldende krav til kvalitet, pasientsikkerhet og faglig forsvarlighet.
Rammeavtalen skal kunne benyttes av alle relevante virksomheter innen helse- og omsorgssektoren i kommunen som har behov for eksterne vikarer.
Behovet for vikartjenester vil variere og kan oppstå både ved planlagt fravær, som ferie og permisjoner, og ved uforutsette hendelser eller økt aktivitet. Oppdragene kan være av både kortere og lengre varighet, og behovet vil typisk være størst i ferieperioder, høytider og helger.
Det stilles krav til at leverandøren har tilstrekkelig kapasitet og tilgang på kvalifisert personell til å kunne dekke oppdragsgivers behov når det oppstår. Leveransen skal holde høy kvalitet og oppfylle gjeldende krav i lov- og avtaleverk, herunder arbeidsmiljølovgivning og relevante tariffbestemmelser.
Leverandøren skal aktivt benytte sin kompetanse og erfaring til å sikre god gjennomføring av leveransen, og bidra til at rammeavtalens formål oppnås.
Avropsmekanisme
Ved bestilling på rammeavtalen benyttes følgende avropsmekanismer:
Når det oppstår behov for helsevikar(er) kontaktes først leverandør A. Dersom leverandør A ikke kan levere innen tidsfrist oppgitt i bestillingen, går forespørsel til leverandør B med samme betingelser. Dersom leverandør B ikke kan levere, går forespørselen til leverandør C.
Det forutsettes at leverandør A har kapasitet til å levere i de fleste tilfeller, spesielt når det gjelder planlagte uttak. Dersom leverandøren ikke har mulighet til å levere, plikter denne å oppgi dette, uten ugrunnet opphold. Oppdraget går da videre til neste leverandør i prioritert rekkefølge.
Del 1: Kjøper
Del 2: Prosedyre
Del 5: Delkontrakt
Del 8: Virksomheter
Kunngjøringsinformasjon
Sammendrag
Anbudsradar
Elverum kommune skal inngå rammeavtale (inntil 3 leverandører) for levering av helsevikarer til kommunale helse- og omsorgstjenester (leger, sykepleiere og helsefagarbeidere m.fl.). Avtalen varer 2 år med opsjon 1+1 år (total mulig varighet 4 år). Ved avrop benyttes rangert rekkefølge: leverandør A kontaktes først, deretter B og C ved manglende levering innen frist. Leveransen skal sikre forsvarlig drift og oppfylle strenge krav til kompetanse, dokumentasjon, kvalitet, arbeidsmiljø og smittevern.
Kvalifikasjonskrav
Anbudsradar
- Firmaattest (Foretaksregisteret) som bekrefter registrering, signaturrett og prokura.
Dokumentasjon: Firmaattest; hentes automatisk via eBevis.
Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 1 - Dokumentasjon av relevant erfaring gjennom referanser: minst tre (3) relevante referanser fra tilsvarende oppdrag utført de siste tre (3) år.
Dokumentasjon: Opplysninger om minst 3 relevante referanser.
Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 2 - Leverandøren skal være godkjent bemanningsforetak (registrert i Arbeidstilsynets register over bemanningsforetak).
Dokumentasjon: Verifisering via eBevis.
Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 3 - Skatteattest: skatter og avgifter betalt.
Dokumentasjon: Skatteattest; verifiseres automatisk via eBevis (samtykke i Altinn).
Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 4 - Økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten.
Dokumentasjon: Kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse; oppdragsgiver innhenter selv (Bisnode).
Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 5 - Hvis leverandøren støtter seg på underleverandører/samarbeidspartnere for å oppfylle kvalifikasjonskrav: signert forpliktelseserklæring om tilgjengelig kapasitet og ESPD fra underleverandør.
Dokumentasjon: Signert forpliktelseserklæring; ESPD-skjema for underleverandør(er).
Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 6 - Miljøstyringssystem: 3.-parts sertifisert miljøledelsessystem/-standard (EMAS, ISO 14001, Miljøfyrtårn eller tilsvarende). Prosess kan godtas med bekreftelse og attest oversendes innen utløpet av første avtaleår.
Dokumentasjon: Attest/sertifikat eller bekreftelse fra akkrediteringsorgan + beskrivelse av status.
Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 7 - Kvalitetsikringssystem: beskrivelse av metoder for kvalitetssikring; ved ISO 9001 eller tilsvarende kan gyldig sertifikat legges ved.
Dokumentasjon: Beskrivelse av kvalitetssikring, evt. kopi av gyldig ISO 9001/tilsvarende sertifikat.
Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 8
Krav til tilbudet
Anbudsradar
- Tilbud skal innleveres elektronisk.Kilde: Innleveringsvilkår: Elektronisk innlevering (Påkrevd)
- Tilbud skal signeres elektronisk.Kilde: Innleveringsvilkår: Elektronisk signering (Påkrevd)
- Tilbudsspråk: Norsk.Kilde: Innleveringsvilkår: Tillatte språk (Norsk)
Innleveringsvilkår fra kunngjøringen
- Frist for forespørsel/tilbud
- 01.10.2026
- Språk
- English, norsk
- Elektronisk katalog
- Ikke tillatt
Tildelingskriterier
Anbudsradar
| Kriterium | Vekt | Beskrivelse |
|---|---|---|
| Oppfølging av oppdragsgiver og vikar | 40 % | Tilbyder skal beskrive sitt system for oppfølging av både sine vikarer som er utleid og oppdragsgiver, for å sikre at alle krav til leveransen som er satt i kravspesifikasjonen blir ivaretatt, herunder spesielt kravene i arbeidsmiljøloven. Det vil bli lagt spesiell vekt på leverandørens system og arbeid for å sikre at vikarenes arbeidsforhold følger arbeidsmiljøloven, og leverandørens håndtering av avvik ved tilbudt vikar. For oppfølging av oppdragsgiver vil det legges vekt på systemer og rutiner hos leverandør for å sikre at vilkårene i avtalen, og særskilt kravspesifikasjonen, ivaretas. |
| Pris | 60 % | Ikke nærmere beskrevet |
| Klima og miljø | 0 % | Jamfør FOA § 7-9 Klima- og miljøhensyn i offentlige anskaffelser, skal krav og kriterier ha som mål å redusere anskaffelsens samlede klimaavtrykk eller miljøbelastning. Forpliktelsen til å stille krav eller kriterier om klima- og miljøhensyn som er uvesentlig. Oppdragsgiver vurderer at anskaffelsen av legevikarer, hvor kjernen av leveransen er arbeidskraft, kun vil ha et marginalt klimaavtrykk og miljøbelastning. Andre elementer, som hvilken type bil vikarene kjører, vurderes å ligge utenfor anskaffelsens art og vurderes derfor ikke nærmere. Oppdragsgiver vil på bakgrunn av sin begrunnelse benytte unntaksbestemmelsen i anskaffelsesforskriftens § 7-9, femte ledd, da anskaffelsen etter sin art er vurdert å ha et klimaavtrykk og en miljøbelastning som er uvesentlig. |
Viktige kontraktskrav
Anbudsradar
- Avtalen omfatter bl.a. leger (institusjon/sykehjem, helsestasjon, fastlegekontor, legevakt) samt sykepleiere og helsefagarbeidere til institusjon/sykehjem, hjemmebaserte tjenester og legevakt.Kilde: Formål og omfang
- Avropsmekanisme: Rangert rekkefølge (A først, deretter B, deretter C ved manglende levering innen frist). Leverandør skal oppgi manglende leveranse uten ugrunnet opphold.Kilde: Avropsmekanisme
- Varighet og opsjon: oppstart 22.03.2027, slutt 21.03.2029 (2 år); opsjon 1+1 år (total mulig 4 år).Kilde: Konkurransedetaljer: Varighet
- Maks antall leverandører: 3. Maksverdi rammeavtale: 52 000 000 NOK.Kilde: Rammeavtaleinnstillinger / Konkurransedetaljer
- Krav til vikarer (må-krav): oppholdstillatelse og arbeidstillatelse i Norge; MRSA- og tuberkuloseattest; egenerklæring om gyldig politiattest; egnet bolig ved behov; minimum tre opplæringsvakter; førerkortklasse B; krav om norsk autorisasjon (kontroll mot Statens autorisasjonskontor); godkjenning av alle timelister av oppdragsgiver; oppdragsgiver skal ha rett til innsyn i lønnsforhold og innsyn i lønnsslipper; leverandørens tilgjengelighet via fast kontaktperson i ordinær åpningstid; frist for bestilling ved ferie/høytid; medikamentkurs før oppdrag og kursbevis; krav til leger (akuttmedisin, vold/overgrepshåndtering, nødnett radioterminal, refusjonsrett i Helfo); legevakt-vikar minimum 1 års relevant erfaring; LIS1-leger skal ikke tilbys; krav om oppfyllelse av lov-/forskriftskrav, smittevern og vaksinering; fakturagrunnlag per avdeling med timespesifisering; norskferdigheter B2 (CEF) for ikke-skandinaviske; digital kompetanse; oversiktlige/etterprøvbare timelister og fakturaer; kostnadsfri avbestilling (leverandør angir vilkår); system for håndtering av bestillinger/avbestillinger; legevikarer deltar i kommunale ordninger; kontroll av merknader/advarsler fra helsetilsyn; sykepleiere legevakt må ha kursdokumentasjon (akuttmedisin, vold/overgrepshåndtering, nødnett radioterminal og Life-X).Kilde: Kravspesifikasjon (Generelle krav 1.1–1.27)
Forbehold ved utdraget
Anbudsradar
- Dokumentteksten viser ikke eksplisitt hvilken dokumentasjon som skal legges ved utover kvalifikasjons-/innleveringskrav (f.eks. hvilke konkrete vedlegg som skal fylles ut i tilbudet, utover prisskjema/avtalevilkår nevnt i Vedlegg).
