Rammeavtale for medisinsk forbruksmateriell

Rennebu kommune skal inngå rammeavtale for kjøp av medisinsk forbruksmateriell (inkl. apotekspesifikke varer, multidose og farmasøytisk tilsyn) i henhold til vedlegg 1. Det er ikke adgang til deltilbud. Avtalen har varighet 2 år med ensidig opsjon for oppdragsgiver til forlengelse 1+1 år (inntil to ganger). Anskaffelsen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. Tildeling skjer etter beste forhold mellom pris og kvalitet (pris 50%, kvalitet 50%).

• Leverandøren må kunne dokumentere skatteattest uten restanser (evt. tilbakebetalingsplan godtas). Skatteattest skal ikke være eldre enn 6 måneder. Utenlandske selskaper skal fremlegge tilsvarende attest.

  Dokumentasjon: Skatteattest (for norske selskaper) / tilsvarende attest for utenlandske selskaper. Angitt krav til alder (≤ 6 måneder).

  Kilde: Del 1, pkt. 1.6.2.1 Skatteattest
• Leverandør må være et lovlig etablert firma.

  Dokumentasjon: Firmaattest fra Brønnøysundregistret for norske selskaper, eller dokumentasjon på registrering i foretaks-/bransjeregister for utenlandske firmaer.

  Kilde: Del 1, pkt. 1.6.2.2 Firmaattest
• Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget.

  Dokumentasjon: 1) Kredittvurdering/rating (ikke eldre enn 6 måneder) basert på siste regnskapstall utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon (minimumskrav: kredittverdig; score 1-2 anses ikke kvalifisert). 2) For nystartede selskaper uten grunnlag for kredittvurdering: erklæring fra bank/lignende om finansiell og økonomisk stilling.

  Kilde: Del 1, pkt. 1.6.3 Leverandørens finansielle og økonomiske stilling
• Leverandøren skal ha velfungerende system for sikring av kvalitet tilpasset oppdragets art og omfang.

  Dokumentasjon: Attest for kvalitetssystem/styringssystem utstedt av uavhengig organ som bekrefter anerkjente kvalitetssikringsstandarder (ISO 9001:2015 eller tilsvarende). Alternativt annen dokumentasjon med overordnet beskrivelse av systemets innhold (kontrollplaner/sjekklister relevant for oppdraget).

  Kilde: Del 1, pkt. 1.6.4.1 Kvalitetssystem
• ESPD skal fylles ut som foreløpig dokumentasjon for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og fravær av avvisningsgrunner (inkl. at også rent nasjonale avvisningsgrunner etter FOA § 24-2 gjelder).

  Dokumentasjon: Utfylt ESPD-skjema (del 6 i grunnlaget) for leverandør; jf. også ESPD for underleverandører ved bruk av underleverandører.

  Kilde: Del 1, pkt. 1.6.1 ESPD – europeiske egenerklæringsskjema

• Tilbudet skal utformes på norsk og leveres i sin helhet via KGV (Mercell Tendsign). Eventuelle vedlegg skal lastes opp i Mercell Tendsign før innlevering. Tilbud sendt pr. post avvises.Kilde: Del 1, pkt. 1.3 Innlevering av tilbud
• Krav til tilbudets forminnhold: Signert og utfylt tilbudsbrev lastes opp (mal vedlagt). Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet av person(er) med fullmakt til å forplikte leverandøren.Kilde: Del 1, pkt. 1.5.1.1 Språk og pkt. 1.5.1.4 Tilbudsbrev
• Eventuelle avvik og forbehold må fremgå presist/entydig i tilbudet (som egen beskrivelse under punkt 1.5.1.2). Vesentlige avvik kan medføre avvisning.Kilde: Del 1, pkt. 1.5.1.2 Avvik og forbehold
• Alternative tilbud aksepteres ikke; andre løsninger håndteres som avvik (og kan avvises).Kilde: Del 1, pkt. 1.5.1.3 Alternative tilbud
• For leverandørens underleverandører: levere ESPD-skjema for eventuelle underleverandører. (I tillegg skal det gis en kort beskrivelse av planlagte underleverandører og hvilke deler de skal utføre.)Kilde: Del 1, pkt. 1.4 Bruk av underleverandører
• Leverandør må levere dokumentasjonsbevis sammen med besvarelsen til kvalifikasjonskravspunktene, inkl. skatteattest, firmaattest, kredittvurdering/erklæring og dokumentasjon på kvalitetssystem (i tillegg til ESPD).Kilde: Del 1, pkt. 1.6.2 Dokumentasjonsbevis og/eller beskrivelse
• Prisskjema (vedlegg 2) skal fylles ut korrekt og vedlegges; rabatt for hvert enkelt produkt skal oppgis. Prisskjema er del av kontrakten og prising skal være eks. mva. Enhetspriser er bindende.Kilde: Del 4, pkt. 4.1 Pris (50%)
• Tilbudet skal inneholde beskrivelse av telefonsupport (eget telefonnummer og kompetente kontaktpersoner 08:00-16:00 hverdager; inkluderer CV for nøkkelpersoner lokalt og sentralt).Kilde: Del 2, pkt. 2.3.13 Telefonsupport
• Tilbudet skal inneholde redegjørelser i svarfelter for flere krav i kravspesifikasjonen (f.eks. implementering innen -1- måned, rutiner knyttet til sortimentsendringer og spesialprodukter, og løsning for emballasje/forsegling, samt bestillingsportal/web-løsning, opplæring og integrasjon mot pasientjournalsystem).Kilde: Del 2, pkt. 2.3.2, 2.3.5, 2.3.7, 2.3.10-2.3.12, og 2.6.1-2.6.4

