Rammeavtale for renholdsutstyr, papir-, plast- og storhusholdningsprodukter

Oppdragsgiver (Telemark Innkjøpssamarbeid KO – TIS) inviterer til åpen anbudskonkurranse for å etablere rammeavtale om levering av renholdsutstyr samt papir-, plast- og storhusholdningsprodukter til kommunene i innkjøpssamarbeidet. Det tilbys én leverandør (ingen delkontrakter). Rammeavtalen varer 2 år med ensidig opsjon på forlengelse 1+1 år (maks 4 år), estimert verdi totalt ca. 25–32 mill. NOK eks. mva. Tildeling skjer på beste forhold mellom pris (40%), kvalitet (30%) og miljø (30%). Tilbud skal leveres via KGV/Artifik innen fastsatte frister, uten forhandling og uten alternative tilbud.

• Leverandøren skal være registrert i relevant foretaks-/fagregister/handelsregister i staten leverandøren er etablert.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: godtgjørelse på registrering i tilsvarende register.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav 4.1 (Krav 1) – «Krav knyttet til leverandørens registrering, autorisasjoner mv.»
• Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiavgiftsbetaling (samt kunne dokumentere ved forespørsel).

  Dokumentasjon: Skatteattest (ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist). For utenlandske: tilsvarende attester fra hjemland. Oppdragsgiver kan innhente supplerende økonomiinfo (f.eks. årsregnskap/kredittrating).

  Kilde: Kvalifikasjonskrav 4.2 (Krav 2) – «Skatt, merverdiavgift og økonomi»
• Leverandøren skal ha økonomisk og finansiell soliditet som gir oppdragsgiver trygghet for å kunne oppfylle kontrakten i hele avtaleperioden; oppdragsgiver kan bruke kredittvurderingsverktøy og be om supplerende dokumentasjon.

  Dokumentasjon: Oppdragsgiver vurderer selv (inkl. Creditsafe). Tilbyder som støtter seg på andre foretak: utfylt og signert Vedlegg G – Forpliktelseserklæring. Leverandør kan bli bedt om supplerende dokumentasjon (f.eks. årsregnskap/kredittrating).

  Kilde: Kvalifikasjonskrav 4.3 (Krav 3) – «Kredittvurdering»
• Leverandøren skal ha iverksatt miljøledelsestiltak gjennom miljøledelsessystem.

  Dokumentasjon: Gyldig sertifikat for miljøledelsessystem (f.eks. ISO 14001 eller EMAS) eller annen relevant dokumentasjon som viser systematisk og målrettet arbeid.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav 4.4 – «Miljøledelsessystem»
• Leverandøren skal ha etablert kvalitetssikrings-/kvalitetsstyringssystem egnet til å sikre leveransen i henhold til kontraktens krav.

  Dokumentasjon: Redegjørelse for kvalitetssystem, eller kopi av gyldig systemsertifikat (f.eks. ISO 9001 eller tilsvarende). Ved ikke-sertifisert tilbyder: beskrivelse av eget system.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav 4.5 – «Kvalitetsledelsessystem»

• Tilbudet skal leveres elektronisk via oppdragsgivers KGV (Artifik); tilbud sendt på e-post eller annet vil avvises.Kilde: Konkurranseregler 2.7 «Innlevering av tilbud» / 6.1 «Innlevering av tilbud»
• Signert tilbudsbrev (Vedlegg H) skal lastes inn som PDF.Kilde: Konkurranseregler 2.7 / «Sjekkliste» (Vedlegg H, signert tilbudsbrev)
• Prisskjema (Vedlegg A) ferdig utfylt skal leveres.Kilde: Sjekkliste 7 «Komplett tilbud» (Vedlegg A, prisskjema)
• Kravspesifikasjon (Vedlegg C) ferdig utfylt skal leveres (Ja/Nei og ev. merknader).Kilde: Sjekkliste 7 «Komplett tilbud» (Vedlegg C, kravspesifikasjon)
• Eventuelle forbehold/avvik skal leveres i Vedlegg F, og avvik må tydelig fremgå med henvisning (sidetall/punkt).Kilde: Sjekkliste 7 «Komplett tilbud» (Vedlegg F) samt 2.12 «Avvik»
• Eventuell forpliktelseserklæring (Vedlegg G) skal leveres dersom tilbyder støtter seg på andre foretak for kvalifikasjonskrav/ved underleverandører som bidrar til oppfyllelse.Kilde: Sjekkliste 7 «Komplett tilbud» (Vedlegg G) og ESPD/forpliktelseserklæring (3.1, samt Vedlegg G-mal)
• Prisliste for øvrig sortiment (nettopriser) skal leveres som Excel (.xlsx), søkbar/sortérbar, som grunnlag for evaluering.Kilde: Sjekkliste 7 «Komplett tilbud» (Prisliste øvrig sortiment) og Tildelings-/priser 5.1 delkriterier
• Implementeringsplan skal leveres.Kilde: Sjekkliste 7 «Komplett tilbud» (Implementeringsplan)
• Dokumentasjon etterspurt som del av komplett tilbud: Skatteattest, Firmaattest, Miljøledelsessystem, Kvalitetsledelsessystem og sladdet versjon av tilbudet.Kilde: Sjekkliste 7 «Komplett tilbud» (punkt 8-12 og 12 «Sladdet versjon»)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

