Rammeavtale for kjøp av arbeidsklær, sko og verneutstyr

Dokumentene omhandler ulike vedlegg til en samkjøps-/rammeavtale for kjøp av arbeidsklær, sko og verneutstyr, inkludert (i) forpliktelseserklæring ved støtte til kvalifikasjonskrav, (ii) svarskjema for aktsomhetsvurderinger (ansvarlig næringsliv) og (iii) oppdragsgivers kravspesifikasjon for ytelsene (sortiment, kvalitet, klima/miljø, bestilling, service, nettbutikk, e-handel). I tillegg følger standarder/krav til elektronisk samhandling (EHF/PEPPOL) i egne samhandlingsavtaler.

• Leverandøren skal ha god økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Det skal bekreftes støtte-/egenevne ved bruk av forpliktelseserklæring (ESPd/evt. dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav dersom støttevirksomhet benyttes).

  Kilde: Vedlegg 2 Forpliktelseserklæring – avsnitt om kvalifikasjonskrav (jf. punkt 4.2 Kvalifikasjonskrav)
• Leverandøren skal ha god erfaring fra tilsvarende oppdrag.

  Dokumentasjon: Det skal bekreftes støtte-/egenevne ved bruk av forpliktelseserklæring (ESPd/evt. dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav dersom støttevirksomhet benyttes).

  Kilde: Vedlegg 2 Forpliktelseserklæring – avsnitt om kvalifikasjonskrav (jf. punkt 4.2 Kvalifikasjonskrav)
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre kontrakten.

  Dokumentasjon: Det skal bekreftes rådighet over nødvendige ressurser gjennom hele kontraktsperioden; ved støttevirksomhet kreves ESPD og evt. dokumentasjon for kvalifikasjonskrav.

  Kilde: Vedlegg 2 Forpliktelseserklæring – avsnitt om kvalifikasjonskrav (jf. punkt 4.2 Kvalifikasjonskrav)
• Leverandøren skal være egnet til å oppfylle kontraktskrav til aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv (minimumskrav knyttet til kontraktsforpliktelser, kontraktskrav 7.5).

  Dokumentasjon: Svarskjema med beskrivelse av systemer/tiltak og avkryssinger, inkludert dokumentasjon som policy/retningslinjer og beskrivelse av prosesser. Henvisning til faktisk dokumentasjon i tilbudet.

  Kilde: Vedlegg 4 Svarskjema kvalifikasjonskrav A – Aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv

• Hvis leverandøren støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskrav: de andre foretakene må levere egne ESPD-skjema og eventuell tilhørende dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav.Kilde: Vedlegg 2 Forpliktelseserklæring – oppdragsgiver presisering
• Signert forpliktelseserklæring hvor det bekreftes at hovedleverandøren i hele kontraktsperioden vil ha rådighet over nødvendige ressurser fra støttevirksomheten (med dato og navn/tittel).Kilde: Vedlegg 2 Forpliktelseserklæring – struktur og bekreftelse/underskrift
• For aktsomhetsvurderinger: leverandøren skal benytte svarskjema for å svare på kvalifikasjonskrav for ansvarlig næringsliv og legge ved/henvise til faktisk dokumentasjon (policy/retningslinjer, ev. supplier code of conduct, prosessbeskrivelse, og sporingsoversikt for opprinnelsesland/produksjonssteder dersom varer inngår).Kilde: Vedlegg 4 Svarskjema kvalifikasjonskrav A – innledende krav til bruk av skjema og dokumentasjonskrav
• For policy/retningslinjer: leverandøren må krysse av og enten angi at policy er vedtatt av ledelsen og lagt ved i tilbudet, samt gi henvisninger.Kilde: Vedlegg 4 – punkt «Leverandørens forpliktelse til å arbeide med aktsomhetsvurderinger»
• For leverandørkjede: dersom det benyttes underleverandører, skal leverandøren levere supplier code of conduct/tilsvarende policy og krysse av at den er vedtatt og lagt ved.Kilde: Vedlegg 4 – punkt «Retningslinjer for leverandørkjeden»
• Leverandøren skal gi beskrivelse av arbeid med aktsomhetsvurderinger (maks en halv side) og krysse av sjekklisten.Kilde: Vedlegg 4 – del «Beskrivelse av arbeid med aktsomhetsvurderinger»
• Dersom anskaffelsen omfatter varer: beskrivelse av hvordan leverandøren vil innhente og vedlikeholde oversikt over opprinnelsesland og produksjonssteder (maks en halv side).Kilde: Vedlegg 4 – del «Sporingssystemer»