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

09.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Avtalevilkår: Leverandør skal overholde gjeldende lover/forskrifter. Rammeavtalen gjelder anskaffelse av medisinsk forbruksmateriell. Avtaleperiode: 2 år fra underskriftsdato, med ensidig opsjon for oppdragsgiver (1+1 år).Kilde: Del 5, pkt. 5.1 og 5.2 samt 5.4 Opsjon
• Levering: For ordinære bestillinger ønsker oppdragsgiver to hovedleveringer pr uke. Bestillinger innen kl 14 dagen før levering. Levering ved helligdag minimum to virkedager før. Levering kan endres med 1 måneds varsel. Levering etter INCOTERMS 2012 DDP; levering anses gjennomført når oppdragsgiver har mottatt og akseptert.Kilde: Del 2, pkt. 2.4 Levering og Del 5, pkt. 5.3.5 Leveringsbetingelser
• Kvalitet og produktkrav: Produktene skal tilfredsstille norsk medisinalovgivning og gjeldende felleskatalog for legemidler.Kilde: Del 2, pkt. 2.3.3 Produktkvalitet
• Holdbarhet og merking: Minimum holdbarhet 12 måneder. Kortere holdbarhet kun ved særskilte hensyn/avtalt og skal merkes. Alt forbruksmateriell skal merkes med oppbevaringsmåte (temperatur mv.).Kilde: Del 2, pkt. 2.3.4 Holdbarhet og oppbevaring
• Sortimentsendringer og tilgang på spesialprodukter: Leverandør skal informere oppdragsgiver om nye/utgående produkter og kunne skaffe etterspurte spesialprodukter også ved behov for sykehusapotek-anskaffelser (bestilles via leverandør).Kilde: Del 2, pkt. 2.3.5 Sortimentsendringer og pkt. 2.3.7 Spesialprodukter
• Emballasje, retur og destruksjon: Forskriftsmessig emballasje inkl. forseglings-/medisinkasser/transportkasser med forsegling. Leverandør ansvarlig for levering og retur av kasser; strips/forsegling og forseglingsutstyr skal leveres. Ubrutte forpakninger som er korrekt oppbevart skal kunne returneres og krediteres uten ekstra kostnad. Ubrukte medisinsk forbruksmateriell tas i retur for forsvarlig destruksjon; skal være inkludert i pris; leverandør dekker kostnader til forseglede returkasser.Kilde: Del 2, pkt. 2.3.10 Emballasje, 2.3.11 Retur av ubrutte forpakninger, 2.3.12 Destruksjon
• Telefonsupport: Eget telefonnummer uten telefonkø for brukerstøtte. Faglig kompetente kontaktpersoner 08:00-16:00 på hverdager (inkl. lørdag) for veiledning/brukerstøtte.Kilde: Del 2, pkt. 2.3.13 Telefonsupport
• Bestilling og digitale løsninger: Leverandør skal tilby bestillingsportal (kort redegjørelse). Opplæring/tilgjengelige e-læringsmuligheter skal redegjøres for. Oppdragsgiver skal kunne bestille på nettportal og pr telefon. Multidose/legemiddelbestillinger på vegne av hjemmeboende skal være tilgjengelig i Web-løsning. GDPR: rutiner og tiltak for lovmessig håndtering av sensitive personopplysninger, og databehandleravtale skal inngås med valgt leverandør.Kilde: Del 2, pkt. 2.6.1-2.6.4 samt pkt. 2.7 Personvern (GDPR)
• Fakturering: EHF-faktura (elektronisk handelsformat) for både faktura og kreditnota; forfall 30 dager fra fakturamottak. Faktureringsgebyr aksepteres ikke. Fakturaadresse og krav til referansefelt (bestillende enhet/ansvarsnummer) og vedlegg.Kilde: Del 5, pkt. 5.3.6 Betalingsbetingelser og pkt. 5.5 EHF-faktura

