(26219) Dataromutstyr, rammeavtale

Tekstutdragene beskriver (1) veiledning om tilbudsinnlevering i Tendsign (digital signatur, frister, underleverandører), (2) en inngått rammeavtale for «Dataromutstyr» (Asker kommune, rammeavtale nr. 26/140) med rammevilkår for levering, pris, fakturering, mislighold, miljø/arbeidsliv og elektronisk samhandling, samt (3) kommunens anskaffelses-/bærekraftsplattform og (4) datadigital sikkerhet (datasikkerhetsavtale) som styringsverktøy for leverandører.

• Leverandører som hovedregel skal ha et miljøledelsessystem (krav i vare- og tjenesteavtaler, omtalt i Asker kommunes plattform som kvalifikasjonskrav).

  Dokumentasjon: Miljøledelsessystem (konkret dokumentasjonsform ikke oppgitt i teksten).

  Kilde: Anskaffelsesplattformen (6.2.5 Miljøsertifisering av leverandører)
• Kvalifikasjons-/krav om sporbarhet i leverandørkjeden knyttet til etterlevelse av åpenhetsloven (omtalt som hovedregel kvalifikasjonskrav).

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på at leverandører etterlever krav i åpenhetsloven (konkret dokumentasjonsform ikke oppgitt).

  Kilde: Anskaffelsesplattformen (7.2.5 Sporbarhet)
• Kvalifikasjonskrav om miljøsertifisering der det er mulig (tredjeparts sertifiseringsordning), og i enkelte kategorier kontraktkrav.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på miljøsertifisering (ikke spesifisert hvilken standard/ordning i utdraget).

  Kilde: Anskaffelsesplattformen (6.2.5 Miljøsertifisering av leverandører)

• Tilbudslevering i tide er leverandørens ansvar; leverandør kan levere og trekke tilbud gjentatte ganger frem til tilbudsfrist (ikke et formelt vedleggskrav, men innleveringsplikt/prosesskrav).Kilde: Viktig om innlevering av tilbud.pdf (Om tilbudsinnlevering – les dette først)
• Underleverandører/støttevirksomheter: Forpliktelseserklæringer, skatteattest eller ESPD kreves normalt sjelden; hvis det kreves i konkurransegrunnlaget må disse leveres, og hovedleverandør fyller ut ESPD for underleverandør/støttevirksomhet.Kilde: Viktig om innlevering av tilbud.pdf (4. Underleverandører eller støttevirksomheter)
• Digital signatur: tilbudet må signeres og signaturen må være mottatt før tilbud kan leveres; feilkilder og krav til å trykke grønn «V»-knapp for å initiere signering.Kilde: Viktig om innlevering av tilbud.pdf (5. Digital signatur)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

