Innfordringstjenester

Horten kommune (oppdragsgiver) ønsker å inngå flerårig avtale om innfordring/inkasso av utestående krav på utvalgte kommunale tjenesteområder. Innkreving skal utføres etter at faktura er sendt og betaling ikke mottas innen opprinnelig forfallsdato, med mål om effektiv og mest mulig førrettslig innkreving. Det oppgis ca. 3000 saker oversendt til inkasso i 2025 (hovedstol ca. 7 MNOK) og ca. 5500 purringer; estimater garanteres ikke. Inngår også opsjon på purreservice som skal prises i prisskjema.

• Tilbyder skal ikke ha vesentlige restanser. Eventuelle restanser må grunngis særskilt.

  Dokumentasjon: Norske tilbydere: attest for skatt og merverdiavgift (ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp). Utenlandske tilbydere: dokumentasjon tilsvarende norsk skatteattest slik det er angitt i e-Certis.

  Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, krav 1 Betaling av offentlige avgifter
• Tilbyder skal ha relevant erfaring med kommunal legalpant.

  Dokumentasjon: Vedlegge liste over de 3 mest relevante kundene der tilbyder har drevet med kommunal legalpant. Referansekundene skal skrives inn i Tilbudsbrevet med virksomhetens navn, kontaktperson (navn), telefon og e-post; kan bli kontaktet.

  Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, krav 2 Erfaring med kommunal legalpant
• Tilbyder skal ha en velfungerende API-kobling mot Visma Enterprise Pluss.

  Dokumentasjon: Vedlegge liste over de 1 til 3 mest relevante kundene med API-kobling mot Visma Enterprise Pluss. Referansekundene skrives inn i Tilbudsbrevet med virksomhetens navn, kontaktperson (navn), telefon og e-post; oppgitte referanser vil bli kontaktet for å sjekke om API-koblingen er velfungerende.

  Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, krav 3 API-kobling mot Visma Enterprise Pluss
• Tilbyder skal være registrert i Finanstilsynets virksomhetsregister.

  Dokumentasjon: Oppdragsgiver vil kontrollere Finanstilsynets virksomhetsregister for å verifisere autorisasjon til å inndrive forfalte pengekrav på vegne av tredjeparter.

  Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, krav 4 Virksomhetsregister
• Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk evne til å gjennomføre avtalen (helhetsvurdering av nominelle verdier og nøkkeltall som soliditet/likviditet/finansiell evne).

  Dokumentasjon: Horten kommune bruker Experian som analyseverktøy. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å etterspørre annen dokumentasjon ved behov.

  Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, krav 5 Økonomisk evne til å gjennomføre avtalen

• Tilbud skal leveres elektronisk via Hyyr.Kilde: Kravspesifikasjon/Innleveringsvilkår – Elektronisk innlevering: Påkrevd
• Tilbud skal leveres på norsk.Kilde: Kravspesifikasjon/Innleveringsvilkår – Tillatte språk: Norsk

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

01.10.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Kontraktsomfang: innkreving av utestående krav på vegne av Horten kommune for angitte tjenesteområder, etter at faktura er sendt og betaling ikke mottas innen opprinnelig forfallsdato.Kilde: Bakgrunn og formål
• Innkrevingen skal utføres profesjonelt og faglig i samsvar med regler og god inkassoskikk, med mål om effektiv og i størst mulig grad førrettslig innkreving.Kilde: Bakgrunn og formål
• Eksisterende avtale med Fair Collection innebærer at ved bytte vil avtalen omfatte kun nye saker etter at avtalen er trådt i kraft.Kilde: Bakgrunn og formål
• Opsjon på purreservice skal tilbys og prises i prisskjema.Kilde: Kort om anskaffelsen

• Kravspesifikasjonens øvrige underkriterier (utover 1.1 Kvalitet) er ikke gjengitt i teksten, selv om de henvises til i vedleggene (f.eks. bilagene for tildelingskriteriet).
• Tildelingskriterienes nøyaktige delutledninger/vekting innen ‘Kvalitet’ fremgår ikke av utvalgt tekst (kun overordnet beskrivelse av at vurdering skjer ut fra vedlegg/besvarelser).
• Prisberegningsmetode er gjengitt med formel og referanseprislogikk, men nødvendige parametre som r_min/r_max/minimum antall poeng er ikke oppgitt i teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I kravspesifikasjonen/omfanget (vedlegg 2 – fanen «Omfang»), kan dere opplyse hvilke sakstyper som forventes fordelt på: husleie, kommunale avgifter/eiendomsskatt, barnehage/SFO, helse- og omsorg, parkering, bibliotek og «andre krav» – og om prisoppbyggingen i prisskjemaet (vedlegg 2) følger samme inndeling?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå koblingen mellom sakstypefordeling og hvordan pris må beregnes for å gi riktig tilbud og unngå feilprising.

   Kilde: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon, prisskjema og omfang (fanen «Omfang»), samt kapittel om opsjon purreservice

2. Opsjon 2 (purreservice): Hvilket omfang (antall purringer) og hvilken aktivitetsnivå/rutine legger dere til grunn for opsjonen, og hvilke leveranser skal være inkludert i opsjonsprisen (f.eks. utsendelse, purringsintervaller, eventuelle purringsgebyr/administrasjon, og eventuelle integrasjoner mot HKs systemer)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Opsjonsprisen kan bli avgjørende for totalpris og konkurranseevne; leverandøren trenger konkret definisjon av hva opsjonen omfatter.

