Posttjenester til Asker og Bærum tingrett

Kjøp av posttjenester til Asker og Bærum tingrett (Sandvika tinghus). Leveransen omfatter regelmessig henting og levering av inngående/utgående post og pakker mellom tinghuset og definerte postmottak, inkludert frankering og forsendelse. Det skal inngås kontrakt med én leverandør i 2 år med opsjon på forlengelse (ytterligere 2+2 år, maks 6 år). Tildeling skjer på laveste pris (100 %). Det er minstekrav knyttet til ytelsen, bl.a. helelektriske kjøretøy, responstid, personell/kommunikasjon på norsk, fullmakt til tilgang, informasjonssikkerhet/personvern og sporbarhet/rapportering (S-krav).

• Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak (registrering/autorisasjon mv.).

  Dokumentasjon: Norske leverandører: firmaattest. Utenlandske leverandører: bekreftelse og dokumentasjon på registrering i bransje-/foretaksregister i etableringslandet.

  Kilde: Del I, pkt. 6.3.1 Krav til leverandørens registrering, autorisasjon mv.
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell styrke til å kunne oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Årsregnskap inkludert noter med styre- og revisjonsberetning fra to (2) siste avsluttede regnskapsår (2025 og 2024). Oppdragsgiver kan innhente kredittvurdering fra Experian.

  Kilde: Del I, pkt. 6.3.2 Krav til økonomisk og finansiell kapasitet
• Leverandøren skal ha dokumentert erfaring fra relevante leveranser (posttjenester).

  Dokumentasjon: Beskrivelse av leverandørens inntil tre (3) mest relevante leveranser fra de tre (3) siste årene, i utfylt mal for referansebeskrivelser (vedlegg 3).

  Kilde: Del I, pkt. 6.3.3 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Leverandøren skal ha dokumentert og implementert kvalitetssikrings-/ledelsessystem.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av kvalitetssikrings-/ledelsessystem med tilstrekkelig detalj for selvstendig vurdering. Ved ISO 9001 eller tilsvarende: kopi av gyldig sertifikat.

  Kilde: Del I, pkt. 6.3.4 Krav til kvalitetssikrings-/ledelsessystem
• Leverandøren skal ha dokumentert og implementert miljøledelsessystem.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av miljøledelsessystem med tilstrekkelig detalj for selvstendig vurdering. Ved EMAS/Miljøfyrtårn/ISO 14001 eller annet anerkjent: kopi av gyldig sertifikat.

  Kilde: Del I, pkt. 6.3.5 Krav til miljøledelsessystem

• Tilbudet skal inneholde: utfylt tilbudsskjema (vedlegg 1).Kilde: Del I, pkt. 7.3 Tilbudets utforming
• Evt. utfylt mal for forpliktelseserklæring (vedlegg 2) dersom leverandøren støtter seg på støttende foretak for kvalifikasjonskrav.Kilde: Del I, pkt. 7.3 Tilbudets utforming / Vedlegg 2
• Skatteattest (ikke eldre enn 6 måneder regnet til tilbudsfrist) og gjelder også støttende foretak ved arbeid over 500 000 ekskl. mva.Kilde: Del I, pkt. 4 Skatteattest + pkt. 7.3 Tilbudets utforming
• Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav: firmaattest, årsregnskap, utfylt referansemal, kvalitetssikringsdokumentasjon/sertifikat, miljøledelsessystemdokumentasjon/sertifikat.Kilde: Del I, pkt. 7.3 Tilbudets utforming + Del I pkt. 6.3.1-6.3.5
• Utfylt leverandørens svar på oppdragsgivers minstekrav (bilag 2).Kilde: Del I, pkt. 7.3 Tilbudets utforming
• Dokumentasjon på tildelingskriterier: utfylt prisskjema (bilag 3 vedlegg 1).Kilde: Del I, pkt. 7.3 Tilbudets utforming + Del I pkt. 8.1
• Tilbud skal leveres elektronisk via Eu-Supply innen frist i fremdriftsplan; post/e-post-innleveringer avvises.Kilde: Del I, pkt. 2.4 og 7.5 Levering av tilbud og frist
• Eventuelle avvik må angis presist/entydig i vedlegg 1 (tilbudsskjema) med henvisning til relevant vedlegg/punkt.Kilde: Del I, pkt. 7.8 Avvik

