Nisjehoteller

Rammeavtale på nisjehoteller for Bane NOR. Omfatter hotellovernatting samt kurs- og konferansefasiliteter (hotellrom, frokost, møterom og matservering). Avtalen planlegges med én leverandør, varighet 2 år med 4 opsjoner à 1 år (total varighet 6 år). Leverandøren må oppfylle minimumskrav i kravspesifikasjon og levere tilbud elektronisk via KGV. Tildeling skjer etter 50 % pris og 50 % kvalitet (poengmodell 0–10), basert på totalpris (handlekurv) og vurdering av besvarelse av kravspesifikasjonen.

• Leverandør (og ev. virksomheter det støttes på for kvalifikasjonskrav) skal ikke være en enhet som rammes av sanksjonsforskrift Ukraina § 8 (angitt som avvisningsgrunn knyttet til sanksjoner).

  Dokumentasjon: Utfylt «Egenerklæring Integritet» (egen rapportering om forhold til sanksjonslovgivningen).

  Kilde: KGV/Konkurranseregler, punkt 5 (Kvalifikasjonskrav) / «Sanksjonslovgivningen»
• Leverandør og ev. underleverandør skal ha et dokumentert og implementert miljøledelsessystem.

  Dokumentasjon: Kopi av gyldig sertifikat (eksempelvis ISO 14001 eller EMAS) eller redegjørelse (ikke over 5 A4-sider) om systemets innhold og hvordan etterlevelse av klima- og miljølovgivning/forskriftskrav sikres i Norge.

  Kilde: KGV/Konkurranseregler, punkt 5 (Kvalifikasjonskrav) / «miljøledelsessystem»

• Tilbudsbrev (signert) sammen med tilbud og dokumentasjon.Kilde: KGV/Konkurranseregler, punkt 6.3 «Tilbudsbrev og dokumentasjon»
• Utfylt ESPD-skjema (ESPD del IV) og leveres sammen med tilbudet.Kilde: KGV/Konkurranseregler, punkt 4.1 «ESPD» og punkt 6.3
• Utfylte og signerte forpliktelseserklæringer (der relevant, særlig ved støtte fra andre virksomheter).Kilde: KGV/Konkurranseregler, punkt 6.3
• Signert utkast til arbeidsfelleskapserklæring (kun dersom arbeidsfellesskap er aktuelt).Kilde: KGV/Konkurranseregler, punkt 6.3
• Dokumentasjon på at søker tilfredsstiller kvalifikasjonskravene (i tillegg til ESPD; oppdragsgiver kan be om dette).Kilde: KGV/Konkurranseregler, punkt 6.3
• Utfylt og signert «Egenerklæring Integritet».Kilde: KGV/Konkurranseregler, punkt 6.3 (Dokumentasjon-listen)
• Besvarelse av bilag 5.1 Priser, bilag 1 og bilag 2.Kilde: KGV/Konkurranseregler, punkt 6.3 (Dokumentasjon-listen)
• Skjema for avvik (og skjema må følge tilbudet selv om ingen avvik oppgis).Kilde: KGV/Konkurranseregler, punkt 6.3 + dokument «Skjema for avvik»
• Tilbudet skal leveres elektronisk via KGV (ikke på e-post/meldingsfunksjon utenfor angitt måte) og elektronisk signering i KGV må være gjennomført før frist slik at tilbudet videresendes.Kilde: KGV/Konkurranseregler, punkt 6.4 «Innleveringssted og innleveringsmåte»
• Ved kontraktsinngåelse: egenrapportering av lønns- og arbeidsvilkår i digitalt spørreskjema (og videreformidles til underleverandører). Ny innsendelse ved endringer, og oppdragsgiver kan kreve ny egenrapportering i kontraktsperioden.Kilde: KGV/Konkurranseregler, punkt 3.8 «Egenrapportering av lønns og arbeidsvilkår» + bilag 6.1 «Skjema for egenrapportering…»