   Kilde: Konkurransedetaljer/Varighet og opsjoner (Opsjon 2)

3. Pris- og omfangstall i prisskjema (vedlegg 2): Kan dere bekrefte hvilke prislinjer som inngår i evalueringen av «Pris» (20%) og gi en oversikt over hvilke linjer som eventuelt kan utløse prising i «dyreste leverandør + 15%»-regelen dersom en linje ikke fylles ut?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildeling av prispoeng kan påvirkes av utfylling og evaluering av enkelte linjer; leverandøren trenger å vite hvilke linjer som er kritiske å prise.

   Kilde: Kravspesifikasjon/Tildelingskriterier – Priser (prisberegning, og avsnitt om manglende prising av linjer i prisskjema)

4. I tildelingskriteriet «Kapasitet, kvalitet og løsning» (vedlegg 8) punkt 2.1.5 ber dere om dokumentasjon av løsningsgrad pr. dag 30/60/90/360 for saker registrert til inkasso, med krav om å ekskludere saker trukket av oppdragsgiver. Kan dere bekrefte nøyaktig hvilken definisjon dere legger til grunn for «løsningsgrad» og hvilket datagrunnlag som skal brukes (f.eks. innbetalt til leverandør vs. innbetalt til oppdragsgiver; hva regnes som «innbetalt direkte»)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare definisjoner i nøkkel-evaluering kan gi stor risiko for feil respons i tilbudet og dermed lav score.

   Kilde: Vedlegg 8 – SVAR på Tildelingskriteriet 2.1 Kapasitet, kvalitet og løsning (punkt 2.1.5)

5. I vedlegg 9 (IT-tjeneste og drift) punkt 2.2.4 ber dere om oppetid og historiske tall, og at det skal inngås SLA ved tildeling. Kan dere opplyse hvilke oppetidsmål (f.eks. måned/år) og hvilken måleperiode/historikk dere forventer dokumentert (og om SLA-et allerede finnes som utkast eller hvilke minimumskrav dere typisk legger til grunn)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppetid og SLA-krav er konkrete evalueringsfaktorer; leverandøren trenger at oppdragsgiver angir forventet nivå og dokumentasjonsformat.

   Kilde: Vedlegg 9 – SVAR på Tildelingskriteriet 2.2 IT-tjeneste og drift (punkt 2.2.4)

6. Integrasjon og fakturadistributør: Ved tildelingskriteriet 2.2.2 og vedlegg 9 beskriver dere at leverandøren må kunne opprette API-kobling mot HKs fakturadistributør og at koblingen må opprettes ved bytte av distributør. Hvilken fakturadistributør bruker HK i dag, og er det kjent om/innen når dere forventer bytte i avtaleperioden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kjent nåværende og sannsynlig fremtidig distributør påvirker implementeringsplan, kostnader og risiko i tilbudet.

   Kilde: Vedlegg 9 – SVAR på Tildelingskriteriet 2.2 IT-tjeneste og drift (punkt 2.2.2)

7. I vedlegg 10 (innfordringsrutiner og saksrelaterte krav) punkt 2.3.2 ber dere om rutiner for rettslig innfordring, utlegg, lønnstrekk og håndtering av legalpant. Kan dere presisere om «kommunal legalpant» og håndtering av legalpant skal inngå i hele prosessen fra krav mottas til eventuelle rettslige skritt, eller om dere primært ønsker at leverandøren kan «gjennomføre når relevant» (og hvordan dere ønsker rapportering/tilbakemelding til HK)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilken grad av prosessansvar og rapporteringskrav som forventes for å kunne prise og svare korrekt.

   Kilde: Vedlegg 10 – SVAR på Tildelingskriteriet 2.3 Innfordringsrutiner og saksrelaterte krav (punkt 2.3.2)

8. Språk og kommunikasjon med skyldnere i utlandet (vedlegg 10 punkt 2.3.6): Hvilke land/lov-/språkvarianter forventer dere at leverandøren faktisk får saker til, og hvilke minsteforventninger har dere til språk i kommunikasjon (f.eks. norsk/engelsk + lokalt språk ved behov) og prosess for oversettelser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingseffekt og kostnadsdrivere (oversettelse/kompetanse) avhenger av hvilke internasjonale saker som faktisk kommer.

   Kilde: Vedlegg 10 – SVAR på Tildelingskriteriet 2.3 Innfordringsrutiner og saksrelaterte krav (punkt 2.3.6)

9. I vedlegg 12 (overvåkningstjenester) punkt 2.5.3 ber dere om en kampanjeplan for saker som vært til overvåk i 18 måneder eller lengre. Kan dere oppgi forventet utgangsdata for caseberegningen (f.eks. ca. antall saker i denne kohorten, andel småkrav vs. andre, og omfang/varighet for «utgående aktiviteter» som dere ønsker demonstrert)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Casebeskrivelsen påvirker hvordan leverandøren velger kriterier, aktiviteter og eventuelle provisjons-/kostnadselementer.

   Kilde: Vedlegg 12 – SVAR på Tildelingskriteriet 2.5 Overvåkstjenester (punkt 2.5.3)