Bedriftshelsetjeneste

Konkurransegrunnlagets vedlegg omhandler (i) forbehold/avvik som leverandøren skal fylle ut og hvordan de vurderes, (ii) tilbudsskjema og erklæringer om aksept og forbehold, (iii) kravspesifikasjon med absolutte (A) og evaluerings-/tildelingsrelevante (E) krav, (iv) pris-/prisskjema for ulike tjenestetyper og opsjoner, samt (v) personvern-/databehandleravtale og bilag, og (vi) veiledning for sladding samt skjema for underleverandør.

• Leverandøren skal opprette og levere egen besvarelsesdokumentasjon («Bilag A2 <Leverandørens navn> besvarelse») der alle krav i kravspesifikasjonen besvares med tydelig referanse til krav-ID, samt levere i PDF sammen med tilbudet.

  Dokumentasjon: Bilag A2 <Leverandørens navn> besvarelse (PDF), med referanse til krav-ID og merking av eventuelle vedlegg med kravnummer.

  Kilde: Bilag A1 Kundens kravspesifikasjon – «Leverandørens besvarelse»/«Informasjon om kravspesifikasjonen»

• Føre eventuelle avvik/forbehold til avtalens bestemmelser eller konkurransegrunnlaget i Vedlegg E, med ny formulering/endret kostnad og presise/entydige beskrivelser som gjør at oppdragsgiver kan vurdere uten kontakt.Kilde: Vedlegg E - Forbehold og avvik – innledning om avvik/forbehold og presisjonskrav
• Kun ett avvik/forbehold per tabell. Ved flere avvik/forbehold må tabellen kopieres i ønsket antall.Kilde: Vedlegg E - Forbehold og avvik – «MERK»
• Dersom leverandøren ikke har forbehold skal det angis «Tilbyder har ingen forbehold».Kilde: Vedlegg E - Forbehold og avvik – setning om utfylling dersom ingen forbehold
• Signerer på tilbudsskjemaet: leverandøren bekrefter aksept av alle forhold/krav/vilkår i konkurransegrunnlaget med bilag, med mindre noe annet fremgår.Kilde: Vedlegg G - Tilbudsskjema – «Forbehold og avvik» (bekreftelse ved signatur)
• Leverandøren skal krysse av om tilbudet inneholder forbehold/avvik (Ja/Nei). Ved «Ja» skal Vedlegg F – Forbehold og avvik fylles ut.Kilde: Vedlegg G - Tilbudsskjema – «Inneholder tilbudet forbehold mot…?»
• Fylle ut opplysninger om kontaktperson for tilbudet (navn, stilling, e-post, telefon).Kilde: Vedlegg G - Tilbudsskjema – «Opplysninger om kontaktperson»
• Fylle ut opplysninger om den som signerer tilbudet elektronisk (navn, stilling, fullmaktstype eller vedlegge skriftlig fullmakt).Kilde: Vedlegg G - Tilbudsskjema – «Opplysninger om den som signerer tilbudet elektronisk…»
• Oppgi underleverandør(er) i Vedlegg U dersom leverandøren benytter underleverandør, med firma, organisasjonsnummer og signatur/dato.Kilde: Vedlegg U - Underleverandør – «Benytter Leverandøren…»