- Det er flere detaljer om avbestilling og avbestillingsvilkår, men innholdet/parametrene som leverandør må beskrive ligger ikke i utdraget utover at det skal beskrives i merknadsfelt.
- Prosedyre omtales ulikt i ulike deler/utkast av teksten (dialog/forhandlinger nevnes i én variant, mens en annen variant sier ingen dialog/forhandlinger utover mindre avklaringer). Det fremgår ikke hvilken som er endelig/korrekt for dette konkrete grunnlaget.
Verdt å avklare med oppdragsgiver
Anbudsradar
Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.
I prisskjemaet (Bilag 1) skal vi oppgi påslagsprosent på angitt utbetalt timelønn. Kan dere bekrefte hvordan dere forventer at vi skal beregne grunnlag og prosentpåslag når vikarenes lønn inkluderer ulike tillegg/tilleggstyper (f.eks. ubekvemstillegg, helge-/natt-tillegg) – og om kun fast grunnlønn skal inngå i beregningsgrunnlaget, eller om enkelte tillegg skal inkluderes?
Hvorfor det er verdt å spørre: For å sikre korrekt pris og unngå avvik i evalueringen må tilbyder få avklart nøyaktig beregningsgrunnlag for påslagsprosent.
Kilde: Tildelingskriterier – Pris (60%), avsnitt om påslagsprosent/grunnlagVed motstrid mellom tilbudsbrevet og prisskjemaet står det at opplysningene i tilbudsbrevet har forrang. Hvilke felter i tilbudsbrevet er det da dere mener har forrang (og hvordan skal vi dokumentere eventuelle avvik dersom prisskjemaet og tilbudsbrevet ikke viser identiske tall)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Motstridsregelen kan få direkte konsekvens for hvordan prisen blir forstått/evaluert; tilbyderen må vite hvilke elementer som kan bli «overstyrt».
Kilde: Tildelingskriterier – Pris (60%), avsnitt «Ved motstrid… tilbudsbrevet har forrang»Kvalitetsdelen (40 %) beskriver at vi skal beskrive system for oppfølging av både utleid personell og oppdragsgiver, herunder arbeidsmiljøloven og håndtering av avvik. Kan dere utdype hvilke elementer dere vil vektlegge i evalueringen (f.eks. konkret opplæring/avvikshåndteringsflyt, rapportering, hvordan avvik lukkes, og hvilken dokumentasjon vi bør vise til)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Selv om kriteriet er oppgitt, er evalueringsmodellen for kvalitet ikke detaljert. Vi trenger konkretiserte vurderingsmomenter for å prise og dokumentere riktig.
Kilde: Tildelingskriterier – Oppfølging av oppdragsgiver og vikar (Kvalitet 40 %)Krav 1.7 (48 timer) sier at ved problemer med leveranse skal nytt personell stilles raskt, maksimalt innen 48 timer. Kan dere bekrefte hvordan dere måler/definerer «48 timer» (fra når bestillingen sendes, fra varsling, eller fra oppstår faktisk fravær/ikke-egnethet), og om det gjelder både sykdom/uforutsett fravær og situasjoner med returnert uegnet vikar?
Hvorfor det er verdt å spørre: Definisjon av oppstartspunktet for fristen påvirker leverandørens kapasitets- og beredskapskostnader.
Kilde: Kravspesifikasjon punkt 1.7 – «maksimalt innen 48 timer» samt omtale av sykdom/uegnet/returnert vikarKrav 1.12 ber leverandøren oppgi en frist for når oppdragsgiver må bestille vikarer for ferie og høytid. Hva er deres forventning til nivået på denne fristen, og hvordan vil dere legge fristen til grunn i avrop/bestillinger (f.eks. aksepterer dere senere bestilling, men med levering i henhold til avtalte leveringsfrister/48 timer)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Et avklart nivå og hvordan fristen praktiseres er nødvendig for å planlegge kapasitet og unngå mislighold/gebyr.