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

30.09.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Leverandøren skal kunne levere komplett sortiment innen produktgruppene i Bilag 3 (A- og B-sortiment). For B-sortiment: oppgi fast rabatt per produktgruppe og levere prisliste iht. veiledning.Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon – krav 2.2.1
• Stabilitet i A-sortiment: A-sortimentsprodukter skal ikke være produkter leverandøren regner med går ut av produksjon tidlig i avtaleperioden.Kilde: Bilag 1 – krav 2.2.2
• A-sortiment skal være tilgjengelig på lager til enhver tid; alternativt produkt ved manglende leveranse (minimum like god kvalitet til samme pris).Kilde: Bilag 1 – krav 2.2.3
• Proaktiv tilrettelegging for bestilling av A-sortiment i størst mulig grad.Kilde: Bilag 1 – krav 2.2.4
• Innen fire uker etter kontraktinngåelse: utarbeide varekatalog med bilde, beskrivelse, varenummer og nettoprisliste for alle A-sortimentsprodukter; elektronisk format. Laste ned/oppdatere ved prisendring/utskifting. Distribusjon for leverandørens regning.Kilde: Bilag 1 – krav 2.2.5
• Ved nye produkter/behov: tilby produkter til avtalesortiment etter avtale; jobbe for mest miljøvennlige produkter til enhver tid (viser til samkjøpsavtalens punkt 7.3.2).Kilde: Bilag 1 – krav 2.2.6
• Hvis leverandøren gjennomfører kampanjer eller tilbyr lavere pris enn avtalt: bestiller skal ubetinget og uoppfordret godskrives.Kilde: Bilag 1 – krav 2.2.7
• Produkter i A- og B-sortiment skal være i overensstemmelse med gjeldende lover/forskrifter og aktuelle internasjonale standarder (NS/ISO/EN). Ved tilbud i henhold til tilsvarende standard: dokumentere oppfyllelse; varsle oppdateringer og tilby iht. nyeste versjoner senest ett år etter markedsoppnåelse.Kilde: Bilag 1 – krav 2.3.1 og 2.3.2
• Profilering av arbeidstøy i samsvar med Oppdragsgivers designmanual; bestiller godkjenner logo og plassering; profilering for samarbeidspartnere på samme vilkår.Kilde: Bilag 1 – krav 2.3.6
• Klesprodukter skal ha størrelsesmerking og vaskeanvisning (skandinavisk eller engelsk), og informasjon om skyllemiddel-utholdenhet der relevant.Kilde: Bilag 1 – krav 2.3.4
• Klesprodukter skal tåle maskinvask min. 40°C og tåle minimum 25 vask; gjelder også påsydd/reflekser/påtrykt materiale/logo (unntak/60°C krav følger av øvrige kravtabeller).Kilde: Bilag 1 – krav 2.3.5
• Minimumskrav produkttyper/størrelser: A-sortimentstørrelser for klesprodukter, sko/vernesko, hansker; egen damemodell der spesifisert, og samme pris for dame- og herremodell for samme produkt.Kilde: Bilag 1 – krav 2.4.2 og 2.4.3
• Synlighetstøy/multinorm: skal oppfylle definerte standarder og klassekrav; farge gul som hovedfarge; minimum vask ved 60°C og tåle tørk i trommel (med unntak).Kilde: Bilag 1 – krav 2.4.4 og 2.4.5
• Verneutstyr (PVU) skal følge sist oppdatert PVU-forskrift, være CE-merket, produsert etter EU-forordning (EU) 2016/425, norsk bruksanvisning og samsvarserklæring; bruksanvisning tilgjengelig i leverandørens bestillingsportal.Kilde: Bilag 1 – krav 2.4.6
• Ordre-/servicekrav: implementeringsplan innen tre uker etter kontraktsinngåelse (inkl. oppsett av web-basert bestillingsportal, vedlikeholdsrutiner, opplæring, faktureringsoppsett).Kilde: Bilag 1 – krav 2.6.1
• Fast kundeteam dedikert til avtalen tilgjengelig telefon/e-post man–fre 08:00–16:00; kompetanse innen HMS, salg, ordrebehandling og avtaleoppfølging.Kilde: Bilag 1 – krav 2.6.2
• Butikk/showroom i Oslo (åpningstid man–fre 08:00–16:00) for prøve/bestilling/kjøp; mulig å kjøpe mot rekvisisjon; krav oppfylt fra avtaleoppstart.Kilde: Bilag 1 – krav 2.6.3
• Innen to måneder etter kontraktsinngåelse: kostnadsfritt gjennomføre besøk til samarbeidende virksomheter for test/prøving av utvalgte produkter; også årlige besøk på forespørsel i avtaleperioden.Kilde: Bilag 1 – krav 2.6.4
• På forespørsel gjennomføre produktopplæring for oppdragsgivers ansatte i avtaleperioden; kostnadsfri; digitalt eller i oppdragsgivers lokaler.Kilde: Bilag 1 – krav 2.6.5
• Bestillingskanaler: nettbutikk (fra avtaleoppstart), e-post kundeteam, fysisk i butikk.Kilde: Bilag 1 – krav 2.6.6