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

22.09.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Tillatt

• Kontraktsperiode: 2 år, oppstart 01.01.2027; opsjon på forlengelse 2+2 år (maks 6 år).Kilde: Del I, pkt. 1.2.3 Kontrakt og varighet + Del II Avtaledokument
• Tjenesten skal utføres etter avtalte frister og fremdrift, profesjonelt og i samsvar med kontrakten (kontraktsvilkår).Kilde: Kontraktsvilkår for tjenestekjøp (del av pkt. 7.1 og 7.2, rammebestemmelser)
• Garanti: ansvar for feil som viser seg ved resultatet av tjenesten i garantitid på 24 måneder fra utført tjeneste.Kilde: Kontraktsvilkår for tjenestekjøp, pkt. 7.3 Garanti
• Leverandøren skal behandle personopplysninger i samsvar med gjeldende lovverk; databehandleravtale kreves når leverandør behandler personopplysninger på vegne av oppdragsgiver.Kilde: Kravspesifikasjon (S-krav) pkt. 3.2.3 + Kontraktsvilkår, pkt. 7.13 Personopplysninger
• Mislighold/sanksjoner ved forsinkelse: dagbot 1 % av vederlag eks. mva. per hverdag (begrenset 20 hverdager) samt evt. erstatning.Kilde: Kontraktsvilkår for tjenestekjøp, pkt. 9.2 Forsinkelse (inkl. 9.2.2)
• Mislighold ved brudd på samfunnshensyn: rett til forholdsmessig prisavslag; vesentlige brudd kan gi hevingsrett. (Samfunnshensyn omfatter bl.a. klima/miljø og lønns- og arbeidsvilkår jf. kontraktsvilkår.)Kilde: Kontraktsvilkår for tjenestekjøp, pkt. 9.8 Brudd på regler om samfunnshensyn
• Samfunnshensyn/etikk: etterlevelse av ILO-konvensjoner; leverandøren skal sikre underleverandører og iverksette tiltak ved brudd.Kilde: Kravspesifikasjon Bilag 1, pkt. 3.6.1 Etiske krav (S 3.6.1)

• Dokumentasjonen for enkelte kvalifikasjonskrav er angitt på overskriftsnivå (f.eks. konkrete terskel-/vurderingsgrenser for finansiell kapasitet eller krav til kvalitet/miljø utover beskrivelse/sertifikat).
• Kravspesifikasjonen i utdraget viser S-krav (minimumskrav) som 'helelektriske kjøretøy', men eventuelle ytterligere S-krav i øvrige deler av Bilag 1 kan ikke utledes fullt ut av teksten gitt.
• Kontraktsvilkår-delen er delvis gjengitt i utdrag; detaljer om enkelte sanksjoner/rammer kan ikke verifiseres utover det som fremgår av teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Til 3.4.2 i bilag 1: Bekreft om «Transport, levering og henting av post til ekspedisjon i tinghuset innen kl. 10:00 samme virkedag» gjelder for hver av punktene (2) og (3), eller om kl. 10:00 kun gjelder levering av punkt 2 (inngående/levering til ekspedisjon), mens henting av returpost (punkt 3) kan ha et annet tidspunkt. Hvis annet tidspunkt gjelder, hvilke tidsrammer forventes for returpost?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker bemanningsplan, ruteopplegg og dermed kostnadsnivået i prisskjemaet.

   Kilde: Bilag 1 punkt 3.4.2

2. Til 3.3.1 i bilag 1: Hva er oppdragsgivers praksis for godkjenning av «andre drivstoff» når helelektriske kjøretøy er ute av drift (f.eks. hva kreves av dokumentasjon, hvordan gis godkjenning, og hva menes med «tilsvarende hendelser» utover verksted/ødelagt kjøretøy)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å forstå prosess og terskel for unntak for å kunne prise risiko og sikre etterlevelse.

   Kilde: Bilag 1 punkt 3.3.1

3. Til 3.2.1 i bilag 1: Oppgi praktisk hvordan fullmaktene utstedes og oppdateres (f.eks. forventet behandlingstid hos oppdragsgiver, om det finnes fast mal/prosess, og om leverandøren kan bruke faste navngitte personer/roller for å redusere antall fullmakter). Er det akseptert at leverandørens kontaktperson koordinerer og at vikarer kan dekkes innen en forhåndsavtalt liste når fravær oppstår?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tidsbruk og administrative kostnader ved fullmakter påvirker driftsopplegget, særlig ved fravær/vikarbruk.