06.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Leveransen gjelder dataromutstyr (server-/lagringsløsninger) inkl. tilhørende lisenser og tjenester (omfang/ytelse).Kilde: Rammeavtale 26219 Dataromutstyr (Rammeavtalens innhold og omfang)
• Bistand til gjennomføring av informasjons-/oppstartsmøte ved implementering.Kilde: Rammeavtale 26219 (Implementering av Rammeavtalen)
• Varighet: 27.10.2026–26.10.2028 med mulig forlengelse inntil 2 år (12 måneder av gangen).Kilde: Rammeavtale 26219 (5.1 Varighet)
• Taushetsplikt etter forvaltningsloven/innsyn etter offentleglova; brudd anses som vesentlig kontraktsbrudd.Kilde: Rammeavtale 26219 (7.1 Taushetsplikt)
• Statistikkplikt: leverandør skal oversende statistikk 2 ganger per år (innen 15. januar og 15. august), i Excel eller avtalt format; innhold om bl.a. omsetning ekskl. mva., antall ordre, pris per ordre/prisenhet; ytterligere miljø-/transportstatistikk kan kreves.Kilde: Rammeavtale 26219 (7.3 Statistikk)
• Revisjonsrett: Oppdragsgiver kan revidere systemer/rutiner/aktiviteter og få innsyn i regnskaper/annen relevant dokumentasjon for verifisering av prising.Kilde: Rammeavtale 26219 (7.5 Revisjon)
• Prisstruktur og inkludering av kostnader: priser i NOK ekskl. mva; kostnader som ikke er spesifisert og som leverandør vet/burde vite anses inkludert (frakt, emballasje, administrasjon/fakturering, toll, skatter/avgifter mv.); viderefakturering uten påslag.Kilde: Rammeavtale 26219 (Prisbestemmelser 7.1, påslagsstruktur)
• Leverandøren skal gi beste innkjøpspris mot grossist/produsent med avtalt påslag; stikkprøver kan gjennomføres ved dokumentasjon/tilgang til faktura for viderefakturert produkt og oversikt over bonuser/tilbakebetalinger.Kilde: Rammeavtale 26219 (Påslag/prosedyre og kontroll, 7.1)
• Prisregulering: avtalte priser gjelder 1 år; krav om prisregulering tidligst 1 år etter oppstart og deretter årlig; reguleringsgrunnlag er SSB konsumprisindeks hovedindeks; ny prisskjema skal utarbeides etter godkjenning.Kilde: Rammeavtale 26219 (7.2.1 Regulering av priser)
• Fakturering: betaling netto pr. 30 kalenderdager (frist starter ved levering og mottatt godkjent faktura). Faktura skal sendes i EHF-format med PDF-visning; «en ordre – en faktura»; merkes med ordrenummer, kontraktsreferanse og klart hva beløpet gjelder. Feil fakturering krediteres; vesentlig feil kan gi straffegebyr 30%.Kilde: Rammeavtale 26219 (8.1–8.5)
• E-handel/bestilling: Leverandør må kunne motta EHF ordre og sende EHF ordresvar via aksesspunkt; forutsetter registrering i ELMA/PEPPOL SMP og levering til PEPPOL SMP-adresser.Kilde: Rammeavtale 26219 (8.6.1 E-handel/bestilling)
• Levering: levering iht. krav til art/mengde/kvalitet/funksjon i bilag 1 og 2; levering når varer mottas (evt. testing/godkjenning). På norsk skal foreligge relevante produkt- og driftsdokumenter. Dellevering ikke tillatt dersom ikke avtalt. Fritt levert (DDP) som standard; følgeseddelkrav; brukeropplæring uten kostnad.Kilde: Rammeavtale 26219 (9.1, 9.2)
• Alternativt produkt ved leveringshindring: leverandøren skal tilby alternativt produkt med minst like gode spesifikasjoner og til samme pris, og dette må godkjennes av oppdragsgiver før levering.Kilde: Rammeavtale 26219 (9.1 / alternativt produkt)
• Produktknapphet: leverandøren skal gi oppdragsgiver høyest prioritet ved knapphet og dette skal kunne dokumenteres.Kilde: Rammeavtale 26219 (9.4 Produktknapphet)
• Retur: ved feilbestilling kan oppdragsgiver returnere ubrukte varer i originalemballasje; retur krediteres med betalt pris; retur skal være kostnadsfritt og uten gebyrer.Kilde: Rammeavtale 26219 (9.6 Retur av varer)
• Forsikring, garanti og kvalitetssikringssystem: leverandør skal ha forsikringer frem til rettidig levering, levere med garanti og ha tilfredsstillende kvalitetssikringssystem; på forespørsel dokumentasjon.Kilde: Rammeavtale 26219 (10.2–10.4, 10.7)
• Ansvar for underleverandører/medhjelpere: oppdragsgiver kan underkjenne underleverandør ved saklig grunn; leverandøren er ansvarlig for underleverandører; på anmodning opplyse navn.Kilde: Rammeavtale 26219 (10.5, 10.6)
• Samfunnsansvar / menneskerettigheter: DFØs standard kontraktsvilkår for ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden kommer til anvendelse; brudd anses som vesentlig mislighold (barnearbeid, tvangsarbeid, diskriminering, fagorganisering osv.).Kilde: Rammeavtale 26219 (10.10 Samfunnsansvar og underpunkter)
• Miljøkrav i leverandørkjeden/transport: miljøkrav og miljølovgivning skal oppfylles; leverandøren skal redusere miljøbelastning/emballasje; emballasje via returordning (Grønt Punkt eller tilsvarende). Krav til kjøretøyteknologier/drivstoff som oppgitt i tilbudet (elektrisitet/hydrogen/biogass m.m.); manglende oppfyllelse anses mislighold.Kilde: Rammeavtale 26219 (10.10.2 Miljø)
• Mislighold: avvik utgjør mislighold; oppdragsgiver kan kreve oppfyllelse, dagbot, retting/omlevering, prisavslag, heving og erstatning; dagbot ved forsinkelse 1% per kalenderdag, maks 10% av forsinket del; oppnådd maksgrense anses vesentlig mislighold; prisavslag ved mangel etter rimelig tid/ikke avhjulpet.Kilde: Rammeavtale 26219 (11.1–11.8, 11.7)
• Avbestilling/heving/dekningskjøp: oppdragsgiver kan avbestille frem til faktisk levering; ved heving kan oppdragsgiver foreta dekningskjøp og kreve differanse mv.Kilde: Rammeavtale 26219 (8.6.5, 11.10–11.11)
• Elektronisk samhandling (EHF/PEPPOL): partene skal bruke EHF formater og PEPPOL-registrering (ELMA); leverandørkatalog må oppdateres; krav til katalogfelt (artikkelnummer/navn/beskrivelse/ledetid/bilder/UNSPSC v18/miljømerking m.m.); pris maks 2 desimaler; valuta NOK; i tillegg krav til punch-out innhold og at lagerstatus m.m. skal fremgå. Ordrebekreftelse innen 2 timer når bestilling mottas (i samhandlingsavtale-tekst).Kilde: Avtale om elektronisk samhandling (samhandlingsavtalen) (Katalogfeltkrav og Bestilling/Oddrebekreftelse)
• Datasikkerhetsavtale: leverandør skal etablere og vedlikeholde et forsvarlig sikkerhetsnivå basert på risikovurderinger og ha ISMS; skal varsle oppdragsgiver innen 24 timer ved vesentlig sikkerhetshendelse; tilrettelegge for revisjon/tilsyn; tilbakelevering og sletting/sanering av data og sikkerhetsrelevant informasjon ved opphør.Kilde: Datasikkerhetsavtale (pkt. 3–4, 7–8, 10, 12)
• Sanksjoner ved brudd på datasikkerhetsavtale/lovkrav: oppdragsgiver kan pålegge stans med øyeblikkelig virkning; ved omfattet virksomhet kan tilsynsmyndigheter ilegge tvangsmulkt/overtredelsesgebyr (rammer omtalt).Kilde: Datasikkerhetsavtale (13.1–13.3)
• Kontraktkrav om aktsomhetsvurderinger og oppstart av policy/rutiner innen 6 måneder (menneskerettigheter/UNGP/OECD-metode) og krav til oppfølging/dokumentasjon (egenrapportering, risikoanalyse, oppfølgingssamtaler mv.).Kilde: Bilag 8 Kontraktsvilkår_for_ivaretakelse_av_grunnleggende_menneskerettigheter (Policys og rutiner/kontraktsoppfølging)