25.09.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtalevarighet 2 år (fra 03.10.2026 til 03.10.2028) med opsjon på forlengelse 1+1 år (maksimal avtaleverdi 32 000 000 NOK inkl. opsjoner).Kilde: Vedlegg E «Bilag til rammeavtale» pkt. 2 og «Vedlegg A– Spesielle avtalevilkår» pkt. 1
• Priser skal baseres på reelle nettopriser med avtalt påslag; første avtaleår faste priser, deretter prisregulering to ganger per år (februar/juli) med minst 14 dagers varsel og KPI-regulering; ikke tilbakevirkende kraft.Kilde: Vedlegg A– Spesielle avtalevilkår pkt. 2
• Fakturering skjer for levert kvantum; ingen gebyrer/fakturagebyr aksepteres (med mindre særskilt avtalt).Kilde: Vedlegg D «Rammeavtale» pkt. 6.1 og 6.7
• Leveringsbetingelser: DDP Incoterms 2020, ferdig losset på anvist sted; leveringstid/frekvens avklares; to ganger per uke; levering mellom kl. 08:00 og 14:00 (leveringskrav videreført i kravspesifikasjon).Kilde: Vedlegg D pkt. 8.2 og Vedlegg C (kvalitets-/leveringskrav) pkt. 8 «Levering»
• Leverandøren skal ta i retur paller, tom emballasje og returvarer kostnadsfritt; ikke fakturere pant.Kilde: Vedlegg C pkt. 8 «Levering»
• Reklamasjons-/mangelshåndtering: Kundens rett til avvisning ved manglende samsvar; reklamasjonsfrist oppgir at rett kan falle bort ved manglende melding innen rimelig tid og senest innen 2 år etter overtakelse (med forbehold om garanti).Kilde: Vedlegg D pkt. 8.5 og 11.4
• Returrett av ubrukte varer for full kredit innen 30 dager (med vilkår; ikke gjelder spesialbestillinger).Kilde: Vedlegg D pkt. 9 «Returrett av varer»
• Kontraktsmessige konsekvenser: vesentlig mislighold kan gi heving; konvensjonalbot ved forsinkelser (0,5% per virkedag, min 1000 NOK og maks 20%).Kilde: Vedlegg D pkt. 10.2 og 12.1
• Etiske og arbeidsvilkår/ILO-kjernekonvensjoner samt etterlevelse (dokumentasjon, rett til kontroll og sanksjoner ved brudd).Kilde: Vedlegg D pkt. 20 «Etisk handel/lønns- og arbeidsvilkår» og tilhørende mislighold/sanksjoner i samme pkt.

• KGV/Artifik-løsningens konkrete krav til filstruktur/belastningsstørrelse og eksakt utfyllingsformat for alle vedlegg fremgår ikke i teksten (kun at signert tilbudsbrev skal lastes som PDF og at prisliste øvrig sortiment skal være Excel .xlsx).
• Vedlegg B (leveringssteder) er i teksten delvis gjengitt; fullstendig liste for alle kommuner er ikke verifisert i utdraget, men oppgis som tabell i «Vedlegg B - Leveringssteder».

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg A – Prisskjema: Bekrefter dere at alle prissatte varelinjer må fylles ut med påslagsprosent og/eller pris (dersom det ikke er aktuelt, skal vi skrive «0»), og at dette gjelder både for avtaleprodukter og eventuell merknadslogikk for «dyreste leverandør + 15%» dersom vi ikke kan tilby enkelte produkter?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å unngå avvisning/feil utfylling i et prisskjema der både «alle poster må besvares» og konsekvens ved ufullstendig utfylling er sentralt.

   Kilde: Vedlegg A – Prisskjema / punkt om «Det er ikke tillatt å oppgi negativ påslagsprosent» og «Oppdragsgiver legger til grunn ‘NEI’ eller ‘0’ dersom leverandør unnlater å svare»

2. I Vedlegg A – Prisskjema og evaluering av pris: Dere skriver at totalpris avtaleprodukter evalueres etter en formel, men selve formelen er ikke gjengitt i utdraget. Kan dere oversende/oppgi eksakt evalueringsformel (inkludert hvordan estimert årlig antall, pris, enheter og eventuelle summeringsregler inngår)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne prise og kvalitetssikre prisskjemaet korrekt; uavklart evalueringsformel kan gi feile utregninger og risiko for dårlig score eller avvisning.

   Kilde: 5.1 Evaluering av pris (40%) / «Totalpris vil bli vurdert etter følgende formel:»

3. I Vedlegg A – Prisskjema: For varelinjer som i prisskjemaet vurderes for «miljømerket produkt», hva er nærmere definisjon av «miljømerkede produkter» i kontekst av deres kolonner «Miljømerket produkt?», «Link til produktpresentasjon» og evt. «Merknader» (lisensnummer)? Skal lenken gå til leverandørens produktside eller til selve merkeordningens side, og må merkelisensnummeret være direkte søkbart (hvilken merkeordning/URL benyttes)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Miljøkriteriet (30%) bygges på at riktig informasjon og lenking gis i prisskjemaet; uklart lenkemål kan gi lavere uttelling.

