Årlig kontroll av sikkerhetsventilasjonskap/avtrekkskap og sikkerhetsbenker til St. Olavs hospital

Åpen tilbudskonkurranse for årlig kontroll og service av laboratorie-, sikkerhetsventilasjon/avtrekkskap og sikkerhetsbenker (inkl. avtrekkskabinett, LAF/sikkerhetsbenker, isolater og laboratorieventilasjon) ved St. Olavs hospital. Avtalen er en serviceavtale med varighet 2 år (oppstart 01.04.2027) og kan forlenges med inntil 2 år av gangen, maksimalt 10 år. Tjenesten skal tilpasses sykehusets drift og dekker lokasjoner i Trondheim, Orkdal og Røros. Estimert årlig omfang ca. 370.000–500.000 NOK ekskl. mva. Valg skjer på lavest pris (evalueringssum fra prisskjema).

• Tilbyder skal være registrert i foretaksregister eller handelsregister i etableringslandet.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: attest for lovbestemt registrering i etableringslandet.

  Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 4.1 Registreringer, autorisasjoner mv.
• Økonomisk og finansiell kapasitet: årlig minimumsomsetning.

  Dokumentasjon: Oppgis dokumentert (detaljert metode for verifikasjon ikke angitt i teksten).

  Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 4.2 Økonomisk og finansiell kapasitet (MNOK 4 minimum)
• Økonomisk og finansiell kapasitet: rating minimum A eller tilsvarende.

  Dokumentasjon: Oppdragsgiver verifiserer rating selv (credit.dnb.com / Dun & Bradstreet). Alternativ dokumentasjon kan leveres (f.eks. morselskapsgaranti/bankgaranti).

  Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 4.2 Økonomisk og finansiell kapasitet (rating A/tilsvarende)
• Tekniske og faglige kvalifikasjoner: erfaring fra tilsvarende/sammenlignbare leveranser.

  Dokumentasjon: Liste over de tre viktigste og mest relevante leveranser siste fem år, inkl. verdi/tidspunkt, type tjeneste og mottaker. Skjema: Svarskjema 4 Erfaring utfylles og leveres med tilbudet. Tilbyder må dokumentere relevans i beskrivelsen.

  Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 4.3 Tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Støtte fra andre virksomheter (adgang til å støtte seg på kapasitet).

  Dokumentasjon: For både tilbyder og støttende virksomhet: elektronisk dokumentasjon. Forpliktelseserklæring fra støttende virksomhet. Dokumentasjon for støttende virksomhets oppfyllelse av kvalifikasjonskravet. Ved støtte for økonomisk/finansiell kapasitet: solidarisk ansvar. Ved støtte for tekniske/faglige kvalifikasjoner: støttende virksomhet skal utføre tjenestene/arbeidet som krever kvalifikasjonen.

  Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 4.4 Støtte fra andre virksomheter

• Alle tilbud skal leveres via KGV for gjeldende delkontrakt. Tilbud kan ikke endres etter frist, men nye tilbud kan leveres frem til tilbudsfrist; sist levert er endelig.Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 3.1 Innlevering av tilbud
• Tilbudets utforming/merking av vedlegg: ansvar for at vedlegg er merket slik at oppdragsgiver ser tilbyder og innhold.Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 3.2 Tilbudets utforming
• Filnavnstruktur: Tilbudsbrev (Word), Prisskjema (Excel), Kravspesifikasjon (Excel), Svarskjema erfaring, Egenerklæring om russisk involvering (PDF), evt. forpliktelseserklæring (PDF).Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 3.2 Tilbudets utforming
• Tilbud skal være skrevet på norsk.Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 3.5 Språk
• Eventuelle forbehold skal oppgis i Tilbudsbrev (presise og entydige).Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 3.6 Forbehold
• Tilbyder skal levere utfylt Egenerklæring om russisk involvering med tilbudet.Kilde: Konkurransebestemmelser, Internasjonale sanksjoner – Russisk involvering (avsnitt om egenerklæring)
• (Ved støtte) Forpliktelseserklæring fra støttende virksomhet skal leveres elektronisk.Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 4.4 Støtte fra andre virksomheter; dokument: Forpliktelseserklæring
• Svarskjema erfaring (Svakskjema 4 Erfaring) skal fylles ut og leveres med tilbudet.Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 4.3 Tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Bruksanvisning og begrunnelse for sladding/taushetsplikt skal fylles ut i tråd med oppdragsgivers innsynsregler.Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 3.9 Offentlighet

