2027 Avtale om revisjonstjenester for kvalitetssikring av prøvetaking av avløpsvann ISO 17025

Trondheim kommune skal inngå en avtale (fra 01.01.2027) om revisjonstjenester for kvalitetssikring av prøvetaking av avløpsvann iht. ISO 17025, for to avløpsrenseanlegg (Høvringen og Ladehammeren). Tjenesten omfatter hovedrevisjon, oppfølgingsrevisjoner og etterrevisjon/lukking av avvik. Avtalen gjelder i tre år med opsjon for forlengelse i ytterligere tre år.

• Oppgi hvilke deler av kontrakten leverandøren planlegger at underleverandører skal utføre, og hvilke underleverandører som planlegges brukt (tabell i tilbudsskjemaet).Kilde: Vedlegg 1 – Tilbudsskjema (avsnitt «Bruk av underleverandører»)
• Signert forpliktelseserklæring dersom tilbyder støtter seg på andre aktører.Kilde: Vedlegg 1 – Tilbudsskjema (tekst «Husk å sende inn signert forpliktelseserklæring…»)
• Egenerklæring lønns- og arbeidsvilkår: leverandøren skal krysse av for oppfyllelse/erklæring (EGENERKLÆRING LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR).Kilde: Vedlegg 1 – Tilbudsskjema (avsnitt «LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR, ABSOLUTTE KRAV…» / «3.1 EGENERKLÆRING LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR»)
• Egenerklæring krav: bekreftelse av at tilbudet oppfyller alle krav/absolutte krav; krysse av og ev. oppgi avvik/forbehold i tabell 2.Kilde: Vedlegg 1 – Tilbudsskjema (avsnitt «EGENERKLÆRING KRAV» og «Tabell 2»)
• Taushet: krysse av om tilbudet inneholder taushetsbelagte opplysninger; hvis ja skal sladdet versjon legges inn som egen PDF i Mercell KGV og begrunnes jf. offentleglova § 3.Kilde: Vedlegg 1 – Tilbudsskjema (avsnitt «TAUSHETSBELAGTE OPPLYSNINGER»)
• Dokumentet signeres ved innsendelse av tilbudet i Mercell.Kilde: Vedlegg 1 – Tilbudsskjema (avsnitt «SIGNATUR»)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

