Markedsundersøkelse (RFI) - Mediekonvertering av bydelens papirarkiver

Oslo kommune (Økonomi- og forvaltningsetaten, på vegne av Kulturetaten/Byarkivet) inviterer til skriftlig markedsdialog (RFI) om mediekonvertering, skanning og digitalisering av bydelenes papirarkiver. Formålet er å innhente informasjon om kapasitet, gjennomføringsmodeller og realistisk kostnadsbilde for etablering av gjennomføringsplan og oppdatert kostnadsoverslag. Oppdraget omfatter bl.a. henting/oppbevaring, klargjøring/ordning, skanning, metadata/uttrekk til Byarkivets digitale depot, midlertidig tilgang underveis, samt at papir kan destrueres først etter Byarkivets godkjenning. Større deler er taushetsbelagt; konvertering i utlandet krever dispensasjon fra Nasjonalarkivet. Fremdrift omtales som gjennomføring frem til 2028 pga. avvikling av lokasjoner i 2027/2028.

• Ikke angitt kvalifikasjonskrav i teksten (RFI er tidlig og uforpliktende; det stilles spørsmål til markedet i stedet).

  Dokumentasjon: —

  Kilde: Kap. 2 (Om markedsdialogen – rammer og forutsetninger)

• Skriftlig tilbakemelding på spørsmålene i kapittel 6 via KGV-systemet (Artifik). Besvarelsen skal være ikke-bindende, men inkludere indikative priser og tydelige forutsetninger.Kilde: Kap. 5 (Slik ønsker vi tilbakemelding) og Kap. 6 (Spørsmål til markedet)
• Bekreftelse på deltakelse gjennom meldingsfunksjon i KGV (Artifik) innen angitt frist, og angi ønsket møteform.Kilde: Kap. 5
• Spørsmål til underlaget sendes via KGV (Artifik) innen angitt frist (etterspørres i teksten som del av prosessen).Kilde: Kap. 5
• Markedsaktøren skal (ved dialogmøtet) være forberedt på muntlig gjennomgang av spørsmålene i tabellen i kapittel 6, samt kunne gi en skriftlig (ikke-bindende) oversendelse i forkant.Kilde: Innledning (frist og dialogmøte)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Språk

English, norsk

• Arbeider skal omfatte registrering og metadata på avtalt presisjonsnivå, med kobling mellom skannede dokumentfiler og metadata; Byarkivet fastsetter metadatakrav og hvilke metadata som skal registreres.Kilde: Kap. 4 (Arkivfaglige krav og leveranse til depot)
• Uttrekk til digitalt depot i avtalt format og struktur; krav til uttrekk avklares tidlig med Byarkivets digitale depot.Kilde: Kap. 4
• Lagring og forvaltning av mediekonvertert materiale gjøres av Byarkivet i det digitale depotet; leverandøren leverer uttrekk og skal ikke prise lagring.Kilde: Kap. 4
• For enkelte materialtyper kan det være behov for tilrettelegging for senere kassasjon (merking/oppbevaringstid knyttet til arkivkode).Kilde: Kap. 4
• Papir kan først destrueres etter Byarkivets godkjenning.Kilde: Kap. 4
• Krav til informasjonssikkerhet, taushetsplikt og sporbarhet i hele kjeden fra henting via konvertering; det skal beskrives en løsning for tilgang/fremfinning og midlertidig tilgang til materialer mens arbeidet pågår.Kilde: Kap. 4 (Sikkerhet, sporbarhet og tilgang underveis)
• Konvertering i utlandet krever dispensasjon fra Nasjonalarkivet.Kilde: Kap. 4
• Bydelene skal kunne gis tilgang til og bruke dokumenter mens arbeidet pågår (saksbehandling og innsyn); leverandør må beskrive fremfinning/midlertidig tilgang.Kilde: Kap. 4

• Foreløpige volumtall (ansl. ~11 000 hyllemeter; tidligere anslått ~15 000) og endelig volum ikke bekreftet.
• Andel som er dårlig ordnet og arbeidsomfanget knyttet til ordningsgrad/tilstand er variabelt og påvirker metode, fremdrift og pris.
• Sensitivitet og taushetsplikt (forvaltningsloven § 13) samt omfang av personopplysninger kan påvirke gjennomføring og kostnadsdrivere.
• Lokasjoner avvikles i 2027/2028; tidsramme forventes gjennomført frem til 2028 uten å stanse daglig drift, men rekkefølge og tempo kan variere.
• Klargjøring før skanning kan utgjøre betydelig del av arbeidet; prioritering og rekkefølge kan styres av flere forhold (lokalefraflytting, etterspørsel, fagområde).
• Krav/avklaringer om formater, strukturer og uttrekk til digitalt depot beskrives som noe som avklares tidlig, som kan gi kostnadsusikkerhet før endelig spesifikasjon.