Rammeavtale for tolketjenester

Rennebu kommune skal inngå rammeavtale for tolketjenester for alle tjenesteområder. Avtalen varer i 2 år, med ensidig opsjon for oppdragsgiver til forlengelse ett år av gangen inntil to ganger. Tildeling skjer etter beste forhold mellom pris og kvalitet (50/50). Tjenesten omfatter bl.a. språkdekning, planlagte og akutte responstider, bestillings- og avbestillingsrutiner og mulighet for fjerntolking.

• ESPD-skjema (europeisk egenerklæringsskjema) skal fylles ut som ufravikelig krav.

  Dokumentasjon: Utfylt ESPD (inkl. avvisningsgrunner etter FOA § 24-2, jf. dokumentet).

  Kilde: Del 1, pkt. 1.6.1 ESPD
• Skatteattest: leverandør må ikke ha restanser på skatter og avgifter (eller tilbakebetalingsplan godtas). Attest ikke eldre enn 6 måneder.

  Dokumentasjon: Skatteattest (maks 6 måneder gammel); for utenlandske selskaper tilsvarende attest etter hjemlandets regler.

  Kilde: Del 1, pkt. 1.6.2.1 Skatteattest
• Firmaattest/registrering: leverandøren skal være lovlig etablert.

  Dokumentasjon: Firmaattest fra Brønnøysundregistret (norske selskaper) eller dokumentasjon på registrering i relevant register (utenlandske).

  Kilde: Del 1, pkt. 1.6.2.2 Firmaattest
• Finansiell og økonomisk kapasitet: kredittvurdering med rating ikke eldre enn 6 måneder, basert på siste regnskapstall. Minimumskrav: kredittverdig; score 1 og 2 medfører normalt ikke kvalifikasjon.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering/rating fra offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon (f.eks. Bisnode/Experian) eller tilsvarende.

  Kilde: Del 1, pkt. 1.6.3 (1) Kredittvurdering
• Nystartede selskaper uten grunnlag for kredittvurdering må dokumentere finansiering/økonomisk stilling med erklæring fra bank/lignende.

  Dokumentasjon: Erklæring fra bank eller tilsvarende finansieringsinstitusjon om finansielle og økonomiske forhold.

  Kilde: Del 1, pkt. 1.6.3 (2) Nystartede selskaper
• Kvalitetssystem: leverandør skal ha velfungerende system for sikring av kvalitet tilpasset oppdragets art og omfang.

  Dokumentasjon: Attest for kvalitetssystem/styringssystem utstedt av uavhengige organer som bekrefter ISO 9001:2015 eller tilsvarende; alternativt annen dokumentasjon som beskriver systemets innhold (inkl. kontrollplaner/sjekklister).

  Kilde: Del 1, pkt. 1.6.4.1 Kvalitetssystem

• Tilbudet skal utformes på norsk og leveres i sin helhet gjennom KGV (Mercell Tendsign). Vedlegg skal lastes inn i Mercell Tendsign før innlevering. Tilbud sendt per post avvises.Kilde: Del 1, pkt. 1.3 Innlevering av tilbud
• Eventuelle avvik må fremgå presist og entydig i tilbudet (og forbehold som ikke er spesifisert i punkt 1.5.1.2 vil bli sett bort fra).Kilde: Del 1, pkt. 1.5.1.2 Avvik og forbehold
• Alternative tilbud aksepteres ikke.Kilde: Del 1, pkt. 1.5.1.3 Alternative tilbud
• Hvis underleverandører benyttes: levere kort beskrivelse av underleverandører og hvilken del av oppdraget de skal utføre, samt ESPD-skjema for eventuelle underleverandører.Kilde: Del 1, pkt. 1.4 Bruk av underleverandører
• Skatt/firmaattest og øvrige dokumentasjonsbevis knyttet til kvalifikasjonskrav 1.6.2 skal leveres sammen med besvarelsen (jf. at dette er absolutte krav for å delta og bli tildelt).Kilde: Del 1, pkt. 1.6.2 Dokumentasjonsbevis og/eller beskrivelse
• Kvalifikasjons-/dokumentasjonsbevis for kredittvurdering/finansiell kapasitet og kvalitetssystem skal leveres som del av tilbudet.Kilde: Del 1, pkt. 1.6.3 og 1.6.4

