IKT-utstyr

Rammeavtale for IKT-utstyr (2026) med elektronisk samhandling mot kommunene i avtaleoppsettet. Vedlegg 1 inneholder prisskjema/matrise for fastsetting av leverandørens netto innkjøpspris og maksimal påslagsprosent per produktkategori, samt referanseprodukter og adgang til å tilby tilsvarende produkter. Vedlegg 2 beskriver samhandlingskrav for produktkatalog, ordre, ordrebekreftelse, fakturering m.m. via EHF/PEPPOL og kvalitet på katalogfelt.

• Leverandør skal fylle ut KUN ett prisskjema (ett ark/skjema) og KUN i felt med gul bakgrunn.Kilde: Vedlegg 1 - Prisskjema [ARK: Prisskjema] (avsnitt om utfylling)
• Alle gule celler skal fylles ut med netto innkjøpspriser og påslagsprosent (unntak: «Kommentarer/tilsvarende produkter» er frivillig).Kilde: Vedlegg 1 - Prisskjema [ARK: Prisskjema] (avsnitt om utfylling av felt)
• Hvis leverandøren ikke kan levere referanseprodukter, skal tilsvarende produkter beskrives (navn i kolonne D) og utfyllende informasjon legges inn nederst i arket; lenke til produktdata/beskrivelse fylles ut i tabell for tilsvarende produkter.Kilde: Vedlegg 1 - Prisskjema [ARK: Prisskjema] (avsnitt om referanseprodukter vs. tilsvarende produkter og tabell for tilsvarende produkter)
• Leverandør må kunne motta bestillinger på e-post (e-post må oppgis) eller via EHF (PEPPOL 3.0) (som del av samhandlingsforutsetninger).Kilde: Vedlegg 2 - Samhandlingsavtalen (punkt: Produktkatalog/Ordre – krav til mottak)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

06.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Samhandlingsavtalen gjelder for elektronisk samhandling og skal sikre fremdrift i implementeringen av e-handelsløsningen.Kilde: Vedlegg 2 - Samhandlingsavtalen (innledning)
• Produktkatalog: Leverandør skal stille produktkatalog til disposisjon. Oppdatering minst __x____ ganger pr år.Kilde: Vedlegg 2 - Samhandlingsavtalen (Elektronisk produktkatalog)
• Kvalitetskrav for katalogfelt (poeng-/kvalitetsmatrise) gjelder for leverandørens produktkatalog (navn, beskrivelse, bilder, UNSPSC-kategorisering, synonymer, produktidentitet og vedlegg).Kilde: Vedlegg 2 - Samhandlingsavtalen (Krav til kvalitet i visse katalog felt / kvalitetsparameterne for produktkatalog)
• Ordre/meldingsflyt: Leverandør må kunne motta bestillinger på e-post eller via EHF (PEPPOL 3.0). Ordrebekreftelse skal sendes fra leverandør innen 24 timer etter mottatt bestilling.Kilde: Vedlegg 2 - Samhandlingsavtalen (Bestilling / Ordrebekreftelse)
• Ordrebekreftelse: Hvis annet enn EHF brukes, skal ordrebekreftelse sendes på e-post til bestiller.Kilde: Vedlegg 2 - Samhandlingsavtalen (Ordrebekreftelse – ved bruk av annet format/transportkanal)
• Bruk av «Akseptert med endring»: Knyttet til regler for kjøpers behandling (stilltiende aksept / kansellering / bekreftelse/avvisning innen 5 dager) for bestemte endringstyper.Kilde: Vedlegg 2 - Samhandlingsavtalen (Bekreftelse med status «Akseptert med endring»)
• Fakturering: Meldingsutveksling og informasjonsinnhold skal følge EHF faktura spesifikasjon og PEPPOL/ELMA-registrering. Kontraktsnummer skal inkluderes i XML-melding.Kilde: Vedlegg 2 - Samhandlingsavtalen (Fakturering)
• Fakturaformat: Ordrereferanse/ordrenummer skal brukes; ved manglende ordrereferanse skal all informasjon inkluderes i EHF faktura XML.Kilde: Vedlegg 2 - Samhandlingsavtalen (Presisering av informasjon i faktura)
• Krav til informasjonsverdier i elektroniske meldinger (identifikasjon av kunde, GLN/kundeadresse, leverandørs artikkelnummer, ordrebekreftelse mv.) samt vedleggstyper (PDF/TXT/JPEG/PNG).Kilde: Vedlegg 2 - Samhandlingsavtalen (Meldingsutveksling / Informasjonsverdier i elektroniske meldinger)
• Mislighold ved manglende gjennomføring av elektronisk samhandling: hvis en part forårsaker at det ikke er mulig å gjennomføre elektronisk samhandling i en periode på 7 dager og dette ikke er avtalt på forhånd.Kilde: Vedlegg 2 - Samhandlingsavtalen (avsnitt om oppfølgning/mislighold)