• Maksimal leveringstid: 3 virkedager for A-sortiment uten profilering; 5 virkedager for A med profilering; 10 virkedager for B (med/uten profilering); 10 virkedager for reparasjon ifm reklamasjon/garanti; 4 uker for reparasjon og tilpasninger (omsøm/målsøm). Avtales skriftlig avvik ved større profilerte bestillinger.Kilde: Bilag 1 – krav 2.6.7
• Garantitid minimum 2 år; preferer reparasjon fremfor erstatning dersom sikkerhetsmessig forsvarlig.Kilde: Bilag 1 – krav 2.6.8
• Mulighet for kjøp av reservedeler (minst tilsvarende kvalitet som originaldeler).Kilde: Bilag 1 – krav 2.6.9
• Avvikssystem og rutiner for avviksoppfølging; levere oversikt over innrapporterte avvik tertialvis og ved forespørsel.Kilde: Bilag 1 – krav 2.6.10
• Nettbutikk: elektronisk bestillingsløsning med redigerbar startside (etter avtale), oppdatere innhold gjennom avtaleperioden.Kilde: Bilag 1 – krav 2.7.1
• Nettbutikkfunksjoner (minimum): avtalepriser inkl. alle kostnader automatisk, søk med A-sortiment øverst, merking av A-sortiment, info (størrelser/farger/vaskeanvisning/miljømerke/standarder/pris), bruksanvisning verneutstyr, tydelige produktbilder, lagerstatus/forventet leveringstid, favoritter/handlelister, registrering av kontaktperson per bestiller/leveringspunkt, sperre produkter per virksomhet, eventuelle småordregebyr som tydelig fremkommer, universell utforming.Kilde: Bilag 1 – krav 2.7.2
• Implementering av nettbutikk senest tre måneder etter kontraktsinngåelse; universell utforming innen utløp av første avtaleår; mulig å legge inn bestillinger via alternative kanaler fra avtaleoppstart.Kilde: Bilag 1 – krav 2.7.3
• Nettbutikk: produkter/kategorier som ikke inngår skal ikke vises etter innlogging; ingen reklame for produkter som ikke inngår (med mindre særskilt bedt).Kilde: Bilag 1 – krav 2.7.4
• E-handel/integrasjoner: leverandør skal tilby vanlige integrasjoner (OCI4/OCI5/cXML) og støtte integrasjon mot Agresso/Unit4, Basware og Visma som minimum; elektronisk katalog inkl. internkatalog og Punch-Out; ordre sendes per e-post eller EHF (PEPPOL 3.0); Punch-out skal inneholde produktinfo/bilde/enhetsbetegnelse/pris eks. mva. Single-sign-on til Punch-Out fra oppdragsgivers ERP. Kostnader dekkes av leverandør.Kilde: Bilag 1 – krav 2.8.1
• E-handelskrav: etterleve sikkerhetsprosedyrer og regler for avrop; innen tre måneder fra kontraktsinngåelse inngå avtale med e-handelsplattformoperatør og gjøre elektroniske kataloger tilgjengelig; alle kostnader dekkes av leverandør.Kilde: Bilag 1 – krav 2.8.2
• Klima og miljø (transport): kun nullutslippskjøretøy eller biogasskjøretøy som oppfyller euroklasse 6/VI for last mile/siste transportstrekning.Kilde: Bilag 1 – krav 2.5.1
• Klima og miljø (emballasje): ikke unødig emballasje; ombruk/materialgjenvinnbar bestrebe; korrekt informasjon for kildesortering; kostnadsfritt ta med leveringsemballasje hvis ikke avtalt; unngå stoffer på REACH kandidatlisten der det fremgår; samarbeide om redusert emballasjebruk.Kilde: Bilag 1 – krav 2.5.2
• Dokumentere innsamlings- og gjenvinningsordning for emballasje iht. offentlige bestemmelser/forskrifter.Kilde: Bilag 1 – krav 2.5.3
• Arbeide i kontraktsperioden for ombruks- og gjenvinningstjeneste for oppdragsgivers eksisterende arbeidsklær/sko/verneutstyr som ikke lenger dekker behov. Inkludert innsamling hos oppdragsgivers adresser, ombruk, materialgjenvinning, rapportering og begrensning av transport.Kilde: Bilag 1 – krav 2.5.5
• Kjemikalier: produkter skal ikke inneholde stoffer oppført på gjeldende REACH kandidatliste (art. 59). Ved nye stoffer på listen: levere handlingsplan for utfasing innen seks måneder etter ECHA offentliggjøring av revidert kandidatliste.Kilde: Bilag 1 – krav 2.5.6
• Ull: mulesing i ullproduksjon er ikke tillatt; leverandøren skal kunne dokumentere dette på forespørsel.Kilde: Bilag 1 – krav 2.5.7
• Aktsomhetsvurderinger: leverandøren skal ha implementert tiltak og systemer for å ivareta grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, hindre miljøødeleggelser og korrupsjon (kontraktskrav 7.5) – dokumenteres via svarskjema/vedlegg.Kilde: Vedlegg 4 – innholdsbeskrivelse av hva som menes (tilknyttet kontraktskrav 7.5)