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

01.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Leverandøren skal utføre tjenestene med faglig dyktighet, levere sluttresultat med all nødvendig dokumentasjon og være i samsvar med lover/forskrifter og kontraktens kravspesifikasjoner (bilag 1), samt levere iht. fremdriftsplan (bilag 3).Kilde: Alminnelige betingelser for kjøp av tjenester, «LEVERANDØRENS PLIKTER» og «FREMDRIFT»
• Nøkkelpersonell: utskifting av nøkkelpersonell (hvis utpekt i kontrakten) må forhåndsgodkjennes skriftlig av oppdragsgiver; godkjenning kan ikke nektes uten saklig grunn.Kilde: Alminnelige betingelser for kjøp av tjenester, «LEVERANDØRENS PLIKTER»
• Underleverandører: kan ikke overlate deler av tjenesten til underleverandører uten oppdragsgivers skriftlige samtykke (samtykke fritar ikke for kontraktsansvar).Kilde: Alminnelige betingelser for kjøp av tjenester, «LEVERANDØRENS PLIKTER»
• Quality/HMS/Ytre miljø-system: implementert kvalitet/ledelsessystem i samsvar med NS-EN ISO 9001, ISO 14001 og ISO 45001 (eller tilsvarende). Øvrige krav fremgår av bilag 6.Kilde: Alminnelige betingelser for kjøp av tjenester, «LEVERANDØRENS PLIKTER»
• Seriøsitet: leverandør skal ha implementert system for etterlevelse av seriøsitetskrav (inkl. aktsomhetsvurderinger/metode som eksemplifisert i åpenhetsloven § 4), videreføre til underleverandører og dokumentere systemet på forespørsel.Kilde: Alminnelige betingelser for kjøp av tjenester, «SERIØSITETSKRAV OG DIGITAL SIKKERHET»
• Sikkerhet/security og sikring (der relevant): kvalitetssystem skal dekke sikring (security), taushetsplikt/skjermet informasjon iht. sikringsforskriften, og varslingsplikt om uønskede hendelser (muntlig umiddelbart, skriftlig innen 24 timer). Brudd kan være vesentlig mislighold.Kilde: Alminnelige betingelser for kjøp av tjenester, «KRAV TIL SIKRING (SECURITY)»
• Digital sikkerhet: etablerte rutiner for digitale sikkerhetsrisikoer/hendelser ved kontraktsstart; varsel uten ugrunnet opphold; ikke bruke oppdragsgivers informasjon/tilganger utover avtalt bruk; rapportering som fast agendapunkt i møter og i kontraktsrapportering.Kilde: Alminnelige betingelser for kjøp av tjenester, «Digital sikkerhet»
• Endringer/utsettelse/avbestilling: endringer krever skriftlig endringsordre før iverksettelse; utsettelse kan kreves ved varsel; avbestilling kan gjøres med umiddelbar virkning (oppgjør etter utført del + dokumenterte nødvendige avbestillingsutgifter).Kilde: Alminnelige betingelser for kjøp av tjenester, «ENDRINGER, UTSETTELSE OG AVBESTILLING»
• Økonomi/fakturering: priser iht. bilag 5/6; elektronisk faktura i godkjent standard iht. forskrift (EHF); betaling etter 30 kalenderdager.Kilde: Alminnelige betingelser for kjøp av tjenester, «VEDERLAG OG BETALINGSBETINGELSER»
• Mislighold/mangler: reklamasjon innen rimelig tid etter at mangel oppdages og innen 24 måneder etter skriftlig aksept; leverandør skal starte utbedring omgående; dagbot ved forsinkelse dersom avtalt; sanksjoner ved brudd på seriøsitetskrav.Kilde: Alminnelige betingelser for kjøp av tjenester, «MISLIGHOLD»