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

30.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Avtaletype/formål: tjenesteavtale for rett til kjøp av kontroll og service iht. bilag (prisskjema/kravspesifikasjon/oppdragsbeskrivelse).Kilde: Avtale, punkt 1.2 Avtalens formål og omfang; punkt 1 (Innhold/avtaleoversikt)
• Kvalitetssikring: leverandørens ansvar for godkjenning etter lover/forskrifter og krav til egnethet/kvalitet; krav til kontrollrutiner og kvalitetssikringssystem.Kilde: Avtale, punkt 3.2 Leverandørens plikter (3.2.1 Kvalitetssikring)
• Personell: leverandør skal ha kvalifisert fagpersonell; Kunden kan kontrollere; utskifting ved klanderverdig/uegnet personell; ved nøkkelpersonell kreves kundens godkjenning.Kilde: Avtale, punkt 3.2.2 Leverandørens personell
• Underleverandør: bruk og utskifting krever skriftlig godkjenning fra Kunden; kontraktsansvar endres ikke.Kilde: Avtale, punkt 3.2.3 Bruk av underleverandør
• Statistikk/rapportering: leverandør plikter å oversende salgsstatistikk på forespørsel årlig etter gjennomført kontroll/service; via portal (leverandor.sykehusinnkjop.no) og iht. mal; referanser mot prisskjema.Kilde: Avtale, punkt 3.2.4 Statistikk
• Forsikring: leverandør skal ha tilstrekkelige forsikringer hele avtaleperioden og fremlegge attester ved forespørsel.Kilde: Avtale, punkt 3.2.5 Forsikring
• Bærekraft og arbeidsliv: etterlevelse av menneskerettigheter/arbeidstakerrettigheter; arbeid for reduksjon av helse- og miljøskadelige stoffer; lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter (allmenngjort tariff/landsomfattende tariff) og videreføre forpliktelser til underleverandører.Kilde: Avtale, punkt 3.2.6 Bærekraft (inkl. lønns- og arbeidsvilkår)
• Internasjonale sanksjoner: leverandør skal sikre at leverandør og underleverandører ikke omfattes av vedtatte sanksjoner; informasjonsplikt ved risiko.Kilde: Avtale, punkt 3.2.8 Internasjonale sanksjoner
• Personopplysninger: leverandør som behandlingsansvarlig/ dataansvarlig; dokumentere informasjonssikkerhet; Kunden kan kreve stans/sletting ved utilstrekkelige tiltak (mislighold).Kilde: Avtale, punkt 3.2.7 Behandling av personopplysninger
• Sanksjons-/lønnskrav med kontroll: dokumentasjonsplikt for lønns- og arbeidsvilkår på forespørsel; stedlige kontroller; dagbot minst 1500 kr/dag ved brudd på dokumentasjonsplikten.Kilde: Avtale, punkt 3.2.6 Bærekraft (dokumentasjonsplikt/lønn- og arbeidsvilkår)
• Pris og prisjustering: priser faste i avtaleperioden, med unntak (myndighetsendringer/valuta ikke; KPI-indeksregulering etter metode).Kilde: Avtale, punkt 4.1 Vederlag og 4.2 Prisjustering
• Avrop/bestilling: avrop etter mekanismer i konkurransegrunnlag/vedlegg; bestillingsinfo skal inneholde bl.a. bestillingsnummer, navn på enhet/kontakt, kundenummer og leveringssted.Kilde: Avtale, kapittel 2 (2.1 Avrop, 2.2 Bestilling)
• Oppdragsbeskrivelse – utførelses-/testkrav: kontroller skal utføres iht. spesifiserte standarder og målemetodikk (EN 14175-serien, NS-EN-ISO 14644-7:2004 m.m.), inklusive bestemte målemetoder, akseptkriterier og krav til sporbar testrapport og godkjenning.Kilde: Vedlegg 2A Oppdragsbeskrivelse (bl.a. punkt 2.1–2.4 og krav til testrapport/godkjenning)
• Reparasjoner: ved reparasjon skal leverandør legge frem pristilbud; klinikk skal godkjenne før påbegynnelse; kunde kan konkurranseutsette reparasjoner; deler byttet ut skal ikke kasseres automatisk, kunde kan inspisere.Kilde: Vedlegg 2A Oppdragsbeskrivelse punkt 2.5 Reparasjon av avtrekkskap og trykkreguleringsenheter

