Renholdstjenester til Asker og Bærum tingrett

Åpen anbudskonkurranse (FOA del I og III) om kjøp av renholdstjenester til Asker og Bærum tingrett, Sandvika tinghus. Kontrakten skal ha én leverandør og varighet 2 år med opsjon på forlengelse 2+2 år (maks 6 år). Leveransen omfatter regelmessig renhold (daglige tjenester), periodisk renhold og bestillingsrenhold, inkludert innkjøp/påfyll av forbruksmateriell og hygieneartikler. Kontroller skal gjennomføres kvartalsvis etter NS-INSTA 800-1:2018 (AQL 4 %), og tildeling skjer etter forholdet mellom pris og kvalitet.

• Leverandøren skal være lovlig etablert (firmaattest/registrering).

  Dokumentasjon: Norske leverandører: firmaattest. Utenlandske: bekreftelse/dokumentasjon på registrering i bransjeregister/foretaksregister i etableringslandet. (Pkt. 6.4.1.1)

  Kilde: Del I pkt. 6.4.1.1 Firmaattest
• Leverandøren skal være godkjent i Arbeidstilsynets renholdsregister.

  Dokumentasjon: Kopi av godkjennelse utstedt av Arbeidstilsynet. Oppdragsgiver kan sjekke registeret. (Pkt. 6.4.1.2)

  Kilde: Del I pkt. 6.4.1.2 Godkjennelse i Renholdsregisteret
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell styrke.

  Dokumentasjon: Årsregnskap inkludert noter og styre-/revisjonsberetning for to (2) siste avsluttede regnskapsår. Hvis ikke ferdigstilt: foreløpig årsregnskap for fjoråret eller annen egnet dokumentasjon. Oppdragsgiver kan innhente kredittvurdering. (Pkt. 6.4.2)

  Kilde: Del I pkt. 6.4.2 Økonomisk og finansiell kapasitet
• Leverandøren skal ha dokumentert erfaring fra relevante og sammenlignbare leveranser (renholdstjenester) fra de siste tre (3) årene. Minimum én leveranse skal være gjennomført iht. NS-INSTA 800.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil tre (3) mest relevante leveranser fra de siste tre (3) årene, fylt ut i mal for referansebeskrivelser (vedlegg 3). Oppgi hvilke(t) leveranser som er gjennomført iht. NS-INSTA 800. (Pkt. 6.4.3)

  Kilde: Del I pkt. 6.4.3 Tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Leverandøren skal ha dokumentert og implementert kvalitetssikrings-/ledelsessystem.

  Dokumentasjon: Kopi av ISO 9001 eller tilsvarende anerkjent standard (akkreditert sertifiseringsorgan). Hvis ikke sertifisert: beskrivelse av system og implementering/forvaltning som muliggjør selvstendig vurdering. (Pkt. 6.4.4)

  Kilde: Del I pkt. 6.4.4 Kvalitetssikrings-/ledelsessystem
• Leverandøren skal ha dokumentert og implementert miljøledelsessystem.

  Dokumentasjon: Kopi av ISO 14001 eller tilsvarende (akkreditert sertifiseringsorgan). Hvis ikke sertifisert: beskrivelse av system og implementering/forvaltning som muliggjør selvstendig vurdering. (Pkt. 6.4.5)

  Kilde: Del I pkt. 6.4.5 Miljøledelsessystem
• Seriøsitetskrav (LOA/seriøsitetsbestemmelser).

  Dokumentasjon: Egne krav og beføyelser regulert i kontrakten. (Lønns- og arbeidsvilkår; LOA §5e/5f) samt begrensning av ledd i leverandørkjeden (LOA §5k).

