Renholdstjenester til Asker og Bærum tingrett

Asker og Bærum tingrett (Sandvika tinghus) skal kjøpe renholdstjenester i en åpen anbudskonkurranse over EØS-terskel. Kontrakten skal inngås med én leverandør for 2 år, med opsjon for forlengelse 2+2 år (maks 6 år totalt). Leveransen omfatter regelmessig daglig renhold (ca. 2 979 m² fordelt på 4 etasjer) iht. NS-INSTA 800-1:2018, periodisk renhold (årlig nedvask boning/oppskuring m.m.) og bestillingsrenhold etter ordre. Det kreves også kvartalsvise kontroller (AQL 4 %) og oppfyllelse av kvalifikasjons-, seriøsitets-, skatteattest- og dokumentasjonskrav. Tildeling skjer etter beste forhold mellom pris (40 %) og kvalitet (30 %) inkl. klima- og miljøhensyn (30 %).

• Leverandøren skal være lovlig etablert (foretak).

  Dokumentasjon: Norske leverandører: firmaattest. Utenlandske leverandører: bekreftelse/dokumentasjon på registrering i bransjeregister eller foretaksregister iht. hjemland.

  Kilde: Pkt. 6.4.1.1 Firmaattest
• Leverandøren skal være godkjent i Arbeidstilsynets renholdsregister.

  Dokumentasjon: Kopi av godkjennelse utstedt av Arbeidstilsynet (oppdragsgiver forbeholder seg rett til å sjekke renholdsregisteret).

  Kilde: Pkt. 6.4.1.2 Godkjennelse i Renholdsregisteret
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell styrke for å kunne oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Årsregnskap (inkl. noter med styre- og revisjonsberetning) fra de to siste avsluttede regnskapsår. Hvis ikke ferdigstilt: vedlegg foreløpig årsregnskap for fjorår eller dokumentere finansiell styrke på annen egnet måte. Oppdragsgiver kan innhente kredittvurdering.

  Kilde: Pkt. 6.4.2 Krav til økonomisk og finansiell kapasitet
• Leverandøren skal ha dokumentert erfaring fra relevante og sammenlignbare leveranser (renholdstjenester). Minimum 1 av leveransene skal være gjennomført iht. NS-INSTA 800.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil tre (3) mest relevante og sammenlignbare leveranser fra de tre (3) siste årene. Dokumenteres ved utfylling av vedlagt mal for referansebeskrivelser (vedlegg 3), og oppgi hvilke(n) som er utført iht. NS-INSTA 800.

  Kilde: Pkt. 6.4.3 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Leverandøren skal ha dokumentert og implementert kvalitetssikrings-/ledelsessystem.

  Dokumentasjon: Kopi av ISO 9001-sertifikat eller tilsvarende anerkjent standard, utstedt av akkreditert sertifiseringsorgan. Hvis ikke sertifisert: beskrivelse av systemet og hvordan det er implementert/forvaltet (så detaljert at oppdragsgiver kan vurdere).

  Kilde: Pkt. 6.4.4 Kvalitetssikrings-/ledelsessystem
• Leverandøren skal ha dokumentert og implementert miljøledelsessystem.

  Dokumentasjon: Kopi av ISO 14001-sertifikat eller tilsvarende anerkjent standard, utstedt av akkreditert sertifiseringsorgan. Hvis ikke sertifisert: beskrivelse av systemet og hvordan det er implementert/forvaltet (så detaljert at oppdragsgiver kan vurdere).

  Kilde: Pkt. 6.4.5 Miljøledelsessystem
• Seriøsitetskrav: lønns- og arbeidsvilkår skal etterleves (gjelder tjenester omfattet av LOA § 5e og 5f), samt begrensning av antall ledd i leverandørkjeden.

  Dokumentasjon: Konkretiseres i kontrakten (egne krav og beføyelser regulert i kontrakten). Krav: leverandør maksimalt to (2) ledd i leverandørkjeden under seg.