• Kun et utdrag av «Alminnelige betingelser for kjøp av tjenester» er inkludert; konkrete beløp/frist for dagbot, sanksjonsdetaljer og enkelte bilag 6-punkter fremgår delvis eller refereres til uten full tekst (f.eks. bilag 6.3/6.4/6.5 mv.).
• Konkurransedokumentet «Nisjehotell - Konkurranseregler» viser kvalifikasjonskrav på sanksjoner og miljøledelsessystem, men resten av kvalifikasjons-/avvisningslogikk kan ligge i andre dokumentdeler som ikke er vedlagt her.
• Kravspesifikasjonen (bilag 1) viser E- og M-krav for hotell, men detaljene om evaluerings-/poengberegning utover vekting og bilagshenvisninger er ikke fullstendig beskrevet i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 1 (E-krav) pkt. 2 ber dere leverandøren beskrive hvordan minimum fem hoteller oppfyller ønsket om «unik atmosfære i rolige omgivelser». Hvilke konkrete elementer/indikatorer legger Oppdragsgiver til grunn for at et hotell anses å oppfylle dette (f.eks. romtyper, støynivå/omgivelser, beliggenhet, interiørprofil, policy for stille soner), og hvordan dokumenteres dette i tilbudet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravet er skjønnspreget (E-krav) og krever at vi forstår hva som faktisk gir uttelling i evalueringen, slik at beskrivelsen blir treffsikker og etterprøvbar.

   Kilde: Bilag 1 Oppdragsgiverens kravspesifikasjon, E-krav nr. 2

2. I Bilag 1 (E-krav) pkt. 3 angir dere at hoteller i Østlandsområdet, Bergen, og «områder rundt Kristiansand og Trondheim» er prioritert, og at Kristiansand/Trondheim prioriteres med «ikke mer enn rundt tre timers kjøre/togtur fra den aktuelle byen». Ber dere klargjøre hvordan dere beregner «rundt tre timer» (ruteplanlegger/transportform, én vei eller tur/retur, rush-/trafikkforutsetninger), og om avstand angitt i Bilag 5.1 (kapasitetsmatrise) skal følge samme beregningsmetode.

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne prise og dokumentere riktig hotellnett må vi vite nøyaktig hva som aksepteres for tids-/avstandsgrensen.

   Kilde: Bilag 1 Oppdragsgiverens kravspesifikasjon, E-krav nr. 3; Bilag 5.1 Kapasitetsmatrise

3. I Bilag 1 (E-krav) pkt. 6 ber dere om tidlig innsjekk og sen utsjekk «uten pristillegg». Hvilke konkrete tidspunkter forventer dere minst (f.eks. tidlig innsjekk-klokkeslett og sen utsjekk-klokkeslett), og gjelder kravet likt for alle romkategorier/alle hoteller som inngår i rammeavtalen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten konkrete minstekrav til tidspunkt er det vanskelig å prise og å sikre at alle hoteller leverer det dere faktisk evaluerer.

   Kilde: Bilag 1 Oppdragsgiverens kravspesifikasjon, E-krav nr. 6

4. I Bilag 1 (E-krav) pkt. 7 ber dere oppgi «standard avbestillingsfrist». Hvilken avbestillingsfrist ønsker dere minst (hvis det finnes et minimum/forventning), og hvordan vil Oppdragsgiver evaluere avbestillingsvilkår (f.eks. vekt på kortest mulig frist, eller kun at det oppgis en faktisk standardfrist)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avbestillingsvilkår kan påvirke risiko og kostnader direkte; vi trenger å vite hva som vektlegges og om det finnes forventninger utover å bare oppgi standard.

   Kilde: Bilag 1 Oppdragsgiverens kravspesifikasjon, E-krav nr. 7

5. I Bilag 1 (M-krav) pkt. 12 ber dere om at «Overnatting inkludert frokost», rom med eget WC og dusj, gangavstand til nærmeste offentlige transport, universell utforming tilpasset rullestolbrukere, samt rom tilpasset allergikere og astmatikere. For universell utforming og allergi/astma-tilpasning: Hvilke dokumenterbare kriterier forventer dere (f.eks. antall universelt utformede rom, type allergi-tilpasning, tilgjengelighet av allergivennlige rom-/tilretteleggingstiltak), og i hvilken detaljgrad skal dette beskrives i tilbudet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: M-kravene er absolutte og kan gi avvisning ved manglende oppfyllelse; vi trenger å vite hva som regnes som «tilpasset» slik at vi kan bekrefte riktig kapasitet.