  Kilde: Del I pkt. 3.1-3.2

• Tilbud skal leveres elektronisk via Eu-Supply innen tilbudsfristen.Kilde: Del I pkt. 7.5 Levering av tilbud og frist
• Tilbudsskjema (vedlegg 1) skal fylles ut og signeres.Kilde: Del I pkt. 7.3 Tilbudets utforming
• Skatteattest (ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist) vedlegges for norske leverandører; tilsvarende for utenlandske (evt. erklæring signert av økonomidirektør/økonomiansvarlig).Kilde: Del I pkt. 4 Skatteattest og pkt. 7.3
• ESPD-skjema: komplett utfylt og elektronisk i Eu-Supply; bekreftelse på at det ikke foreligger grunnlag for avvisning og at kvalifikasjonskrav oppfylles. Ved flere i fellesskap: eget ESPD for hver involvert aktør.Kilde: Del I pkt. 6.2 ESPD
• Forpliktelseserklæring (vedlegg 2) skal leveres kun dersom leverandøren støtter seg på støttende foretak for å oppfylle kvalifikasjonskrav.Kilde: Del I pkt. 6.3 og Vedlegg 2
• Dokumentasjon på kvalifikasjonskrav (i henhold til pkt. 6.4), herunder: firmaattest, renholdsregister, årsregnskap, referansebeskrivelser (vedlegg 3), dokumentasjon på kvalitetssikringssystem og miljøledelsessystem.Kilde: Del I pkt. 6.1 og pkt. 7.3
• Dokumentasjon for tildelingskriterier: utfylt prisskjema (bilag 3), utfylt leverandørens løsningsbeskrivelse (bilag 2) og CV-er (bilag 2 vedlegg 1).Kilde: Del I pkt. 7.3 og pkt. 8.1
• Utfylt egenerklæring for etiske krav (vedlegg 4).Kilde: Del I pkt. 7.3
• Utfylt egenerklæring om taushetsplikt (vedlegg 5) må undertegnes for å få tilgang til plantegninger (Bilag 1 vedlegg 3).Kilde: Vedlegg 5 og Del I pkt. 2.2/7.3 (tilgang/vedlegg)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

02.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Kontraktsperiode: 2 år fra oppstartsdato i avtaledokumentet; oppdragsgiver kan forlenge med 1+1? (i teksten: 2 år av gangen, inntil to ganger) til maks 6 år.Kilde: Del II A.2 Spesielle kontraktsbestemmelser pkt. 1 Kontraktsperiode
• Kontrakten gjelder NS 8431:2025 med endringer i spesielle kontraktsbestemmelser; motstrid løses etter oppgitt dokumentrekkefølge.Kilde: Del II A.2 pkt. 2 Kontrakten og motstrid
• Rett til å pålegge endringer innenfor regelverk; endringer av vederlag reguleres etter avtalt hovedregel (areal/kvalitet) og NS 8431 punkter. Ingen endringsgebyr ved netto reduksjon.Kilde: Del II A.2 pkt. 14 Endring og vederlagsjustering
• Betalingsvilkår: faktura 30 dager fra fakturadato; EHF-format; konvensjonalbot ved overfakturering inntil 20 % av aktuell faktura.Kilde: Del II A.2 pkt. 5.1 Fakturering (og 5.1.1)
• Timelister ved avregning etter medgått tid; signatur betyr ikke godkjenning av kostnad/utført arbeid.Kilde: Del II A.2 pkt. 5.2 Timelister
• Stansingsrett: leverandør kan stanse med 48 timers varsel ved vesentlig betalingsmislighold.Kilde: Del II A.2 pkt. 6
• Prisregulering: tidligst 12 måneder etter signering, deretter min. 12 måneder mellomrom; indeks KPI JAE tabell 11119; søkes/dokumenteres og må godkjennes skriftlig.Kilde: Del II A.2 pkt. 7 Prisregulering
• Personell: oppdragsgiver kan kreve utskiftning ved saklig grunn; dagbot kr. 1000 per dag ved bruk av ikke opplært personell.Kilde: Del II A.2 pkt. 8 Personell
• Identifikasjonskontroll kan gjennomføres (uanmeldt) mot mannskapslister.Kilde: Del II A.2 pkt. 8 Personell
• Dagbot ved vesentlig forsinkelse: 2000 kr per hverdag, maks 20 hverdager.Kilde: Del II A.2 pkt. 10.3 Dagbot ved forsinkelse
• Mangelfull leveranse: utbedring uten kostnader for oppdragsgiver; oppdragsgiver kan selv utbedre for leverandørens regning ved fristoversittelse.Kilde: Del II A.2 pkt. 11
• Vesentlig mislighold: bl.a. brudd på lønns- og arbeidsvilkår, forsinkelse/mangler som hindrer formålet, konkurs/insolvens, svik mv. (ikke uttømmende).Kilde: Del II A.2 pkt. 16 Vesentlig mislighold
• Seriøsitet/etikk: leverandør må etterleve etiske og sosiale krav i egen virksomhet og leverandørkjede (ILO-konvensjoner mv.) og følge opp ved brudd.Kilde: Del II A.2 pkt. 18.1 Etiske og sosiale krav
• Lønns- og arbeidsvilkår: krav om tariff/arbeidsvilkår, tjenestepensjon og HMS-kort der kreves; dokumentasjonsplikt på forespørsel og stedlige kontroller kan foretas.Kilde: Del II A.2 pkt. 18.2.1-18.2.3
• Miljøkrav i kontrakten: leverandøren skal bruke miljøvennlige produkter; innen 6 måneder etablere miljørapport/miljøarbeid/forbedringsprogram/miljøansvarlig/avfallsrutiner; kjemikalier (begrensninger, SDS, stoffkartotek), 100 % kildesortering, plastpose-måling, emballasje uten halogenholdig plast og returordning; transport hovedsakelig nullutslipp (el/hydrogen/biogass).Kilde: Del II B.1 Bilag 1 pkt. 4 Miljø og del II (Bilag 1) 4.1-4.5