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

01.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Databehandleravtalen har forrang ved motstrid spesifikt knyttet til behandling av personopplysninger; bilagene har forrang ved motstrid mellom databehandleravtalen og bilagene.Kilde: Vedlegg K Databehandleravtale – «Ved motstrid…»
• Databehandler skal behandle personopplysninger kun i avtalt omfang og formål, og ikke til egne formål.Kilde: Bilag Databehandleravtale (Bilag a/Instruks vedrørende behandling) – «Personopplysningene skal utelukkende…»
• Sikkerhet: databehandler skal iverksette egnede tekniske og organisatoriske tiltak, herunder etablere et egnet styringssystem for informasjonssikkerhet og gjennomføre risikovurderinger.Kilde: Vedlegg K Databehandleravtale – «Sikkerhet ved behandlingen»; Bilag Databehandleravtale – «Sikkerhet ved behandlingen»/«Styringssystem…»
• Databehandler skal melde brudd på personopplysningssikkerheten skriftlig uten ugrunnet opphold til behandlingsansvarlig, med angitt innhold (art, kategorier/omtrentlig antall, kontaktpunkt, sannsynlige konsekvenser, tiltak).Kilde: Vedlegg K Databehandleravtale – punkt 8 (Melding om brudd…) + detaljer i teksten
• Bruk av underdatabehandlere krever forhåndstillatelse (generell eller spesifikk skriftlig) og skal følge vilkår i bilag B; databehandler har fullt ansvar overfor behandlingsansvarlig ved underdatabehandleres brudd.Kilde: Vedlegg K Databehandleravtale – «Bruk av Underdatabehandlere»
• Lokasjoner: behandling med tilgang fra andre lokasjoner enn angitt i bilag B.2 kan ikke skje uten skriftlig godkjenning; gjelder også aksess/lagring/prosessering.Kilde: Bilag Databehandleravtale – «Overføring av personopplysninger - Lokasjon…» (lokasjonsbegrensning)
• Sletting/tilbakelevering: ved opphør skal alle personopplysninger slettes eller tilbakeleveres iht. avtalt alternativ i bilag C; det opereres også med frister (f.eks. senest 90 kalenderdager ved sletting, og 30 dager for sletting/etter tilbakelevering) i bilaget.Kilde: Bilag Databehandleravtale – «Sletting og tilbakelevering…» (frister og alternativer); Vedlegg K Databehandleravtale – «Sletting og tilbakelevering…»

• Dokumentteksten inneholder flere plassholdere/utestående felter («<Sett inn…>», «<Angi konsekvens>», «XX.XX.XXXX», «sette inn tekst…>») som gjør det umulig å trekke konkrete krav/vekter/konsekvenser ut over det som er generelt beskrevet.
• Tildelingskriterienes vekter fremgår ikke i utdraget for punkt 5.1–5.3 (vekt er ikke oppgitt).
• Kvalifikasjonskrav er ikke eksplisitt listet i utdraget; det eneste tydelige krav til dokumentinnlevering knyttes til kravbesvarelse (Bilag A2).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag A1 pkt. 3.3 er det angitt «maksimalt 2 timer innenfor normal arbeidstid» for første tilbakemelding og «maksimalt 2 arbeidsdager» for oppstart. Kan dere presisere om dette gjelder alle dager/hele året (inkl. helligdager), og hva som menes med «normal arbeidstid» (tidsrom og eventuelle unntak)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise responstider og bemannings/beredskapsløsning riktig må leverandøren vite nøyaktig hvilke tidsrammer som gjelder.

   Kilde: Bilag A1 pkt. 3.3

2. I Bilag A1 pkt. 4.6 «Kundeportal»: kan dere bekrefte hvilke systemkrav som gjelder utover beskrivelsen (f.eks. krav til innlogging, roller/tilganger, språk, tilgjengelighet, personvern-/sikkerhetsnivå, og om portalen må integreres med eksisterende systemer hos Kunden)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Evalueringskravet om portal kan påvirkes sterkt av tekniske og sikkerhetsmessige krav; leverandøren trenger konkret scope for å lage et riktig og konkurransedyktig tilbud.

   Kilde: Bilag A1 pkt. 5.2 (Kundeportal) samt Bilag A1 pkt. 4.6

3. I Bilag A1 pkt. 4.2 (arbeidsmiljøkartlegging/arbeidsmiljøprosesser): dere angir at rapporten skal inneholde bestemte elementer, og at anonymitet/kontradiksjon skal ivaretas dersom bestillingen presiserer dette. Kan dere beskrive hvordan Kunden normalt presiserer/etterspør «anonymitet og kontradiksjon» (f.eks. hvilke typer avvik/tilbakemeldingsløp og eventuelle krav til dokumentasjon)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens gjennomføring, kvalitetssikring, tidsbruk og kostnader ved rapportering.

   Kilde: Bilag A1 pkt. 4.2

4. I Bilag A1 pkt. 4.9 «Kjemikaliehåndtering og oppdatering av stoffkartotek» står det at leverandøren må kunne sette seg inn i «Workplace Safety fra Netpower». Kan dere bekrefte hvilke tilganger og opplæring dere forventer å gi, og om dere har konkrete forventninger til omfang (f.eks. import/oppdatering av data, vurderinger, eller bistand ved utforming av system)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise riktig må leverandøren forstå hvilket arbeid som ligger i oppdatering/bistand og hvilke forutsetninger som stilles fra Kunden (tilgang, verktøy, datagrunnlag).

