2027 Avtale om revisjonstjenester for systemsertifisering ISO 9001 og 14001

Trondheim kommune skal inngå avtale (2027) om revisjonstjenester for systemsertifisering etter NS-EN ISO 9001 og NS-EN ISO 14001. Leveransen omfatter hovedrevisjon (resertifisering), minimum én årlig oppfølgingsrevisjon samt etterrevisjon for verifisering og lukking av avvik. Avtalen gjelder fra 01.01.2027 i 3 år, med ensidig opsjon for oppdragsgiver til forlengelse i ytterligere 3 år (totalt inntil 6 år).

• Leverandøren bekrefter at tilbudet oppfyller alle krav og absolutte krav i konkurransegrunnlaget (inklusiv vedlegg), og skal bekreftes i Mercell-portalen under fanen «Krav».

  Dokumentasjon: Innsendelse av utfylt vedlegg/tilbudsskjema i Mercell (samt avkryssing av «EGENERKLÆRING KRAV»).

  Kilde: Vedlegg 1 - Tilbudsskjema, avsnitt «EGENERKLÆRING KRAV»
• Dersom tilbyder støtter seg på andre aktører: signert forpliktelseserklæring skal sendes inn.

  Dokumentasjon: Signert forpliktelseserklæring.

  Kilde: Vedlegg 1 - Tilbudsskjema, avsnitt «BRUK AV UNDERLEVERANDØRER»

• Tilbyder skal fylle ut navn og kontaktinformasjon (firmanavn, organisasjonsnummer, postadresse, poststed, kontaktperson, e-post, telefon).Kilde: Vedlegg 1 - Tilbudsskjema, «NAVN OG KONTAKTINFORMASJON FOR TILBYDER»
• Oppgi hvilke deler av kontrakten underleverandører skal utføre, og hvilke underleverandører som planlegges brukt, i tabell.Kilde: Vedlegg 1 - Tilbudsskjema, «BRUK AV UNDERLEVERANDØRER» (henvisning til FOA § 19-2 (1))
• Ved avvik/forbehold/betingelser: oppgi henvisning til krav/avsnitt og beskrivelse av avvik/forbehold i Tabell 2.Kilde: Vedlegg 1 - Tilbudsskjema, «EGENERKLÆRING KRAV» og «Tabell 2»
• Ved taushetsbelagte opplysninger: levere sladdet versjon som egen PDF-fil i Mercell KGV (samt konkret begrunnelse for sladding jf. offentleglova § 3).Kilde: Vedlegg 1 - Tilbudsskjema, «TAUSHETSBELAGTE OPPLYSNINGER»
• Tilbudet signeres ved innsendelse i Mercell.Kilde: Vedlegg 1 - Tilbudsskjema, «SIGNATUR»
• Ved behov for taushetserklæring: signert taushetserklæring (mal med utfylling av sted/dato og navn).Kilde: Vedlegg 2 - Taushetserklæring

