Gavekort

Rammeavtale for levering av fysiske gavekort til Fredrikstad kommune. Avtaleperiode 2 år med opsjon forlengelse 1+1 år. Formålet er å dekke kommunens behov for gavekort til ansatte (typisk 25/40 års tjenestetid). Antatt volum ca. 7 000 000 eks. mva. Estimert verdi pr. år ca. 800 000–1 100 000 eks. mva. Forventet større uttak første avtaleår pga. politisk vedtak om tilbakevirkende kraft.

• Besvarelse/sladdet tilbud: Leverandøren skal legge ved sladdet utkast av tilbudet.Kilde: BILAG 1, pkt. 6.0.0 Sladdet tilbud
• Forbehold mot konkurransegrunnlaget/kontraktsvilkår skal oppgis i angitt del av bilaget dersom de finnes.Kilde: BILAG 1, pkt. 5.0.0 Forbehold; 5.1.0 og 5.2.0

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

30.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Fysiske gavekort skal være av plast eller tilsvarende, ca. 8,56 cm × 5,4 cm. Papirutskrift oppfyller ikke.Kilde: BILAG 1, pkt. 4.1.0
• Gyldighetstid minimum 2 år.Kilde: BILAG 1, pkt. 4.2.0
• Leveres med hvert sitt omslag og hvite konvolutter.Kilde: BILAG 1, pkt. 4.3.0
• Kan benyttes hos brukersteder som samlet omfatter minst fem ulike kategorier; ikke begrenset til én butikkjede/kjøpesenter/nettbutikk.Kilde: BILAG 1, pkt. 4.4.0
• Skal ikke kunne omsettes til kontanter (f.eks. minibank).Kilde: BILAG 1, pkt. 4.5.0
• Saldo skal kunne deles opp, brukes på flere steder og i flere omganger.Kilde: BILAG 1, pkt. 4.6.0
• Mulighet for gavekortverdier fra kr 100 til til enhver tid skattefri grense (oppgitt til kr 8 000).Kilde: BILAG 1, pkt. 4.7.0
• Ingen gebyr(er) ved bruk/oppdeling og ingen gebyrer på kortets gyldighetstid (f.eks. månedsgebyr).Kilde: BILAG 1, pkt. 4.8.0
• Kort skal ikke kunne brukes før aktivert av bestiller/mottaker; mulig å tidsbestemme aktiv periode.Kilde: BILAG 1, pkt. 4.9.0
• Ingen minstekrav til antall bestillinger eller minimum antall kort per bestilling.Kilde: BILAG 1, pkt. 4.10.0
• Leveringstid maks 7 dager fra bestilling til mottaker.Kilde: BILAG 1, pkt. 4.11.0
• Leveringssted er anvist sted på adressen til virksomhet (bestiller) som avropper, med mindre annet avtales ved bestilling. Referanse til rammeavtalens pkt. 12.2–12.7.Kilde: BILAG 1, pkt. 4.12.0
• Tapte/mistede kort i forsendelse fra leverandør til mottaker skal erstattes.Kilde: BILAG 1, pkt. 4.13.0
• Oppdatert oversikt over utsalgssteder skal være tilgjengelig; tilbyderen skal beskrive tilgang og oppgi lenke ved nettbasert løsning.Kilde: BILAG 1, pkt. 4.14.0
• Miljøkrav: konvolutter merket med Svanemerket/Blå Engel/EU Ecolabel/Ecomark Japan (eller tilsvarende); gyldig lisensnummer eller sertifikat må dokumenteres.Kilde: BILAG 1, pkt. 4.15.1
• Emballasje: minst mulig emballasje utover nødvendig omslag og konvolutt. Dokumentasjon kreves.Kilde: BILAG 1, pkt. 4.15.2
• Transport ved distribusjon: post-/transporttjenester med dokumenterte tiltak for reduksjon av klimagassutslipp (f.eks. elektrisk/biogass/fossilfrie). Kort beskrivelse og dokumentasjon kreves.Kilde: BILAG 1, pkt. 4.15.3
• Pris skal oppgis korrekt i faneblad «Produkter»; skal inkludere alle kostnader. Forbyr fakturering av administrasjonskostnader, møter, henvendelser om møtetidspunkt osv. Nye tjenester skal prises etter samme priskalkyle som i prisskjema; oppdragsgiver kan be om innsyn; bekreftelse ved kontroll skal utarbeides av revisor.Kilde: BILAG 1, pkt. 4.16.0
• Elektronisk bestilling via innkjøpssystem; ordrenummer skal brukes som referanse på all fakturering. Leverandør skal bekrefte bestilling umiddelbart med spesifikasjon av produkt, kvantum, pris, leveringsdato og leveringssted. Endringsmeldinger som endrer fastpris skal sendes som egen bestilling.Kilde: BILAG 3, pkt. 3.2
• Faktura i henhold til avtalens generelle betingelser.Kilde: BILAG 3, pkt. 3.3
• Prisregulering: kan maksimalt justeres iht. konsumprisindeks (totalindeks) etter avtaleperiode/opsjonsår; varsel og skriftlig endringsprosess kreves; prisregulering pga. valutakurs godtas ikke; leverandør skal levere revidert prisskjema ved prisregulering. (Varselsfrister oppgitt i tabell, men tabellverdier er ikke fullstendig gjengitt i utdraget utover eksempel/første/andre).Kilde: BILAG 4, pkt. 4.2