• Dokumentutdragene inneholder ikke selve konkurransegrunnlagets punkt 4.2 Kvalifikasjonskrav eller kontraktskrav 7.5; henvisningene er synlige, men full ordlyd er ikke med.
• Tildelingskriterier/vekting er ikke identifisert i den medsendte tekstdelen.
• For enkelte kontrakts-/utførelseskrav (f.eks. opsjoner) fremgår det kun minimumspost i kravtekst; eventuelle detaljer om opsjonsomfang fremgår ikke.
• Samhandlingsavtalene (flere kommuner/versjoner) er ikke knyttet eksplisitt til den samme hovedavtalen i teksten; det er derfor uklart hvilken del som er direkte gjeldende for denne kontrakten ut over generelle EHF/PEPPOL-krav.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Krav 2.7.2 beskriver at nettbutikken skal ha «produktbilder» med tilstrekkelig oppløsning og funksjonalitet, og krav 2.8.1 og Samhandlingsavtalen kapittel 4 beskriver tilsvarende kvalitetskrav i punch-out (inkl. bildekvalitet). Kan dere bekrefte hvilke minimumskriterier som gjelder samlet for dette (nettbutikk og punch-out), og hvordan eventuelle avvik skal håndteres (f.eks. hvis et produkt kun har illustrasjonsbilde)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilke bildeforhold som faktisk er avvisnings-/ikkeoppfyllelseskritiske for å kunne levere riktig innhold og planlegge dokumentasjon/produktdata.