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

17.09.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Avtale gjelder revisjonstjenester for styringssystem iht. NS-EN ISO 9001 og NS-EN ISO 14001.Kilde: Vedlegg 3 - Kontraktsforslag, punkt 1 «Generelt om avtalen» og punkt 5 «Omfang og innhold»
• Leveranseinnhold: hovedrevisjon (resertifisering), oppfølgingsrevisjoner (minimum én årlig) og etterrevisjon for verifisering/lukking av avvik.Kilde: Vedlegg 3 - Kontraktsforslag, punkt 5 «Omfang og innhold»
• Lønns- og arbeidsvilkår: ansatte hos leverandør og underleverandør som direkte medvirker skal ha vilkår ikke dårligere enn allmenngyldig tariffavtale; ellers etter landsomfattende tariffavtale.Kilde: Vedlegg 3 - Kontraktsforslag, punkt 6 «Lønns- og arbeidsvilkår»
• Leverandøren skal på forespørsel dokumentere lønns- og arbeidsvilkår; dokumentasjon minimum omfatter timelister, lønnsslipper, oppdragsavtale for vikarer og rutiner for arbeidstid.Kilde: Vedlegg 3 - Kontraktsforslag, punkt 8 «Administrative bestemmelser»
• Etisk handel: leverandør plikter å sikre etterlevelse av arbeidslovgivning og ILOs kjernekonvensjoner mv.; vesentlige brudd anses som vesentlig kontraktsbrudd; leverandøren skal på forespørsel redegjøre og dokumentere aktsomhetsvurderinger.Kilde: Vedlegg 3 - Kontraktsforslag, punkt 7 «Etisk handel»
• Personell/kompetanse: personell skal ha kompetanse og erfaring som beskrevet i tilbudsforespørselen; fast kontaktperson; responstid senest påfølgende virkedag.Kilde: Vedlegg 3 - Kontraktsforslag, punkt 9.2 «Personell og kompetanse»
• Utskiftning av nøkkelpersonell/revisjonsleder krever oppdragsgivers skriftlige samtykke (kan ikke nektes uten saklig grunn); nytt personell minst tilsvarende kompetanse.Kilde: Vedlegg 3 - Kontraktsforslag, punkt 9.2 «Personell og kompetanse»
• Leveringsgaranti: leveransen skal samsvare med avtale og konkurransegrunnlag; eventuelle avvik må være forhåndsgodkjent skriftlig av oppdragsgiver.Kilde: Vedlegg 3 - Kontraktsforslag, punkt 9.3 «Leveringsgaranti»
• Miljøkrav: leverandøren skal oppfylle miljøkrav i hele kontraktsperioden; kan kontrolleres og være tema i statusmøter.Kilde: Vedlegg 3 - Kontraktsforslag, punkt 9.4 «Miljø»
• Samarbeid og statusmøter: minimum én gang per år (eventuelt hyppigere første 6 måneder); oppdragsgiver fører referat.Kilde: Vedlegg 3 - Kontraktsforslag, punkt 13 «Samarbeid og oppfølging i avtaleperioden», 13.2 «Statusmøter»
• Rapportering/statistikk uten ekstra kostnad: leverandør skal oversende statistikk/rapporter på Excel/Google regneark, inkludert mengde og beløp; kan etterspørres (timer/kostnader per revisjon, avvik/etterrevisjon).Kilde: Vedlegg 3 - Kontraktsforslag, punkt 9.7 «Statistikk og informasjon»
• Pris: komplette priser i NOK ekskl. mva som inkluderer alle kostnader; ingen ekstra kostnader utover tilbudte priser.Kilde: Vedlegg 3 - Kontraktsforslag, punkt 10 «Pris»
• Prisregulering: fast første 12 måneder; deretter prisjustering én gang per år (minst 12 måneder mellom); varsles skriftlig 1 måned før; indeks 14335 Produsentprisindeks for tjenester og 70.22 Bedriftsrådgivning og annen administrativ rådgivning.Kilde: Vedlegg 3 - Kontraktsforslag, punkt 10.1 «Regulering av prisen»
• Fakturering: norsk valuta; minimum betalingsfrist 30 dager; kun korrekte og godkjente fakturaer; krav om EHF (Elektronisk Handelsformat) og vedlegg kun PDF/TIFF, maks 5MB.Kilde: Vedlegg 3 - Kontraktsforslag, punkt 11 «Fakturering» og 11.2 «E-faktura (EHF)»
• Krav til merking av EHF-faktura: «deres referanse» skal inneholde ordrenummer og TK org. kode (6 sifre først; TK.org. kode 610000); faktura skal tydelig merkes med organisasjonsnummer 942 110 464.Kilde: Vedlegg 3 - Kontraktsforslag, punkt 11.2.1 «Krav til merking av faktura»
• Sanksjoner: brudd på lønns- og arbeidsvilkår kan gi tilbakehold ca. 2 ganger innsparingen inntil forholdet er dokumentert brakt i orden; dagmulkt ved overskridelse av administrative frister (500 NOK per hverdag) og ved forsinket komplett revisjon (1000 NOK per hverdag).Kilde: Vedlegg 3 - Kontraktsforslag, punkt 12 «Misligholdssanksjoner», 12.2 og 12.3

• Konkurransekriterienes vekt (ut over henvisning til tildelingskriterium B2) og øvrige tildelingskriterier fremgår ikke av innsendt tekst.
• Oppdragsgivers forbehold om organisasjonsendringer er omtalt, men betingelser/konsekvenser er ikke spesifisert i utdraget.
• Detaljer om tidsplan for revisjoner (konkrete datoer/leveringsfrister) ligger trolig i tilbud/plan, men fremgår ikke her.
• «Alminnelige innkjøpsvilkår» (AIK tjenester 2017) er nevnt som vedlegg, men innholdet er ikke gjengitt i teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg 3 pkt. 9.3 Leveringsgaranti står setningen «bestillingen og konkurransegrunnlaget.»—kan oppdragsgiver presisere hvilken konkret del av konkurransegrunnlaget/tilbudsforespørselen dette viser til, og om garantien også omfatter eventuelle krav i «Tilbudsforespørsel» som ikke fremgår av vedlegg/kontraktsutdraget her?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart kontraktsgrunnlag kan gi feil risikobilde og påvirke hvordan leverandøren prise og vurdere avviksrisiko.

   Kilde: Vedlegg 3 Kontraktsforslag pkt. 9.3 Leveringsgaranti

2. I Vedlegg 3 pkt. 5 Omfang og innhold: Kan oppdragsgiver utdype forventet antall revisjoner og intervall per år (hovedrevisjon/resertifisering, oppfølgingsrevisjoner og etterrevisjon/avvikslukking), og hvordan dette typisk planlegges i praksis for ISO 9001 og ISO 14001?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må prise riktig enhetlig innsats og ressursbruk, og kontraktsforslaget beskriver omfang på et overordnet nivå.