   Kilde: Bilag A1 pkt. 4.9

5. I Bilag A1 pkt. 4.7 og prisskjemaet for «Fysiske kurs/workshop» (Vedlegg B1): kan dere bekrefte hvor kursene skal avholdes og hvordan reise-/oppholds-kostnader håndteres i prisen (skal timepriser eller egne satser for nøkkelpersonell dekke reise, eller prises reise særskilt)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kurs skal avholdes i Kundens lokaler, men det er uklart om reise/opphold faktisk belastes/inkluderes; leverandøren trenger dette for korrekt kalkyle.

   Kilde: Bilag A1 pkt. 4.7 og Bilag B1 prisskjema (Fysiske kurs/workshop)

6. I Bilag A1 pkt. 4.3 fremgår det at Leverandør skal «delta fast» i HAMU-møter og delta i lokale AMU inntil to ganger per år. Kan dere oppgi omtrent antall HAMU-møter per år og forventet varighet, samt når på året lokale AMU-møtene typisk avholdes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Faste møteforpliktelser og frekvens påvirker ressursplanlegging og timekostnader, særlig for nøkkelpersonell.

   Kilde: Bilag A1 pkt. 4.3

7. I Bilag A1 pkt. 4.5 (helskontroller og vaksinering): kan dere presisere hvordan «lovpålagt» skal håndteres i praksis i oppdraget (for eksempel hvilke yrkesgrupper/rolletyper som typisk omfattes og hvem som beslutter hvilke kontroller/vaksiner som inngår per ansatt)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hvilke kontroller som faktisk skal leveres og hvordan beslutning/rekvirering skjer påvirker omfang, bemanning og prising av «dose/kontroll» og håndtering av prøvesvar/epikriser.

   Kilde: Bilag A1 pkt. 4.5 og Bilag B1 prisskjema (Øvrige tjenester per stk)

8. I Bilag A1 pkt. 4.4 er det krav om at årsrapport publiseres offentlig dersom ikke annet er avtalt. Kan dere bekrefte: (1) hvilken type informasjon som forventes offentliggjort (innhold/omfang), og (2) hvordan dere håndterer eventuell sensitiv informasjon (f.eks. anonymisering, helseopplysninger, og virksomhetsspesifikke forhold)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Årsrapportens publiseringsomfang og personvernhensyn påvirker både juridisk risiko og praktisk leveranseinnsats.

   Kilde: Bilag A1 pkt. 4.4

9. I Opsjon O-1 «Lederutviklingsprogram» er det angitt at Kunden har rett, men ikke plikt til å kjøpe dersom Leverandøren kan tilby, og at timepriser nøkkelpersonell «skal evt. legges til grunn». Kan dere avklare om lederutviklingsprogrammet prises som (a) innkjøp av timer etter timepriser, (b) en fastpakke, eller (c) en kombinasjon—og om det finnes et estimert volum/ramme for opsjonen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig prisingsmodell og ramme for opsjonen er nødvendig for at leverandøren skal vurdere tilbudt kompetanse og kost/risiko korrekt.

   Kilde: Bilag A1 «Opsjoner» O-1

10. Ved avvik/forbehold (Vedlegg E) oppgir dere at «Kun ett avvik/forbehold per tabell» og at avvik skal være «presise og entydige». Kan dere bekrefte hvordan dere ønsker avvik formulert når det gjelder databehandler-/personvernvilkår (f.eks. om Leverandøren skal føre konkrete endringsforslag til Databehandleravtalen i Vedlegg F/E, eller om det skal håndteres på annen måte i tilbudsprosessen)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: For å unngå avvisningsrisiko eller misforståelser må leverandøren vite riktig prosedyre for å dokumentere eventuelle avvik, særlig på kontrakts-/personvernside.

    Kilde: Vedlegg E - Forbehold og avvik (instruks) samt Bilag K/L/K databehandleravtale (rammevilkår som kan bli aktuelle å avvike fra)