Kilde: Kravspesifikasjon punkt 1.12 – frist for bestilling ferie og høytidKrav 1.13 sier at tilbudt personell skal ha gjennomført medikamentkurs før påbegynt oppdrag, og at kursbevis må følge tilbud om vikar. Kan dere avklare om kursbevis skal ettersendes for det enkelte avrop/vikar før oppstart (og i så fall innen hvilken frist), eller om dere krever at bevis alltid er tilgjengelig før første vakts oppstart?
Hvorfor det er verdt å spørre: Tidsfrister for innhenting/ettersending av kursdokumentasjon kan påvirke oppstart og risiko for avvisning av personell ved avrop.
Kilde: Kravspesifikasjon punkt 1.13 – medikamentkurs og «kursbevis må følge tilbud om vikar»Krav 1.14 for leger: «fremvise dokumentasjon på gjennomført kurs i akuttmedisin, vold og overgrepshåndtering, nødnett radioterminal og ha refusjonsrett i Helfo». Kan dere spesifisere hvilke dokumenter dere aksepterer for (i) kursene, og (ii) dokumentasjon på refusjonsrett i Helfo, og hvordan dette skal oversendes (format/kanal) ved tilbud om vikar?
Hvorfor det er verdt å spørre: Ulik dokumentasjonspraksis kan gi forsinkelser eller manglende oppfyllelse ved avrop; tilbyder trenger avklaring av akseptable dokumentasjonsbevis.
Kilde: Kravspesifikasjon punkt 1.14 – dokumentasjon og Helfo refusjonsrettKrav 1.19 om fakturagrunnlag per avdeling med timespesifisering for hver enkelt vikar: Kan dere gi eksempelmal eller beskrive feltene dere forventer i fakturagrunnlaget (f.eks. avdelingskode/enhet, dato, klokkeslett intervall, vikar-ID/navn, stillingskategori, type tillegg), og om dette må være konsistent med timelisten i krav 1.22?
Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise korrekt og unngå avvisning av faktura må tilbyder forstå nøyaktig fakturerings-/timelisteformat og kontrollpunkter.
Kilde: Kravspesifikasjon punkt 1.19 og 1.22 – fakturagrunnlag per avdeling og oversiktlige etterprøvbare timelisterRammeavtalen legger opp til rangert rekkefølge (leverandør A først, deretter B, C ved manglende kapasitet). Hvordan skal leverandøren dokumentere/rapportere at «leverandør A ikke kan levere» slik at forespørselen kan gå videre til neste leverandør, og hvilke konsekvenser får dette for gebyr/mislighold ved avvik?
Hvorfor det er verdt å spørre: Avklaringer om prosess og dokumentasjon ved «ikke levere» er viktig for å håndtere risiko knyttet til avvik og økonomiske konsekvenser.
Kilde: Avropsmekanisme (rangert rekkefølge) samt krav 1.7 (håndtering av leveranseproblemer) og rammeavtale mislighold/gebyrVi ser at rammeavtalen har utfyllingsfelter for avtaleperiode (dd. mmmmm 2023 - dd. mmmmm 2025) og et «Ikrafttredelsestidspunkt: [Skriv her]». Kan dere bekrefte hva som er korrekt ikrafttredelsesdato og avtaleperiode for denne konkurransen (oppstart 22. mars 2027 og slutt 21. mars 2029), og hvordan dette påvirker opsjonene (1+1 år) og «gyldig attest må oversendes innen utløpet av første avtaleår» (kvalitets- og miljøkrav)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Uavklarte datoer påvirker planlegging, etterlevelse av dokumentasjonskrav og forståelse av kontraktens lengde/opsjoner.
Kilde: Konkurransedetaljer (varighet/oppstart/slutt/opsjoner) samt Avtalevilkår – Avtaleperiode/Ikrafttredelsestidspunkt og Kvalifikasjonskrav punkt 7 (miljøstyringssystem attest innen utløpet av første avtaleår)
Kurs og rådgivning fra redaksjonen
Gratis fagmøte – 30 minutter digitalt om aktuelle anskaffelsestemaer.
Se datoer →Kurs: Hvordan vinne anbud – praktisk kurs for deg som skriver tilbud.
Les mer →Rådgivning
Ta kontakt →