• Dokumentutdraget inneholder ikke konkrete tildelingspoengsummer eller evalueringsmetode utover beskrevet skala 0-6 og hybridmodell for pris; detaljert beregningsoppsett for totalpris mangler i teksten.
• Flere detaljer om oppdragsgivers kvalitetsprofil (tabell for NS-INSTA 800) er delvis gjengitt, men konkrete verdier per romtype fremgår ikke fullstendig i utsnittet.
• Kontraktsvilkår for oppsigelse/heving utover hovedpunkter er ikke fullstendig gjengitt (f.eks. konkrete krav til prosess ved heving/tvister utover henvisning).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 2 – Leverandørens løsningsbeskrivelse (pkt. 2.1) skal vi fylle ut minimumstimer for ansvarlig arbeidslederens fysiske tilstedeværelse per måned, samt estimert antall timeverk årlig for regelmessig renhold. Kan dere bekrefte om «minimumstimer» skal være lik 2 timer per måned (jf. krav i Bilag 2) eller om vi kan tilby flere timer, og i så fall om flere timer gir høyere poeng i evalueringen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hvordan forpliktende minimer er ment å brukes i evalueringen, slik at tilbudet prises og utformes riktig.

   Kilde: Bilag 2 – Leverandørens løsningsbeskrivelse, pkt. 2.1 (Minimumstimer) / Konkurransegrunnlaget pkt. 8.1

2. Konkurransegrunnlaget pkt. 8.1 sier at vurderingen av «Kvalitet» og «Klima- og miljøhensyn» ikke er i prioritert rekkefølge, og at det gis score 0–6. Kan dere utdype hvilken dokumentasjon og hvilke konkrete punkter (utover minimumstimer og CV) som vektlegges mest innen «Organisering og gjennomføringsevne» og innen «Klima- og miljøhensyn» (f.eks. rutiner, metoder/utstyr, vikarhåndtering, opplæring, rapportering)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er behov for å forstå evalueringsprioriteringer innen kvalitative kriterier for å gi et målrettet og konkurransedyktig svar.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt. 8.1 / Bilag 2 – Leverandørens løsningsbeskrivelse

3. I prisskjema (Bilag 3) står «Regelmessig renhold» som pris per måned med evalueringsberegning «Måneder 72», og «Periodisk renhold» med «Timer 120» og «Bestillingsrenhold» med «År 6» og estimert antall timer 20 per post. Kan dere bekrefte hvordan time-/volumestimatene i evalueringsformålet skal forstås (binding vs. kun evalueringsgrunnlag), og om vi skal prise timepris basert på de underliggende operasjonene i kravspesifikasjonen (pkt. 3.7 og 3.8) uten ytterligere påslag?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilke mengder som er reelle priselementer og hvordan de skal kalkuleres for riktig risiko- og kostnadsnivå.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt. 8.1 / Bilag 3 - Prisskjema (Veiledning og evalueringssummer) / Del II – B.3 Bilag 3

4. I Bilag 3 – Prisskjema (Veiledning) står: «Liftleie ved bruk under innvendig vindusvask skal ikke inkluderes i timeprisen.» Samtidig beskriver Bilag 1 – Renholdsplan og kravspesifikasjonen at vindusvask/lift kan inngå ved behov og eventuelt dekkes av oppdragsgiver etter nærmere avtale. Kan dere presisere hvilke spesifikke vindus-/arbeidsoperasjoner som kan utløse lift-kostnader, og hvordan disse skal håndteres faktureringsmessig (f.eks. direkte kostnad, refusjon, eller egen avtale) og hvilke dokumentasjonskrav som gjelder?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise riktig må leverandøren vite hvilke kostnader som er inkludert og hvilke som skal refunderes/avtales separat, samt krav til dokumentasjon.