• Kvalifikasjonskrav for denne konkrete rammeavtalen (26/140) er ikke direkte oppgitt i de viste tekstutdragene; kun kommunens generelle føringer om kvalifikasjons-/kontraktskrav (miljøledelsessystem, sporbarhet) og ikke kravspesifikasjon/ESPD-krav som i praksis kan stå i konkurransegrunnlaget bilag 1.
• Innleveringskrav er kun hentet fra generell «Viktig om innlevering av tilbud»-veiledning; konkrete dokumentvedlegg/krav utover ESPD/attester er ikke synlig i utdraget.
• Tildelingskriterier er kun omtalt indirekte via kommunal plattform (klimafotavtrykk kan bli tildelingskriterium); konkrete vekter/kriteriesett for rammeavtalen er ikke i teksten.
• I samhandlingsavtalen står ordrebekreftelse «innen __2__timer» (utfyllingsfelt); eksakt frist kan derfor være uklar i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I rammeavtalen (26/140) punkt 9.6 Retur av varer: Hvordan skal “innen rimelig tid” konkretiseres i praksis for feilbestillinger (f.eks. antall dager fra varene er mottatt)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Returfrister påvirker logistikk- og avhendingkostnader og dermed tilbudspris og driftsoppsett.

   Kilde: Rammeavtale- 26219 Dataromutstyr punkt 9.6 Retur av varer

2. I rammeavtalen punkt 11.7 Dagbot ved forsinket levering: Kan oppdragsgiver bekrefte at dagboten (1% pr. kalenderdag, maks 10%) beregnes av verdien av “den forsinkede del av leveransen” slik den er identifisert i den enkelte bestilling/leveranselinje, og at dagboten bare løper for den del som faktisk er forsinket?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Nøyaktig beregningsgrunnlag er sentralt for å prise risiko og etablere rutiner for leveranseoppfølging.