  Kilde: Pkt. 3.1 og 3.2 Seriøsitetskrav

• Leverandøren skal levere komplett utfylt ESPD elektronisk i Eu-Supply (bekreftelse på at det ikke foreligger grunnlag for avvisning og at alle kvalifikasjonskrav oppfylles).Kilde: Pkt. 6.2 ESPD
• Skatteattest skal leveres (norske leverandører) ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist; utenlandske leverandører skal levere tilsvarende attester/erklæring signert av økonomi-ansvarlig. Skal også leveres for støttende foretak.Kilde: Pkt. 4 Skatteattest
• Tilbudet skal inneholde: utfylt og signert tilbudsskjema (vedlegg 1), skatteattest, eventuell forpliktelseserklæring (vedlegg 2) ved støtte til kvalifikasjonskrav, egenerklæring for etiske krav (vedlegg 4), dokumentasjon for kvalifikasjonskrav (firmaattest, renholdsregister, årsregnskap, referansebeskrivelser, kvalitet/ miljøledelse), samt dokumentasjon for tildelingskriterier (prisskjema bilag 3, løsningsbeskrivelse bilag 2 + CV-er).Kilde: Pkt. 7.3 Tilbudets utforming
• Tilbud skal leveres elektronisk via Eu-Supply innen tilbudsfrist; post/e-post avvises.Kilde: Pkt. 7.5 Levering av tilbud og frist
• Avvik skal angis presist og entydig i vedlegg 1 – Tilbudsskjema med henvisning til relevant vedlegg og punkt.Kilde: Pkt. 7.8 Avvik
• Ved bruk av støttende foretak: signert forpliktelseserklæring etter mal (vedlegg 2).Kilde: Vedlegg 2 / Pkt. 7.3 (eventuell)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

02.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Kontraktsperiode 2 år fra oppstartsdato (01.01.2027), med opsjon for forlengelse 2 år av gangen inntil to ganger (maks 6 år).Kilde: Del II A.1 / Spesielle kontraktsbestemmelser pkt. 1 Kontraktsperiode
• Oppdragets innhold: regelmessig renhold (daglige tjenester) iht. NS-INSTA 800-1:2018, AQL 4 %, kvartalsvise kontroller (første etter 3 måneder) og renholdsplaner/aktivitetsplan gjennom hele avtaleperioden.Kilde: Bilag 1 pkt. 3.1 Renholdsfrekvens og kontroll
• Renholdspersonell: krav om godkjenning/clearance av oppdragsgiver; ansvarlig arbeidsleder med ledererfaring; arbeidsleder skal ha norsk (skriftlig/muntlig) og være tilgjengelig; minimum fysisk tilstedeværelse 2 timer per måned; krav om fagbrev for ansvarlig arbeidsleder og (tilbudt) renholdspersonell; krav til antrekk, HMS-kort, personlig hygiene og orden.Kilde: Bilag 1 pkt. 3.3 Renholdspersonell
• Renholdsplaner: leverandør skal utarbeide før oppstart og få godkjent av oppdragsgiver; holdes oppdatert og har rapporterings-/utleveringsplikt ved behov.Kilde: Bilag 1 pkt. 3.4 Renholdsplaner
• Kvalitetssystem og miljø: leverandøren skal bruke miljøvennlige produkter; krav om miljørapport/miljøopplæring/forbedringsprogram/miljøansvarlig/rutiner for miljøfarlig avfall innen 6 måneder etter avtaleinngåelse; krav til kjemikalier/avfall/emballasje/transport (som hovedregel nullutslipp).Kilde: Bilag 1 pkt. 4 Miljø
• Kontroll og sluttkvalitet: avtroppende firma ansvarlig for kontroll (visuell og instrumentell måling) i perioden 3-4 uker før avtaleslutt; mangler rettes umiddelbart; oppdragsgiver kan kreve utvidede kontroller ved usikkerhet.Kilde: Bilag 1 pkt. 5 Sluttkvalitet og sluttkontroll
• Betaling/fakturering: elektronisk faktura i EHF (EHF-adresse oppgitt) og fakturareferanse 1460INFR; 30 dagers betalingsfrist; oppdragsgiver kan returnere fakturaer som ikke oppfyller krav; konvensjonalbot ved overfakturering (inntil 20 % av verdien av aktuell faktura).Kilde: Del II A.2 Spesielle kontraktsbestemmelser pkt. 5 Fakturering og betaling
• Avtaleregel for avvik/mangelfull leveranse/forsinkelse: varslingsplikt ved forsinkelse; dagbot ved vesentlig forsinkelse (kr 2000 per hverdag, maks 20); ved mangler: utbedring uten kostnad for oppdragsgiver; rett til å nekte aksept av utbedring og gjennomføre for leverandørens regning.Kilde: Del II A.2 Spesielle kontraktsbestemmelser pkt. 10-11

