Møre og Romsdal Fylkeskommune
2026/040 Rammeavtale for levering av renholdsmaskiner
Møre og Romsdal fylkeskommune innbyr til konkurranse for å inngå rammeavtale om levering av renholdsmaskiner til sine virksomheter.
Bakgrunn
Møre og Romsdal fylkeskommune har behov for å etablere en ny rammeavtale for levering av renholdsmaskiner til sine virksomheter. Behovet skyldes både utskifting av eksisterende utstyr, og at nye bygg med større arealer medfører behov for flere og mer egnede maskiner. Det vil bli inngått avtale med en - 1 - leverandør.
Fylkeskommunen ønsker å legge til rette for en mer effektiv og enhetlig renholdsdrift på tvers av lokasjoner. Det er viktig å sikre stabil tilgang på utstyr som bidrar til trygg bruk, god ergonomi for ansatte og en mest mulig lik standard i virksomhetene. For leverandører er det også relevant at fylkeskommunen har virksomheter på flere steder i fylket, noe som stiller krav til tilgjengelig service og oppfølging i avtaleperioden.
Beskrivelse av oppdraget
Anskaffelsen gjelder en rammeavtale for levering av renholdsmaskiner med tilhørende utstyr, tilbehør og reservedeler til Møre og Romsdal fylkeskommunes virksomheter. Leveransen skal dekke behov på tvers av blant annet skolebygg, administrasjonsbygg og nye bygg med større arealer.
Rammeavtalen vil omfatte ulike typer renholdsmaskiner, herunder gulvvaskemaskiner, robotvaskere, støvsugere, vaskemaskiner, moppekjøleskap mm. Det etterspørres maskiner som er brukervennlige, lettmanøvrerte og egnet for variert bruk i ulike typer lokaler, inkludert arealer med begrenset plass.
Leveransen skal videre understøttes av service og oppfølging som bidrar til stabil drift i maskinene sin levetid. Dette omfatter blant annet tilgang på reservedeler, service på flere lokasjoner og mulighet for vedlikehold og opplæring. Formålet med anskaffelsen er å sikre en helhetlig og velfungerende løsning som bidrar til enklere og mer effektiv renholdsdrift.
Del 1: Kjøper
Del 2: Prosedyre
Del 5: Delkontrakt
Del 8: Virksomheter
Kunngjøringsinformasjon
Sammendrag
Anbudsradar
Møre og Romsdal fylkeskommune lyser ut åpen anbudskonkurranse for å etablere en rammeavtale (én leverandør) om levering av renholdsmaskiner med tilhørende utstyr, tilbehør og reservedeler til flere virksomheter (bl.a. skolebygg, administrasjonsbygg og nye bygg). Rammeavtalen inkluderer også krav til service/oppfølging, reservedels-/service-tilgjengelighet og ulike klima-/miljøkrav knyttet til maskiner, batterier, emballasje og retur. Avtaleperiode: oppstart 2. november 2026, slutt 1. november 2028, med opsjoner 1 + 1 år (total mulig varighet 4 år). Estimert verdi 6 000 000 NOK, maks rammeavtaleverdi 8 000 000 NOK.
Kvalifikasjonskrav
Anbudsradar
- Leverandøren skal ha miljøstyringssystem sertifisert eller i prosess etter ISO 14001 (2015), Miljøfyrtårn, EMAS eller tilsvarende; systemet skal være gjenstand for jevnlig revisjon.
Dokumentasjon: Attest på godkjent miljøstyringssystem (ISO/Miljøfyrtårn/EMAS eller tilsvarende).
Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, nr. 1 Miljøstyringssystem - Leverandøren skal være registrert i Merverdiavgiftsregisteret (MVA).
Dokumentasjon: Verifiseres automatisk via eBevis.
Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, nr. 2 Registrert i MVA-registeret - Leverandøren skal være registrert i Foretaksregisteret.
Dokumentasjon: Verifiseres automatisk mot Enhetsregisteret via eBevis.
Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, nr. 3 Registrert i Foretaksregisteret - Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle avtaleforpliktelsene.
Dokumentasjon: Kredittvurdering utført av kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon til å behandle personopplysninger.
Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, nr. 4 Økonomisk og finansiell kapasitet
Krav til tilbudet
Anbudsradar
- Tilbudet skal leveres elektronisk og med elektronisk signering.Kilde: Innleveringsvilkår – Elektronisk innlevering/påkrevd, elektronisk signering/påkrevd
- Tillatt språk i tilbud/vedlegg er norsk (med adgang til dokumentasjon på engelsk/svensk/dansk dersom norsk ikke finnes, og øvrige språk skal oversettes).Kilde: Innlevering av tilbud og tilbudsutforming – Språk (konkurransegrunnlag/del).
- Leverandør skal legge ved tilbudsdokumenter i Hyyr under fanen «Dokumenter»: Tilbudsbrev (Vedlegg 1), Prisskjema (Vedlegg 2), Referanseskjema (Vedlegg 9).Kilde: Innlevering av tilbud – Følgende dokumenter skal legges ved (Dok 1-3)
Innleveringsvilkår fra kunngjøringen
- Frist for forespørsel/tilbud
- 05.10.2026
- Språk
- English, norsk
- Elektronisk katalog
- Ikke tillatt
Tildelingskriterier
Anbudsradar
| Kriterium | Vekt | Beskrivelse |
|---|---|---|
| Service og oppfølging | 32 % | Evaluering av leverandørens serviceapparat og oppfølging i avtaleperioden, herunder responstid, lokal/servicekapasitet i fylket, dekning på flere lokasjoner, tilgang på reservedeler, vedlikeholdstilbud og opplæring. |
| Kvalitet og funksjonalitet | 33 % | Evaluering av maskinenes egnethet for fylkeskommunens behov, herunder brukervennlighet, lettmanøvrerbarhet, ergonomi, intuitiv betjening, egnethet for ulike lokaler og arealer, samt om maskinene støtter effektiv og enhetlig renholdsdrift på tvers av virksomhetene. |
| Pris | 35 % | Evaluering av pris vil bli gjort på grunnlag av kontrollregnet og ev. korrigert tilbudssum basert på levert pris i Hyyr. |
| Klima og miljø | 0 % | Ikke nærmere beskrevet |
Viktige kontraktskrav
Anbudsradar
- Rammeavtalen omfatter én leverandør og gjelder for levering av renholdsmaskiner med tilhørende utstyr/tilbehør/reservedeler, med service og oppfølging i avtaleperioden.Kilde: Beskrivelse av oppdraget + Rammeavtaleinnstillinger (maks 1 leverandør)
- Reservedeler og service: tilgang i minimum 5 år etter siste leveranse av aktuell modell (for å forlenge levetid).Kilde: Kravspesifikasjon 1.3 (Klima- og miljøkrav)
- Konstruert for reparasjon/utskifting; tilgang på reservedeler i minimum 7 år etter levering for alle maskiner; batterier utskiftbare uten spesialverktøy.Kilde: Kravspesifikasjon 3.6 (Slitestyrke, utskiftbarhet, reservedeler)
- Batteridrevne maskiner skal leveres med batteriløsninger uten bly og kvikksølv; utskiftbare og kunne returneres til godkjent mottak/returordning.Kilde: Kravspesifikasjon 1.2
- Service i garantiperioden: reparasjon uten kostnader for oppdragsgiver (deler, frakt, reise, kost osv.).Kilde: Kravspesifikasjon 4.23
- Montering/testing/opplæring: leverandør skal kunne levere montering ved behov; leveransen anses ferdigstilt etter korrekt montering/tilkobling, test, verifisering og inkluderer opplæring.Kilde: Kravspesifikasjon 4.10
- Leveranse-/varemottak: leveransen er ikke fullført før mottaker har kvittert varemottak; leveringen skal ikke settes igjen uten at transportør melder ankomst til rett person.Kilde: Kravspesifikasjon 4.5 og 4.6
- Elektronisk handel og fakturering: EHF-ordre/katalog uten forbehold; leverandør skal være registrert i ELMA og kunne motta EHF-ordre; faktura skal leveres som eFaktura/EHF og én faktura pr pakkseddel.Kilde: Kravspesifikasjon 4.11-4.18
Forbehold ved utdraget
Anbudsradar
- Dokumentteksten inneholder kun utdrag av «kravspesifikasjon»-del med kategori A (må-krav); det fremgår ikke eksplisitt hvilke krav som er «B krav» (tildelingsgrunnlag) utover at tildeling refererer til krav merket «B».