• Vedlegg 1 oppgir «Maksimal påslagsprosent» som 0 for alle kategorier og «Vektet påslagsprosent som evalueres: 0» samt «Totalpris som evalueres: 0»; det fremgår ikke tydelig om dette er eksempelverdier, feilutskrift eller faktisk evalueringsoppsett.
• Vedlegg 2 har «Oppstartdato for elektronisk samhandling ... senest fra: dd.mm. åååå» og «Oppdatering av katalog ... minst __x____ ganger pr år» som er ikke utfylt i teksten.
• Kontaktopplysninger for leverandør (avtaleansvarlig/underleverandører) er «Fylles ut av leverandør», så leverandørens konkrete forpliktelser knyttet til navn/epost er ikke konkretisert i teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Vedlegg 1 (Prisskjema) oppgir «Maksimal påslagsprosent» som 0 for alle kategorier, og «Vektet påslagsprosent som evalueres: 0» samt «Totalpris som evalueres: 0». Er dette korrekt utfyllingsmal (f.eks. at leverandøren skal fylle inn egne satser, og evalueringen skjer på annet grunnlag), eller er det en feil/eksempel som ikke gjelder denne konkurransen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppdragsgiverens evalueringslogikk og tak-/maksrammer må være entydig for at leverandør skal prise og utforme tilbudet korrekt.

   Kilde: Vedlegg 1 - Prisskjema (ark: Prisskjema) / «Påslagsberegning», «Vektet påslagsprosent som evalueres», «Totalpris som evalueres»

2. I Vedlegg 1 (Prisskjema) står at påslagsprosent «skal være større enn 0 (null)». Kan oppdragsgiver bekrefte at det ikke finnes et reelt maks-/tak på påslagsprosent utover at leverandør skal fylle inn maksimale satser i gule felt, selv om det i malen står 0?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hvis det reelt finnes et tak, påvirker det prisingen og risikoen for avvisning/feil utfylling.

   Kilde: Vedlegg 1 - Prisskjema (ark: Prisskjema) / «Rammen - Påslagsberegning» og tabell «Påslagsberegning»

3. I Vedlegg 1 er «Stipulert årsvolum (stk) - Sum alle kommuner» utfylt med verdier for referanseproduktene, men «Stipulert årsvolum» og «Sum pris / Totalpris» fremstår som ufullstendig eller kalkulatorisk. Skal leverandør fylle ut alle felter (gul bakgrunn) kun for «Leverandørens netto innkjøpspris» og «Påslag», eller skal leverandør også fylle ut «Enhetspris», «Sum pris / Totalpris» og eventuelle øvrige beregningsfelter som ikke er tydelig markert som gule?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å unngå feil i utfylling og sikre at prisberegningen blir sammenlignbar i evalueringen.

