Rådgivende ingeniører, og tilknyttede tjenester mv.

Agder fylkeskommune inviterer leverandører til å søke opptak i en dynamisk innkjøpsordning (DIO) for rådgivende ingeniørtjenester og tilknyttede tjenester mv. Ordningen gjennomføres som begrenset anbudskonkurranse ved etablering, der alle kvalifiserte leverandører tas opp. Det skal gjennomføres minikonkurranser ved behov (basert på pris eller beste forhold pris/kvalitet, der kvalitet bl.a. vurderes etter CV og relevante referanser). Ordningen har varighet 4 år fra oppstart.

• Leverandøren må fylle ut ESPD-skjema (foreløpig dokumentasjon) og oppfylle samtlige kvalifikasjonskrav i pkt. 5.2–5.3.

  Dokumentasjon: Utfylt ESPD-skjema (hvis flere virksomheter i fellesskap/støtte: ett skjema per virksomhet).

  Kilde: Pkt. 5.1 og 5.2–5.3 (Krav til leverandøren)
• Registrering i foretaksregister/faglig register/handelsregister i etableringsstaten.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: bekreftelse på registrering i tilsvarende register.

  Kilde: Pkt. 5.2 Leverandørens registering, autorisasjoner mv.
• Leverandøren skal ha nødvendig økonomisk og finansiell stilling for å oppfylle kontraktens forpliktelser (kredittverdighet minimum A).

  Dokumentasjon: Oppdragsgiver innhenter kredittvurdering fra Proff forvalt; alternativ dokumentasjon kan fremlegges dersom saklig grunn foreligger.

  Kilde: Pkt. 5.3 Økonomisk og finansiell stilling

• Søknad skal være utformet på norsk.Kilde: Pkt. 6.1 Språk
• Tilbudt personell som skal utføre oppdrag i ordningen må beherske norsk skriftlig og muntlig språk.Kilde: Pkt. 6.1 Språk
• Søknaden skal bestå av: (1) søknadsbrev basert på vedlagt mal, (2) utfylt ESPD, (3) firmaattest eller tilsvarende og skatteattest.Kilde: Pkt. 6.2 Søknadens innhold og struktur
• Søknader skal leveres elektronisk via EU-supply portalen (eu-supply.com).Kilde: Pkt. 6.3 Innlevering av søknad
• Opplysninger om skatteattest: valgt leverandør skal levere skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt for anskaffelser som overstiger kr. 500 000 eks. mva. (norske leverandører), ikke eldre enn 6 måneder.Kilde: Pkt. Skatter og avgifter (dokumentasjonskrav)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

18.01.2036

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• NS8401, NS8402, NS8403 og NS8404 med eventuelle tillegg og endringer legges til grunn for konkurranser under ordningen (andre relevante NS kan benyttes ved behov).Kilde: Pkt. 3.2 Konkurranser under ordningen
• For oppdrag under kr. 100.000,- forbeholder oppdragsgiver seg retten til å benytte inngåtte rammeavtaler.Kilde: Avsnitt om rammeavtale/forbehold (omfang og rammeavtalegrenser)

• Fag-/kategoritabellen viser også at enkelte fag «Kun ramme-avtale, inngår ikke» og at noen fag kombineres/har unntak; eksakte unntaksområder utover tekstens generelle beskrivelse (og eventuelle tabeller) er ikke fullt gjengitt i utdraget.
• Tidsfrister/tidsplan er henvist til EU-supply («Se Eu-supply») og er ikke konkrete i teksten.
• Konkret vekt/prioritering for tildelingskriterier i minikonkurranser er ikke oppgitt (skal presiseres i hvert konkurransegrunnlag).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I tabellen «Beskrivelse av fag» fremgår det for fagene RIBR og UK at det «Kun ramme-avtale, inngår ikke». Kan oppdragsgiver spesifisere hvilke konkrete fag/underfag som i praksis aldri vil bli avropet i DIO (gjelder disse, og eventuelt andre som omfattes av «unntak»/kombinasjon i tabellene), og om det finnes fag som kan avropes kun i enkelte minikonkurranser (f.eks. etter rammeavtale/valg i intervallet)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klarhet om hvilke kompetanseområder som faktisk kan prises/avropes i DIO er nødvendig for at leverandøren skal søke korrekt og for å unngå at leverandøren blir tatt ut for minikonkurranser på feil grunnlag.

   Kilde: «Beskrivelse av fag» / tabell (Fag omfattet i DIO) og tekst om unntak/kombinasjoner (pkt. 1.4 / 2.2 i dokumentets innhold).

2. Teksten sier at for ARK/IARK skal det inngås rammeavtale opp til kr. 500.000,- i verdi pr prosjekt, og at det i intervallet 100.000,- til 500.000,- er «valgfritt om leverandør bruker rammeavtale eller DIO-ordningen». Hvordan håndteres dette valget i praksis ved minikonkurranser under DIO (må leverandøren velge DIO ved søknad/opptak, eller gjøres valget først i det enkelte avrop)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hvordan «valg» mellom rammeavtale og DIO påvirker tilbud/oppdrag, herunder hvilken ordning som faktisk blir tilbudt i minikonkurranser.