• Dokumentteksten oppgir ikke konkrete tildelingsdetaljer for evaluering utover rammebeskrivelsene (f.eks. hvordan poengsummer konkretiseres per delpunkt i kvalitet/klima- og miljø).
• Kravspesifikasjonen viser mange funksjons-/tidskrav, men avvik/omfang endres «innenfor rammene av gjeldende regelverk» uten nærmere tallfesting av konsekvenser for pris eller ytelse.
• «NS 8431:2025» og «NS-INSTA 800-1:2018» er omtalt, men ikke vedlagt; enkelte kontraktsmessige rettigheter/plikt kan derfor følge av standarden uten å være eksplisitt gjengitt i teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I bilag 1 vedlegg 1 (Renholdsplan) ser vi at noen romlinjer har utydelige/ufullstendige verdier, f.eks. "147.1 WC" har frekvens "?" og "203 EL-skap" fremstår som "1 g/år" uten areal-/frekvensfelter på samme måte som andre linjer. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke faktiske arealer og frekvenser som gjelder for disse postene, og om det finnes en oppdatert/korrekt versjon av renholdsplanen som skal legges til grunn for prising og gjennomføring?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelige renholdsplanlinjer kan gi feil grunnlag for bemanning, timeestimat og pris (spesielt ved regelmessig renhold som er bindende), og kan gi avvik/risk i oppstarten.

   Kilde: Bilag 1 vedlegg 1 – Renholdsplan (romlinjer, bl.a. 147.1 WC og 203 EL-skap)

2. I bilag 1 vedlegg 1 (Renholdsplan) oppgis totale areal som ~2979 m2, men i arket står også "Totalt areal 2920.1". Kan oppdragsgiver bekrefte hvilket arealtall som er korrekt og som skal legges til grunn ved beregning av time-/prisforutsetninger (og ved eventuelle endringer i areal jf. kontraktens endringsbestemmelser)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kontraktsgrunnlaget kan påvirke beregning av konsekvenser ved arealendringer og leverandørens kostnadsmodell; avvik i areal kan også påvirke kvalitetsmål og ressursplan.

   Kilde: Bilag 1 vedlegg 1 – Renholdsplan (Totalt areal / totalsummer)

3. Kontrakten viser til NS 8431:2025 og NS-INSTA 800-1:2018, men disse standardene er ikke vedlagt. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke konkrete bestemmelser/kapitler i NS 8431 og NS-INSTA som er spesielt relevante for (i) avvikshåndtering, (ii) kontroll/AQL og (iii) sluttkontroll/rapportering, og eventuelt oversende relevante utdrag eller presiseringer som skal brukes ved tilbudsprising og leveranse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Når standarder ikke er vedlagt, er det særlig viktig å avklare hvilke deler oppdragsgiver faktisk vektlegger/legger til grunn for oppfyllelse, kontroll og sanksjoner.

   Kilde: Del I pkt. 2.2 (NS 8431:2025 og NS-INSTA 800-1:2018 omtalt), Del II pkt. 2 (motstrid) samt Bilag 1 vedlegg 2 – Kvalitetsprofiler (referanse til NS-INSTA)

4. Tildelingskriteriet «Kvalitet» (30 %) vurderes bl.a. på "organisering og gjennomføringsevne" og krever beskrivelse av rutiner for inspeksjoner, avvikshåndtering og rapportering, samt minste antall timer ansvarlig arbeidsleder skal forpliktes til fysisk tilstedeværelse. Kan oppdragsgiver presisere hvordan poeng gis innenfor «Kvalitet» for (a) disse rutinene, (b) metoder/utstyr og (c) vikarplan/opplæring—herunder om det finnes en kvalitativ vurderingsmal/veiledende punktsum per deltema?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppdragsgiver sier ikke prioritert rekkefølge eller konkret evalueringsoppsett; leverandøren trenger å forstå hvordan kvalitetsbesvarelsen gir utslag for scoring innenfor 0–6-skalaen.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8.1 (Tildelingskriterier og punktliste under «Kvalitet» og sidebegrensning)

5. Tildelingskriteriet «Klima- og miljøhensyn» (30 %) ber leverandøren redegjøre for metoder for transport, innkjøpsrutiner, opplæring og rapportering av fremdrift/resultater. Kan oppdragsgiver opplyse hvordan klima-/miljøtiltakene evalueres (f.eks. om det ses etter dokumenterbare måltall/tiltak, konkrete innkjøpskrav, eller om ambisjonsnivå er tilstrekkelig), og om det finnes forventet nivå/eksempler på «svært gode» besvarelser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig evalueringslogikk for kvalitative klima-/miljøbidrag gjør det vanskelig å prioritere arbeid som gir best forhold mellom kostnad og forventet poengscore.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8.1 (tildelingskriteriet «Klima- og miljøhensyn»), samt bilag 2 (løsningsbeskrivelse)

6. I bilag 2 (Leverandørens løsningsbeskrivelse) står det at arbeids-/renholdsleder som et minimum må ha fysisk tilstedeværelse 2 timer i måneden. Samtidig beskriver bilag 2 en tabell for "Minimumstimer" og et eget felt for estimert antall timeverk årlig for regelmessig renhold. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan disse time-/tidsopplysningene skal brukes i evalueringen (og om timeverk per år kun er informasjonsgrunnlag eller også påvirker poeng)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilke tidsangivelser som faktisk påvirker score, og hvordan de skal forenes med bemannings-/prismodellen i prisskjemaet.

