DIO - Sceneteknisk bistand

Dynamisk innkjøpsordning (DIO) for sceneteknisk bistand med primærarrangement Arendalsuka. Behovet omfatter teknisk koordinering, teknisk utstyr og teknisk bemanning (lyd, lys og scene; i noen tilfeller også AV). Leverandører kvalifiseres i førstefasen og inviteres deretter til avrop/tilbud i enkeltsaker. Avtalen kan brukes også til andre arrangementer der Arendalsuka/Arendal kommune har behov.

• Skatteattest: Leverandøren skal fremlegge skatteattest som bekrefter at skatter og avgifter er betalt (verifiseres via eBevis/Altinn).

  Dokumentasjon: Skatteattest (for norske leverandører; ikke eldre enn 6 mnd.).

  Kilde: Konkurransedetaljer/Kvalifikasjonskrav nr. 1
• Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner: erfaring fra tilsvarende produksjoner (tekniske produksjoner over flere dager med flere aktører på en eller flere scener).

  Dokumentasjon: Kort sammenfatning av prosjektet (dato for avvikling, omfang, levert materiell, type personell og økonomiske rammer). Oppgi opptil tre referanseproduksjoner, maks 1 A4 side pr referanse.

  Kilde: Konkurransedetaljer/Kvalifikasjonskrav nr. 2; samt Kvalifikasjonsgrunnlag pkt. 2.4
• Leverandørens registrering/autorisasjon mv.: registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i staten leverandøren er etablert.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: godtgjørelse for registrering i tilsvarende register i etableringsstaten.

  Kilde: Konkurransedetaljer/Kvalifikasjonskrav nr. 3; samt Kvalifikasjonsgrunnlag pkt. 2.3
• ESPD skal leveres som del av kvalifikasjonssøknaden (bekreftelse på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og at det ikke foreligger avvisningsgrunner).

  Dokumentasjon: ESPD-skjema i KGV, levert sammen med kvalifikasjonsforespørselen.

  Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag pkt. 2.5 og 2.1

• Kvalifikasjonsforespørsel: Vedlegg 1 (kvalifikasjonsforespørsel) skal fylles ut og legges ved besvarelsen.Kilde: Konkurransegrunnlag/Dokumentets Vedlegg (Vedlegg 1)
• Elektronisk innlevering av tilbud/avrop (innleveringsvilkår): Påkrevd; språk norsk.Kilde: Konkurransedetaljer/Innleveringsvilkår
• Ved kvalifikisering: leverandøren skal legge ved dokumentasjon som svarer til kvalifikasjonskrav (jf. punkt 2 i kvalifikasjonsgrunnlaget).Kilde: Vedlegg 1 - Kvalifikasjonsforespørsel (tekst: '...søknad om kvalifisering... lagt ved dokumentasjon, jamfør punkt 2 i Kvalifikasjonsgrunnlaget.')
• ESPD skal leveres sammen med kvalifikasjonsforespørselen i KGV.Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag pkt. 2.5

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

01.11.2035

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Krav om lønns- og arbeidsvilkår samt dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår av 8. februar 2008 nr. 112.Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag pkt. 4.1
• Taushetsplikt for oppdragsgiver og ansatte etter FOA/forvaltningsloven (hemmelighold av opplysninger av konkurransemessig betydning).Kilde: Konkurransegrunnlag/Offentleglova og taushetsplikt; samt Kvalifikasjonsgrunnlag pkt. 4.2
• Samarbeid og varslingsplikt: leverandør skal innen rimelig tid underrette om forhold som kan påvirke kvalifikasjons-/kontraktskrav.Kilde: Vedlegg 3 - Arendal kommunes vilkår for oppfølging av DIO
• Møteplikt (uten kostnad): leverandør skal delta på møter oppdragsgiver anser nødvendig; det skal lages referat (vanligvis ført av oppdragsgiver).Kilde: Vedlegg 3 - Arendal kommunes vilkår for oppfølging av DIO
• Representant: leverandør skal utpeke partsrepresentant med fullmakt til å opptre på leverandørens vegne i spørsmål som gjelder DIO og det enkelte oppdrag.Kilde: Vedlegg 3 - Arendal kommunes vilkår for oppfølging av DIO

• Estimert verdi og tidspunkt/fristdetaljer for enkelte datapunkter fremstår som delvis mangelfulle i teksten (f.eks. 'Oppstart tidligst xxxx').
• Tildelingskriterier for avrop angis med 'xx%' i avropsmal (prosentene er ikke spesifisert der), mens de detaljerte vektene er oppgitt i konkurransegrunnlaget for selve DIO-oppsettet.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Konkurransegrunnlaget punkt 1.6 står «Oppstart av dynamisk innkjøpsordning: Tidligst xxxx». Kan oppdragsgiver bekrefte nøyaktig dato for faktisk oppstart, og om første avrop/tilbudsforespørsel kan forventes umiddelbart etter 01.11.2025 eller senere?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må planlegge bemanning og kapasitet for å være konkurransedyktig i de første avropene.

   Kilde: 1.6 Viktige datoer

2. I Konkurransedetaljer er det oppgitt «Estimert verdi: 20 000 000 NOK» (konkurransedetaljer), og i Kvalifikasjonsgrunnlaget punkt 1.5 står «ca 1,5 millioner kroner eks. mva. per år» (retningsgivende, ingen forpliktelse). Hva er riktig grunnlag å bruke ved intern kalkyle: estimert verdi for hele DIO-en (tak 20 MNOK eks. mva.) eller årlig omfang (1,5 MNOK/år), og hvordan er estimatet satt opp?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklarhet i hvilket volum/takt man skal prise, påvirker ressurs- og prissettingsstrategi.