   Kilde: Bilag 1, punkt 2.7.2 og punkt 2.8.1 samt Samhandlingsavtalen kapittel 4.1-4.2

2. I Bilag 1 punkt 2.8.1 står det at Punch-out og elektronisk katalog skal inneholde produkt (informasjon, navn, beskrivelse), bilde, enhetsbetegnelse og pris eks. mva. samt «automatisk pålogging (Single-sign-on)». I Samhandlingsavtalen punkt 4.1.3 kreves oversendelse av innloggingsinformasjon «senest 14 arbeidsdager før oppstart» (med mindre annet avtales). Hvilken frist skal vi legge til grunn i denne konkurransen/kontrakten: Bilag 1 sin «innen tre måneder» for avtale med e-handelsoperatør/katalog tilgjengelig, eller Samhandlingsavtalen sin 14-dagers frist for innloggingsinfo?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulike frister kan påvirke prosjektplan, ressursbruk og risiko for forsinkelser i implementeringen.

   Kilde: Bilag 1 punkt 2.8.1 og Samhandlingsavtalen punkt 4.1.3

3. Krav 2.6.7 angir maksimal leveringstid, men sier også at «for enkelte større bestillinger av profilerte produkter kan det være behov for å fravike maksimal leveringstid», og at dette må avtales skriftlig mellom Leverandør og Bestiller. Kan dere presisere: (1) hva som regnes som «større bestillinger», (2) om det kan avtales forhåndsdefinerte fravik (rammeavtalt) eller om det må avtales ordre for ordre, og (3) hvilke minimumskrav dere forventer for skriftlig grunnlag ved fravik?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klarhet her er nødvendig for å prise kapasitet/buffer og for å sikre samsvar med leveringsforpliktelsen i avrop.

   Kilde: Bilag 1 punkt 2.6.7

4. Bilag 1 punkt 2.2.3 sier at A-sortimentet forventes å være tilgjengelig på lager til enhver tid, og at det skal leveres alternativt produkt med «minimum like god kvalitet til samme pris» hvis original ikke kan leveres. Hvordan skal vi dokumentere og avklare «like god kvalitet» i praksis (f.eks. via teknisk dokumentasjon/sertifiseringer eller bestiller-godkjenning før levering), og er det aksept for tidsforskjell mellom avklaring og levering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende presisering kan gi tvist om hva som er «like god kvalitet» og hvilke prosesser som må følges for å unngå mislighold.

   Kilde: Bilag 1 punkt 2.2.3

5. Krav 2.5.5 beskriver en ombruks- og gjenvinningstjeneste for oppdragsgivers eksisterende produkter, med rapportering på antall, slitasjetype/skade, og andel ombrukt/materialgjenvunnet/energi-/energigjenvunnet. Hvilke produktkategorier/varer forventes å inngå konkret (f.eks. klær, sko, verneutstyr, hvilke underkategorier), og hvilke datagrunnlag vil oppdragsgiver gi oss ved innsamling (grunnlag for «type plagg» og skademåte)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne prise og planlegge logistikken trengs konkret forventning til omfanget og datakrav i rapporteringen.