   Kilde: Bilag 2 – Leverandørens løsningsbeskrivelse (pkt. 2.1 og avsnitt om minimumstimer / estimert antall timeverk per år)

7. Prisskjemaet (bilag 3) inneholder perioder/volum som er gitt som estimater (f.eks. "Periodisk renhold" timer og "Bestillingsrenhold" estimert antall timer = 20 for flere typer, og "Regelmessig renhold" evalueringssum vektet over 72 måneder). Kan oppdragsgiver beskrive hvordan leveransen faktisk vil styres mot estimatene—dvs. om time-/volumestimater kan avvike vesentlig i kontraktsperioden, og hvilke prosessuelle rammer som gjelder for bestillingsrenhold (minimum/maximum, varslingsfrister, respons-/utførelsestider)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise riktig må leverandøren forstå usikkerheten i volum og hvilke operasjonelle forutsetninger som faktisk gjelder ved bestilling.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 1.2.2 (verdi/estimater veiledende) samt bilag 3 – Prisskjema (evalueringsformål og estimater) og kravspesifikasjon pkt. 3.8 (bestillingsrenhold, bestilles skriftlig)

8. I de spesielle kontraktsbestemmelsene punkt 5.1.2 gis oppdragsgiver rett til konvensjonalbot på inntil 20 % av verdien av aktuell faktura ved overfakturering. Kan oppdragsgiver presisere hvilke konkrete forhold som anses som "overfakturering" (f.eks. avvik i timeforbruk vs. avtalt, feil merkekoder, eller feil faktureringsgrunnlag for regelmessig vs. tilleggsytelser), og om det finnes en terskel/varslings- eller rettelsesperiode før bot ilegges?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Bot og tilbakeholdelsesmekanismer påvirker økonomisk risiko og kan kreve intern kvalitetssikring/rapportering; leverandøren trenger å forstå praktisk håndhevelse.

   Kilde: Del II – A.2 Spesielle kontraktsbestemmelser (punkt 5.1.2 Overdragelse av faktura og konvensjonalbot ved overfakturering)

9. I spesielle kontraktsbestemmelser punkt 8 Personell står det at oppdragsgiver kan kreve utskiftning ved saklig grunn, og at det kan påløpe dagbot kr. 1000 per dag for personell som ikke er opplært i renholdet av bygget. Kan oppdragsgiver utdype hva som anses som "opplært i renholdet av bygget" (f.eks. krav til gjennomføringstid, type dokumentasjon, og hvem som attesterer), samt hvordan opplæring håndteres ved vikarbruk og ved utskiftninger i kontraktsperioden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dagbot ved utilstrekkelig opplæring kan utløses ved praktiske situasjoner (fravær/vikarer/turnover). Leverandøren trenger å forstå dokumentasjonskrav og prosess for å redusere risiko.

   Kilde: Del II – A.2 Spesielle kontraktsbestemmelser (punkt 8 Personell), samt kravspesifikasjon pkt. 3.3.6 Vikarer og pkt. 3.3.5 Taushetsplikt og klarering

10. I kravspesifikasjonen punkt 4.5 Transport stilles krav om nullutslippskjøretøy som klar hovedregel, med unntaksperiode de første 6 månedene. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan kravet skal dokumenteres i praksis (f.eks. krav til tilskriver/rapportering på kjøretøy, innkjøpskrav eller dokumentasjon ved avvik), og om leverandøren kan dokumentere etterlevelse via leverandørens transportavtaler/underleverandørers dokumentasjon når transport utføres av underleverandør?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Transportkravet er en konkret kostnads- og dokumentasjonsfaktor. Leverandøren trenger avklaring på dokumentasjonsform og akseptabel metode for å oppfylle og sannsynliggjøre etterlevelse.

    Kilde: Bilag 1 – Kravspesifikasjon (pkt. 4.5 Transport), samt konkurransegrunnlag pkt. 8.1 (tildelingskriteriet klima- og miljøhensyn)