- Det er angitt frist for å stille spørsmål/tilbudsfrist/tildeling (Hyyr), men det fremgår ikke i den gjengitte delen eksakte datoer knyttet til «Møre og Romsdal-modellen»/konkrete bilagsinnhold.
- Noen kontrakts-/rammeavtaledetaljer finnes i vedlegg (utkast rammeavtale/SSA), men disse er ikke fullstendig gjengitt; vesentlige misligholds-/sanksjonsdetaljer er derfor ikke uttømmende trukket ut.
Verdt å avklare med oppdragsgiver
Anbudsradar
Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.
I konkurransedokumentene står det både at rammeavtalen skal ha varighet på 2 år + opsjon inntil 2 nye år, og at konkurransedetaljene oppgir oppstart 02.11.2026–01.11.2028 (1 år og 11 måneder) samt opsjon 1 + 1 år. Hvilken varighets- og opsjonsstruktur skal leverandøren legge til grunn i tilbud og prising, og hvordan skal den endelige avtalen fylles ut (periode-/opsjonsdatoer)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Avvik i varighet/opsjoner påvirker leverandørens kommersielle kalkyle, risiko og plan for pris- og leveranseforpliktelser.
Kilde: Konkurransedetaljer «Varighet» og kapittel 6.2 «Varighet og forlengelse» / Vedlegg 3 «Varighet og forlengelse»I kravspesifikasjonen fremgår det flere miljø-/avfallsrelaterte «returordninger» og «mottaksopplegg» (f.eks. krav om retur av batterier, retur ved kjøp av ny maskin, og retur/ordning for utrangerte maskiner og EE-produkter). Kan oppdragsgiver presisere hvilke konkrete returordninger som gjelder for hvilke produkttyper, og om det er forventet at dette løses gjennom én felles ordning eller separate ordninger?
Hvorfor det er verdt å spørre: Ulike tolkninger kan gi ulik kostnads- og oppfyllelsesrisiko, særlig for batterier/EE og retur av utrangert utstyr.
Kilde: Kravspesifikasjon kap. 1 «Klima- og miljøkrav» (1.2, 1.3, 1.5, 1.4) og kap. 3.4 «Krav til miljø»Kravspesifikasjonen har både et må-krav om at maks støy er 69 dB(A) målt etter NS-EN ISO 3744:2010 (1 meters avstand), og et krav om at leverandøren skal dokumentere/redgjøre for dette. Hvilken dokumentasjon forventes ved tilbudsinnlevering (f.eks. testrapport fra akkreditert laboratorium, produsentens deklarasjon, eller annet), og skal måling være for «tilbudt modell/konfigurasjon» uten unntak?
Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentasjonskravet kan koste ulike beløp og kan medføre avvisningsrisiko dersom format/innhold ikke treffer oppdragsgivers forventning.
Kilde: Kravspesifikasjon 3.3 «Støynivå»Krav 2.3 «Pris» beskriver prising som innkjøpspris + én og samme påslagsprosent per varegruppe, og at negativ påslag ikke er tillatt, samt at unormalt lave nettopriser/påslag kan medføre avvisning. Kan oppdragsgiver presisere hvilke «innkjøpspunkter» og hvordan «lik pris for alle innkjøpspunkter og -mengder» skal forstås i praksis (for eksempel: gjelder det bare prisgrunnlag brukt i prisskjemaet, eller også faktisk innkjøpspris fra flere leverandørledd gjennom avtaleperioden)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelighet rundt hva som faktisk skal være lik/prissettes likt kan påvirke hvordan leverandøren setter påslag og håndterer avvik ved stikkprøver.