17.09.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Revisjonstjenester iht. ISO 17025 for prøvetaking av avløpsvann knyttet til Høvringen og Ladehammeren avløpsrenseanlegg (hovedrevisjon, oppfølgingsrevisjoner, etterrevisjon/verifisering og lukking av avvik).Kilde: Vedlegg 3 – Kontraktsforslag (punkt 1 og 5 «Omfang og innhold»)
• Avtaleperiode: ikrafttredelse 01.01.2027. Varighet 3 år med ensidig forlengelsesrett i ytterligere 3 år (totalt inntil 6 år).Kilde: Vedlegg 3 – Kontraktsforslag (punkt 3 «Avtaleperiode»)
• Språk: all kommunikasjon mellom oppdragsgiver og leverandør skal foregå på norsk.Kilde: Vedlegg 3 – Kontraktsforslag (punkt 4 «Språk»)
• Lønns- og arbeidsvilkår: ansatte hos leverandør/underleverandører som direkte medvirker skal ha vilkår ikke dårligere enn allmenngyldig tariffavtale; ellers i henhold til landsomfattende tariffavtale. Dokumentasjon på forespørsel.Kilde: Vedlegg 3 – Kontraktsforslag (punkt 6 «Lønns- og arbeidsvilkår»)
• Etisk handel: leverandøren skal sikre etterlevelse av arbeidslovgivning, ILOs kjernekonvensjoner, FNs barnekonvensjon og menneskerettighetserklæringen i egen virksomhet og hos underleverandører; redegjøre og dokumentere aktsomhetsvurderinger på forespørsel.Kilde: Vedlegg 3 – Kontraktsforslag (punkt 7 «Etisk handel»)
• Administrative oppfølging/innsyn: oppdragsgiver har rett til innsyn/kontroll/rapportering; leverandør skal utarbeide og få godkjent handlingsplan ved uregelmessigheter innen frist.Kilde: Vedlegg 3 – Kontraktsforslag (punkt 8 «Administrative bestemmelser»)
• Personell/kompetanse: ansvarlig for at benyttet personell har nødvendig kompetanse og erfaring, inkl. teknisk kompetanse knyttet til NS-EN ISO/IEC 17025. Fast kontaktperson.Kilde: Vedlegg 3 – Kontraktsforslag (punkt 9.2 «Personell og kompetanse»)
• Utskiftning av nøkkelpersonell/revisjonsleder: kan ikke skiftes uten oppdragsgivers skriftlige samtykke (samtykke kan ikke nektes uten saklig grunn).Kilde: Vedlegg 3 – Kontraktsforslag (punkt 9.2)
• Responstid: henvendelser besvares så snart som mulig og senest innen påfølgende virkedag.Kilde: Vedlegg 3 – Kontraktsforslag (punkt 9.2 «Responstid»)
• Leveringsbetingelser/leveringsoppnåelse: levering anses skjedd når revisjon gjennomført iht. tidsplan og endelig revisjonsrapport oversendt og godkjent.Kilde: Vedlegg 3 – Kontraktsforslag (punkt 9.1 «Leveringsbetingelser»)
• Leveringsgaranti: leveransen skal være i samsvar med norske lover/forskrifter og kontrakts-/konkurransekrav; avvik må forhåndsgodkjennes skriftlig.Kilde: Vedlegg 3 – Kontraktsforslag (punkt 9.3 «Leveringsgaranti»)
• Miljøkrav: leverandøren garanterer oppfyllelse av avtalens miljøkrav og gjeldende miljølovgivning; oppdragsgiver kan kontrollere.Kilde: Vedlegg 3 – Kontraktsforslag (punkt 9.4 «Miljø»)
• Møter/status: minst én gang per år (kan være hyppigere første seks måneder). Oppdragsgiver fører referat som sendes leverandøren innen én uke.Kilde: Vedlegg 3 – Kontraktsforslag (punkt 13.2 «Statusmøter»)
• Statistikk og informasjon: leverandøren skal på forespørsel uten ekstra kostnad oversende statistikk/rapporter (Excel/Google regneark), inkl. timer/kostnader per revisjon og avvik/merknader m.m.Kilde: Vedlegg 3 – Kontraktsforslag (punkt 9.7 «Statistikk og informasjon»)
• Komplette priser: priser i NOK ekskl. mva, inkluderer alle kostnader (forberedelser, planlegging, dokumentgjennomgang, revisjonsdager, reise, etterrevisjon/avvikshåndtering/lukking, administrasjon/ledelse/fakturagebyr/skatter/avgifter m.m.). Ingen tillegg utover tilbudte priser.Kilde: Vedlegg 3 – Kontraktsforslag (punkt 10 «Pris»)
• Prisregulering: faste priser første 12 måneder; deretter årlig (med minimum 12 mnd mellom justeringer) etter varsel og indeksdokumentasjon. Tilleggstjenester må prisnivå reflektere rabatter gitt i tilbudet.Kilde: Vedlegg 3 – Kontraktsforslag (punkt 10.1 «Regulering av prisen»)
• Fakturering: minimum betalingsfrist 30 dager; ingen forskuddsbetaling; EHF-elektronisk faktura kreves. Faktura skal merkes med ordre- og TK org. kode i «deres referanse» (TK.org kode 610000) og ha organisasjonsnummer 942 110 464. Vedlegg i EHF kun PDF/TIFF, maks 5MB.Kilde: Vedlegg 3 – Kontraktsforslag (punkt 11 «Faktura» / 11.1 og 11.2 inkl. 11.2.1-11.2.3)
• Misligholdssanksjoner: dagmulkt ved administrative frister og ordinær forsinkelse på komplett revisjon (500 NOK/hverdag og 1000 NOK/hverdag). Brudd på lønns- og arbeidsvilkår kan gi tilbakehold av kontraktssum ca. 2x innsparingen inntil forholdet er brakt i orden.Kilde: Vedlegg 3 – Kontraktsforslag (punkt 12 «Misligholdssanksjoner», særlig 12.2 og 12.3)

• Tildelingskriterier og vekting fremgår ikke av den vedlagte teksten (det refereres til evaluering under «tildelingskriterium B2», men selve tildelingskriteriene/vektingen er ikke inkludert her).
• Kvalifikasjonskrav (leverandørens kvalifikasjoner) er ikke trukket ut fordi relevante avsnitt ikke forekommer i den medsendte dokumentteksten.
• Omfang/plan for antall revisjoner per år og konkrete leveringsfrister per revisjon fremgår ikke i utdraget (det omtales tidsplan og metode, men ikke konkrete tall).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Kan oppdragsgiver presisere hvordan revisjonene skal planlegges og gjennomføres i praksis (for eksempel forventet tidsløp før revisjonsdag, antall dokumenter som skal vurderes, og forventet form for revisjonsplan) slik at vi kan prise «komplette priser» korrekt, jf. punkt 9.6 og punkt 10?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kontrakten sier at prisene er komplette og inkluderer forberedelser/planlegging/dokumentgjennomgang, men det som er «metodikken» og hva som inngår i aktivitetene er ikke konkretisert i utdraget. Leverandøren trenger operasjonaliserte rammer for å prise korrekt.

   Kilde: 9.6 E-handel / bestilling; 10 Pris

2. Hvilke forventninger gjelder for «hovedrevisjon, oppfølgingsrevisjoner og etterrevisjon» – herunder antall planlagte revisjonsrunder per anlegg per år, varighet per revisjon (timer/dager) og hvordan oppdragsgiver vurderer om etterrevisjon er nødvendig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utdraget beskriver typene revisjoner, men gir ikke avklaringer om volum/omfang (frekvens, varighet og triggere for etterrevisjon). Dette påvirker time-/reisekostnader og dermed prissetting innenfor faste priser.