   Kilde: Avsnitt under «Beskrivelse av fag» om ARK/IARK og intervallet 100.000,- til 500.000,-.

3. Det fremgår at «Uavhengig kontroll kan ikke kombineres med oppdrag innen Bygningsfysikk, konstruksjonssikkerhet, geoteknikk og brannsikkerhet i samme prosjekt». Kan oppdragsgiver bekrefte om dette betyr (a) at samme leverandør ikke kan levere uavhengig kontroll og disse fagene i ett og samme prosjekt (uansett om det gjøres som underleverandør/samarbeid), eller (b) kun at oppdragsgiver ikke vil utlyse/tildele begge tjenestene som ett samlet prosjektoppdrag?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klargjøring av tildelings-/kombinasjonsregime påvirker tilbudsstrategi, samarbeid og eventuell bruk av underleverandører i samme minikonkurranse/prosjekt.

   Kilde: Avsnitt under «Beskrivelse av fag» om «Uavhengig kontroll kan ikke kombineres…».

4. I dokumentet står «Rammeavtale opp til kr. 100.000,- pr oppdrag» og at «For oppdrag under kr. 100.000,- forbeholder oppdragsgiver seg retten til å benytte inngåtte rammeavtaler». Kan oppdragsgiver presisere hvordan grenseverdien på kr. 100.000,- vurderes (per avrop, per prosjekt, per leveranse/ytelsespakke), og om det finnes eksempler på sammenslåing/deling av oppdrag som kan påvirke hvilken ordning som benyttes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prissetting og planlegging av leveranseomfang kan påvirkes av hvordan oppdragsgiver definerer terskelverdien for rammeavtale vs DIO.

   Kilde: Avsnitt under «Beskrivelse av fag» / tekst «Rammeavtale opp til kr. 100.000,- pr oppdrag» og påfølgende avsnitt om forbehold.

5. Kravet til økonomisk og finansiell stilling angis som «kredittverdig minimum A», og det fremgår at oppdragsgiver innhenter kredittvurdering fra Proff forvalt. Kan oppdragsgiver presisere hvilken kreditt-/rating-skala som legges til grunn (hvordan «A» defineres i Proff forvalt), og om leverandøren kan dokumentere tilsvarende kredittvurdering hvis Proff forvalt ikke gir utslag på riktig skala?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig ratingdefinisjon kan føre til avvisningsrisiko eller feil dokumentasjon ved søknad/opptak.

   Kilde: Punkt 5.3 Økonomisk og finansiell stilling (kredittverdig minimum A) og tilhørende tekst.

6. Dokumentet sier «Søknaden skal være utformet på norsk», og at «Tilbudt personell … skal beherske norsk skriftlig og muntlig språk». Hvordan vurderes dette i søknadsfasen for opptak i DIO—skal språkkravet dokumenteres nå (f.eks. CV/attest), eller er det først relevant i minikonkurransene ved tilbud på konkrete oppdrag?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å vite når og hvordan språkkravet må dokumenteres for å unngå mangelfull søknad og/eller feil innlevering.

   Kilde: Avsnitt «Krav til søknaden» (Språk) og «Krav til søknaden» for øvrig, samt punkt 6.1.

7. Kommunikasjon vedrørende ordningen skal skje i KGV/EU-supply, og «Eventuelle spørsmål skal stilles i KGV». Hvilken frist gjelder for spørsmål før søknad/opptak, og før minikonkurranser? Eventuelt: hvordan fastsettes spørsmålsfrist når tidsplan «Se Eu-supply»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å rekke å få avklaringer som kan påvirke søknaden/tilbudet, må leverandøren kjenne tidspunkt og kanal for spørsmål, spesielt når tidsplan ikke er detaljert i utdraget.

   Kilde: Avsnitt «Oppdragsgivers kontaktperson» og «Kommunikasjon vedrørende ordningen», samt «Tidsplan – Se Eu-supply».

8. NS8401–NS8404 med eventuelle tillegg og endringer legges til grunn for konkurransene som gjennomføres i ordningen. Kan oppdragsgiver oppgi hvilke standardkontrakter/leveransevilkår som typisk benyttes for de ulike fagene (f.eks. RIB/RIV/geo/ark/landskap), eller bekrefte at dette konkret angis i hvert minikonkurransegrunnlag?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig forståelse av kontraktsrammeverk påvirker kalkyle, ansvar og risiko, særlig for rådgivning der standardene kan ha ulikt risikofordelingsinnhold per fag/ytelse.

   Kilde: Avsnitt «Konkurranser under ordningen» (NS8401–NS8404 …) og at konkurransegrunnlaget beskriver kontraktsvilkår.

9. Varighet på ordningen er «4 år fra oppstart … 30 dager etter kunngjøring». Oppdragsgiver kan også avslutte tidligere eller forlenges. Kan oppdragsgiver presisere om leverandører som er tatt opp i ordningen før en eventuell avslutning fortsatt kan delta i minikonkurranser som lyses ut etter en mulig tidlig avslutning, eller om opphør stopper adgangen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vurdere langsiktig deltakelse og eventuelle kostnader/kapasitetsbindinger opp mot risiko for tidlig opphør.

   Kilde: Avsnitt «Varighet og avslutning av ordningen».