Kilde: Kravspesifikasjon 2.3 «Priser»Krav 2.4 «Stikkprøver» beskriver at oppdragsgiver kan kontrollere innkjøpspris/påslag basert på valutakurs pr. fakturadato og at fakturakopi fra morselskap/datter/søster kan være tilstrekkelig «men vil bli vurdert». Hva skal leverandøren som minimum levere frem ved en stikkprøve for å tilfredsstille kravet (f.eks. hvilke dokumenttyper og hvor langt bakover i verdikjeden kan oppdragsgiver kreve), og hvordan vil oppdragsgiver vurdere «tilstrekkelig» dokumentasjon når det gjelder konserninterne bilag?
Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne prise og risikostyre kravet må leverandøren forstå hvilke dokumenter som kan bli etterspurt og hvilket omfang som kan forventes i praksis.
Kilde: Kravspesifikasjon 2.4 «Stikkprøver»I kravspesifikasjonen 4.9 «Leveringstid» bes leverandøren oppgi hvilken leveringstid som normalt gjelder fra bestilling/rekvisisjon mottas til levering, og at evalueringen vektlegger realistiske og forutsigbare leveringstider tilpasset virksomhetene. Hvilket leveringsvolum/leveringsmønster kan oppdragsgiver legge til grunn (f.eks. forventet antall avrop per måned og typiske maskintyper), og kan oppdragsgiver bekrefte at leveringstidene skal være oppgitt som ett fast spenn per maskintype/gruppe eller kan det oppgis ulike leveringstider pr virksomhet (jf. bilag 10)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringstid er et evalueringsgrunnlag og må kunne operasjonaliseres mot realistiske avropsvolum og lager-/produksjonsregime.
Kilde: Kravspesifikasjon 4.9 «Leveringstid» og 4.3–4.8 (levering/mottak/feil)Krav 4.10 «Montering, testing og opplæring» beskriver at levering først anses ferdigstilt når montering/tilkobling er gjort, første test gjennomført og funksjon verifisert i samarbeid med oppdragsgiver. Kan oppdragsgiver avklare hvem som skal gjøre hva for de ulike typer maskiner (særlig for maskiner som krever vann/avløp/strøm), og hva som regnes som «Oppdragsgivers tekniske forutsetninger» (for å unngå at leverandøren får forsinkelser som skyldes manglende klargjøring)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Forpliktelsene knyttet til ferdigstillelse kan påvirke dagbot-/misligholdsrisk og kalkulert fremdrift.
Kilde: Kravspesifikasjon 4.10 «Montering, testing og opplæring» og rammeavtaleutkastet kap. 6 «Levering»Krav 4.3 «Levering og montering» og 4.4 «Leveringstidspunkt» sier at leveransesteder kan endres i avtaleperioden, og at fast leveringsdato skal tilpasses den enkelte virksomhet sitt behov. Kan oppdragsgiver beskrive hvordan endring av leveransesteder/virksomheter håndteres administrativt (f.eks. hvor mye varsel, og om dette gir rett til endret leveringstid eller kostnader), samt om det forventes befaring eller tiltak på stedet i forbindelse med montering?
Hvorfor det er verdt å spørre: Endringslogistikk påvirker både kost og leveringsrisiko; leverandøren må vite varslingsnivå og konsekvenser for leveringstid/kost.
Kilde: Kravspesifikasjon 4.3–4.4I rammeavtaleutkastet (Vedlegg 3) står det at dagboten starter ved forsinkelse/mangel og har min. 1.000 kr per kalenderdag og maks begrenset til 100 virkedager, samt leverandørens samlede dagbotansvar begrenset til 15 % av total kontraktssum. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan «total kontraktssum» beregnes i en rammeavtale (basert på estimert verdi, maksverdi, sum av faktiske avrop, eller annen definisjon), og om dagboten kan utløses også ved delvise leveranser/mangler?
Hvorfor det er verdt å spørre: Definisjon av beregningsgrunnlag er avgjørende for leverandørens økonomiske risikoramme og prising.
Kilde: Vedlegg 3 «Rammeavtaleutkast» punkt 8 «Sanksjoner ved mislighold» (8.1 Dagbot)
Kurs og rådgivning fra redaksjonen
Gratis fagmøte – 30 minutter digitalt om aktuelle anskaffelsestemaer.
Se datoer →Kurs: Hvordan vinne anbud – praktisk kurs for deg som skriver tilbud.
Les mer →Rådgivning
Ta kontakt →