   Kilde: Vedlegg 1 - Prisskjema (ark: Prisskjema) / utfyllingsinstruks og kolonner inkl. «Enhetspris» og «Sum pris / Totalpris»

4. Vedlegg 2 (Samhandlingsavtalen) har feltet «Oppstartdato for elektronisk samhandling iht. denne samhandlingsavtalen skal skje senest fra: dd.mm.ååå». Hva er faktisk forventet oppstartdato i denne anskaffelsen, og gjelder «senest fra» en dato oppdragsgiver fastsetter, eller skal leverandør foreslå dato i tilbudet/undertegning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppstartdato påvirker implementeringsplan, ressursbruk og risiko for mislighold ved manglende tilgjengelighet.

   Kilde: Vedlegg 2 - Samhandlingsavtalen / punkt «Partene skal tilrettelegge… Oppstartdato…»

5. Vedlegg 2 har «Produktkatalogen skal oppdateres etter avtale og/eller minst __x____ ganger pr år». Hvor mange ganger per år skal oppdatering minst skje for denne avtalen, og er dette knyttet til en fast prosessdato (f.eks. kvartalsvis) eller leverandørstyrt oppdatering innenfor intervall?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppdragsgiverens minimumskrav til katalogoppdatering må avklares for kostnads- og leveransemessig planlegging.

   Kilde: Vedlegg 2 - Samhandlingsavtalen / «Elektronisk produktkatalog» (punkt om oppdateringsfrekvens)

6. Vedlegg 2 punkt om ordrebekreftelse sier at «Ordrebekreftelse … innen __24____ timer etter at bestilling er mottatt», og «Følgende situasjoner: …». Kan oppdragsgiver bekrefte at fristen er 24 timer i alle tilfeller (også ved ferie/helg), eller gjelder det kun på hverdager?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne prise og bemanne for å overholde fristen, og det påvirker misligholdsrisiko.

   Kilde: Vedlegg 2 - Samhandlingsavtalen / «Ordrebekreftelse … innen __24____ timer…»

7. Vedlegg 2 har både «Kansellering og ny bestilling» og «Stilltiende aksept» i tabellen for kjøpers håndtering av «Akseptert med endring», men tabellen er delvis utfylt med X. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilket prinsipp som faktisk gjelder for hver endringstype (f.eks. endret leveringsdato hel ordre, endret leveringsdato linje, splitting/restordre, endret pris), siden både «Stilltiende aksept» og «Kansellering og ny bestilling» ellers fremstår som gjensidig avhengig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er sentralt for leverandørens kommersielle risiko (forutsigbarhet i endringer/ordrehåndtering).

   Kilde: Vedlegg 2 - Samhandlingsavtalen / «Bruk av bekreftelse med endring» og tabellen «Kjøpers håndtering av bekreftelse med endring»

8. Vedlegg 2 sier at «Leverandør må kunne motta bestillinger på e-post (e-post må oppgis), eller via EHF (PEPPOL 3.0)». Er e-postmottak et pålagt alternativ uansett, eller kan leverandør i praksis velge kun EHF/PEPPOL? Dersom e-post er nødvendig: skal e-postadresse oppgis i utfylt samhandlingsavtale før oppstart, og hvilken format/krav gjelder for e-post?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klarhet i kommunikasjonskanal påvirker leverandørens tekniske oppsett og kostnad, og dermed tilbudets korrekthet.

   Kilde: Vedlegg 2 - Samhandlingsavtalen / Faser (Ordre selger) og setning om e-post/PEPPOL

9. Vedlegg 2 har «For øvrig henvises til kontaktpersoner angitt i den til forretningsavtalen mellom partene», men «Henvendelser… rettes skriftlig til» har felter «Fylles ut av leverandør» for avtaleansvarlig og underleverandører. Kan oppdragsgiver bekrefte at det ikke kreves at navn/epost for avtaleansvarlig og eventuelle underleverandører fylles ut i selve tilbudet, og at utfyllingen kan skje i forbindelse med kontraktsinngåelse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite om kontaktfeltene er evaluerings-/tildelingsrelevante eller kun administrativ utfylling i kontraktsfasen.

   Kilde: Vedlegg 2 - Samhandlingsavtalen / «Samhandlende partene» og «Henvendelser vedrørende denne samhandlingsavtalen…»