   Kilde: Bilag 1 Oppdragsgiverens kravspesifikasjon, M-krav nr. 12

6. I Bilag 2 «Leverandørens beskrivelse av Tjenesten» under «Rapportering» står det som minimumskrav at leverandøren skal «kunne levere tilgjengelig statistikk og forbruk vedr. Tjenesten, blant annet for antall romdøgn per år». Hvilke datadimensjoner og rapportformat forventer dere (f.eks. per hotell, per by, per romtype, antall avbestilte vs. gjennomførte, forbruk per koststed/prosjekt), og hvordan skal rapportene leveres (f.eks. eksportfil, API eller rapport i booking-/bestillingsløsning)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Rapporteringskravet kan påvirke både systemoppsett og leveransemetode; vi må vite hvilke rapporteringsflater som kreves for å kunne prise korrekt.

   Kilde: Bilag 2 Leverandørens beskrivelse av Tjenesten, Bestillingsløsning/Rapportering (minimumskrav)

7. I Bilag 2 «Bestillingsløsning» står det at leverandørens bestillingsløsning «bør kunne integreres» med Oppdragsgivers nåværende løsning (AmexGBT online bookingløsning OBT), og at Oppdragsgiver kan endre bestillingsløsning i kontraktsperioden. For å unngå uforutsatt risiko: Hva er forventet integrasjonsnivå for rammeavtalen (f.eks. direkte booking, synk av priser/tilgjengelighet, LRA-håndtering, avbestilling/endresaker), og hvem bærer kostnader dersom Oppdragsgiver endrer bestillingsløsningen og nye integrasjoner blir nødvendige?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Formuleringen «bør» og adgang til endring gjør ansvar for integrasjonskostnader uklart; dette må avklares før vi prissetter tilbudet og legger inn forbehold.

   Kilde: Bilag 2 Leverandørens beskrivelse av Tjenesten, Bestillingsløsning

8. I Bilag 5 Pris og prisbestemmelser (samt Bilag 5.1) beskriver dere «Last Room Availability (LRA)» og at prisen gjelder «helt til alle hotellrom er fullbooket», for standardrom-kategorien som oppfyller minimumskrav i Bilag 1. Ber dere bekrefte hvordan LRA skal håndteres når et hotell har flere romkategorier og kapasiteten til «standardrom» ikke er lik full tilgjengelighet for hotellets øvrige rom: Skal LRA kun gjelde standardrom, og hva skjer med resten ved fullbooket standardrom (stopp i LRA, eller kan andre kategorier tilbys innen samme pris)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker både innkjøpsprosess og risiko/inntekt for leverandør; vi trenger presisering for å kunne prise riktig og levere korrekt tilgjengelighet.

   Kilde: Bilag 5 Pris og prisbestemmelser, avsnitt om Last Room Availability (LRA); Bilag 5.1 Kapasitetsmatrise

9. I konkurransereglene punkt 7.1 («Evalueringsmodell») står det at pris evalueres via handlekurv og 100 % totalpris, med en hybrid lineær modell fram til et knekkpunkt på 90 % (90% høyere pris enn laveste tilbud). Kan Oppdragsgiver dele/kjøre en eksempelberegning (med hypotetiske tall) av hvordan poeng gis rundt knekkpunktet, og angi hvilke priskomponenter som inngår i «handlekurven» (prioriterte byer; overnatting, helpensjon, dagpakke, kombinasjonspakke) slik at vi kan sikre at Bilag 5.1 priser prises i riktig skala?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisuttellingen kan gi vesentlig utslag; leverandøren må forstå eksakt hvordan poeng beregnes for å optimalisere prisstrategien.

   Kilde: Konkurranseregler, pkt. 7.1 Evalueringsmodell (Pris/hybrid lineær modell); Bilag 5.1 og Bilag 1