   Kilde: Vedlegg 3 pkt. 5 Omfang og innhold

3. I Vedlegg 3 pkt. 6 Lønns- og arbeidsvilkår: Hvilken dokumentasjonsform forventes ved forespørsel (f.eks. timelister og lønnsslipper), og hvordan vil oppdragsgiver avgrense hvilke personer «direkte medvirker til å oppfylle kontrakten»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klarhet i dokumentasjonsomfang og avgrensning reduserer risiko for uforutsette administrative kostnader og potensielle mislighold.

   Kilde: Vedlegg 3 pkt. 6 Lønns- og arbeidsvilkår

4. I Vedlegg 3 pkt. 8 Administrative bestemmelser: «innen den frist oppdragsgiver fastsetter»—kan oppdragsgiver opplyse typiske frister/forventet tidslinje for å utarbeide og få godkjent handlingsplan ved uregelmessigheter, samt hva som regnes som «vesentlig mislighold» i praksis knyttet til handlingsplan?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Frister og misligholdsterskel påvirker leverandørens prosess- og risikokostnader gjennom avtaleperioden.

   Kilde: Vedlegg 3 pkt. 8 Administrative bestemmelser

5. I Vedlegg 3 pkt. 9.2 Personell og kompetanse: Kan oppdragsgiver bekrefte at eventuelle revisjonsledere/nøkkelpersoner kan erstattes uten forhåndsgodkjenning i situasjoner som sykdom/akutt bemanningssvikt, eller kreves det alltid skriftlig samtykke før utskiftning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kontraktsvilkåret om samtykke kan skape driftsrisiko; leverandøren trenger avklaring om håndtering av uforutsette forhold.

   Kilde: Vedlegg 3 pkt. 9.2 Utskiftning av personell

6. I Vedlegg 3 pkt. 9.6 E-handel / bestilling: Siden avtalen «ikke omfatter ordinær e-handel ... i LIFT», hvordan vil oppdragsgiver faktisk bestille/avtale revisjonsdatoer for hvert år (hvilken prosess i KAV/Mercell eller skriftlig bestilling), og hvilken minimumsinform må leverandøren legge til grunn for å starte planlegging?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Bestillings- og planleggingsmekanisme påvirker leverandørens mulighet til å styre kapasitet og oppfylle frister.

   Kilde: Vedlegg 3 pkt. 9.6 E-handel / bestilling

7. I Vedlegg 3 pkt. 10 Pris: Oppdragsgiver skriver at hver prislinje skal dekke «samtlige kostnader» og at det er «komplette priser». Kan oppdragsgiver presisere om det finnes noen kostnadsposter som leverandøren likevel kan kreve etterfakturert (f.eks. særskilt pålagte ekstra revisjonsdager utover normal plan), eller er alt alltid inkludert?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelighet om hvilke endringer/aktiviteter som utløser prisjustering eller tillegg er avgjørende for korrekt kalkyle.

   Kilde: Vedlegg 3 pkt. 10 Pris

8. I Vedlegg 3 pkt. 10.1 Regulering av prisen: Kan oppdragsgiver forklare hvordan indeksregulering håndteres dersom indeksen ikke publiseres som forventet, eller dersom dere vurderer prisjustering opp mot «naturlig sammenlignbare konkurrenter»—hvordan dokumenteres og begrunnes dette?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Indeks- og reforhandlingsmekanismen kan gi leverandøren uforutsigbarhet; avklaring reduserer økonomisk risiko.

   Kilde: Vedlegg 3 pkt. 10.1 Regulering av prisen

9. I Vedlegg 3 pkt. 11.2.2 Vedlegg til EHF-faktura: Kan oppdragsgiver bekrefte at det er tilstrekkelig å legge ved oppdragsdokumentasjon knyttet til revisjonen (f.eks. endelig revisjonsrapport/sertifikatgrunnlag) som PDF, og om oppdragsgiver har krav til filnavn eller hvilket dokument som skal ligge ved for hver faktura?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende eller uklare vedleggs-/merkekrav kan føre til at faktura ikke godkjennes og dermed betalingsforsinkelse.

   Kilde: Vedlegg 3 pkt. 11.2.2 Vedlegg til EHF-faktura

10. I Vedlegg 3 pkt. 12 Misligholdssanksjoner: Kan oppdragsgiver presisere hva som ligger i «ordinær forsinkelse på komplett revisjon» versus «frister fastsatt i skriftlige møteprotokoller» (hvilke leveranser/ milepæler trigger dagmulkt i hver kategori)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å forstå hvilke konkrete milepæler som gir dagmulkt for å kunne planlegge og prise korrekt.

    Kilde: Vedlegg 3 pkt. 12.3 Brudd på administrative frister