Anskaffelse av varebil til helse

Sortland kommune skal inngå avtale om levering av én varebil til hjelpeteknikerne. Avtalens omfang og gjennomføring styres av et SSA-K-lignende kontraktsoppsett med bilag som beskriver kundens behov (bilag 1), leverandørens løsning (bilag 2), leveringstidspunkt/frister (bilag 4), godkjenningsprøve (bilag 5), administrative bestemmelser (bilag 6), pris (bilag 7) og øvrige bestemmelser, herunder endringskatalog og lisens-/databehandlerbilag.

• Leverandøren skal fylle ut tabellen og signere under tabellen i tilbudsbrevet.Kilde: Tilbudsbrev (3).docx – Vedlegg X (Firmanavn/org.nr./kontaktfelt + signatur)
• Leverandøren skal vedstå tilbudet til dato angitt i konkurransegrunnlaget, og tilbudet kan aksepteres frem til utløp av vedståelsesfristen.Kilde: Tilbudsbrev (3).docx – Vedståelse (FORMCHECKBOX)
• Leverandøren skal bekrefte at tilbudet tilfredsstiller minimumskravene angitt i konkurransegrunnlaget.Kilde: Tilbudsbrev (3).docx – Minimumskrav (FORMCHECKBOX)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

15.09.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Leveranse: Leverandøren skal levere én varebil til hjelpeteknikerne i samsvar med konkurransegrunnlaget (bilag 1) og leverandørens tilbud (bilag 2).Kilde: Utkast kontrakt – Alminnelige bestemmelser, avtalens omfang / Bilag til avtalen
• Utførelse/standard: Leverandøren skal gjennomføre leveransen faglig forsvarlig og profesjonelt, etter anerkjente metoder og standarder, og lojalt samarbeide med kunden.Kilde: Utkast kontrakt – Punkt 5.1.1 Leverandørs ansvar og kompetanse
• Varslingsplikt: Leverandøren skal uten ugrunnet opphold varsle om forhold som kan få betydning for leveransens gjennomføring, herunder forventede forsinkelser.Kilde: Utkast kontrakt – Punkt 5.1.1
• Frister: Levering av bilen skal skje før angitt dato (xx.xx.xxxx) på Sortland, og i henhold til bilag 4.Kilde: Utkast kontrakt – Tid og sted for leveransen (samt Bilag 4: Leveringstidspunkt og andre frister)
• Tilpasninger/installasjon: Hvis leverandøren har ansvar for tilpasninger/installasjon mv., skal dette fremgå av bilag 1/avtaletekst (punkt 2.2.2).Kilde: Utkast bilag (utkast til bilag) – Avtalens punkt 2.2.2 Tilpasninger og installasjon mv.
• Dokumentasjon og opplæring: Krav til dette skal håndteres i henhold til punkt 2.2.4 og bilag/konkurransegrunnlag.Kilde: Utkast bilag (utkast til bilag) – Avtalens punkt 2.2.4 Dokumentasjon og opplæring
• Godkjenningsprøve/undersøkelsesplikt: Bilag 5 fylles ut av leverandøren basert på føringer i bilaget; garantier mm. vurderes iht. konkurransegrunnlag og leverandørens tilbud.Kilde: Utkast bilag (utkast til bilag) – Bilag 5: Godkjenningsprøve / Avtalens punkt 2.2.6
• Endringer etter avtaleinngåelse: Endringer skal avtales skriftlig, leverandøren skal føre fortløpende endringskatalog i bilag 9 og sende oppdatert kopi uten ugrunnet opphold.Kilde: Utkast kontrakt – Endringer etter avtaleinngåelse / Bilag 9
• Taushetsplikt: Taushetsplikt gjelder og opphører 5 år etter avtalens opphør, med mindre annet avtales i bilag 6 eller følger av lov.Kilde: Utkast kontrakt – Punkt 5.3 Taushetsplikt
• Lønns- og arbeidsvilkår: Leverandøren skal sikre likeverdige lønns- og arbeidsvilkår etter relevante regler, og dokumentere ved forespørsel; dagbot ved brudd er minst kr 1500/dag.Kilde: Utkast kontrakt – Punkt 5.4 Lønns- og arbeidsvilkår (inkl. dokumentasjon og dagbot)
• Pris og betaling: Alle priser oppgis ekskl. mva. (med mindre annet fremgår); betaling etter faktura per 30 dager; elektronisk faktura kreves for offentlige virksomheter; grunnlag og spesifikasjon på faktura skal muliggjøre kontroll.Kilde: Utkast kontrakt – Punkt 6.1/6.2 (Vederlag og Fakturering)
• Vederlag og prisbestemmelser: Nærmere priser og betalingsbetingelser fremgår av bilag 7.Kilde: Utkast kontrakt – Punkt 6.1 Vederlag / Bilag 7
• Mislighold/sanksjoner: Kunden kan kreve prisavslag ved mangel; kan holde tilbake betaling; dagbot ved forsinkelse (0,15 % av kontraktssummen ekskl. mva per kalenderdag, maks 100 dager). Heving ved vesentlig mislighold/forsinkelse.Kilde: Utkast kontrakt – Punkt 9.4 Sanksjoner ved mislighold (inkl. dagbot) / Heving
• Avhjelp ved mislighold: Leverandøren skal starte og gjennomføre avhjelp uten ugrunnet opphold uten ekstra kostnad for kunden (ved mislighold), med mindre annet følger av avtalen.Kilde: Utkast kontrakt – Punkt 9.3 Avhjelp av misligholdet (Leverandørs avhjelp)