• Dokumentutdraget mangler konkrete opplysninger i avsnitt om tildelingskriterier utover «lavest pris» og nevner at miljøvekting er unntatt, men uten eksplisitt oppstilling av kriteriedetaljer.
• Kravspesifikasjon/prisskjema (vedlegg nevnt i konkurransegrunnlaget og avtalen) er ikke inkludert i tekstgrunnlaget, så presise prismekanismer for avrop/priselementer (utover fastpris per kontroll og timespris for visse deler) er bare delvis tilgjengelig via oppdragsbeskrivelsen.
• Kontrakts-/utførelseskrav knyttet til avrop-mekanisme og konkrete prosedyrer fremgår bare delvis (refererer til «mekanismer angitt i konkurransegrunnlaget eller vedlegg»).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransegrunnlaget står at Tildeling skjer på grunnlag av lavest pris og at evalueringen skjer med «evalueringssum i vedlegg 3 Prisskjema». Kan dere bekrefte hvordan evalueringssummen beregnes (hvilke priselementer som inngår, eventuelle vekt/forutsetninger per delkategori/volum, og om beregningen tar utgangspunkt i 370.000–500.000 NOK/år eller andre antakelser)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå nøyaktig hva som gir lavest pris for å prise riktig og unngå å gi tilbud som taper på feilprising av avropsvolum/priselementer.

   Kilde: Konkurransebestemmelser_åpen_tilbudskonkurranse_del_I_og_del_II.docx, punkt 5.1–5.2 (Evaluering/Tildeling), samt omtale av «vedlegg 3 Prisskjema».

2. Oppgitt omfang (370.000–500.000 NOK pr år ekskl. mva.) er et estimat. Kan dere beskrive hvilke enhetspriser/aktiviteter som tilsvarer dette estimatet i prisskjemaet (f.eks. antall kontroller per skap/benk, antall timer for isolater/laboratorieventilasjon og reparasjoner), og om dere har lagt inn et fast antall avrop i evalueringsgrunnlaget?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten å vite hvilke volum/aktiviteter som ligger til grunn for evalueringen kan leverandøren prise med feil risikobilde og få uforutsigbar margin ved avrop.

   Kilde: Konkurransebestemmelser_åpen_tilbudskonkurranse_del_I_og_del_II.docx, «Anskaffelsens formål og omfang».

3. I oppdragsbeskrivelsen (2.1) står det krav til målemetodikk etter EN 14175-3/-4 (inkl. 30 sek maks 1 sek intervall) og detaljert oppmåling (tre punkter, gjennomsnitt, 2 desimaler). Kan dere bekrefte om dere krever at disse målingene i hvert avrop gjennomføres på «hver» kontrollert luke/konfigurasjon per skap, eller om det finnes en definert «målemodell» per skaptype (slik at vi kan prise bemannings- og tidsforbruk korrekt)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tidsbruk kan variere betydelig hvis måleoppsett skalerer med antall luke-/arbeidsposisjoner eller romkonfigurasjoner; leverandøren må vite avgrensningen.

   Kilde: Vedlegg_2A_Oppdragsbeskrivelse.docx, punkt 2.1 Kontroll av avtrekkskap (Måleutstyr og metodikk, Reguleringsfunksjon, Alarmfunksjon, Lukefunksjon).

4. Oppdragsbeskrivelsen angir at LAF/sikkerhetsbenker skal utføres av kvalifisert personale med «profesjonell sertifisering» (KT H, R3 foreningen cg CTBC for Cleanroom testing professional level). Kan dere bekrefte hvilke av disse sertifiseringene som kreves for å utføre hver av kategoriene A–E (kategori 1–5), og om en sertifisering dekker flere kategori-/utstyrsgrupper?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må sikre riktig personellkompetanse per utstyrskategori og prissette bemanning/kapasitetsplanlegging korrekt.