   Kilde: Bilag 1 punkt 3.2.1

4. Til 3.4.3 i bilag 1: Hvilket nivå av sporbarhets-/rapporteringsdata forventes levert «i sanntid eller via digital løsning (EDI eller tilsvarende)»—gjelder dette også avvik/varsler og «leveransehistorikk» for brev og returpost, eller kun pakker? Gi gjerne eksempel på hvilke datapunkter dere forventer (f.eks. tidspunkt for henting, tidspunkt for levering, avviksstatus og grunnlag).

   Hvorfor det er verdt å spørre: Integrasjons- og systemkostnader avhenger av hva som faktisk må leveres som sporbarhetsdata.

   Kilde: Bilag 1 punkt 3.4.3

5. Til 3.5.3 i bilag 1 (sporing): Når det står at oppdragsgiver skal ha tilgang til sporingsinformasjon «i sanntid», hva regnes som sanntid i denne kontrakten (f.eks. innen X minutter/timer etter skanning/hendelse), og hvilke hendelser må normalt være sporbare (avlevering til terminal, utsortering, utkjøring/utlevering, retur ved feilelevering)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Definisjon av sanntid og hvilke skannpunkter som må inngå påvirker både løsning og forpliktelsens kost/risiko.

   Kilde: Bilag 1 punkt 3.5.3

6. Til bilag 3 vedlegg 1 (Prisskjema): Bekreft at «Hente/bringe – Pris per måned» skal dekke alle virkedager, og at det ikke skal prise særskilt for forskjeller i antall virkedager gjennom året (herunder ferier og helligdager), siden det er angitt at slike variasjoner ikke skal hensyntas i prissettingen. Stemmer dette for begge ledd: henting/levering av brevpost og henting av returpost?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Gir avklaring av hvordan volum-/kalenderusikkerhet skal håndteres i tilbudsprisen.

   Kilde: Bilag 3 vedlegg 1 (Veiledning/prisskjema) + bilag 1 punkt 3.4.4

7. Til kontraktsvilkår (tjenestekjøp) punkt 7.2 og 9.2.2/9.2.4 (forsinkelse/dagbot): Hvordan vil oppdragsgiver vurdere «forsinkelse» i praksis for daglig henting/levering når det er flere deloperasjoner samme dag (henting tidligst kl. 09:00, levering innen kl. 10:00)? Forventes dagbot knyttet til hver leveranseoperasjon eller samlet pr. dag/episode?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dagbotmekanisme og avgrensning mot ulike deltjenester påvirker leverandørens økonomiske risiko.

   Kilde: Kontraktsvilkår punkt 7.2 og punkt 9.2.2/9.2.4

8. Til kontraktsvilkår punkt 16 (Endringer): Når oppdragsgiver kan «pålegge Leverandøren endringer» som påvirker «ytelsens omfang/tidsplan», hvordan håndteres det i praksis dersom endringer påvirker enhetspriser i prisskjemaet? Benytter dere enhetsprisene direkte etter punkt 16.2.2, og finnes det en tydelig mekanisme for justering av månedlig hentebringe ved endring i frekvens (flere/færre hente-dager)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Endringsmekanismer påvirker prisrisiko og forutsetninger leverandøren legger til grunn ved prising.

   Kilde: Kontraktsvilkår punkt 16.2.2

9. Til bilag 1 punkt 3.4.2 og 3.4.1 (hente-/leveringssteder): Er «postkontoret på Sandvika Storsenter (Brodtkorbsgate 7)» og «tinghusets postboks (Postboks 578, 1302 Sandvika)» de eneste oppgitte hent/leveringspunktene gjennom hele avtaleperioden, eller kan dere tenke dere endringer i postmottak/adresser utenfor «pålagte endringer»? Hvis endringer forventes, hvordan varsles og dokumenteres de?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Endringer i lokasjoner/adresser påvirker ruteplan, responstid og kostnader, og leverandøren må forstå prosessen.

   Kilde: Bilag 1 punkt 3.4.1 og 3.4.2

10. Til bilag 1 punkt 3.5.1 (porto): Hvordan skal leverandøren fakturere porto og frakt i praksis (f.eks. separat linje/oppstilling i faktura), og kreves det dokumentasjon/avstemming per forsendelse eller er det tilstrekkelig med aggregerte tall basert på frakt-/takstberegninger?

    Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise korrekt må leverandøren vite hvilket detaljnivå av beregning og dokumentasjon som forventes for porto/frakt.

    Kilde: Bilag 1 punkt 3.5.1