• Krav/fristdatoer er delvis blanke/markert (f.eks. 'før xx.xx.xxxx') i kontraktsutkastet, og er derfor ikke konkretisert i teksten.
• Kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier er ikke oppgitt i dokumentutdraget; kun tilbudsbrevets vedståelse/minimumskrav er synlig.
• Bilag 1 (kundens behovsbeskrivelse/kravspesifikasjon) og bilag 2 (leverandørens løsningsspesifikasjon) er ikke inkludert med faktisk innhold, kun henvisninger til konkurransegrunnlag/innsendt dokumentasjon.
• Detaljer om garantiperiode/garantiytelser og spesifikke leveringstidpunkter finnes kun som 'se konkurransegrunnlaget' / 'fylles ut i bilag 4' i teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I tilbuds-/kontraktsutkastet står det at «Levering av bilen må skje før xx.xx.xxxx på Sortland», og at endelig leveringstidspunkt og frister skal fremgå av Bilag 4. Kan oppdragsgiver bekrefte eksakt seneste leveringdato (dag/mnd/år) og alle øvrige frister som er knyttet til bilaget, inkl. hva som utløser dagbot?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne prise riktig og organisere leveransen må leverandøren vite eksakte frister og konsekvensene ved forsinkelse.

   Kilde: Utkast kontrakt: punkt 2.2.5 «Tid og sted for leveransen» og Bilag 4 «Leveringstidspunkt og andre frister».

2. Bilag 4/avtaleteksten omtaler dagbot (0,15 % av kontraktssummen ekskl. mva per kalenderdag, maksimalt 100 dager), men endelig satser/beregningsgrunnlag står «fastsatt i bilag 4». Kan oppdragsgiver bekrefte om dagboten følger standardeksempelet i avtaleteksten, eller angi nøyaktig dagbotnivå, beregningsgrunnlag og evt. avkorting dersom bare deler av leveransen er forsinket?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dagbot påvirker total risiko og prising. Leverandøren må vite hvordan dagbot beregnes i denne anskaffelsen.

   Kilde: Utkast kontrakt: punkt 9.4.3 «Dagbot» og Bilag 4 «Leveringstidspunkt og andre frister».

3. Avtalen sier at utstyr/programvare leveres DDP (Incoterms) på adressen oppgitt på avtalens forside, med mindre annet fremgår av Bilag 7. Kan oppdragsgiver bekrefte riktig Incoterms-leveringsbetingelse (DDP eller alternativ) og hvilken nøyaktig leveringsadresse som skal legges til grunn (adresse, mottaker, avtalt leveringstid for mottak)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringsbetingelser og logistikkkostnader må avklares for korrekt prising og planlegging.

   Kilde: Utkast kontrakt: punkt 6.1 «Vederlag» (DDP Incoterms) og Bilag 7 «Pris og prisbestemmelser».