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

09.10.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Tillatt

• Rammeavtalens varighet: 2 år, med ensidig opsjon for oppdragsgiver til forlengelse med 1 år av gangen inntil to ganger.Kilde: Del 1, pkt. 1.2.2 Anskaffelsens formål og omfang
• Leverandøren skal gjennomføre avtalen i henhold til konkurransens minstekrav og tilbydde tjenester og priser.Kilde: Del 1, pkt. 1.2.2
• Språkdekning: leverandøren skal kunne tilby tolking for språkene Somali, Arabisk, Tigrinya, Tigre, Dari, Burmesisk, Pashto, Swahili, Litauisk, Polsk (øvrige språk er ønskelig).Kilde: Del 2, pkt. 2.2 Informasjon om bruk av tjenesten i dag (2) og (3)
• Tolker skal ha dokumenterte tolkerfaglige kvalifikasjoner (bl.a. tolker registrert i nasjonalt tolkeregister).Kilde: Del 2, pkt. 2.2 (1)
• Planlagte tolketimer: avtales senest 2 dager før gjennomføring.Kilde: Del 2, pkt. 2.3 Responstid på leveransen
• Akutte behov (liv og helse): bestille tolk og få det innen 2 timer.Kilde: Del 2, pkt. 2.3
• Statusmøter: ett samarbeidsmøte årlig (kan være via videokonferanse). Kostnader for leverandør skal ikke faktureres kommunen.Kilde: Del 2, pkt. 2.4 Statusmøter
• Bestillingsrutiner: ved bestilling skal leverandør benytte skjema utarbeidet av leverandør; leverandør skal oppgi kontaktinformasjon til kontaktperson.Kilde: Del 2, pkt. 2.5 Bestillingsrutiner
• Leverandøren skal kunne tilby både halve og hele klokketimer tolking.Kilde: Del 2, pkt. 2.2 (6)
• Avbestilling: dersom leverandøren har krav til hvor lang tid i forveien tolketime må avbestilles, skal dette beskrives; evt. kostnader ved avbestilte timer oppgis.Kilde: Del 2, pkt. 2.2 (7)
• Tolken skal sørge for at han/hun befinner seg i egnet rom og at taushetsbelagt informasjon ikke kommer ut.Kilde: Del 2, pkt. 2.2 (8)
• Fjerntolking: leverandøren må kunne tilby fjerntolking via videokonferanse (Teams/Zoom eller lignende).Kilde: Del 2, pkt. 2.2 (9)
• Volum og mengder er veiledende/ikke bindende for kommunen; volum utløser ingen rettigheter for leverandør.Kilde: Del 4, pkt. 4.1 Pris (50%)
• Prisskjema (vedlegg 2) skal fylles korrekt ut; enhetspriser er bindende for kontrakten. Alle priser ekskl. mva. Prisskjema er en del av kontrakten.Kilde: Del 4, pkt. 4.1 Pris (50%)

• Dokumentteksten inneholder ikke konkrete minstekrav til timepris/kategorier i selve kontraktsvilkårene (kun at prisskjema vedlegg 2 er bindende).
• Vilkår om avbestillingskostnader og konkrete frister utover «må beskrives dersom det gjelder» er ikke spesifisert i utdraget.
• Tolkekategorier og «prioriterte språk» er beskrevet indirekte (prioriterte språk knyttet til tildelingskriteriet), men den eksakte listen over «prioriterte språk» for kvalitetsevaluering er ikke eksplisitt markert som ‘prioriterte’ i utdraget utover språklisten.
• Avtalens kontrakts-/utførelsesdetaljer utover kravspesifikasjonen (f.eks. rapportering, sanksjoner, SLA-detaljer) fremgår ikke i den gitte teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransen fremgår det at pris og kostnad skal fylles ut i prisskjema (vedlegg 2) som del av kontrakten. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke konkrete prislinjer/satser som skal fylles ut i vedlegg 2 (f.eks. tolker nivå 1, nivå 2–3, nivå 4–5, øvrige, og for henholdsvis hel/halv klokketime), og om det finnes egne linjer for f.eks. fjerntolking eller reise/andre påslag?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må sikre at prisskjemaet forstås likt med oppdragsgiver for å unngå avvik som kan gi feil evaluering eller avvisning.

   Kilde: 4.Del 4: Pris / 4.1 Pris (50%)

2. Kvalitetsdelen sier at full uttelling forutsetter at tolking i alle prioriterte språk er kvalifisert innenfor nasjonalt tolkeregister sine tre øverste kategorier. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilken eksakt liste som er «prioriterte språk» i denne konkurransen (og om dette er språklinjene i pkt. 2.2 punkt 2 a–j), samt hva som menes med «de tre øverste kategoriene» i nasjonalt tolkeregister?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig språk-/kategorilanding er avgjørende for korrekt ressursoppsett og optimalisering av kvalitetspoeng.

   Kilde: 4.2 Kvalitet vil vekte 50% (avsnitt om prioriterte språk og nasjonalt tolkeregister)

3. I kravspesifikasjonen pkt. 2.2 punkt 7 står det at dersom leverandøren har krav om hvor lang tid i forveien en tolketime kan avbestilles, må dette beskrives, og at eventuelle kostnader ved avbestilte timer må oppgis. Kan oppdragsgiver bekrefte om det også finnes «kommunens» standard/forventet avbestillingsfrist eller ramme (slik at vi kan dimensjonere risiko og priser), eller om det kun er leverandørens beskrivelse som gjelder?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uavklart avbestillingsfrist/kostnadsmodell påvirker direkte prising og risiko.