   Kilde: Bilag 3 - Prisskjema (Veiledning) og kravspesifikasjonen pkt. 3.7.1 og pkt. 3.8.4

5. I kravspesifikasjonen pkt. 3.3.2 stilles krav om godkjent fagbrev i renholdsoperatørfaget for tilbudte renholdere, og at det skal være minimum en fast renholder gjennom hele kontraktsperioden. Kan dere bekrefte hvordan dette skal tolkes for CV/tilbudsdokumentasjon: Skal fagbrev dokumenteres for alle tilbydere/renholdere, eller kun for ansvarlig arbeidsleder og den/de som faktisk fremgår som nøkkelressurser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hva som faktisk er dokumentasjons- og tilbudspliktig for å unngå avvisningsrisiko og for å prise riktig bemanningsoppsett.

   Kilde: Kravspesifikasjonen pkt. 3.3.2 / CV-mal (Bilag 2 vedlegg 1) / Tilbudets innhold pkt. 7.3

6. I kravspesifikasjonen pkt. 3.3.5/3.3.6 og kontraktsvilkår fremgår at personell må klareres av oppdragsgiver og godkjennes for arbeid i bygget, og at det skal finnes en definert vikarpool. Kan dere beskrive forventet «time-to-approval»/tidslinje for klarering og godkjenning av vikarer (typisk prosess, varighet, og om vi kan starte med allerede klarert personell mens øvrige klareres)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tids- og prosesskrav ved klarering påvirker leverandørens operasjonelle risikobilde og bemanningsplan og bør avklares før tilbud.

   Kilde: Kravspesifikasjonen pkt. 3.3.5 og pkt. 3.3.6

7. Renholdsplanen (Bilag 1 vedlegg 1) inneholder flere linjer med «? » for areal/frekvens (f.eks. «147.1 WC Flis ? 5 g/uke» og noen «02-? WC ...»/«02-? Garderobe ...»). Kan dere bekrefte at disse «?»-verdiene ikke skal inngå i vår kalkyle/prising, eller gi en komplett avklaring av hvilke rom og nøyaktige arealer/frekvenser som faktisk gjelder for disse postene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare/ufullstendige verdier i prissettingsgrunnlaget kan gi feil prising og økt risiko for avvik/uenighet ved kontraktsstart.

   Kilde: Bilag 1 vedlegg 1 – Renholdsplan (linjer for bl.a. 147.1 og rom merket «02-?») / kravspesifikasjonen pkt. 1.2 og 3.1

8. I spesielle kontraktsbestemmelser pkt. 5.1.2 gis rett til konvensjonalbot «inntil 20 % av verdien av den aktuelle fakturaen» ved overfakturering, og pkt. 10.3/18.2.3 beskriver ytterligere dagbøter for forsinkelse/brudd på lønns- og arbeidsvilkår. Kan dere avklare hvordan disse sanksjonene samordnes (f.eks. om de kan påløpe samtidig for samme forhold, og hvordan de påvirker samlet ansvarsbegrensning i pkt. 12)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå faktisk sanksjons-/ansvarsrisiko for å kunne prise riktig og vurdere om vilkår er akseptable.

   Kilde: Del II – A.2 Spesielle kontraktsbestemmelser pkt. 5.1.2, pkt. 10.3, pkt. 18.2.3 og pkt. 12

9. Konkurransegrunnlaget pkt. 8.1 beskriver hybridmodell (Oslo kommune) med knekkpunkt 2,5. Kan dere bekrefte hvilket eksakt prisuttrykk som brukes i beregningen av «laveste pris» og knekkpunktet (f.eks. total evaluert pris over kontraktperioden inkludert opsjoner, eller annen formel), siden dokumentutdraget ikke viser detaljert beregningsoppsett?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hybridmodell kan gi store utslag på poeng og dermed valg av strategi for pris. Leverandøren bør få bekreftet beregningsgrunnlaget før tilbud.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt. 8.3 og pkt. 8.1 (Hybridmodell for pris)