   Kilde: 5.3 Evaluering av miljø (30%) / «Leverandøren skal i Vedlegg A… fylle ut… ‘Miljømerket produkt?’… ‘Link til produktpresentasjon’… ‘Merknader’»

4. I evaluering av kvalitet (5.2): Dere oppgir at dere på forhånd velger ca. 35–40 produkter fra prisskjemaet og at vi skal oppgi lenke til nettside for hvert produkt. Hvilke typer produktlenker godtas (produsentside, leverandørside, nettbutikk), og gjelder kravet om at informasjonen minimum omfatter bruksområde/funksjon, tekniske egenskaper/spesifikasjoner, innhold/sammensetning, bruksanvisning/dosering og sertifiseringer der relevant – også for produkter der enkelte punkter normalt ikke finnes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kvalitetsevalueringen kan gi lav score dersom produktinformasjon er vanskelig å finne; avklaring om akseptable lenker og «der det er relevant» reduserer risiko for feil leveranse.

   Kilde: 5.2 Evaluering av kvalitet (30%) / «Leverandøren skal i prisskjemaet oppgi lenke…» og listen over minimum produktinformasjon

5. I Vedlegg C – Kravspesifikasjon (kvalitet) og miljø (miljøkrav utover merkekrav): Kan dere presisere hvordan leverandøren skal besvare A1-kravene og miljøkravene i Vedlegg C (f.eks. hvilke svarformater som skal benyttes, om det skal fylles ut ved/med henvisning til dokumentasjon, og hvordan vi skal dokumentere at krav er oppfylt)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kvalitet og miljøpoeng bygger på «besvarelse av evalueringskrav» i Vedlegg C; manglende svarformater kan skape avvik eller lav uttelling.

   Kilde: 5.2 Evaluering av kvalitet (30%) / «Evalueringen baseres på leverandørens besvarelse av relevante A1-krav i Vedlegg C» samt 5.3 «Leverandøren skal besvare krav i vedlegg C»

6. I Vedlegg E/C (rammevilkår/kontraktsvilkår): Dere oppgir at «fakturagebyr eller andre former for gebyrer aksepteres ikke». Kan dere bekrefte at tilleggskostnader knyttet til frakt/levering/emballasje skal inngå i enhets-/totalpris slik den fremgår av prisskjema (altså ikke faktureres som egne linjer), og at eventuelle administrative gebyrer ikke skal brukes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisformat og fakturering må samsvare med evalueringsgrunnlaget; gebyr-praksis kan skape økonomisk avvik og i verste fall mislighold/avvisning hvis tilbudet ikke kan sammenlignes.

   Kilde: Vedlegg A – Spesielle avtalevilkår / punkt om «Fakturagebyr eller andre former for gebyrer aksepteres ikke»

7. I Vedlegg E – bilag til rammeavtale / Leveringsvilkår og oppstartsaktiviteter: Når dere ber leverandøren «ta kontakt med de aktuelle virksomhetene» etter avtaleinngåelse, hva forventer dere som minimum av oppstartsplan/aktiviteter (f.eks. antall kontaktpunkter, tidsramme for gjennomføring, og forventet innhold i «Implementeringsplan» som skal innleveres)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Implementeringsplan er del av komplett tilbud; presisering av forventet omfang gjør det mulig å prise riktig og levere dokumentasjon som aksepteres.

   Kilde: Vedlegg A – Spesielle avtalevilkår punkt 7 «Oppstartsaktiviteter» og 8 «Implementeringsplan» (sjekkliste/filkrav i konkurransegrunnlaget)

8. I rammeavtalen: Hvordan forstås «Leverandøren skal være oppdragsgivers fullsortimentsleverandør» og at «produkter/opplistet i Vedlegg A… kjerneprodukter» – skal vi i tilbudet garantere levering på hele sortimentet innenfor rammeavtalens virkeområde uten unntak, eller er det avgrensninger knyttet til produktkategorier/standard leveringsprogram?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Fullsortimentsforpliktelsen kan gi leverings-/lager- og prisansvar; leverandøren trenger å forstå terskelen for hva som kan tilbys som «øvrig sortiment» vs. hva som er utenfor.

   Kilde: 1.2 Anskaffelsens formål og omfang / «leverandør skal være oppdragsgivers fullsortimentsleverandør… fullsortiment…»

9. I Vedlegg B – Leveringssteder: Kan dere bekrefte komplett liste over leveringssteder/kommuner og eventuelle tilleggsenheter omfattet av opsjoner pr. avtaleoppstart (undergruppen «På opsjon»), og om opsjonene gjelder fra oppstart eller kun dersom de aktiveres senere?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringsstedsliste påvirker logistikkplanlegging og leveransekapasitet; uavklart opsjonsaktivering kan gi feil antagelser om omfang og bemanning.

   Kilde: Vedlegg B – Leveringssteder rammeavtale og punkt 1.1 «Deltakere på denne avtalen / På opsjon»