• Dokumentutdraget inneholder ikke selve prisskjemaets tabellinnhold eller detaljene i vedlegg 1 (oversikt over medisinsk forbruksmateriell) og vedlegg 2 (prisskjema) utover at de nevnes.
• Flere kvalifikasjonskrav er beskrevet (skatt, firmaattest, kredittvurdering/finansiell kapasitet, kvalitetssystem), men resten av kvalifikasjonskapitlet utover dette er ikke fullt synlig i utdraget (kun overskriftene/utdraget som er gjengitt).
• Noen formuleringer i kravspesifikasjonen er ufullstendige i teksten (f.eks. «innen en -1- måned») slik at eksakt tidsangivelse kan være uklar i utdraget.
• Kontrakts-/utførelseskrav om hastebestillinger beskriver vilkår for kostnadsdeling ved feil hos leverandør, men detaljer for «hast»/definisjon av hastebestilling fremgår ikke i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I punkt 2.3.2 «Implementering» står det at leverandøren må komme på riktig service- og leveringsnivå i løpet av en «-1- måned» etter at leverandør er valgt. Kan oppdragsgiver bekrefte eksakt tidsfrist (antall uker/dager) for implementeringen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Forpliktelsen er kostnads- og risikobærende. Uklar tidsangivelse kan gjøre det vanskelig å prise og bemanne riktig.

   Kilde: 2.3.2 Implementering

2. I punkt 2.4 «Levering» står det at oppdragsgiver ønsker «to hovedleveringer pr uke» og at dager for hovedlevering kan endres med 1 - en - måneds varsel. Kan oppdragsgiver presisere: (i) hvilke ukedager/tidspunkt som normalt er forventet, (ii) innen hvilket tidsrom på dagen levering normalt skal skje, og (iii) hvordan varselet håndteres ved helligdager/planlagte endringer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringsfrekvens og varsel påvirker logistikkløsning, ruteplan og kostnadsgrunnlag.

   Kilde: 2.4 Levering

3. I punkt 2.5 «Fakturering av hastebestillinger» fremgår det at dersom hastebestilling skyldes feil hos leverandør, skal leverandør betale kostnaden der leverandør er skyld i feilen, mens hastebestilling av andre årsaker kan belastes enhet. Kan oppdragsgiver beskrive: (i) hvordan «kostnaden» beregnes/defineres (f.eks. faktiske frakt- og merarbeidskostnader, sats per hastelevering, eller differanse i pris), og (ii) hvilken praksis/krav dokumentasjonen skal ha?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig definisjon av kostnadsdeling ved hasteavvik gir risiko i prissetting og oppgjør.

   Kilde: 2.5 Fakturering av hastebestillinger

4. I punkt 3.1.1 «Beredskaps- og leveringsrutiner» bes leverandør bl.a. beskrive rutiner for akutt henting/levering, ID-kontroll og system som sikrer at bestiller slipper å stå i kø ved utlevering. Kan oppdragsgiver konkretisere forventet beredskapsnivå, f.eks. (i) maksimal responstid ved akutt henting/levering, (ii) om det er krav til bemanning/tlf-beredskap i tillegg til ordinær levering, og (iii) hva oppdragsgiver legger i «sikrer at bestiller slipper å stå i kø» (krav til samlokalisering, separate spor, booking, etc.)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildeling på kvalitet skjer på dette punktet, og detaljerte operasjonelle mål påvirker både score og kostnad.