   Kilde: Rammeavtale- 26219 Dataromutstyr punkt 11.7 Dagbot ved forsinket levering

3. I rammeavtalen punkt 8.6.3 (Oppdragsgivers håndtering av “Akseptert med endring”) står det at det skal bekreftes innen “XX dager” for endringsordre. Hva er korrekt frist (antall dager) for “Endringsordre”, og gjelder den samme frist uavhengig av type endring?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart svarfristintervall kan gi enten unødvendige avvisninger eller kontraktsmessig misligholdsrisiko.

   Kilde: Avtale_elektronisk samhandling (samhandlingsavtalen) / punkt Bestilling – punkt 8.6.3 (Endringsordre innen XX dager)

4. I samhandlingsavtalen/ordreavsnittet står det: “Ordrebekreftelse skal være sendt av leverandør innen __2__timer”. Kan oppdragsgiver bekrefte eksakt tidsfrist (2 timer eller annen verdi) og om fristen gjelder alle dager/hele døgnet eller bare innenfor normal arbeidstid?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Operasjonell responsfrist påvirker bemanning, beredskap og kostnader (særlig ved ordrestrøm via EHF).

   Kilde: Avtale_elektronisk samhandling (samhandlingsavtalen) / Bestilling / Ordrebekreftelse innen __2__timer

5. I rammeavtalen punkt 7.2.1 Regulering av priser: Kan oppdragsgiver bekrefte at det er konsumprisindeks (hovedindeks) fra SSB som skal benyttes for både materiell (varer) og eventuelle tilknyttede tjenester, og gi gjerne opplysning om hvilken konkret SSB-serie/indeks (navn og identifikator) som skal brukes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisregulering uten entydig indeks kan medføre tvister og feil kalkyle i tilbud og senere prisjusteringer.

   Kilde: Rammeavtale- 26219 Dataromutstyr punkt 7.2.1 Regulering av priser

6. I rammeavtalen punkt 7.1 Prisbestemmelser og påslagsmodell: Under “Tilbudt påslag” og kontroll/stikkprøver: Hvilke dokumenttyper vil oppdragsgiver typisk etterspørre for å verifisere netto innkjøpspris (f.eks. leverandørfakturaer, kreditnotaer, rabattsammenstillinger), og i hvilket format/omfang?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentasjonskrav og omfang påvirker administrasjonskostnader og praktisk gjennomførbarhet.

   Kilde: Rammeavtale- 26219 Dataromutstyr punkt 7.1 Prisbestemmelser (påslagsprosent og kontroll/stikkprøver)

7. I rammeavtalen punkt 7.3 Statistikk: “Statistikk skal oversendes 2 ganger per år, innen 15. januar … og 15. august …”. Kan oppdragsgiver bekrefte at det er forventet å rapportere også for samtlige omfattet enheter i rammeavtalen (inkl. Asker og Bærum Redning IKS), og hvordan totalomsetningen skal aggregeres (“totalt for kommunen”) i statistikken?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klarhet i rapporteringsscope og aggregering er nødvendig for å kunne levere riktig og unngå avvik.

   Kilde: Rammeavtale- 26219 Dataromutstyr punkt 7.3 Statistikk (inkl. leverings-/miljøkrav og aggregering)

8. I rammeavtalen punkt 10.10.2 Miljø og statistikk punkt 7.3: Hvilke konkrete “miljøkrav og kjøretøy som går på elektrisitet, hydrogen og biogass” forventes dokumentert per bestilling/leveranse – og er det tilstrekkelig med opplysninger på transportkjøretøynivå (registreringsnummer/drivstofftype), eller forventes også dokumentasjon på kjedeleddet (f.eks. innkjøpt drivstoff)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentasjonsnivå bestemmer kostnad og muliggjør korrekt etterlevelse (og riktig prising av rapporterings- og compliancearbeid).

   Kilde: Rammeavtale- 26219 Dataromutstyr punkt 7.3 Statistikk (Miljø – transport) og punkt 10.10.2 Miljø

9. Datasikkerhetsavtale (bilag 4): I “Bilag C – Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak” står det flere sjekkpunkter, men innholdet ser ut som mal/utfylling. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke konkrete sikkerhetstiltak som faktisk er valgt/skal gjelde for denne rammeavtalen (og eventuelle avvik), samt om disse er ferdig utfylt i vedlagt datasikkerhetsavtale (bilag 4) eller skal leverandør fylle ut?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må prise og planlegge riktige sikkerhetstiltak; uklare eller ikke-ferdig utfylte bilag kan gi feil kostnadsanslag.

   Kilde: Datasikkerhetsavtale – bilag.docx (Bilag C – Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak og utfyllingspunkter)