   Kilde: Bilag 1 punkt 2.5.5

6. I Bilag 1 punkt 2.6.1 kreves implementeringsplan innen tre uker etter kontraktinngåelse, og den skal bl.a. beskrive oppsett av web-basert bestillingsportal «i tråd med punkt 2.7.2» og rutiner for vedlikehold. Kan dere bekrefte om implementeringsplanen skal gjenspeile alle krav i punkt 2.7 og 2.8 (nettbutikk + e-handel/punch-out), eller om det er begrenset til de aktiviteter som allerede er avklart i samhandlingsavtalen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker arbeidsomfang og innhold i planleveransen, og dermed kostnad og risiko i oppstarten.

   Kilde: Bilag 1 punkt 2.6.1 samt Bilag 1 punkt 2.7.2 og Samhandlingsavtalen

7. Krav 2.7.3 sier at nettbutikken (inkl. avtalevarer/priser/funksjoner) skal være implementert senest tre måneder etter kontraktsinngåelse, men Bilag 1 punkt 2.6.6 sier at bestillinger må kunne legges inn fra avtaleoppstart, og inntil nettbutikken er implementert skal alternative bestillingskanaler brukes. Hvilke alternative bestillingskanaler aksepteres i denne konkurransen (e-post til kundeteam, ordre per telefon, ordre via annen portal), og hvordan skal disse bestillingene integreres med EHF/PEPPOL-ordre-/pakkseddelflyt slik at faktura kan match-enkles?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å oppfylle leveransekravet «fra oppstart» må leverandøren vite hvilke bestillingskanaler som er akseptert, og hvordan de må håndteres i systemene for elektronisk flyt.

   Kilde: Bilag 1 punkt 2.6.6 og punkt 2.7.3 samt Samhandlingsavtalen kapittel 5-7

8. I Bilag 1 punkt 2.6.7 åpnes det for skriftlig avtale om fravik for leveringstid ved «større bestillinger av profilerte produkter». Finnes det tilsvarende adgang/rammer i Samhandlingsavtalen eller øvrig kontraktsgrunnlag for endringer i leveringsdato/leveranse ved ordre i punch-out (f.eks. «Akseptert med endring»)? Hvis ja: hvilke rammer/forventninger gjelder for leveringsdato ved profilering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå samspillet mellom leverings-tidskrav og ordreprosessene i e-handel/punch-out for å håndtere endringer uten å bryte avtalt flyt.

   Kilde: Bilag 1 punkt 2.6.7 og Samhandlingsavtalen punkt 5.1

9. Opsjon 2.4.14 i Bilag 1/ Bilag 3 sier at opsjoner prises separat og at de ikke evalueres, men kvalitet og pris «vil spille inn» for om kunden velger å benytte opsjon. Kan dere presisere hva som er forventet av oss ved tilbud på opsjonene (elektroniske skap): skal opsjonene også omfattes av nettbutikk/punch-out og leveringstidskravene, eller leveres de «utenfor avtalen»-logikk og med egne prosesser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklarhet om opsjonenes praktiske integrasjon og forpliktelser kan påvirke både implementeringsarbeid og kostnadsregnskap.

   Kilde: Bilag 1 punkt 2.4.14 samt Bilag 3 ark «Opsjoner» og evt. Bilag 1 punkt 2.7/2.8

10. I Vedlegg 4 (aktsomhetsvurderinger) er kravet knyttet til «kontraktskrav 7.5». Vi ser ikke full ordlyd for 7.5 i utdraget. Kan dere enten (a) gi full ordlyd for kontraktskrav 7.5 som gjelder i denne konkurransen, eller (b) bekrefte hvilke konkrete leveranse-/dokumentasjonsforpliktelser kontraktskrav 7.5 utløser utover det som fremgår av Vedlegg 4 (f.eks. rapportering i kontraktsperioden, krav til sporingssystem, og vedlikehold av opprinnelses-/produksjonsstedsoversikt)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vurdere kontraktsrisiko og sikre at aktsomhetsleveransen dekker både kvalifikasjonskrav og eventuelle løpende kontraktsplikter.

    Kilde: Vedlegg 4 (henvisning til kontraktskrav 7.5)