4. Avtalen beskriver at «Leverandøren skal uten ugrunnet opphold varsle om forhold … herunder eventuelle forventede forsinkelser». Kan oppdragsgiver presisere hvilken varslingspraksis som gjelder i praksis (f.eks. hva som regnes som «forventet forsinkelse», minimum innhold i varsel, og innen hvilke frister) for denne leveransen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klare varslingsrutiner reduserer risiko for mislighold og uenighet om terskler/forutsetninger.

   Kilde: Utkast kontrakt: punkt 5.1.1 «Leverandørens ansvar og kompetanse» (varslingsplikt).

5. Utkastet sier at det finnes en «Godkjenningsprøve» (Bilag 5) og at Kunden kan bruke undersøkelsesplikt/godkjenningsprøve (punkt 2.2.6). Kan oppdragsgiver beskrive godkjennings-/akseptansetestens omfang og kriterier (hva som skal testes, dokumentasjonskrav, testmetode) samt forventet tidslinje for godkjenning og hva som skjer hvis bilen ikke består første test?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Godkjenningsprøven påvirker når levering/oppfyllelse anses skjedd og dermed fakturering og risiko.

   Kilde: Utkast kontrakt: punkt 2.2.6 «Undersøkelsesplikt/Godkjenningsprøve» og Bilag 5 «Godkjenningsprøve».

6. Kontrakten sier at betalingsbetingelser og evt. annet faktureringstidspunkt enn leveringstidspunkt fremgår av Bilag 7, og at fakturering for programvare/utstyr normalt skjer når levering anses skjedd etter punkt 2.2.5/2.2.6. Kan oppdragsgiver bekrefte faktureringsmilepæl(er) for denne varebilleveransen (100 % ved levering/godkjenning, delbetalinger, evt. garanti-/serviceposter), og hvordan «levering anses skjedd» skal forstås?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Milepæler for fakturering påvirker kontantstrøm og tilbudspris, og må harmonere med godkjenningsprøven.

   Kilde: Utkast kontrakt: punkt 6.2 «Fakturering» og Bilag 7 «Pris og prisbestemmelser», samt punkt 2.2.5/2.2.6.

7. Avtalen inneholder at «Garantiperiode og garantiytelser: Se konkurransegrunnlaget», og at garantier vurderes mot bilag 5/tilbud. Kan oppdragsgiver bekrefte minimum garantiperiode (måned/år) og hva som konkret inngår i garantien (f.eks. reklamasjonsdekning, restverdi-/rustgaranti, service-/vedlikehold som del av leveransen) samt om det finnes krav til dokumentasjon/garantisertifikat ved overlevering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Garantivilkår påvirker leverandørens kostnadsbilde og må være tydelige før tilbudsprising.

   Kilde: Utkast kontrakt: punkt 2.2.7 «Garantiperiode og garantiytelser» og Bilag 5 «Godkjenningsprøve».

8. Avtalen regulerer taushetsplikt og sier at taushetsplikten opphører fem (5) år etter avtalens opphør, med mindre annet er avtalt i bilag 6. Har oppdragsgiver et særskilt behov for lengre varighet eller unntak (f.eks. for teknisk dokumentasjon/vedlikeholdsinstruks) i denne anskaffelsen? Hvis ja, hvilken varighet og hvilke opplysninger gjelder det?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Varighet på taushetsplikt kan påvirke leverandørens rutiner og håndtering av dokumentasjon.

   Kilde: Utkast kontrakt: punkt 5.3 «Taushetsplikt» og Bilag 6 «Administrative bestemmelser».

9. Avtalen sier at Leverandøren kan kreve endringer i vederlag/tidsplan ved endringsavtale, og at krav om justert vederlag/tidsplan må fremsettes senest samtidig med Leverandørens svar på Kundens anmodning om endringsavtale. Kan oppdragsgiver beskrive hvordan endringshåndteringen vil bli praktisert for denne leveransen (rolle/format, forventet saksbehandlingstid, og hvilke pris-/timegrunnlag som brukes ved endringer)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Endringsprosessen styrer økonomisk og tidsmessig risiko og må forstås før tilbud leveres.

   Kilde: Utkast kontrakt: punkt 3 «Endringer etter avtaleinngåelse» og Bilag 9 «Endringer i Avtalen etter avtaleinngåelsen».