   Kilde: Vedlegg_2A_Oppdragsbeskrivelse.docx, punkt 2.2 Kontroll av LAF/sikkerhetsbenker (krav til kvalifikasjoner samt kategorisering A–E).

5. I punkt 2.2 beskrives måleutstyr (aerosolphotometer, kalibreringsbevis, lufthastighetsmålere) og akseptkriterier for filtreringseffektivitet (<= 0,01% av oppstrøms). Kan dere bekrefte hvem som skal stille med forbruks-/reagenser (DOS, Emery oil 3004) og eventuelt tilhørende «substans til forstøvning/produksjon av belastning» – og om dette skal prises som del av fastpris per kontroll eller timepris/reparasjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Forbruk og lab-/måletid kan utgjøre merkostnader; riktig prisplassering påvirker tilbudets konkurranseevne.

   Kilde: Vedlegg_2A_Oppdragsbeskrivelse.docx, punkt 2.2 Kontroll av LAF/sikkerhetsbenker (Måleinstrumenter; substans til forstøvning; rapport/akseptkriterier).

6. Ved reparasjoner (2.5) står det at leverandøren skal legge frem et pristilbud som må godkjennes av klinikk før reparasjonsarbeid påbegynnes, og at kunden forbeholder seg retten til å konkurranseutsette reparasjonen. Kan dere beskrive praktisk prosess for (1) hvordan dere innhenter/kommuniserer reparasjonsanmodning, (2) hvilken tidsfrist leverandøren får til å sende pristilbud, og (3) hvilke kostnadselementer som skal inngå i pristilbudet (arbeidstid, materiell, reise, verifisering) samt om «timepris» fra prisskjema skal brukes som basis?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Reparasjonssporingen har direkte effekt på risiko og likviditet; leverandøren må vite hvilke kostnader som kan faktureres og hvilke som eventuelt ikke kompenseres hvis reparasjonen konkurranseutsettes.

   Kilde: Vedlegg_2A_Oppdragsbeskrivelse.docx, punkt 2.5 Reparasjon av avtrekkskap og trykkreguleringsenheter.

7. Oppdragsbeskrivelsen (2.2–2.3) sier «Rapporten godkjennes av representant for Allmennteknikk Drift» og at rapport skal oppbevares/dokumenteres sporbart og oversendes elektronisk. Kan dere bekrefte krav til rapportformat (mal/antall skjemaer), og om leveransen anses som «utført» når kontrollen er utført eller når rapport er godkjent av Allmennteknikk Drift? Dette påvirker leveringstid og evt. dagmulkt/rutiner ved avvik.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklaring av «leverings-/akseptpunkt» er viktig for forsinkelsesvurdering, bemanningskostnader og operasjonell planlegging.

   Kilde: Vedlegg_2A_Oppdragsbeskrivelse.docx, punkt 2.2 Testrapport og resultater (Godkjenning) og punkt 2.3 Testrapport og resultater (Godkjenning).

8. Avtalen har prøvetid på de første 6 måneder og kan fornyes på likelydende vilkår. Kan dere bekrefte om og hvordan evaluering/oppfølging i prøveperioden kan påvirke leverandørens videre avrop (f.eks. ved mangler/utbedring, bemanningskrav, eller KPI-er), eller om det kun er en oppsigelses-/avtalebestemmelse uten særskilt tildelingsmekanisme?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå kommersiell risiko i oppstartperioden og hvilke forhold som faktisk kan begrense videre kontraktsbruk.

   Kilde: Avtale_-_tjenestekjøp.docx, punkt 1.4 Avtaleperiode, forlengelse og oppsigelse.

9. Kundens avrop vil skje etter «mekanismer angitt i Konkurransegrunnlaget eller Avtalens bilag, dersom slike mekanismer finnes». Kan dere bekrefte hvilken avropsmodell som gjelder for denne avtalen (f.eks. antall faste kontroller per år per lokasjon, konkret avrop per enhet/rom, bestillingsrytme og eventuell fast plan vs. ad hoc)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avropsrytme og plan for når kontrollene gjennomføres påvirker kapasitet, bemanning, logistikk (Trondheim/Orkdal/Røros) og dermed tilbudt pris.

   Kilde: Avtale_-_tjenestekjøp.docx, punkt 2.1 Avrop (samt omtale om mekanismer i konkurransegrunnlaget/bilag).