• Selve tildelingskriteriene og eventuelle vekter er ikke gjengitt i teksten (kun at «Besvarelse av tildelingskriterier» inngår i bilag 2).
• Krav til hvilke konkrete dokumentasjonsvedlegg som kreves utover de eksplisitte miljø-/prislinjene er ikke angitt i utdraget (kun “dokumentasjon” beskrives for miljøkrav og prisinnsyn/revisor-bekreftelse).
• Varselsfrister for prisregulering er delvis presentert gjennom eksempel/tabell, men eksakte datoer/fristfelt for alle reguleringsrunder er ikke fullstendig gjengitt i utdraget.
• Rammeavtalens øvrige leveringsbetingelser (pkt. 12.2–12.7) er referert, men ikke inkludert i teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I punkt 4.1.0 «Fysiske gavekort»: Bekreft om kravet til format (ca. 8,56 cm × 5,4 cm) er et absolutt krav eller om det aksepteres avvik innenfor et gitt toleranseområde.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvor stramt produksjonsformatet må styres for å unngå avvisning/avvik.

   Kilde: BILAG 1, punkt 4.1.0 Fysiske gavekort

2. I punkt 4.2.0 «Gavekortets gyldighet»: Når dere skriver «minimum 2 år», hva skal startdatoen for gyldighet være i praksis (kortets aktiveringsdato, utsendingsdato eller bestillingsdato)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Gyldighetsstart påvirker systemoppsett, aktiveringstidspunkt og korrekt dokumentasjon.

   Kilde: BILAG 1, punkt 4.2.0 Gavekortets gyldighet

3. I punkt 4.9.0 «Aktivering av kort» og beskrivelsen av at det skal være mulig å tidsbestemme når gavekortene er aktive: Hvilken kontroll/avhengighet har oppdragsgiver/bestiller på tidspunkt (f.eks. kan de velge eksakt dato/klokkeslett, og er det begrensninger knyttet til virkedager/avstengning)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise og levere riktig trenger leverandøren å forstå hvilke aktiveringsvalg som tilbys og eventuelle operasjonelle begrensninger.

   Kilde: BILAG 1, punkt 4.9.0 Aktivering av kort

4. I punkt 4.11.0 «Leveringstid» (maksimalt 7 dager fra kortene blir bestilt til de blir levert): Hva regnes som «bestilt» i deres elektroniske innkjøpssystem (dato/klokkeslett for mottatt elektronisk bestilling), og teller helg/helligdager i leveringstiden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklarer oppstart av fristen og risiko for brudd, slik at leverandøren kan sette realistisk kapasitet og prosess.

   Kilde: BILAG 1, punkt 4.11.0 Leveringstid

5. I punkt 4.12.0 «Leveringssted»: Bekreft om «anvist sted på adressen til den enkelte virksomhet» alltid er en fysisk adresse for postutsendelse, eller om noen bestillinger kan kreve alternativ leveringsform/overleveringsmåte (uten at dette er «særskilt avtalt ved bestilling»).

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå faktisk leveringsmåte for å prise logistikk, distribusjon og ansvarsdeling.

   Kilde: BILAG 1, punkt 4.12.0 Leveringssted

6. I punkt 4.13.0 «Tapte kort ved utsendelse»: Hvordan ønsker oppdragsgiver at avvik håndteres praktisk (f.eks. krav til avviksmelding innen X dager, dokumentasjonskrav overfor transportør, og forventet erstatningsprosess/leveringstid for erstatningskort)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Erstatningsplikt kan innebære konkrete tidsfrister og dokumentasjon som må inn i leverandørens prosedyre og prising.

   Kilde: BILAG 1, punkt 4.13.0 Tapte kort ved utsendelse

7. I punkt 4.6.0 «Saldo skal kunne deles opp, brukes på flere steder og i flere omganger»: Kan dere presisere hvordan dette må fungere i mottakerens bruk (f.eks. hvor mange ganger kan beløpet deles/brukes, og må det gjelde ved flere utsalgssteder samme dag/over tid)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er et kjernekrav for gavekortfunksjonalitet og påvirker løsningens vilkår og kostnader.

   Kilde: BILAG 1, punkt 4.6.0 Saldo skal kunne deles opp

8. I punkt 4.7.0 «Ulike beløp på gavekortene» (kr 100 til skattefri grense i dag kr 8000): Bekreft om dere krever at alle beløpsnivåer i hele intervallet (inkl. mellomliggende beløp) kan leveres, eller om det kan opereres med et fast sett av standardbeløp (f.eks. 100-inkrementer).

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avgjør om leverandøren må støtte full beløpsspenn med granularitet, eller kan bruke standardisering som påvirker system og kost.

   Kilde: BILAG 1, punkt 4.7.0 Ulike beløp på gavekortene

9. I punkt 4.15.1 «Miljømerkede konvolutter»: Hvilke dokumentasjonsbevis godtas for «gyldig lisensnummer» (og hvor ofte kan det dokumenteres/oppdateres), og er det tilstrekkelig å oppgi lisensnummer + lenke for å verifisere gyldighet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hva som anses som akseptabel dokumentasjon for å kunne underbygge miljøkravet.

   Kilde: BILAG 1, punkt 4.15.1 Miljømerkede konvolutt

10. I Bilag 2 (Leverandørens besvarelse) står «Besvarelse av tildelingskriterier», men kriterier/vekting er ikke gjengitt i utdraget: Kan dere bekrefte hvilke tildelingskriterier som faktisk evalueres og om det finnes en vekting, samt hvordan poeng/kategorier skal dokumenteres i bilaget?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren kan ikke utforme korrekt tilbud/strategi uten å vite evalueringsgrunnlaget og krav til utfylling.

    Kilde: BILAG 2: Leverandørens besvarelse / «Besvarelse av tildelingskriterier»