   Kilde: Konkurransedetaljer (Estimert verdi) / 1.5 Innkjøpsordningens verdi og omfang

3. Tildelingskriteriene i avropsmalen (Vedlegg 2, punkt 4 «Kredittvurdering xx%», «Pris xx%», «Oppdragsforståelse xx%», «Kompetanse (CV’er) xx%», «Miljø xx%») har «xx%» som ikke er spesifisert. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke prosentvekter som faktisk gjelder for avrop i denne DIO-en, eller sende hvilke vekter som normalt brukes (og hvor de fremgår)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare vekter gjør det vanskelig å vurdere hva som faktisk gir uttelling i evalueringen og kan gi feil pris/ressursallokering.

   Kilde: Vedlegg 2: Avropsskjema punkt 4 Tildelingskriterier

4. I avropsmalen (Vedlegg 2, punkt 4) står det under «Pris» at det skal leveres «Ferdig utfylt prisskjema», men selve prisskjemaet og hvordan evaluert pris beregnes (timepris/dagsats/opsjoner/reisetid mv.) er ikke vist i utdraget. Kan oppdragsgiver utdype hvilke pris-/kostnadskomponenter som skal fylles ut i prisskjemaet, og hvilke elementer som inngår/ikke inngår i «evaluert pris»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilke kostnader som kan prises inn for å unngå å tape på evalueringsmodell eller å prise for bredt.

   Kilde: Vedlegg 2: Avropsskjema punkt 4 Tildelingskriterier (Pris) / 1. Praktisk informasjon

5. Oppdragsgiver skriver i avtalebeskrivelsen at DIO-en «innbefatter teknisk koordinering, teknisk utstyr og teknisk bemanning» og at «i noen tilfeller også AV tekniske løsninger» (Konkurransegrunnlaget innledende tekst). I kontrakts-/avropsfasen: hvordan avgrenses hva som er leverandørens ansvar vs. hva som typisk leveres av Arendalsukas egne opplegg/leietagere (f.eks. ansvar for sceneløsning, rigg, installasjon, nedrigg)? Kan oppdragsgiver gi en konkret eksempelavgrensning for et standard avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig ansvars- og leveranseavgrensning er avgjørende for korrekt ressursprising og risikoplassering.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget (beskrivelse av omfang/leveranse for DIO)

6. I avropsmalen (Vedlegg 2) står det under «1. Praktisk informasjon» at «Reisetid, reiseutgifter, diett og overnatting dekkes ikke av oppdragsgiver f.eks». Kan oppdragsgiver bekrefte: (1) hvilke kostnadsposter som aldri refunderes, og (2) om det gis noen reise-/døgnsatser eller maks satser som kan innarbeides i tilbudet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Reise- og diettpolicy påvirker kalkyle og kan være en betydelig kostnadsdriver for bemanningsleveranser.

   Kilde: Vedlegg 2: Avropsskjema punkt 1 Praktisk informasjon

7. I Konkurransedetaljer er det oppgitt varighet «Oppstart: 1. november 2025» og «Slutt: 1. november 2035 (10 år)», og samtidig «Ordningens varighet kan bli videre utvidet». Kan oppdragsgiver spesifisere: (1) om det finnes en ensidig opsjon/forlengelse og eventuelt hvor lenge, og (2) hva som gjelder for eksisterende avrop/avtaler ved en forlengelse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Forlengelser kan endre planleggingshorisont, bemanningskost og avtaleoppsett for leverandøren.

   Kilde: Konkurransedetaljer (Varighet og tillegginformasjon) / 1.5 Innkjøpsordningens verdi og omfang

8. I Kontraktsvilkår for oppfølging av DIO (Vedlegg 3) punkt «Møter» står at leverandør skal delta «uten kostand for oppdragsgiver» på møter oppdragsgiver anser nødvendig. Kan oppdragsgiver avklare forventet omfang (antall møter/år, varighet, og om møter kan være fysisk/virtuelt) og hvordan dette praktisk håndteres hvis møtene kolliderer med leveranser/avvikling?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uforutsigbare møte-/forberedelseskostnader gir risiko for feil kostnadsgrunnlag og dårlig tilbudstilpasning.

   Kilde: Vedlegg 3: Arendal kommunes vilkår for oppfølging av DIO (Møter)

9. I Vedlegg 3 «Representanter» står at leverandør skal utpeke en partsrepresentant med «fullmakt til å opptre ... i alle spørsmål som angår DIO ... uten unødvendige opphold». Kan oppdragsgiver presisere krav til fullmaktsnivå (f.eks. om representanten kan godkjenne endringer, signere endringsavtaler, eller kun koordinere) og om det kreves formell fullmakt/vedlegg ved hvert avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Fullmaktskrav kan være en reell kontraktsmessig forpliktelse og påvirker intern organisering og svarhastighet.

   Kilde: Vedlegg 3: Arendal kommunes vilkår for oppfølging av DIO (Representanter)

10. Kvalifikasjonskravet i Kvalifikasjonsgrunnlaget punkt 2.4 krever «erfaring fra tilsvarende produksjoner» definert som tekniske produksjoner «som varer over flere dager og involverer en rekke ulike aktører på en eller flere scener». Kan oppdragsgiver bekrefte om referansene skal dekke alle fagområdene (lyd/lys/scene/AV) samtidig, eller om referansene kan være spesialiserte innenfor deler av leveransen (f.eks. kun lydteknikk eller kun lys), så lenge helheten matcher avviklingsbehovet?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvordan referansene skal bygges for å dokumentere tilstrekkelig kompetanse til å vinne avrop.

    Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlaget punkt 2.4 Leverandørens faglige kvalifikasjoner