   Kilde: 5 Omfang og innhold

3. Kan oppdragsgiver bekrefte tidsplan og leveransekrav for «gjennomført revisjon» (datoer/frist for oversendelse av endelig revisjonsrapport og eventuelle krav til godkjenningstid), slik at vi kan sikre at revisjoner anses «levert» når rapport er oversendt og godkjent?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kontrakten definerer når levering anses skjedd (rapport oversendt og godkjent), men det finnes ikke frister/kalender i utdraget. Leverandøren bør vite forventet godkjenningsprosess for å unngå dagmulkt ved forsinkelse.

   Kilde: 9.1 Leveringsbetingelser; 12.3 Brudd på administrative frister

4. Hvordan skal «responstid» praktiseres i kombinasjon med at leverandøren skal svare innen «senest påfølgende virkedag» (e-post/telefon)? Er det definert hva som regnes som henvendelse som utløser responstid (f.eks. avklaringer før revisjon, avvikshåndtering, eller ad hoc endringer)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utdraget sier responstid, men ikke hvilke typer henvendelser som omfattes. Dette er viktig for bemanningsplan og kostnadsberegning (særlig for beredskap i revisjonsperioder).

   Kilde: 9.2 Personell og kompetanse

5. Kan oppdragsgiver utdype hva som menes med at revisjoner kan leveres «stedlig og digitalt» (jf. punkt 10), herunder forventet andel digitalt vs. stedlig for hovedrevisjon/oppfølgingsrevisjon/etterrevisjon og hvilke krav som stilles til digital gjennomføring?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prislinjene skal inkludere kostnader for både stedlig og digital gjennomføring. Leverandøren trenger konkrete føringer for forventet format for å prise reise-/tidskostnader.

   Kilde: 10 Pris; 9.6 E-handel / bestilling

6. Hvilke krav stilles til «nødvendig teknisk kompetanse knyttet til NS-EN ISO/IEC 17025» i denne avtalen – kan oppdragsgiver spesifisere hvilke typer kompetanse/dokumentasjon som legges til grunn (for eksempel erfaring med revisjon av prøvetaking/mengdemåling i vannsektoren, utdanning, sertifiseringer og/eller antall gjennomførte revisjoner) og hvordan dette vurderes i leveransen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utdraget sier at kompetansen skal være «beskrevet i tilbudsforespørselen», men vi mangler konkret vurderings-/dokumentasjonsgrunnlag her. Leverandøren bør sikre at tilbudt personell faktisk dekker forventet ISO 17025-relevans og revisjonspraksis.

   Kilde: 9.2 Personell og kompetanse

7. Kan oppdragsgiver presisere hvilke statistikk-/rapporteringsdata som forventes «på regneark Excel eller Google regneark» (feltnivå og format) for punktene: (i) oversikt over påløpte timer og kostnader per revisjon og (ii) oversikt over registrerte avvik/merknader og tid brukt på etterrevisjon/lukking?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kontrakten sier at dette skal leveres «på forespørsel og uten ekstra kostnad», men uten feltspec/format. Det kan kreve bestemte arbeidsrutiner og maler for at leveransen skal være effektiv og konsistent.

   Kilde: 9.7 Statistikk og informasjon; 8 Administrative bestemmelser

8. Kan oppdragsgiver utdype mekanismen for prisjustering og indekser: hvordan skal prisregulering gjøres dersom kun deler av tjenestene (for eksempel etterrevisjoner) oppstår i et senere tidspunkt i året, og hva blir grunnlaget for beregning i slike tilfeller?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisene er faste første 12 måneder, deretter reguleres 1 gang årlig med referansemåned. Leverandøren bør forstå hvordan regulering håndteres for revisjoner som ikke nødvendigvis gjennomføres jevnt gjennom året.

   Kilde: 10.1 Regulering av prisen

9. Hvordan praktiseres sanksjonsgrunnlaget ved forsinkelse og avvik: hvilke frister typisk fastsettes i statusmøter/kommunikasjon, og vil dagmulkt (500 NOK per hverdag for generelle administrative frister, 1000 NOK per hverdag for forsinket «komplett revisjon») beregnes fra tidspunkt for opprinnelig avtalt leveringsdato eller fra skriftlig oppfølging/avvikshåndtering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kontrakten fastsetter dagmulkt-satser, men ikke starttidspunkt/kalenderlogikk. Avklaring reduserer risiko for uforutsette sanksjoner og gjør planlegging mer presis.

   Kilde: 12.3 Brudd på administrative frister; 13.2 Statusmøter

10. Oppdragsgiver forbeholder seg rett til innsyn/kontroll og rapportering på oppfølging av miljø- og sosiale hensyn i leverandørkjeden. Kan oppdragsgiver angi hvilke konkrete krav som normalt etterspørres (f.eks. hvilke dokumenttyper, omfang og tidsfrister) for å kunne etterleve dette uten å overskride «uten ekstra kostnad»-forpliktelsene?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Det er et aktivt kontrollregime, og leverandøren trenger å forstå hva som faktisk vil bli etterspurt. Dette påvirker ressursbruk, administrative kostnader og risikoprofilen i kontrakten.

    Kilde: 8 Administrative bestemmelser; 9 Leverandørens forpliktelser (overordnet kontroll/rapportering)