   Kilde: 3.1.1 Beredskaps- og leveringsrutiner

5. I punkt 3.1.1 fremgår også at leverandøren skal beskrive muligheter og rutiner for avbestilling av ordre før levering har funnet sted. Kan oppdragsgiver avklare: (i) frist for avbestilling (seneste tidspunkt før plukk/levering), (ii) om avbestillingsretten gjelder alle varetyper og leveringsmåter (inkl. spesialprodukter), og (iii) hvordan avbestilling skal håndteres dersom varer allerede er bestilt inn/produksjon igangsatt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avbestilling påvirker lager-/innkjøpskostnader og er sentralt for å unngå uforutsett økonomisk risiko.

   Kilde: 3.1.1 Beredskaps- og leveringsrutiner

6. I punkt 2.6.3 «Bestilling fra institusjon» og punkt 2.6.4 «Bestilling på vegne av hjemmeboende» ber oppdragsgiver om link til visning av tilbudt løsning med brukernavn/passord for evaluering. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan dere ønsker at leverandører skal håndtere personvern/tilgang i evalueringen (f.eks. opprettelse av testbruker, begrensninger i hvilke data som vises, og om det er krav til logging/etterlevelse)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Løsningsdemo med innlogging kan innebære tilgang til systemdata. Avklaring hindrer at leverandøren leverer en løsning som ikke kan demonstreres i tråd med kravene.

   Kilde: 2.6.3 Bestilling fra institusjon og 2.6.4 Bestilling på vegne av hjemmeboende

7. I punkt 2.6.1 «Integrasjon mot pasientjournalsystem» skal leverandøren redegjøre kort for hvilken bestillingsportal som tilbys. Kan oppdragsgiver presisere hva som faktisk forventes av «integrasjon» i denne konkurransen: er det kun nettportal (ingen direkte integrasjon), eller kreves det integrasjonsgrensesnitt mot pasientjournalsystem? Hvis integrasjon kreves: hvilke systemer/leverandører er relevante og hvilke grensesnitt-/formatkrav gjelder?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Integrasjonsomfang bestemmer både gjennomføringskostnad og leveringsrisiko.

   Kilde: 2.6.1 Integrasjon mot pasientjournalsystem

8. I punkt 5.3.5 «Leveringsbetingelser» fremgår at levering skal skje iht. INCOTERMS 2012 DDP og at levering anses gjennomført når oppdragsgiver har mottatt leveransen og akseptert den. Kan oppdragsgiver avklare hva som anses som «aksept» i praksis (signert leveringskvittering, avviksregistrering, varemottak i lager- eller bestillingssystem), og om leverandør skal levere alt innen samme leveranse ved del-leveringer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prosedyre for mottak/aksept påvirker reklamasjonstidspunkt, oppgjør og ansvar for eventuelle avvik.

   Kilde: 5.3.5 Leveringsbetingelser

9. I punkt 5.3.3 «Priser» står det at prisene er faste i første 12 måneder, at priser inkluderer frakt og administrasjon, og at elementer som er nødvendige for at produktene skal fungere ikke er priset separat. Kan oppdragsgiver bekrefte at dette også omfatter returordninger og kostnader knyttet til returkasser/forsegling, samt destruksjon av ubrukte varer (jf. punkt 2.3.11–2.3.12), slik at dette ikke skal prise som egne linjer i tillegg?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Sikrer korrekt kostnadsallokering og reduserer risiko for prisavvik eller avvisning av avvikende prising.

   Kilde: 5.3.3 Priser (og tilknyttet 2.3.11–2.3.12 Retur/destruksjon)

10. I punkt 4.1 «Pris» står det at leverandør skal basere prisene på «leverandørens maksimale utsalgspris pr. 1. januar 2026» og at rabatter skal oppgis per produkt. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan man skal håndtere rabatter dersom leverandørens maksimalpris/utsalgspris endres i perioden mellom 01.01.2026 og tilbudsinnlevering/kontraktsoppstart (f.eks. krav om å «låse» maksimalpris ved 01.01.2026)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare føringer for hvilken «maksimalpris» som faktisk skal brukes kan påvirke beregning av bindende enhetspriser og konkurranseevne.

    Kilde: 4.1 Pris