   Kilde: 2.2 Informasjon om bruk av tjenesten i dag (pkt. 7)

4. Kravspesifikasjonen pkt. 2.3 angir responstid: planlagte tolketimer avtales senest 2 dager før, og akutte behov skal kunne bestilles og få tolk innen 2 timer. Kan oppdragsgiver presisere hva som menes med «få det i løpet av 2 timer» (f.eks. tolk bekreftet tilgjengelig vs. tolk faktisk til stede), og hvordan dette praktiseres ved fjerntolking (videokonferanse)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Responstidsdefinisjonen påvirker bemanningsmodell og kalkulert leveringssikkerhet.

   Kilde: 2.3 Responstid på leveransen

5. I pkt. 2.2 punkt 4 skal leverandøren angi hvor stor dekning de har av tolker. Kan oppdragsgiver spesifisere hvordan dekning skal beskrives og dokumenteres (f.eks. prosentdekning per språk, antall tolker per nivå, geografisk dekning, eller «tilgjengelig innen X timer»), og om oppdragsgiver forventer en bestemt metode i tilbudet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulik tolkning av «dekning» kan gi feil innlevering og redusere kvalitetspoeng.

   Kilde: 2.2 Informasjon om bruk av tjenesten i dag (pkt. 4)

6. Pkt. 2.2 punkt 6 sier at leverandøren skal kunne tilby både halve og hele klokketimer tolking. Kan oppdragsgiver bekrefte om prising og timeenheter må brukes som separate leveranser i alle tilfeller (f.eks. minimum 30/60 minutter), og om oppdragsgiver har krav til fakturerings-/avrundingsregler ved påbegynte avvik (f.eks. 45 eller 75 minutter)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Timeenhets- og faktureringsregler påvirker prising og operasjonell leveranse (særlig i helse/kommunale møtebestillinger).

   Kilde: 2.2 Informasjon om bruk av tjenesten i dag (pkt. 6)

7. Pkt. 2.4 beskriver at oppdragsgiver ønsker ett samarbeidsmøte årlig og at kostnader for leverandør til møtet ikke skal faktureres kommunen. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke kostnadstyper dette omfatter (f.eks. kun tid/beløp vs. reiseutgifter ved fysisk oppmøte), og om møtet alltid tilbys digitalt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise riktig og unngå avvik må leverandøren vite hvilke møte-relaterte kostnader som faktisk ikke skal medtas.

   Kilde: 2.4 Statusmøter

8. Pkt. 2.5 sier at ved bestilling skal skjema utarbeidet av leverandør benyttes, og at leverandør skal oppgi kontaktinformasjon. Kan oppdragsgiver opplyse om skjemaet/formatet skal vedlegges tilbudet, eller om dette ettersendes ved kontraktsstart, og om det finnes krav til felter/opplysninger i skjemaet (f.eks. språk, nivå, dato/tid, leveringsform, konfidensialitet)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Krav til bestillingsskjema og prosess påvirker både tilbudets innhold og oppstartskvalitet.

   Kilde: 2.5 Bestillingsrutiner

9. Oppdragsgiver beskriver at leverandøren må kunne tilby fjerntolking via teams/zoom eller lignende (pkt. 2.2 punkt 9). Kan oppdragsgiver presisere hvilke tekniske forutsetninger som forventes hos tolken (kamera/mikrofon, koblingsmåte, stabile linjer), og om kommunen/oppdragsgiver stiller med bestemt plattform/lenker eller om leverandør håndterer alt teknisk?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Fjerntolking kan gi operasjonell og teknisk risiko. Presisering er nødvendig for å levere en robust kvalitetsspesifikasjon og riktig bemanning.

   Kilde: 2.2 Informasjon om bruk av tjenesten i dag (pkt. 9)

10. I konkurransegrunnlaget fremgår det ikke av utdraget hvordan tildeling faktisk scores for «øvrige» kvalitetskriterier, utover at det gir skjønnsmessig fradrag og at full uttelling krever toppkategorier i prioriterte språk. Kan oppdragsgiver beskrive hvordan poeng gis for (i) helsefaglig bakgrunn for tolk ved lege/helse-samtaler og (ii) mulighet for tolking via videokonferanse, herunder om dette krever dokumentasjon i tilbudet og i hvilken form?

    Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne optimalisere tilbud og risikohåndtere dokumentasjonskrav må leverandøren vite hvordan de konkrete kvalitetsløftene evalueres.

    Kilde: 4.2 Kvalitet vil vekte 50% (underkriterier om videokonferanse og helsefaglig bakgrunn)